Breitensport. Allgemeines. Vereinsfeste. 1. Eine gute Planung schont die Ressourcen. Vorplanung

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1 Feste richtig planen 1. Eine gute Planung schont die Ressourcen Eine gute Planung unterstützt die stressfreie Durchführung einer Veranstaltung. Es ist immer gut zu wissen, was schon getan wurde und was noch getan werden muss. Sehen Sie nicht immer auf die Stopuhr, aber behalten Sie das Ganze im Blick. Die Terminplanung kann in vier Schritte unterteilt werden: Vorplanung Konkretisierung Tag der Veranstaltung Nachbereitung Vorplanung Wann Sie mit Ihrer Vorplanung beginnen, hängt von der Größe der Veranstaltung ab. Bei Festen wie z.b. Ihrem 100jährigen Vereinsjubiläum sollten Sie mit der Planung mindestens eineinhalb Jahre vorher beginnen. Bei kleineren Veranstaltungen reichen ca. 4-6 Monate aus. Auf Details muss dabei noch keine Rücksicht genommen werden. Wichtig ist, dass Sie ein Projektteam und einen Wirtschaftsausschuss für die Veranstaltung bilden. Ziehen Sie ruhig Fachleute aus Ihrem Verein heran. Damit sichern Sie sich größere Professionalität, was den Erfolg Ihrer Veranstaltung enorm beeinflusst. Alle Beteiligten brauchen eine vollständige Adressliste der Verantwortlichen der einzelnen Bereiche. Die Liste kann ähnlich aufgebaut sein, wie die wichtigen Kontakte. Hauptpunkte in dieser Phase: Das Geld bestimmt die Art und Größe der Veranstaltung Bestimmung von Verantwortlichen für die Veranstaltung Festlegung von Ort und Termin, Planung der Infrastruktur Überlegungen zu möglichen Co-Veranstaltern und Kontaktaufnahme Entscheidung über Eigen- oder Fremdbewirtschaftung Ggf. Anmeldung der Veranstaltung bei der zuständigen Stelle. Festlegung von Umweltbeauftragten. Auswahl möglicher Sponsoren. Vorläufige Etatplanung Anzusprechende Zielgruppe festlegen

2 1.1 Konkretisierung In der konkreten Planungsphase wissen Sie schon den Ort und den Termin Ihrer Veranstaltung. Jetzt kommt es auf die Details an. Was wollen Sie Ihren Gästen bieten, was können Sie bieten? Überlegen Sie genau, was Sie für ein gelungenes Fest benötigen. Dazu gehören auch Sanitätsdienst und Versicherungsschutz, vor allem aber das richtige Rahmenprogramm und gute Verpflegung. Gerade bei größeren Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, professionelle Unterstützung von außen zu holen. Checkliste Konkretisierung 3 6 Monate vor der Veranstaltung Was ist zu tun Wer ist dafür verantwortlich Wann muss es erledigt sein Wurde es erledigt. (Datum) Ggf. Abstimmung des Programms Werbemittel in Auftrag geben/plakatierung Versicherungsschutz überprüfen GEMA Anmeldung Personalauswahl u. einsatzplan Genehmigung für Veranstaltung einholen Hallen, Festplatz und Geräte reservieren Bestuhlung organisieren Bars, Kühlschrank, Ausschank Getränkelieferung und verträge Wasser, Strom, Entsorgung Ökologisches Gesamtkonzept

3 Was ist zu tun Wer ist dafür verantwortlich Wann muss es erledigt sein Wurde es erledigt. (Datum) Essen planen/ dazugehörige Geräte Auf- und Abbau organisieren Sanitäre Einrichtungen bereitstellen Dokumentation der Veranstaltung (Fotograf, Pressetexte) Benötigtes Material bestellen und verwalten Etatplan überprüfen Zufahrt für Zeltbauer Stapler Ehren/ Be-Ehren

4 1.2 Der Tag davor Am Tag der Veranstaltung erweist es sich, ob Ihre Planung ausreichend war. Wie viel Sie selbst noch am Tag vor der Veranstaltung machen müssen, hängt davon ab, wie viele Aufgaben Sie vergeben haben. Dann müssen Sie sich nur darum kümmern, dass die von Ihnen Beauftragten Ihren Auftrag nach den getroffenen Vereinbarungen ausführen und ausgeführt haben. Je weniger Sie delegiert haben, um so mehr müssen Sie selbst noch erledigen. Gewisse Aufgaben lassen sich aber dennoch oft erst kurz vor der Veranstaltung abschließen. Die Technik kann nicht schon drei Tage vorher überprüft werden, genauso wie die Helfer erst kurz vor der Veranstaltung eingewiesen werden sollten. Für unvorhergesehene Ereignisse müssen Sie dennoch eine Portion Improvisationstalent mitbringen. Checkliste Der Tag davor Was ist zu tun Kennzeichnen, Anfahrt u. Parkmöglichkeiten Beschilderung für Toilette, Fluchtweg... Überprüfen der Kennzeichnungen Herrichten des Veranstaltungsortes Überprüfung der Technik Einrichtung der Sanitätsstelle Besetzung des Veranstaltungsbüros Besprechung mit allen Beteiligten Wer ist dafür verantwortlich Wann muss es erledigt sein Wurde es erledigt. (Datum) Einweisung der Helfer

5 1.3 Der Tag danach Nach Ihrem hoffentlich gelungenen Fest haben Sie noch kleinere Aufgaben zu erledigen, die Sie nicht unterschätzen sollten. Das Aufräumen muss organisiert werden, damit es für niemanden zu viel wird. Für die Dokumentation haben Sie durch Fotografen am Veranstaltungstag schon vorgesorgt. Eventuell sollten Sie sich das Manuskript des einen oder anderen Festredners geben lassen. Auch das gehört zu einer vollständigen Dokumentation. Das anstehende Abschlussgespräch mit allen Beteiligten kann auch mit eine kleinem Helferfest verbunden werden. So haben Sie bei Ihrem nächsten Fest bestimmt keine Probleme, wieder Helfer zu finden. Checkliste Der Tag danach Was ist zu tun Wer ist dafür verantwortlich Wann muss es erledigt sein Wurde es erledigt. (Datum) Abbau aller Einrichtungen Säuberung des Festgeländes / Entsorgung Plakate entfernen Anfahrts- u. Parkkennzeichnungen entfernen Dokumentation der Veranstaltung archivieren Abrechnung Abschlussgespräch

6 Das Wertvollste Ihrer Veranstaltung die Gäste Ohne Gäste ist die bestdurchgeplante Veranstaltung nichts wert. Bei Ihren Überlegungen müssen Sie mit einbeziehen, welche Gruppe von Personen Sie ansprechen wollen. Planen Sie Ihr Fest eher für Jüngere oder für Ältere, für Familien mit Kindern oder für Singles? Ihre Gäste sind ausschlaggebend für Ihre gesamte Planung, von der Auswahl des Programms bis hin zu den angebotenen Speisen und Getränken. Fragenkatalog zu Ihren Gästen: Welche Altersklasse soll die Veranstaltung vorwiegend ansprechen? Welche Altersgruppen sind noch mit zu berücksichtigen? ( z.b. Familien - Kinder und Erwachsene) Welche Interessen / Hobbies haben die Gäste? Weiterführende Fragen: Welches Programm ist für Ihre Gäste geeignet? (Musik, Unterhaltung) Welche Getränke müssen bereitgehalten werden? (Vorwiegend Alkoholisches oder Antialkoholisches, Säfte oder Mineralwasser, Wein oder Bier) Welche Speisen sind geeignet? (Kalt oder warm, Fleisch oder Vegetarisch, herzhaft oder exquisit, salzig oder süß) Wie sollte die Dekoration sein, der Rahmen? ( Blumen, Girlanden, Bestuhlung)

7 Das Who ist Who Ihrer Veranstaltung Überlegen Sie sich aufgrund Ihrer Veranstaltungsart, wen Sie einladen möchten. Honoratioren Ihrer Gemeinde erwecken auch immer die Aufmerksamkeit der Presse. Aber auch andere Gäste müssen Sie einladen: Vereinsmitglieder, Bevölkerung, andere Vereine, Presse, etc. Wie Sie einladen, bleibt Ihnen überlassen. Bedenken Sie aber, dass ein Artikel in der Lokalzeitung oft ebenso viele Leute anspricht wie eine wesentlich teurere Mailingaktion, bei der jeder Ihrer Zielgruppe einen Brief erhält. Dagegen sollten Sie Ehrengäste stets persönlich einladen und um Rückantwort bitten. Überprüfen Sie vor der Veranstaltung, wer gekommen ist und vergessen Sie nicht, alle Ehrengäste mit Namen zu begrüßen. Checkliste who is who Wer Mitwirkende Gäste Ehrengäste (paarweise) Sportlergrößen Honorationen der Gemeinde Partnerstädte Wer ist verantwortlich Bis wann einladen Rückmeldung Ja Nein Anmeldung Ja Nein Andere Vereine Presse / Medien Wichtig ist, dass die Presse eine individuelle Betreuung bekommt. Versorgen Sie sie mit Material über Ihre Veranstaltung, und erstellen Sie Pressemappen inklusive Fotos von letzt- jährigen Veranstaltungen

8 Das Organisatorische alles richtig machen Auch für Vereine bzw. Veranstalter gibt es einige Gesetze und Vorschriften, die zu beachten sind. Aus diesen Gründen geben wir Ihnen ein paar Tipps, damit keine unnötigen Komplikationen auftreten: Als erstes sollte man sich an die betreffende Stadt oder Gemeinde wenden, da viele von den Veranstaltern eine Liste mit den notwendigen Schritten kostenlos zu Verfügung stellen. Einige Tipps: Anmeldung der Veranstaltung bei der zuständigen örtlichen Stelle ( z.b. Sportamt, Ordnungsamt, Gemeindeverwaltung, Forstbehörde). Die Erlaubnis des Eigentümers einholen. Absprachen von Strecken und Plätzen außerhalb von Sportanlagen mit dem zuständigen Amt oder Behörde. Einholung der Genehmigung zur kostenlosen Nutzung der Sportanlage (Gemeindeverwaltung, Sportamt) Absprache mit Ordnungsamt / Polizei wegen Absicherung von Strecken, Plätzen, Parkplätzen usw. Sperrzeit beachten, damit die Öffnungszeiten verlängert werden. Bei Bewirtung, Einholung einer Schankerlaubnis beim Ordnungsamt. Ein Gesundheitszeugnis benötigen alle Personen, die im Rahmen des Gewerbebetriebs mit der Zubereitung von Speisen befasst sind ( Abnahme durch den WKD) Beachtung der Gesetze über den Schutz der Sonn- und Feiertage in Absprache mit der zuständigen Kirchengemeinde Beachtung der Verordnungen zur Benutzung von Lautsprecheranlagen usw. Beachtung von TÜV-Vorschriften beim Einsatz von Aufbauten, Bühnen usw. Je nachdem wie groß das übernommene Risiko bei der durchzuführenden Veranstaltung ist, müssen verschiedene Versicherungen abgeschlossen werden. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Versicherungsanstalt. Benachrichtigung der Anwohner Bei einer erfolgreichen Veranstaltung darf Musik nicht fehlen. Jedoch müssen Sie an eines denken: Ob Livemusik oder Musik aus der Konserve, sie ist immer GEMA-pflichtig. Sie sind also verpflichtet, sich die Genehmigung bei der GEMA einzuholen und eine entsprechende Gebühr an die GEMA zu entrichten

9 Finanzierung das A und O einer Veranstaltung Wer möchte sich schon unnötig in Schulden stürzen. Deshalb ist es wichtig, vor jeder Veranstaltung einen vorläufigen Finanzplan zu erstellen. Beauftragen Sie ein zuverlässiges Vereinsmitglied mit den notwendigen Fachkenntnissen und Erfahrung in der Finanzführung. Ein paar wichtige Regeln sollten auf jeden Fall befolgt werden: Die Gewinn- und Verlustrechnung sollte ausgeglichen sein. Die zur Verfügung stehenden Mittel bestimmen Art und Umfang der Veranstaltung Die Finanzierung muss vor der Veranstaltung gesichert sein. Der Finanzplan sollte eine genaue Aufschlüsselung der einzelnen Positionen (Ausgaben und Einnahmen) inklusiver einer Reserve von ca. 15 % vorsehen. Checkliste Finanzierung Einnahmen Soll IST Zuschuss der Gemeinde Zuschuss des Verbandes Sponsoring Startgelder / Teilnahmegebühr Einnahmen von Verkauf von Speisen und Getränke Spenden Verkauf von Programmheften/ Vereinsartikel Eintrittsgelder für Sonderveranstaltungen Sonstiges

10 Die Werbetrommel rühren Bei einer Großveranstaltung ist es wichtig, dass viele Personen im voraus wissen, wann und wo das betreffende Fest stattfindet. Denn die schönsten feste mit den tollsten Angebote können nicht erfolgreich sein, wenn niemand etwas davon weiß. Ihre Werbung muss nicht teuer sein, um Erfolg zu führen. Überlegen Sie, wen Sie ansprechen wollen und wie Sie das am besten können. Holen Sie sich Rat bei Leuten, die schon einmal so ein Fest organisiert haben. Checkliste Werbemaßnahmen Maßnahme Ja Nein Wann muss angefangen werden Bis wann muss es fertig sein Wann muss es verteilt werden Plakate / Plakatierung Handzettel Fahnen/Transparente/ Bandenwerbung Streuprospekte Aufkleber Werbemittel vom Verband Abdruck in Veranstaltungskalender Sponsorenaufnahme Regionalzeitung Anzeige in Vereinsheft Pressearbeit / Presse- Konferenz

11 Sponsoring ein wichtiger Aspekt Auch auf regionaler und lokaler Ebene wird das Sponsoring immer interessanter. Diese Ereignisse bieten eine hohe Qualität, die vor allem für die kleinen und mittleren Unternehmen durchaus von Interesse sein können: Präsenz in lokalen Medien Große Besucherzahlen bzw. Breitenwirkung Zeitlicher und räumlicher Einsatz und Streuung von Werbemittel Ansprache von ausgewählten Käufergruppen Aus diesen Gründen lohnt es sich, örtliche Unternehmen im Hinblick auf ein mögliches Sponsoring der geplanten Veranstaltung anzusprechen. Sponsoring muss nicht immer Geld bedeuten, es können auch Kleinigkeiten wie z.b. Aschenbecher, Sonnenschirme etc. sein. Checkliste Werbemaßnahmen Mögliche Partner Werbemöglichkeiten Krankenkassen Transparente / Bandenwerbung Versicherungen Plakate, Handzettel, Programmheft Banken Auszeichnungen / Preise Bausparkassen Anzeigen Fachgeschäfte Pressekonferenz Getränkeindustrie Trikotwerbung / T-Shirts Autofirmen Bühnendekoration Tageszeitungen / Info- und Lokalradio TV Verkaufsstände inkl. Verteilung von Produktproben Weitere ortsansässige Helfer und Personal Unternehmen Spiel- und Sportgeräte (Hüpfburgen für Kinder usw.) Sonstige Leistungen der Sponsoren