Checkliste Planung und Durchführung einer Veranstaltung/Party an alles gedacht?

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1 CH-8832 Wilen b. Wllerau E inf@cktgmbh.ch Checkliste Planung und Durchführung einer Veranstaltung/Party an alles gedacht? 1. Erste Knzeptin und Vrabklärungen (mind. 3-4 Mnate vrher) Zusammentragen unterschiedlicher Ideen und Erwägungen Grbe Festlegung des Themas und des inhaltlichen Rahmens Ressrts aufteilen und Organisatinskmitee zusammenstellen Pflichtenhefte für die einzelnen Ressrts erstellen Bestimmung des Veranstaltungsraumes Abklären möglicher Auflagen und Vrschriften für die Benutzung des Raumes Zielgruppe festlegen Oberste Besucherzahl festlegen Bestimmung der snstigen Beteiligten (Musiker, Artisten, etc.) Sbald Zeitpunkt feststeht: Raum reservieren Mögliche Kperatinspartner, Spnsren und andere Geldgeber anfragen Einhlen vn Offerten (Lichttechnik, Musikanlagen, Catering, etc.) 2. Erste Planungsphase (3 Mnate vrher) Festlegen des Themas und des inhaltlichen Rahmens Raum definitiv reservieren Mögliche Attraktinen für das Rahmenprgramm zusammentragen Regieablaufplan erstellen (dabei auf Steigerung der Attraktinen achten) Ksten- und Finanzplan aufstellen Zeitplan festlegen (unbedingt auf Schulferien achten!) Eventuell zusätzliche Mittel einwerben der Veranstaltung dem Budget anpassen Detaillierte Knzeptin der Veranstaltung aufstellen (Regieablaufplan) Mögliche Zusammenarbeit mit einer Suchtpräventinsstelle abklären 3. Schriftliche Vereinbarungen (3-2 Mnate vrher) In den schriftlichen Vereinbarungen, welche Sie mit externen Dienstleistern, (Persnal, Künstlern, Musikern, Mderatren) treffen, sllten flgende Punkte enthalten sein: Vereinbarung über Hnrar (inkl. Szialleistungen) Nebenksten (z.b. Fahrtksten, Übernachtung, Getränke während des Anlasses) möglichst im Hnrar einschliessen Zeitpunkt der Veranstaltung festlegen (Sundcheckzeit vereinbaren; eine Stunde vr Auftritt anwesend sein; etc.) genaue Leistung des Künstlers/Musikers (Musikstück-Abflge, Bekleidung, Pausen, Auszahlung nach der Veranstaltung vr Ort, etc.) festlegen snstige Bedingungen Przedere im Falle der Nichterfüllung der Vereinbarung

2 CH-8832 Wilen b. Wllerau 4. Zweite Planungsphase (mindestens 2 Mnate vrher) E inf@cktgmbh.ch Persnalbedarf abschätzen, Mitarbeiter einteilen, Aushilfen engagieren Persnal speziell auf den Umgang mit dem Alkhlausschank an Jugendliche und Betrunkene schulen Ntausgänge und Fluchtwege abklären Vrgehen bei Feuer, Unfall und Krawallen festlegen Besndere Wünsche eines Redners/Mderatrs erfragen (Mikrfn, Stehpult) Bedarf an Veranstaltungstechnik festlegen Nicht vrhandene Technik reservieren (Mikranlage, Scheinwerfer) Technisches Persnal zur Bedienung/zum Aufbau engagieren Eventuelle Verkaufsstände vergeben Catering für Gäste und Künstler/Musiker rganisieren Raumdekratin festlegen Getränkekarte mit riginellen alkhlfreien Getränken versehen und festlegen Preise für die Getränke bestimmen! Achtung: mindestens 3 alkhlfreie Getränke billiger als das günstigste alkhlische Getränk Alterskntrlle am Eingang rganisieren! Kntrllarmbänder (Ampelsystem) bei der kantnalen Suchtpräventinsstelle, Gemeinde bestellen Beschilderung und Beleuchtung des Eingangbereiches rganisieren: Einlassalter, Jugendschutzbestimmungen, Hinweis auf Heimfahrmöglichkeiten Benötigtes Mbiliar auflisten und wenn nötig dazumieten Eintrittskarten drucken lassen und Vrverkauf rganisieren Eventuell Genehmigungen für Live Musik, Musik nach der Sperrstunde etc. abklären Medienplan für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aufstellen Tiletten-Situatin überprüfen Abfall und Entsrgung rganisieren Attraktinen planen, welche die Gäste invlvieren! Achtung: Spannungschregraphie schaffen für grössere Veranstaltungen Haftpflichtversicherung abschliessen Plizei und Feuerwehr frühzeitig über das Fest infrmieren bei Grssveranstaltungen Hallenplan verlangen der Übersichtsplan über das Festgelände erstellen Plan für Anfahrtswege, Ortsplan und Parkplatzplan beschaffen bewachte Garderbe rganisieren Ntfallliste mit wichtigen Telefn-Nummern erstellen (Feuerwehr, Plizei, Spital, etc.) genügend Parkplätze rganisieren genügend Persnal für die Bereiche Eingang/Kasse, Sicherheit/Infrmatin und Parkplätze rekrutieren bei Grssanlässen für die wichtigsten Persnen Funkgeräte bereitstellen dem Persnal detaillierten Veranstaltungsablauf mit Infrmatinen zur Sicherheit zusenden und darum bitten, mindestens eine Stunde vr Veranstaltungsbeginn anwesend zu sein

3 CH-8832 Wilen b. Wllerau 5. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (ab zwei Mnate vrher) E inf@cktgmbh.ch Plakate, Aushänge und Handzettel in Druck geben Achtung nicht vergessen: Altersbeschränkungen und den Hinweis auf An- und Heimfahrmöglichkeiten zu publizieren Presseverteiler aktualisieren Beginn des Vrmnats: Mnatsmagazine und Kulturkalender infrmieren Beginn des Vrverkaufs: kurze Pressemitteilungen an reginale Medien Pressemitteilungen an örtliche Wchenzeitungen, Anzeigenblätter Pressemitteilungen an snstige Medien wie die Lkalradis bei besnderer Bedeutung Lkalfernsehen infrmieren der sgar schweizweite Fernsehsender und Kulturmagazine vier Wchen vrher: Internet-Kulturkalender und Partyguides vier - zwei Wchen vrher: Plakatieren an allen interessanten Stellen Flyer auslegen eine Wche - 5 Tage vrher: ausführliche Pressemitteilung an örtliche Medien Einladen der Medien zur Veranstaltung, Pressekarten reservieren eventuelle Vereinbarung vn zusätzlicher Berichterstattung bei Spnsrenbeteiligung um Hinweis in der Zeitung bitten eventuelle Gewinnspiele und Wettbewerbe rganisieren 6. Vrbereitung der Veranstaltung (etwa 2 Wchen vrher) Anreiseinfrmatinen an die Redner, Künstler, Mderatren und Musiker Ablaufplan entwerfen: wer tut was wann? Termin für Vrbesprechung aller beteiligten Künstler festlegen (ca. 3 Std. vr dem Beginn) Überprüfen, b alle Meldungen abgegeben wurden Überprüfen, b alle Genehmigungen (Ordnungsamt) vrliegen Liefertermine mit externen Dienstleistern, wie z.b. Getränkehändlern vereinbaren Mitarbeiter zu diesen Terminen am Veranstaltungsrt bestellen 7. Die Wche vr der Veranstaltung letzte Abstimmungen mit den Künstlern Organisatin der Abendkasse Überprüfen der nch vrhandenen Eintrittskarten Prüfen der Gästeliste und Reservierung Wechselgeld bei der Bank abhlen eventuell eine Geldbmbe zum Abliefern der Einnahmen besrgen

4 CH-8832 Wilen b. Wllerau E inf@cktgmbh.ch 8. Der grsse Tag Mrgens Fluchtwege und Feuerwehrzufahrt kntrllieren (Anzahl gemäss Vrgabe Feuerwehr) Kntrlle, b alle Arbeiten an elektrischen und sanitären Anlagen durch Fachkräfte durchgeführt wurden Kntrlle, b die gefrderten Feuerlöscher platziert sind Hinweistafeln bezüglich kein Alkhl für unter 16- bzw. 18-Jährige an den Ausschankstellen kntrllieren Ntfallzettel an alle Helfer/-innen abgeben das Persnal vr Beginn der Veranstaltung instruieren Mitarbeiter für Abhlung und Betreuung der Künstler einteilen Weg zum Veranstaltungsrt ausschildern Kntrlle der Infrastruktur des Veranstaltungsraums Kntrlle der Raumtemperatur, Beleuchtung und Belüftung Kntrlle der Veranstaltungstechnik (Tnanlagen unbedingt testen!) für Strm und Wasser srgen Dekratinsmaterial anbringen und definitiv einrichten Überprüfen der technischen Möglichkeiten für die Musiker Kntrlle des Festplatzes Werbematerial über Veranstaltungen und Organisatin auslegen Kassen- und Eingangsbereich einrichten bei Barauszahlung des Hnrars: Bargeld und Quittungsblck bereitstellen Kurz vr der Veranstaltung Vrbesprechung mit allen beteiligten Künstlern und Mitarbeitern für jeden Beteiligten einen Ablaufplan und Kugelschreiber bereithalten Späteren Umtrunk und evtl. Essen rganisieren letzter Check des Raums und der Technik Getränke für Künstler/Redner/Mderatin bereitstellen Bar und Restaurantbetrieb überprüfen Begrüßung der Presse, evtl. kurze Führung durch die Räumlichkeiten Begrüßung der speziellen Gäste Massnahmen während der Veranstaltung Überprüfen, b die Lärm- und Jugendschutzbestimmungen eingehalten werden bei ausfälligen Jugendlichen die Sicherheitsverantwrtlichen benachrichtigen Verbindungswege und Tiletten regelmässig kntrllieren lassen Durchsetzen, dass keine Gläser nach draussen mitgenmmen und keine alkhlischen Getränke und illegale Suchtmittel aufs Festgelände gebracht werden Ordnungsdienst signalisieren, dass keine Auswüchse tleriert werden der Eingangskntrlle helfen, Altersbeschränkungen und Garderbenzwang durchzusetzen Gegen Ende der Veranstaltung mehr Persnal für die Garderben bereitstellen sfrt Kassen einsammeln und verschliessen eventuell Geld in den Nachttresr bringen mehr Persnal für den Verkehrsdienst bereitstellen

5 CH-8832 Wilen b. Wllerau E inf@cktgmbh.ch 9. Die Nachbereitung Abbau der Ausstattung überwachen Veranstaltungsraum abgeben alle geliehenen Geräte und Gegenstände zurückgeben Ksten und Einnahmen der Veranstaltung abrechnen alle Aufstellungen und Rechnungen mit den Lieferscheinen abgleichen Manöverkritik mit allen Mitarbeitern durchführen Evaluatin der Veranstaltung: wurden die gesetzten Ziele erreicht? (Bilanz ziehen) Dankesschreiben und Pressespiegel an alle Beteiligten Fts und Berichte ins Internet Viel Spass und gutes Gelingen bei der Organisatin Ihrer Veranstaltung! Ihr ckt gmbh-team