Unsere Veranstaltungscheckliste soll Sie unterstützen, die Vorbereitungen zu Ihrer Veranstaltung gelassen und organisiert anzugehen.

Transkript

1 Checkliste - Veranstaltungsplanung

2 IHRE VERANSTALTUNG UNSERE EMPFEHLUNG Eine Veranstaltung von A bis Z zu planen ist nicht immer einfach. Wir haben das gleiche Ziel: Wir möchten, dass Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird. Unsere Veranstaltungscheckliste soll Sie unterstützen, die Vorbereitungen zu Ihrer Veranstaltung gelassen und organisiert anzugehen.

3 1. VERANSTALTER Firma: Ansprechpartner: Straße: Postleitzahl / Ort: Telefon: 2. VERANSTALTUNGSART Jede Veranstaltung bringt Ihre eigenen Anforderungen mit sich: Welche Veranstaltungsart ist Ihrerseits geplant? Beabsichtigen Sie z. B. eine Plenumsveranstaltung durchzuführen, an die sich eine Arbeit in Arbeitsgruppen anschließt? (Konferenz, Seminar, Tagung, etc.) 3. TERMIN Wann ist die Veranstaltung geplant? Datum: Uhrzeit: Am Von Vom bis Bis Unsere Tipps: Bedenken Sie, dass Sie als Veranstalter bis zu einer Stunde vor Veranstaltungsbeginn am Veranstaltungsort sein sollten, um eine Endabnahme der Räumlichkeiten vorzunehmen und Details mit uns zu besprechen.

4 4. TEILNEHMERKREIS Wie viele Personen nehmen an Ihrer Veranstaltung teil? Unsere Tipps: Berücksichtigen Sie bei Ihrer Veranstaltungsplanung die Zielgruppe, die Sie mit Ihrer Veranstaltung ansprechen möchten und teilen Sie uns diese bitte mit. Differenzieren Sie dabei ruhig auch nach Geschlecht, Alter und Funktion. Gibt es bei Ihrer Veranstaltung einen öffentlichen und nicht-öffentlichen Teil? Führen Sie ggf. Einlasskontrollen durch. Dies gilt auch bei Großveranstaltungen. Berücksichtigen Sie hier immer die höchstzulässigen Besucherzahlen, die wir Ihnen auf Anfrage mitteilen. Händigen Sie Ihren Teilnehmern unsere Anfahrtsskizze aus. 5. ÜBERNACHTUNG Wie viele Übernachtungsmöglichkeiten benötigen Sie für Redner, Teilnehmer oder sich selbst? Wir sind Ihnen bei der Auswahl von Hotels behilflich. Unser Tipp: Bei größeren Teilnehmerzahlen müssen wir auch auf Hotels über Nordhorn hinaus zurückgreifen. Hierfür muss ein Shuttle-Service organisiert werden. Wir unterstützen Sie gerne.

5 6. RAUMAUSWAHL Welche Veranstaltungsräume benötigen Sie für Ihren Event? Beachten Sie bei Ihrer Planung bitte auch unsere detaillierte Beschreibung und Personenkapazität der Räume. Reihen - bestuhlung Parlamentform Carréform Block Manz-Saal 323 qm 370 Pers. 180 Pers. 150 Pers. NINO & Rawe 187 qm 154 Pers. 70 Pers. 46 Pers. 108 Pers. NINO 96 qm 80 Pers. 32 Pers. 30 Pers. 44 Pers. Rawe 91 qm 80 Pers. 32 Pers. 30 Pers. 44 Pers. Povel 40 qm 22 Pers. 12 Pers. 16 Pers. 16 Pers. Empore 100 qm Atrium 500 qm Außenfläche 1200 qm Museum Teilfläche Unsere Tipps: Planen Sie großzügig. Der für Sie hergerichtete Raum sollte auch bei großer Teilnehmerzahl noch immer geräumig wirken. Wählen Sie bei größeren Teilnehmerkreisen daher das größere vorhandene Raumangebot. Reservieren Sie Plätze für VIP-Gäste. Besprechen Sie mit uns die von Ihnen benötigte Infrastruktur: Lichtverhältnisse, Technik, Ton, Tische, Stühle, Stehtische, Bühne, Rednerpult, Auslagemöglichkeiten für Infomaterial etc.

6 7. BESTUHLUNG Als Standardbestuhlung sehen wir im Manz-Saal die Theater-/Reihenbestuhlung mit Podium und Rednerpult vor. In den Räumen NINO, Rawe & Povel ist die Carré-Form als Standard eingesetzt. Theater-/Reihenbestuhlung Eignet sich für große Sitzungen und Vortragsveranstaltungen, die kein ausführliches Mitschreiben vom Teilnehmer erfordern. Für Veranstaltungen ab 200 Personen empfehlen wir den Aufbau eines Podests mit einem Rednerpult. Parlamentform Die beste Anordnung für mittlere bis längere Vortragsveranstaltungen. Die Tische bieten Teilnehmern viel Platz für Tagungsunterlagen, das Anfertigen von Notizen und Tagungsgetränke. Auch hier empfehlen wir für größere Veranstaltungen den Aufbau eines Podests mit einem Rednerpult. Carréform Für Seminare die ideale Form, die eine Interaktion mit dem Gesprächsleiter oder Referenten am Kopfende oder an der offenen Seite ermöglicht und ausreichend Platz für Tischvorlagen bietet. Blockform Ideal für Dialog-Diskussionen, Planungsgespräch und Sitzungen. 8. DEKORATION UND AUSSTATTUNG Stellwände Tische für Infomaterial Blumenbouquet (groß) Blumenbouquet (klein) Grünpflanzen Tischtücher Sonstiges: Unser Tipp: Lehnen Sie die Dekoration an Ihr Corporate Design an. Wir sind Ihnen bei der Auswahl von farblich passenden Blumen, Servietten etc. gerne behilflich.

7 9. ABLAUFPLAN Wie sieht der genaue Ablaufplan Ihrer Veranstaltung aus? Bitte tragen Sie die Uhrzeiten in die Tabelle ein. 1. Tag 2. Tag 3. Tag Aufbau Begrüßungskaffee /-getränk Veranstaltungsbeginn Pause Mittagsimbiss Pause Abendbuffet Ende der Veranstaltung Abbau Unsere Tipps: Planen Sie die Pausen so, dass eventuell anfallende Umräumarbeiten vorgenommen werden können. Gestalten Sie Ihr Programm abwechslungsreich eine Mischung zwischen Unterhaltungsprogramm und Reden bietet sich oftmals an. Wir sind Ihnen hierbei gerne behilflich. Tauschen Sie Handynummern mit Gastrednern, Künstlern, VIPs aus! Bestimmen Sie einen Programmverantwortlichen als Ansprechpartner für Redner, Gäste, Künstler, etc. der während der Veranstaltung den Ablauf koordiniert.

8 10. CATERING Welche Verpflegung sehen Sie für Ihre Gäste vor? (Preise auf Anfrage) Welche Getränke wünschen Sie? Kaffee Tee Wasser Cola/Fanta/Sprite Apfel- /Orangensaft Sonstiges Snacks Plätzchenteller Obstkorb Brötchenhälften Kaffee und Kuchen Sonstiges Bereitstellung Snacks Während der Veranstaltung In der Pause Wünschen Sie warmes Essen Mittags/Abends? Mittags Suppe (Imbiss) Fingerfood (Imbiss) 2-Gang-Buffet 3-Gang-Buffet Abends Suppe (Imbiss) Fingerfood (Imbiss) 2-Gang-Buffet 3-Gang-Buffet Sonstiges Sonstiges Teilen Sie uns Ihre Wünsche bitte mit. Wir werden Ihnen in Kooperation mit regional ansässigen Gastronomen ein Angebot erstellen.

9 11. TECHNIK Welche Technik benötigen Sie? Laptop Beamer Laserpointer Leinwand Videokamera (fest im Manz-Saal installiert) Interaktives Touchpad Overheadprojektor Flipchart mit Papier Pinnwand mit Papier Moderatorenkoffer Mikrofone Telefon LAN-Anschluss Bühnenelemente Rednerpult Sonstiges: Unsere Tipps: Sofern Sie mit externen Referenten arbeiten, fragen Sie diese frühzeitig, welche Technik benötigt wird. Schicken Sie uns vor Veranstaltungsbeginn Ihre Präsentation zu bzw. nehmen Sie einen Stick mit, auf dem die Präsentationen aufgespielt sind. Sofern Sie eine spezielle Software benötigen, teilen Sie uns dies bitte frühzeitig mit. 12. PERSONAL Benötigen Sie personelle Unterstützung durch uns? Empfang (Namensschilder) Bediente Garderobe Servicekraft Techniker Sonstige Hausmeister Parkplatzeinweisung Sanitärreinigung Wachdienst

10 13. ABSCHIEDSPRÄSENT/ GIVE-AWAY Die ersten und letzte Eindrücke bleiben. Denken Sie an ein kleines Abschiedsgeschenk für Ihre Gäste. Bei der Auswahl und Beschaffung sind wir Ihnen gerne behilflich. 14. SONSTIGES Sie haben den Eindruck, dass noch etwas fehlt, um Ihre Veranstaltung zu einem rundum gelungenen Event zu machen. Hier haben Sie noch Raum für weitere Notizen. KONTAKT Wir helfen Ihnen gerne bei der Planung Ihrer Veranstaltung. NINO Forum GmbH Tagungsmanagement NINO Allee 11 Telefon + (0) Nordhorn Telefax + (0)