Jahresbericht 2014 der Kantonalen Finanzkontrolle Solothurn

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1 1 Jahresbericht 2014 der Kantonalen Finanzkontrolle Solothurn 21. Mai 2015

2 2 Jahresbericht 2014 der Kantonalen Finanzkontrolle Editorial Grundsätzlich ist unsere Aufgabe im WoV- Gesetz klar umschrieben. Die regulatorischen Grundlagen unserer Unabhängigkeit sind vorhanden. Trotzdem sind wir immer wieder gefordert unsere Rolle zu hinterfragen und abzuwägen, in welchen Themen und Fragestellungen wir uns auf welche Weise einbringen. Klar ist, dass wir keine Vollzugsaufgaben wahrnehmen dürfen. Gegeben ist meist auch - aus Sicht der Politik vielleicht manchmal unbefriedigend - der Zeitpunkt unserer Intervention. Bei Submissionen beispielsweise können wir nur feststellen, dass das falsche Verfahren angewendet worden ist. Rückgängigmachen können wir es nicht. Wenn wir unsere Arbeit richtig machen, leisten wir aber einen Beitrag zur Verbesserung der Abläufe und Vermeidung von künftigen Fehlentscheiden. Klar ist zudem, dass wir stets kritisch und wachsam sein müssen. Die kritische Grundhaltung eines Revisors erachten wir als genauso wichtig wie die objektive Beurteilung von Sachverhalten. Es ist uns wichtig, dass wir als objektives und unabhängiges Organ wahrgenommen werden und unsere Anspruchsgruppen wissen, dass wir nicht Politik betreiben sondern Prüfungen vornehmen. Weder bei der Abschlussgestaltung noch bei der Auswahl von Vergabeverfahren dürfen wir uns instrumentalisieren oder in den Entscheidungsprozess einbinden lassen. Als Chefin der Kantonalen Finanzkontrolle liegt mir viel daran unsere Unabhängigkeit und Objektivität zu wahren. Mit dem Einsatz von Teams und Spezialisten, der Rotation der Mandatsleiter und der steten Sensibilisierung sorgen wir für die notwendigen Leitblanken. Ich zähle dabei auf die Unterstützung meiner Mitarbeitenden und danke ihnen für ihren Einsatz. Solothurn, 21. Mai 2015 G. Rudolf von Rohr Chefin Finanzkontrolle

3 3 INHALTSVERZEICHNIS EDITORIAL GESETZLICHER AUFTRAG UNABHÄNGIGKEIT AUFGABEN DER FINANZKONTROLLE UNTERSTÜTZUNG DER FINANZKOM-MISSION UND DES REGIERUNGSRATES REVISIONSSTELLENMANDATE FINANZAUFSICHT BESONDERE AUFTRÄGE UND BERATUNG JAHRESBERICHT DER FINANZKONTROLLE ZUSAMMENARBEIT DEPARTEMENTE UND BEHÖRDEN REGIERUNG UND GERICHTSPRÄSIDENT AUFSICHTSKOMMISSIONEN REVISIONSTÄTIGKEIT LEISTUNGSINDIKATOREN STATISTISCHE MESSGRÖSSEN NEUZUTEILUNG REVISIONSEINHEITEN ÜBERSICHT LEISTUNGEN REVISIONSSTELLENMANDATE STAATSRECHNUNG SOLOTHURNER SPITÄLER AG GEBÄUDEVERSICHERUNG FACHHOCHSCHULE NORDWESTSCHWEIZ WEITERE REVISIONSSTELLENMANDATE FINANZAUFSICHT DIENSTSTELLEN BAUREVISIONEN STEUERAMT QUERSCHNITTSPRÜFUNGEN FOLLOW UP PROJEKTE, BERATUNGEN UND STELLUNGNAHMEN FINANZKONTROLLE UND ANDERE AUFSICHTSORGANE BESONDERE AUFTRÄGE FINANZKONTROLLE INTERN FINANZEN PERSONAL AUS- UND WEITERBILDUNG FACHVERBÄNDE REVISIONSAUFSICHTSGESETZ QUALITÄTSSICHERUNG EXTERNE REVISIONSSTELLE PEER REVIEW RISIKOANALYSE AUSBLICK ÜBERSICHT ÜBER DIE REVISIONEN

4 4 1 GESETZLICHER AUFTRAG Die Kantonale Finanzkontrolle (KFK) ist das oberste Fachorgan der Finanzaufsicht. Ihre Aufgaben und die Stellung sind im Gesetz über die wirkungsorientierte Verwaltungsführung (WoV-G, BGS 115.1) geregelt. 1.1 Unabhängigkeit Als fachlich unabhängiges und selbständiges Amt sind wir in unserer Tätigkeit nur Verfassung und Gesetz verpflichtet. Administrativ sind wir dem Finanzdepartement angegliedert. Der Vorteil dieser Angliederung liegt im vereinfachten Zugang zu Informationen aus dem für unsere Arbeit wichtigen Finanzdepartement. Weisungsbefugnis hat das Departement uns gegenüber nicht. Es liegt in der Natur der Sache, dass unsere Arbeit eng mit dem Finanzdepartement, insbesondere dem Amt für Finanzen, verbunden ist. Die Rechnungslegung und führung der Staatsrechnung hat nach den anerkannten Grundsätzen der kaufmännischen Buchführung sowie dem WoV-Gesetz zu erfolgen. Für die Finanzaufsicht stützen wir uns auf dieselben Grundlagen. Der Gesamtarbeitsvertrag (GAV) bildet für uns wie auch für das Personalamt die rechtliche Basis unserer Arbeit. Dennoch handeln und prüfen wir unabhängig von diesen Ämtern und dem gesamten Finanzdepartement. Die Finanzkontrolle ist als Revisionsunternehmen bei der Eidg. Revisionsaufsichtsbehörde registriert. Somit unterliegen wir strengen Vorschriften bezüglich Qualitätssicherung und Unabhängigkeit. In Kombination mit dem WoV-Gesetz liegen damit Rahmenbedingungen vor, die unsere Unabhängigkeit sicherstellen.

5 5 2 AUFGABEN DER FINANZKONTROLLE Die Hauptaufgabe der Finanzkontrolle ist das Sicherstellen einer wirksamen parlamentarischen und verwaltungsinternen Finanzaufsicht im Sinne des Gesetzes über die Wirkungsorientierte Verwaltungsführung. In den nachstehenden Abschnitten erläutern wir die einzelnen Aufgaben. 2.1 Unterstützung der Finanzkommission und des Regierungsrates Mit unserer Berichterstattung über Revisionen und Finanzaufsichtsprüfungen unterstützen wir die Finanz-, Geschäftsprüfungsund Justizkommission in ihrer Funktion als Aufsichtsorgan. Im Besonderen jedoch die Finanzkommission bei der Ausübung ihrer Oberaufsicht über die Kantonsfinanzen. In gleicher Weise unterstützen wir auch den Regierungsrat bei seiner Dienstaufsicht über die Verwaltung. 2.2 Revisionsstellenmandate Nebst der Staatsrechnung des Kantons Solothurn prüfen wir als gesetzliche Revisionsstelle die Jahresrechnung der Solothurner Spitäler AG, der Solothurnischen Gebäudeversicherung sowie verschiedener Stiftungen und Institutionen. Diese Abschlussrevisionen richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften und anerkannten schweizerischen Prüfungsstandards. Dabei prüfen wir, ob die Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften eingehalten werden und die Jahresrechnung frei von wesentlichen falschen Angaben ist. Für die Risikobeurteilung berücksichtigen wir das interne Kontrollsystem. 2.3 Finanzaufsicht Die Finanzaufsicht geht über die Abschlussrevision hinaus. Die Ordnungs- und Rechtmässigkeit der Rechnungslegung sowie das Prüfen des Internen Kontrollsystems gehören zum festen Bestandteil der Finanzaufsicht. Zusätzlich prüfen wir die Wirtschaftlichkeit und Zweckmässigkeit der Ausgaben, beurteilen die Sparsamkeit sowie die Wirkungsorientierung der Haushaltsführung ( 70 WoV-G). Im Bereich der Finanzaufsicht unterscheiden wir zwischen den Dienststellen- und Baurevisionen sowie den Projektbegleitungen und Subventionsprüfungen bei Institutionen, die Staatsbeiträge erhalten. 2.4 Besondere Aufträge und Beratung Parlamentarische Untersuchungs- und Aufsichtskommissionen, der Regierungsrat sowie weitere im WoV-Gesetz definierte Stellen können uns besondere Prüfungsaufträge erteilen und uns für Beratungen beiziehen ( 73 WoV-G). Es liegt in unserem Ermessen weitere Aufträge wie Untersuchungen, Gutachten oder Stellungnahmen auszuführen. Dabei müssen wir einerseits auf unsere Unabhängigkeit achten und andererseits die Vereinbarkeit von Revision und Beratung prüfen. Auf keinen Fall dürfen uns zusätzliche Aufträge in der Ausübung der Finanzaufsicht behindern. Für die Ausführung von zusätzlichen Aufträgen können wir Experten beiziehen. Auf Fachspezialisten greifen wir auch im Falle von IT-Revisionen zurück. Derzeit können wir das geforderte Fachwissen nicht mit eigenen Mitarbeitenden abdecken. 2.5 Jahresbericht der Finanzkontrolle Mit dem vorliegenden Jahresbericht informieren wir über unsere Revisionstätigkeit zwischen Mai 2014 bis April Damit berücksichtigen wir die aktuellen Ergebnisse der Abschlussrevisionen der Staatsrechnung 2014 sowie den Jahresrechnungen 2014 der Solothurner Spitäler AG und der Gebäudeversicherung. Die Übersicht der Revisionen in Kapitel 10 und die Statistiken in Kapitel 4 beziehen sich auf das Geschäftsjahr 2014 (Januar bis Dezember).

6 6 3 ZUSAMMENARBEIT Ein zentrales Element unserer Arbeit ist die Zusammenarbeit mit den Anspruchsgruppen. Dazu gehören in erster Linie die Mitarbeitenden der Dienststellen 1 und Institutionen, die uns die notwendigen Unterlagen und Informationen zur Verfügung stellen. Wichtig für uns ist auch eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Regierungsrätin und den Regierungsräten. Ihre Unterstützung bei der Umsetzung unserer Revisionsfeststellungen ist für uns genau so elementar wie Hinweise auf mögliche Vorkommnisse in ihren Departementen. Von grosser Bedeutung ist das Zusammenspiel mit der Finanzkommission. Sie ist eine unverzichtbare Stütze in unserer Ausübung der Finanzaufsicht. An dieser Stelle bedanken wir uns bei allen für die konstruktive Zusammenarbeit und wertvolle Unterstützung unserer Arbeit. 3.1 Departemente und Behörden Unser Ziel ist es nicht nur sicherzustellen, dass die Rechnungs- und Haushaltführung dem Gesetz entsprechen. Vielmehr wollen wir helfen die staatlichen Leistungen stetig zu verbessern. Wohl zeigen wir Schwachstellen auf und weisen auf Mängel hin. Doch liegt unsere Aufgabe auch darin, gemeinsam mit den Dienststellen Lösungen zu erarbeiten und Massnahmen festzulegen. Mit dem Prüfen von Prozessen und dem Internen Kontrollsystems können wir die Amtsführung in ihrer Führungs- und Kontrollfunktion unterstützen. Durch unsere Berichterstattung erhalten die vorgesetzten Stellen gleichzeitig einen Eindruck über die Qualität der Auftragserfüllung. Dies soll ihnen eine wichtige Grundlage für ihre Dienstaufsicht liefern. Nicht immer stossen wir mit unseren Revisionsfeststellungen auf Begeisterung. Massnahmen können finanzielle Konsequenzen haben oder stellen aus Sicht der geprüften Dienststelle eine Kompetenzbeschränkung dar. Umso wichtiger ist es dabei, dass wir unsere Feststellungen auf klare gesetzliche Grundlagen, Weisungen und Richtlinien abstützen können. Grundsätzlich erleben wir die Zusammenarbeit als konstruktiv. So mussten wir auch in diesem Jahr nicht von unserem Weisungsrecht für die Umsetzung von Massnahmen Gebrauch machen. Dazu tragen auch die Departementscontrollerin, die Departementscontroller und der Gerichtsverwalter bei. Sie unterstützen unsere Aufgabe, indem sie die Umsetzung der Massnahmen überwachen und halbjährlich rapportieren. 3.2 Regierung und Gerichtspräsident Mitentscheidend ist zudem die offene Gesprächskultur mit der Regierungsrätin, den Regierungsräten, dem Staatsschreiber und dem Präsidenten der Gerichtsverwaltungskommission. Anlässlich der jährlichen Aussprache ( 69 Abs. 2 WoV-G) können wir uns mit ihnen über Vorkommnisse der vergangenen Revisionsperiode unterhalten. Falls notwendig können wir bei dieser Gelegenheit auch gegenseitig Kritik anbringen. Die Aussprachen fanden im Februar statt. 3.3 Aufsichtskommissionen Unsere Revisionsberichte werden in drei Kommissionen behandelt. Während sich die Finanzkommission den finanziellen Aspekten widmet, nimmt sich die Geschäftsprüfungskommission den Verwaltungsangelegenheiten und Prozessen an. Die Justizkommission übernimmt die Geschäfte der Gerichte und Amtschreibereien. Entsprechend setzen die Aufsichtskommissionen in ihren Beratungen unterschiedliche Schwerpunkte. Sie liefern wertvolle Inputs für unsere Arbeit und können uns Folge- oder Zusatzaufträge erteilen. Aus den Beratungen unserer Berichte können zudem Interventionen beim Regierungsrat hervorgehen. 1 Der Begriff Dienststelle umfasst Ämter, Schulen und Gerichte

7 7 4 REVISIONSTÄTIGKEIT 2014 Mit den nachstehenden Tabellen illustrieren wir die Entwicklung unserer Leistungen und zeigen die statistischen Messgrössen auf. Wir sind bestrebt, unsere Ziele jeweils zu erreichen. Unsere Revisionstage sind straff geplant und so können Sonderaufträge oder umfangreiche Abklärungen zu Verschiebungen führen. 4.1 Leistungsindikatoren Gemäss unserem Revisionsprogramm (siehe Anhang) hatten wir für das Geschäftsjahr Revisionen geplant. Darin sind nebst der Konferenz der Kantonsregierungen drei weitere Direktorenkonferenzen sowie verschiedene Stiftungen enthalten. Während wir sämtliche Revisionsstellenmandate termingerecht ausgeführt haben, mussten wir die Finanzaufsichtsrevision beim Amt für Informatik und Organisation auf 2015 verschieben. Trotzdem haben wir dank den Bauobjektprüfungen mehr Revisionen durchgeführt als geplant. Unser Ziel ist es, die Dienststellen in einem 5 Jahresrhythmus zu prüfen. Im 2014 blieben wir mit dem Prüfungsintervall wiederum unter der Vorgabe. Unsere Planung für das Jahr 2015 haben wir jedoch so gestaltet, dass wir die 5 Jahre erreichen werden. 4.1 Leistungen RE 2012 RE 2013 VA 2014 RE 2014 Total Revisionen Revisionsstellenmandate Finanzaufsichtsrevisionen Verhältnis durchgeführte zu geplanten Revisionen in % Prüfungsintervall in Jahren statistische Messgrössen Dank optimalen administrativen Abläufen, konnten wir die Produktivität der Revisoren weiterhin auf einem hohen Niveau halten. Auch gelang es uns den stetig wachsenden Anforderungen an die Qualitätssicherung und das Erfüllen von formellen Vorgaben bei den Revisionsstellenmandaten gerecht zu werden. Dies konnten wir nur mit einem gezielten Einsatz unserer Ressourcen erreichen. Das Gleiche gilt für die Finanzaufsichtsrevisionen, wo wir für Sonderprüfungen im Vergleich zum Vorjahr rund 20 Tage mehr eingesetzt haben. Die Kundenzufriedenheit widerspiegelt die konstruktive Zusammenarbeit mit den Dienststellen. Unsere Kunden dürfen im Anschluss an die Berichterstattung einen Fragebogen ausfüllen und die Dienstleistung der Finanzkontrolle beurteilen. 4.2 Statistische Messgrössen RE 2012 RE 2013 VA 2014 RE 2014 Anzahl Revisionstage Total für Revisionsstellenmandate für Finanzaufsichtsrevisionen für Besondere Aufträge Produktivitätsgrad in % zur Präsenzzeit Kundenzufriedenheit (Bestnote 6)

8 8 4.3 Neuzuteilung Revisionseinheiten 4.4 Übersicht Leistungen Im Sinne der Qualitätssicherung und Stärkung der Unabhängigkeit setzten wir für unsere Finanzaufsichtsrevisionen in den meisten Fällen Teams ein. Nur noch in Ausnahmefällen führt ein Revisor alleine eine Prüfung durch. Dieser Ansatz hat sich bewährt. Prüfungsurteile und Feststellungen basieren somit fast ausschliesslich auf Zweitmeinungen. Mit einer alternierenden Teamzusammensetzung fördern wir gleichzeitig die Vereinheitlichung der Arbeitsund Betrachtungsweise. Weiter achten wir darauf, dass auf Stufe der Revisionseinheiten Mandatsleiterwechsel stattfinden. Unsere Revisionseinheiten basieren auf den Profitcentern. Bei kleinen Profitcentern können pro Dienststelle mehrere zusammen geprüft werden. Grosse Profitcenter hingegen prüfen wir über mehrere Jahre. Nachstehend halten wir die Verteilung der Revisionstage graphisch fest. Es zeigt sich in den Jahren 2010 bis 2014 ein ähnliches Bild. Die Finanzaufsichtsrevisionen nehmen jeweils den grössten Teil unserer Zeit in Anspruch. Es ist unsere Aufgabe darauf zu achten, dass dies auch künftig so bleibt. Sobald wir für Abschlussrevisionen oder Besondere Aufträge mehr Zeit aufwenden als für Finanzaufsichtsrevisionen, können wir unseren Auftrag als Finanzkontrolle nicht mehr garantieren. Die Graphik macht den vorerwähnten Zeitbedarf für die Revisionsstellenmandate noch einmal deutlich. Das Niveau der Finanzaufsichtsrevisionen konnten wir nur halten, weil wir uns auf unsere Kernaufgabe fokussieren, zusätzliche Aufträge vor deren Annahme genau prüfen und administrative Abläufe gut strukturiert haben. Stunden Leistungen Revision Finanzaufsicht Besondere Aufträge

9 9 5 REVISIONSSTELLENMANDATE Zu den wichtigsten Abschlussrevisionen führen wir in den folgenden Abschnitten einige Erkenntnisse und Feststellungen auf. 5.1 Staatsrechnung Aufgrund der geänderten Anforderungen an die Qualitätssicherung und nach Vorgabe der Schweizerischen Prüfungsstandards haben wir mit dem Finanzdepartement für den Geschäftsbericht 2014 erstmals eine schriftliche Auftragsbestätigung abgeschlossen. Demnach beschränken wir uns im Rahmen der Prüfung der Staatsrechnung auf die wesentlichen Elemente des veröffentlichten Geschäftsberichtes. Nicht Bestandteile unserer Prüfungen sind daher u.a. die einzelnen Geschäftsberichte und die Globalbudgets der Dienststellen. Unsere Beurteilung der Jahresrechnung als Ganzes ergibt, dass diese den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Die Zusammenarbeit mit dem Amt für Finanzen (AFIN) verlief auch dieses Jahr einwandfrei. Mit wenigen Ausnahmen wurde die Rechnungsführung einwandfrei vorgenommen und die Geschäftsfälle waren nachvollziehbar dokumentiert. Wesentliche Feststellungen gab es nur zum Strassenbaufonds. Im Rahmen unserer Berichterstattung weisen wir jeweils auch auf finanzielle Risiken hin. Folgende Sachverhalte könnten für den Kanton Solothurn finanzielle Auswirkungen haben: Kantonale Pensionskasse: Der Regierungsrast hat entschieden die vollständige buchhalterische Abwicklung der Ausfinanzierung mit Inkrafttreten des neuen Pensionskassengesetzes (PKG) vorzunehmen. Es ist vorgesehen per die bestehende Rückstellung sowie die verbleibende Deckungslücke für die Gemeinden und die soh AG nach dem neuen PKG zu verbuchen. Dies führt zu einer Rückabwicklung der Rückstellung, die mit der Einführung von HRM2 gebildet worden ist bzw. deren Umwandlung in ein Darlehen. Damit wird eine Aufwertungsreserve gebildet, welche gem. Accounting Manual im 2017 zu frei verfügbarem Eigenkapital wird. Der Gesamtbetrag der verbuchten Deckungslücke (Gegenbuchung zur Bildung der Darlehensschuld gegenüber der PKSO) bildet ab einen Verlustvortrag, der über 40 Jahre abzutragen ist. Durch die Offenlegung der Unterdeckung im Anhang und dem Hinweis auf die Ereignisse nach dem Bilanzstichtag wird dem Anspruch auf Transparenz Rechnung getragen. Die gewählte Darstellung der Jahresrechnung per schränkt unser Prüfurteil nicht ein. Die Verbuchung per werden wir separat prüfen. Kantonsstrassen: Am 1. April 2014 beschloss der Regierungsrat eine Projektorganisation einzusetzen, die sich der Neuordnung zur Verkehrsfinanzierung des Kantons Solothurn annimmt. Die Arbeitsgruppe kommt zum Schluss, dass für künftige Ausgaben des Strassenbaus auf eine Fondslösung verzichtet werden kann. Die Weiterentwicklung der Neuordnung der Verkehrsfinanzierung werden wir mit Interesse beobachten und zu gegebenem Zeitpunkt die Auflösung des Fonds sowie dessen korrekte Verbuchung prüfen. Umweltsanierungen: Im Amt für Umwelt stehen Sanierungsprojekte an, die sich in den kommenden Jahren finanziell auf die Staatsrechnung auswirken. Diskussionen um die Sanierung des Stadtmistes sowie der Altlastensanierung der Schiessanlagen laufen. Da in beiden Fällen noch keine definitiven Entscheide gefällt worden sind und Beträge kaum realistisch geschätzt werden können, ist eine Bilanzierung nicht notwendig. Wir weisen jedoch daraufhin, dass bei Bekanntwerden der Rahmenbedingungen eine Bilanzierung der entsprechenden Verpflichtungen zu prüfen ist. Es ist zudem von einer hohen Belastung künftiger Staatsrechnungen auszugehen. Zu welchem Zeitpunkt dies der Fall sein wird, kann heute noch nicht abgeschätzt werden. Bei der diesjährigen Revision haben wir gemäss Vorgaben der Prüfungsstandards vermehrt auf IKS-Prüfungen abgestützt. In unserer Berichterstattung zur Staatsrechnung haben wir die Erkenntnisse daraus erläutert: IKS: Über die vergangenen vier Jahre erreichte die Umsetzung des IKS einen guten Stand und die Vorgaben wurden formell eingehalten. Bei vertieften Prüfungen in den Jahren 2013 und 2014 stellten wir jedoch fest, dass der Nutzen eines wirksamen IKS nicht allen Anwendern klar ist. Zudem haben wir anlässlich der Finanzaufsichts-

10 10 revisionen 2014 punktuell Schwachstellen in der Kontrolle der Vollständigkeit der Einnahmen festgestellt. Vor diesem Hintergrund haben wir begonnen die Verantwortlichen dahingehend zu sensibilisieren, ihre IKS-Inventarliste zu überprüfen und auf die amtsspezifischen Risiken auszurichten. Wir vertreten die Ansicht, dass ein IKS nur dann wirksam sein kann, wenn der Nutzen daraus von den Verantwortlichen erkannt wird, sie sich den Risiken ihres Amtes bewusst sind und die Kontrollen sinnvoll implementiert werden. wir für einen reibungslosen Ablauf der Revision garantieren. Dank dieser gut funktionierenden Zusammenarbeit ist auch die Umstellung der Rechnungslegung auf Swiss GAAP FER ohne nennenswerte Probleme gelungen. Wir sind uns indes einig, dass beim Anhang zur Jahresrechnung betreffend den Informationsgehalt noch Optimierungspotenzial besteht. Die Wertkorrektur der Alpiq-Aktien hat im 2014 das Ergebnis wiederholt erheblich beeinflusst. Das AFIN hat dies transparent aufgezeigt. Es ist bei der Rechnungslegung nach HRM2 weiterhin mit Einflüssen zu rechnen, die nicht planbar und voraussehbar sind. 5.2 Solothurner Spitäler AG Der Kanton Solothurn ist Alleinaktionär der Solothurner Spitäler AG (soh). Die soh stellt für uns ein komplexes und vielschichtiges Mandat dar. Wir tragen diesem Umstand Rechnung, indem wir nebst dem Revisionsstellenmandat auch die Finanzaufsicht ausüben. Als Revisionsstelle prüfen wir die Jahresrechnung sowie die Konzernrechnung, welche wir für das Geschäftsjahr 2014 ohne Einschränkung zur Abnahme empfehlen konnten. Für die Wahrnehmung der Finanzaufsicht führen wir jährlich eine Schwerpunktprüfung durch. Darüber erstatten wir ausschliesslich dem Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung Bericht. Ebenfalls nehmen wir regelmässig an den Ausschusssitzungen des Verwaltungsrates Finanzen und Controlling (AFC) der soh teil. Dank der Gelegenheit diesen Sitzungen beizuwohnen, können wir Risiken und Prüfgebiete für die Schwerpunktprüfung identifizieren. Den Ausschuss des Verwaltungsrates erleben wir als engagiertes Gremium, das sich mit dem Gesundheitsmarkt und den durch die Politik vorgegebenen Rahmenbedingungen fundiert auseinandersetzt. Als Revisionsstelle pflegen wir den für uns wichtigen Dialog mit den Verantwortlichen des Rechnungswesens. Gemeinsam können 5.3 Gebäudeversicherung Bei der Solothurnischen Gebäudeversicherung (SGV) sind wir Revisionsstelle und üben gleichzeitig die Finanzaufsicht nach WoV- Gesetz aus. Über unsere Prüfung erstellen wir jeweils zwei separate Berichte. Im Bestätigungsbericht der Revisionsstelle empfehlen wir ohne Einschränkung die Jahresrechnung 2014 zu genehmigen. Die SGV hat im 2014 Swiss GAAP FER eingeführt. Die fundierten und umfassenden Vorbereitungsarbeiten der Verantwortlichen der SGV haben auch hier massgebend zur reibungslosen Umstellung beigetragen. Für eine Versicherungsgesellschaft sind das Risikomanagement und das Interne Kontrollsystem (IKS) von höchstem Stellenwert. Aufgrund unserer Prüfungen stellen wir fest, dass die SGV diese Instrumente sinnvoll einsetzt und auch bezüglich Corporate Governance die richtigen Akzente setzt. Die IT-Revision, welch die BDO im 2014 in unserem Auftrag durchgeführt hat, bestätigt unsere Einschätzung. 5.4 Fachhochschule Nordwestschweiz Während die BDO als Revisionsstelle amtet, übernehmen wir zusammen mit den Finanzkontrollen der Kantone Aargau und der beiden Basel die Finanzaufsicht bei der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW). Für Jahre 2013 und 2014 übernahmen wir Turnusgemäss die Leitung der Finanzaufsichtsrevisionen bei der FHNW. Wir starteten die Mandatsleitung mit Workshops zu einer Risikoanalyse, woraus wir eine Mehrjahresplanung abgeleitet haben.

11 11 In unserer zweiten Lead-Periode überprüften wir den Budgetprozess und das Raummanagement. Dabei ging es uns in erster Linie darum auszuschliessen, dass die FHNW systematisch Budgetreserven einbaut, was bei den Trägerkantonen für zu hohe Beiträge führen würde. Aufgrund unserer Prüfung können wir bestätigen, dass dies nicht der Fall ist. Der Budgetprozess läuft geordnet ab. Eine Empfehlung haben wir einzig bei der Pädagogischen Hochschule abgegeben. Verbesserungspotenzial haben wir beim Raummanagement identifiziert. Hier stellt die optimale Auslastung und Bewirtschaftung der neuen Campen die FHNW vor grosse Herausforderungen. In zwei Schritten haben wir die Infrastrukturbeiträge der Trägerkantone an die neuen Campen geprüft. Die Abrechnung viel zu Gunsten der Kantone aus und Beiträge werden im 2015 zurückgeführt. Mit der Präsidentin des Fachhochschulrates und dem Direktor FHNW konnten wir Amtsleitenden der kantonalen Finanzkontrollen wieder ein informelles Gespräch führen. Unseren Bericht über die Finanzaufsichtsrevision haben wir zudem im April 2015 der IPK (Interparlamentarische Kommission) präsentiert. 5.5 Weitere Revisionsstellenmandate Unsere übrigen Bestätigungsberichte der Revisions- oder Kontrollstelle konnten wir jeweils ohne Einschränkung abgeben (siehe Aufstellung im Anhang). Feststellungen, die nicht zu einer Einschränkung führen, wir aber als wichtig einstufen, thematisieren wir mittels eines Managementletters an die Geschäftsleitung und/oder den Stiftungsrat Lotterie- und Sportfonds Gemäss den gesetzlichen Grundlagen sind wir für den Lotterie- und den Sportfonds Revisionsstelle. Wir prüfen nebst der Jahresrechnung die korrekte Verwendung der Gelder. Dabei achten wir im Besondern darauf, dass keine Staatsausgaben mittels Lotteriegelder finanziert werden. Diesbezüglich haben wir für die Rechnung 2014 keine Feststellungen gemacht.

12 12 6 FINANZAUFSICHT Für die Finanzaufsichtsrevisionen stützen wir uns auf die Bestimmungen des WoV- Gesetzes. Im Rahmen unserer Prüfungen achten wir darauf, dass kantonale Regelungen, Richtlinien und Gesetze eingehalten worden sind. Dazu gehört insbesondere der Gesamtarbeitsvertrag (GAV). 6.1 Dienststellen Beim Zusammenstellen unseres Prüfprogramms berücksichtigen wir jedes Departement. Während wir bei den meisten Departementen vorwiegend einzelne Dienststellen prüfen, überwiegen beim Bau- und Justizdepartement die Objektrevisionen. Nachfolgend führen wir ausgewählte Prüfungsergebnisse auf. Die Übersicht über die geprüften Dienststellen können Sie dem Anhang entnehmen. Dank der Professionalisierung der Rechnungsführenden können wir uns verstärkt auf die Geschäftsprozesse der Dienststellen fokussieren. Im Rahmen der Prozessprüfungen fliessen selbstverständlich die Bereiche Rechnungswesen und IKS mit ein (Im Bericht der Staatsrechnung müssen wir bspw. die Existenz des IKS bestätigen). Doch steht bei den Geschäftsprozessen dessen reibungsloser Ablauf im Vordergrund. Themen wie das Einhalten von Reglement, Weisungen und gesetzlichen Grundlagen sowie das Dokumentieren von Prozessabläufen und Kontrollpunkten runden unseren Prüffokus ab. In unserer Prüfungsreihe der Amtschreibereien stand im 2014 das Betreibungsamt in Solothurn auf dem Programm. Dabei haben wir Optimierungspotenzial im IKS identifiziert. Dies beim Stornieren von Rechnungen wie auch im Kassawesen. Im Bau- und Justizdepartement haben wir im 2014 nebst den Baurevisionen fünf Dienststellen bzw. Abteilungen geprüft. Während wir in den Abteilungen Subventionierter Wohnungsbau und Raumbewirtschaftung kaum Feststellungen hatten, mussten wir beim Amt für Umwelt verschiedene Hinweise bezüglich der formell korrekten Anwendung des GAV sowie der Abrechnung von selbständig erwerbenden Auftragsnehmern anbringen. Neu im Bauund Justizdepartement ist die Motorfahrzeugkontrolle, bei welcher wir ebenfalls eine weitere Abteilung geprüft haben. Im Zusammenhang mit der Einführung ihrer neuen Software haben wir auf Kontrolllücken hingewiesen und Verbesserungsvorschläge unterbreitet. Aufgrund der Amtsgrösse haben wir das Volksschulamt vor Ablauf des 5-Jahresintervalls auf unser Prüfprogramm aufgenommen. In der Abteilung Steuerung und Aufsicht sind nach unserer Ansicht nicht alle Abläufe effizient und zeitgemäss strukturiert. Dringenden Handlungsbedarf haben wir jedoch nicht identifiziert. Im Bildungsdepartement haben wir mit dem Berufsbildungszentrum Olten ein weiteres Amt geprüft. Wir haben darauf hingewiesen, dass die Lohnklassenzuteilung bzw. die Gewährung des Besitzstandes bei der Neuorganisation des BBZ Olten zu überprüfen ist und Verbesserungen in der Handhabung der Vorgaben der Zeiterfassung umzusetzen sind. Das Amt für soziale Sicherheit (ASO) haben wir einerseits bei der Durchführung von Prüfungen bei sozialen Institutionen unterstützt. Andererseits haben wir sinngemäss in ihrem Auftrag die Verwaltungskosten der Fallführung IPV und Ergänzungsleistungen bei der Ausgleichskasse Solothurn (AKSO) geprüft. Diese Prüfung gestaltete sich schwierig, da die Aufsichtszuständigkeiten nicht ganz klar sind und von der Berechnung der Verwaltungskosten zahlreiche Schnittstellen betroffen sind. Mit der Unterstützung der zuständigen Regierungsrätin sowie der Amtsleiterin des ASO konnten wir die Zuständigkeiten klären und unsere Arbeit sowie die Berichterstattung in unserem Sinne abschliessen. Der Bericht ist noch pendent. Wir gehen davon aus, dass wir ihn im ersten Semester 2015 fertigstellen können. Wir empfehlen darin dem ASO Kostentreiber in den verrechneten Verwaltungskosten zusammen mit den Verantwortlichen der AKSO zu überprüfen und auf die transparente Dokumentation zu achten. Bei den Gerichten haben wir das Steuergericht und die Schätzungskommission ge-

13 13 prüft. Unsere Feststellungen beziehen sich weitestgehend auf die Einhaltung des IKS. Einer der grössten Dienststellen des Volkswirtschaftsdepartementes ist das Amt für Wirtschaft und Arbeit, wo auch die Arbeitslosenkasse dazu gehört. Hier sind die Aufsichtszuständigkeiten klar geregelt und so haben wir im 2014 nur die Schnittstellen zur kantonalen Verwaltung geprüft. In diesem Bereich haben wir keine Feststellungen gemacht und können festhalten, dass die finanziellen Flüsse korrekt abgebildet und verbucht werden. Über alle Finanzaufsichtsrevisionen betrachtet bleiben die Feststellungen auf dem Niveau des Vorjahres. Dies ist im Mehrjahresvergleich zwar tief, jedoch stellen wir gleichzeitig eine höhere Akzeptanz unserer Beanstandungen fest. Wir führen das darauf zurück, dass wir mit Wesentlichkeitsgrenzen arbeiten und marginale Fehler in der Buchführung oder der Spesenabrechnung zwar mit den Verantwortlichen thematisieren, aber nicht mehr in die Berichte aufnehmen. Damit erhalten die verbleibenden Feststellungen einen anderen und gerechtfertigten Stellenwert. 6.2 Baurevisionen Bei den Baurevisionen haben wir damit begonnen den Prüfungsfokus zu verändern. Wir entfernen uns von Detailprüfungen und legen ein grösseres Augenmerk auf die korrekten Abläufe eines Bauprojektes. Die Prüfungsplanung ist so gestaltet, dass wir Objekte in verschiedenen Stadien prüfen. Im 2014 haben wir im Hochbauamt (HBA) und im Amt für Verkehr- und Tiefbau (AVT) insgesamt 12 Objektrevisionen durchgeführt. Es waren dies unter anderem die Kreditabrechnungen des Parkhauses Olten, des Kantonspitals Olten sowie die Bauabrechnung der Fachhochschule Olten. Im AVT haben wir Kreditabrechnungen der Kleinprojekte von 2012 und 2013 geprüft. Generell darf festgestellt werden, dass die Projektorganisation und das Projektmanagement auf fachlich hohem Niveau ist. Die Verpflichtungskredite der geprüften Grossprojekte konnten alle eingehalten werden. Wie bereits im Jahresbericht 2013 festgehalten, wurden im Bereich der Nachtragsbewilligungen die Genehmigungskompetenzen nicht durchgehend eingehalten. In den laufenden Projekten prüften wir diesen Punkt speziell und konnten bereits eine positive Entwicklung feststellen. Speziell erwähnenswert ist auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der Beschaffungen von Bau- und Dienstleistungen. Die Beschaffungen sind ein fixer Bestandteil jeder Baurevision. Auch hier haben wir einen guten Eindruck erhalten und führten zu keinen wesentlichen Beanstandungen. Weiterhin sind die Verantwortlichen des HBA und des AVT aufgefordert die nötigen Massnahmen bezüglich formaler Aspekte der Ausmassdokumentation und Rapportwesen bei den Dienstleister und Unternehmern durchzusetzen. 6.3 Steueramt Basierend auf dem seit 2014 geltenden Prüfkonzept und gemäss unserer Mehrjahresplanung, haben wir im 2014 das Inkassowesen der Abteilung Bezug sowie die Arbeit der Steuerrevisoren geprüft. Den Fokus legten wir dabei auf die Definition und Einhaltung der Prozesse sowie der Existenz des IKS. Im 2014 haben wir zusätzlich eine ordentliche Finanzaufsichtsrevision bei der Katasterschätzung durchgeführt. Die Prüfung der Bereiche Personelles, Geschäftsprozesse, IKS und Indikatoren ergab keine wesentlichen Feststellungen. 6.4 Querschnittsprüfungen Mit den Prüfungen der Bereiche Mehrwertsteuer, Anlagebuchhaltung und Beteiligungsmanagement haben wir eine neue Prüfungsreihe lanciert. Künftig werden wir jedes Jahr mindestens einen Bereich prüfen, der die ganze Verwaltung oder mehrere Teile davon betrifft. Wir nennen diese Reihe daher auch Querschnittsprüfungen. Mehrwertsteuer: Wir stellen fest, dass die Mehrwertsteuer in den von uns geprüften Dienststellen korrekt abgerechnet wird. Bei Abklärungen empfehlen wir

14 14 den verstärkten Einbezug des Kompetenzzentrums Mehrwertsteuer, welches im AFIN angesiedelt ist. Beteiligungsmanagement: Der Kanton Solothurn ist mit seiner Beteiligungsstrategie einer der Wenigen, der sein Beteiligungswesen mit klaren Corporate Governance Richtlinien formell geregelt hat. Für die Einhaltung der Beteiligungsstrategie ist jeweils ein Departement zuständig. Das AFIN überwacht als Anlaufstelle die administrativen Abläufe und koordiniert die Informationen zu Handen des Beteiligungsreports. Wir haben anlässlich unserer Prüfungen bei den zuständigen Departementen Unsicherheiten in Bezug auf die administrativen Abläufe und Zuständigkeiten ausgemacht, dies gilt es durch das AFIN zu klären. In Bezug auf die Kantonsvertreter im obersten Führungsgremium erkennen wir bei einer Beteiligung Handlungsbedarf. Ein weiterer Bestandteil des Beteiligungsmanagements sind die Eigentümerstrategien. Hier haben wir festgestellt, dass für drei wichtige Beteiligungen neue Strategien in Arbeit sind. Generell erkennen wir keinen dringenden Handlungsbedarf und stellen kein erhöhtes Risiko fest. Wir weisen aber daraufhin, dass die Vorgaben der Beteiligungsstrategie auch künftig strikte einzuhalten sind. Ebenfalls empfehlen wir zu prüfen ob Corporate Governance Vorgaben nicht auch auf Beteiligungen im weiteren Sinn bzw. auf Stiftungen und selbständige Anstalten des Kantons angewendet werden sollen. Anlagebuchhaltung: Aufgrund unserer Prüfung stellen wir fest, dass die Vorgaben aus dem Accounting Manual weitestgehend eingehalten werden. Die Konzepte, die zur Einführung von HRM2 entworfen worden sind, haben sich bewährt. Die Umsetzung in der Praxis hat gezeigt, dass im accounting manual Anpassungs- und Präzisierungsbedarf besteht. Ebenfalls sind Prozesse der Dienststellen anzupassen. Generell haben wir in der Arbeit mit der Anlagebuchhaltung keine grossen Risiken identifiziert. Dies geht auch aus den Prüfungsergebnissen der PWC hervor, welche die Anlagebuchhaltung einer IT-Revision unterzogen hat. 6.5 Follow up Über sämtliche Feststellungen aus den Finanzaufsichtsrevisionen führen wir bei uns Buch. Die Umsetzung der Massnahmen wird durch die Departementscontroller und den Gerichtsverwalter überwacht. Halbjährlich müssen sie uns über den Umsetzungsstand berichten. Seit 2013 überprüfen wir die Meldungen der Departemente unmittelbar nach deren Erhalt. Fehlende Umsetzungsmeldungen mahnen wir konsequent zwei Mal jährlich. Unsere interne Statistik zeigt, dass sich dieses Vorgehen lohnt. Wir stellen fest, dass Massnahmen rascher umgesetzt werden oder für Verzögerungen eine stichhaltige Begründung vorliegt. Wir behalten uns vor, insbesondere bei schwerwiegenden Feststellungen im Folgejahr eine Nachrevision durchzuführen. Selbstverständlich intervenieren wir auch dann, wenn wir mit der Umsetzung einer Massnahme nicht einverstanden sind. Bei der einzigen Nachrevision im 2014 können wir festhalten, dass die Verantwortlichen im Personalamt sämtliche Feststellungen umgesetzt haben. 6.6 Projekte, Beratungen und Stellungnahmen Sobald ein Projekt für die Kantonale Verwaltung oder für eine Dienststelle von zentraler Bedeutung ist und hohe Kosten verursacht, führen wir eine Projektrevision durch. Dauert ein Vorhaben über mehrere Jahre, berichten wir periodisch über den Projektstand. Bis auf weiteres werden wir das AIO in der Umsetzung ihrer Strategie begleiten und jährlich darüber berichten. Was die Beratungen betrifft, so nahmen wir im Steuerungsausschuss für die Einführung der zentralen Personalwirtschaft Volksschule eine Beobachterrolle ein. Weitere Projektberatungen nehmen wir zurückhaltend wahr, um die Unabhängigkeit nicht zu gefährden. Auch aufgrund unserer Ressourcen müssen wir uns auf übergeordnete und amtsübergreifende Projekte konzentrieren Informatikstrategie Aufgrund der Bedeutung der Informatik und der damit zusammenhängenden Arbeit des Amtes für Informatik und Organisation (AIO) haben wir eine jährliche Prüfung vorgesehen. Aus Kapazitätsgründen mussten wir die Prüfung 2014 annullieren. Das Risiko der einmalig ausgelassenen Prüfung erachten wir infolge der positiven Entwicklungen im AIO als vertretbar. Über dir Projektprü-

15 15 fung VoIP und die Protokolle der IGV sind wir zudem über das Geschehen im Amt informiert. Bei unseren Prüfungen im Projekt VoIP stellten wir eine hohe Disziplin bei zusätzlichen Verträgen fest. Die bisherigen sogenannten Change Request sind nach unserer Beurteilung nachvollziehbar und gerechtfertigt. Trotzdem deutet der Kostenverlauf weiterhin auf eine Kreditüberschreitung hin. Massnahmen sind jedoch adressiert und die IGV ist aufgefordert, den Projektstand quartalsweise zu verifizieren. Vom Projektverlauf, den Teilabrechnungen der ersten Rollouts sowie der Qualitätssicherung haben wir bislang einen guten Eindruck. Das Vertragsmanagement sehen wir im Zusammenhang mit der Erneuerung des amtsübergreifenden Prozesses und haben empfohlen, auch sämtliche VoIP-Verträge ins zentrale Vertragsmanagement aufzunehmen Entlastung Region OIten Die ERO bleibt bis zu dessen Abschluss ein fester Bestandteil unseres Prüfprogrammes. Im 2014 haben wir mit der Prüfung von abgeschlossenen Werkverträgen begonnen und werden bis zur Endabrechnung jeweils weitere Teilabrechnungen prüfen. Bis heute prüften wir Abrechnungen von 7 Teillosen. Der Gesamtverpflichtungskredit kann aus heutiger Sicht eingehalten werden Neubau Bürgerspital Der Bau des Bürgerspitals Solothurn (BSS) ist gestartet. Aufgrund der Überprüfung des Gesamtprojektes mit einem sogenannten Sanitycheck konnten die Anforderungen der soh geklärt und optimiert werden. Die Bauprojektphase ist nun abgeschlossen. Der bewilligte, teuerungsberechtigte Kredit von 340 Mio. Franken kann aus heutiger Sicht, auf Grundlage des Bauprojektes, eingehalten werden. Beim Neubau BSS werden wir jährlich eine risikoorientierte Objektrevision durchführen und die Kostenentwicklung genau analysieren Beschaffungswesen Während die fundierte Prüfung der Vergaben und die Einhaltung von submissionsrechtlichen Vorgaben bei den Baurevisionen zum festen Bestandteil gehört, prüfen wir in anderen Dienststellen die Submissionen nur punktuell. Im Fokus standen im Besonderen grosse IT-Projekte. Ebenfalls haben wir Aufträge an häufig auftretende Dienstleister geprüft. Aus unseren Prüfungen gehen kaum wesentliche Feststellungen hervor. Bemängelt haben wir vorwiegend formelle Aspekte innerhalb der korrekt gewählten Vergabeverfahren. Zu diskutieren geben zudem die Anwendung der Bagatellklausel bei Bauprojekten sowie die Wahl des freihändigen Verfahrens nach den Buchstaben von 15 des Gesetzes über öffentliche Beschaffung. Letzteres kann im Rahmen der Revision meist eindeutiger beurteilt werden als im Vorfeld eines Projektes. Trotzdem mahnen wir die Dienststellen jeweils zur sorgfältigen Abwägung und empfehlen im Zweifelsfall das Einladungsverfahren zu wählen. Generell stellen wir im Vergleich zu Vergaben aus früheren Jahren eine intensivere Auseinandersetzung mit dem Submissionsgesetz und eine erhöhte Sensibilität bei dessen Auslegung fest Zusammenarbeit Personalamt Basierend auf der Personalrechtsverordnung hat das Personalamt ein Aufsichts- und Weisungsrecht. Dies befindet sich in der Entwicklungs- und Umsetzungsphase. Aufgrund der personellen Ressourcen kann das Personalamt jedoch die Einhaltung von Weisungen nicht vor Ort überprüfen. Folglich werden wir auch künftig Prüfungen im Personalbereich durchführen. Bei Vorliegen von entsprechenden Weisungen allerdings mit dem offiziellen Auftrag und Legitimation des Personalamtes. Unser gemeinsames Ziel ist es, einheitliche Richtlinien zu schaffen die eine Gleichbehandlung der Mitarbeitenden garantieren und die Amtsleitenden in der Personalführung unterstützen. Das Personalamt hat verschiedene Weisungen erlassen und darin Vorgaben aus dem GAV präzisiert. Trotz dieser Präzisierungen

16 16 wird ein Ermessensspielraum für die Amtsleitung bleiben. Anlässlich unserer Prüfungen werden wir auf ein korrektes Umsetzen der Weisungen achten, ohne jedoch den Ermessensspielraum weiter einzuschränken Wirschaftlichkeitsrechnung Wesentliche Ausgaben sind gemäss 55 Abs. 3 WoV-G mit einer Wirtschaftlichkeitsrechnung zu versehen. Die Departementscontroller müssen eine entsprechende Erfolgskontrolle durchführen und darüber der Finanzkontrolle Bericht erstatten. Den Bericht unterziehen wir sodann einer kritischen Durchsicht. Die Genehmigung und die Prüfung von Informatikprojekten nimmt die Informatikgruppe Verwaltung (IGV) vor. Die im 2014 lancierte Überarbeitung der Grundlagen zur Wirtschaftlichkeitsrechnung wird im 2015 weitergeführt. Das AFIN hat den Lead übernommen und wird eine Projektgruppe einsetzen. Künftig werden wir uns vorbehalten die Wirtschaftlichkeitsrechnungen vor Ort und im Zusammenhang mit der Kreditabrechnung zu prüfen Gemeinsame Prüfungen Die Finanzkontrolle unterstützt Amtsstellen in ihrer Aufsichtstätigkeit über die ihr zustehenden Organisationen. Im 2014 haben wir das Amt für soziale Sicherheit (ASO) in einer Aufsichtsrevision unterstützt. Für die Bearbeitung dieser Sonderaufträge besteht ein gegenseitig unterzeichnetes Konzept. Es regelt die Zusammenarbeit zwischen den Amtsstellen und der Finanzkontrolle. Das Konzept zeigt weiter die Zuständigkeit und die Verantwortung bei der Prüfungsdurchführung auf. Bei der Unterstützung in der Aufsichtstätigkeit von anderen Amtsstellen ist vorgesehen, ebenfalls ein entsprechendes Konzept zu verfassen. 6.7 Finanzkontrolle und andere Aufsichtsorgane Im Auftrage der Eidg. Finanzkontrolle haben wir den Bereich Bundessteuer geprüft.

17 17 7 BESONDERE AUFTRÄGE Nach 73 WoV-G können uns unter anderem das Parlament, die Aufsichtskommissionen, der Regierungsrat oder die Departemente Prüfungsaufträge erteilen. Diese Aufträge beschränken sich auf unser übliches Aufgabengebiet. Im Berichtsjahr haben wir keine Sonderaufträge erhalten.

18 18 8 FINANZKONTROLLE INTERN Im ersten Kapitel haben wir die Aufgabe und die Stellung der Kantonalen Finanzkontrolle aufgeführt. Nachfolgend gehen wir ergänzend dazu auf die Finanzen, die Organisation, die Qualitätssicherung und die gesetzlichen Rahmenbedingungen ein. 8.1 Finanzen Gegenüber dem Voranschlag konnten wir die Rechnung 2014 um rund 20'000 Franken besser abschliessen. Die Erträge setzen sich hauptsächlich aus den Honoraren für externe Revisionsstellenmandate zusammen. Globalbudget (in 1'000 Fr.) RE 2012 RE 2013 VA 2014 RE 2014 Aufwand Ertrag Globalbudgetsaldo Personal Die Finanzkontrolle beschäftigt seit Mitarbeitende mit insgesamt 6.6 Stellenprozenten. Das Team setzt sich nebst der Amtsleiterin aus vier Finanzrevisoren, einem Baurevisor sowie der Sekretärin und Revisionsassistentin zusammen. Bruno Eberhard Revisor, Mitglied der Geschäftsleitung, zugelassener Revisionsexperte Er ist Betriebsökonom FH sowie Experte Swiss GAAP FER und arbeitet seit 2003 bei der Finanzkontrolle. Bei der Staatsrechnung ist er seit mehreren Jahren Mandatsleiter und hat im 2013 die Leitung des soh-mandates übernommen. Intern ist er für die Umsetzung und Einhaltung des ISO zuständig. Martin Neuenschwander Revisor, Mitglied der Geschäftsleitung, zugelassener Revisionsexperte Er ist Experte für Rechnungslegung und Controlling, Experte Swiss GAAP FER und arbeitet seit 2002 bei der Finanzkontrolle. Bei der SGV ist er seit 2014 Mandatsleiter und hat sich im Verlauf seiner Tätigkeit Fachwissen im Bereich Soziales angeeignet. Urs Dahinden Revisor, Kick, zugelassener Revisor Er ist Experte Swiss GAAP FER und arbeitet seit 2005 bei der Finanzkontrolle. Bei verschiedenen Institutionen ist er Revisionsleiter. Er gehört der Arbeitsgruppe SAP der Fachvereinigung kantonaler Finanzkontrollen an. Als Kick kümmert er sich für unsere internen IT-Anliegen. Roland Iseli Baurevisor Er ist Architekt HTL und arbeitet seit dem 1. Januar 2011 bei der Finanzkontrolle. Er fokussiert sich auf die Objektrevisionen im Hoch- und Tiefbau. Eines seiner Spezialgebiete ist das Submissionswesen. Sonia Müller Sekretärin und Revisionsassistentin Sie ist diplomierte Kauffrau und arbeitet seit 2000 bei der Finanzkontrolle. Das Sicherstellen der internen Abläufe und das Führen der Rechnung gehören zu ihren zentralen Aufgaben. Ebenfalls führt sie das Controlling der Umsetzungsmeldungen der Massnahmen der Revisionsfeststellungen. Jürgen Waldspurger Revisor Er ist Betriebswirtschafter HF, dipl. Bernischer Finanzverwalter und arbeitet seit 2008 bei der Finanzkontrolle. Er leitet verschiedene Revisionen und setzt sich im Besonderen mit Themen aus dem Personalbereich und GAV auseinander. Intern ist er für die Umsetzung des IKS zuständig. 8.3 Aus- und Weiterbildung Für die Revisionstätigkeit ist die permanente Aus- und Weiterbildung unerlässlich. Insbesondere im Bereich der externen Revision sind wir laufend mit Gesetzesänderungen sowie Anpassungen von Vorgaben und Vorschriften konfrontiert. Doch auch im öffentlichen Sektor gehören Erneuerungen an die Tagesordnung.

19 19 Die Mitarbeitenden nehmen regelmässig an Kursen und Weiterbildungen teil. Anlässlich dieser Veranstaltungen wird auch der Erfahrungs- und Informationsaustausch mit anderen Finanzkontrollen und der Eidgenössischen Finanzkontrolle gefördert. Mit internen Schulungen decken wir Themen aus der Kantonalen Verwaltung ab und setzen uns Leitblanken für die Finanzaufsichtsrevisionen. Damit wollen wir die Qualität der Prüfungen erhöhen und die Prüfungshandlungen vereinheitlichen. Weiter wollen wir das Spezialwissen der Mitarbeitenden gezielt fördern. 8.4 Fachverbände Die Finanzkontrolle ist folgenden Verbänden angeschlossen: - Fachvereinigung der Finanzkontrollen - EXPERTsuisse (vorm. Schweizerische Treuhandkammer)* - Verband für öffentliches Finanz- und Rechnungswesen (VOEFRW) - Schweizerischer Verband für Interne Revision (SVIR) *Einzelmitgliedschaft über Gabrielle Rudolf von Rohr 8.5 Revisionsaufsichtsgesetz Seit 2009 ist die Kantonale Finanzkontrolle als Revisionsunternehmen registriert. Entsprechend der Vorschriften der Revisionsaufsichtsbehörde (RAB) muss 1/5 der Revisoren über die Zulassung als Revisionsexperte oder Revisor verfügen. Die Mehrheit der Leitung muss über die Zulassung als Revisionsexpertin verfügen. Die RAB kann zudem die Einhaltung der Weiterbildungsvorschriften der Treuhandkammer und des SVIR überprüfen. Mindestens alle drei Jahre wird die RAB eine Überprüfung unserer Zulassung vornehmen. Im Dezember 2013 haben wir den Antrag auf Verlängerung der Zulassung gestellt. Dank einer umfassenden Überarbeitung der Abläufe und Grundlagen zur Qualitätssicherung hat uns die RAB im April 2014 die Verlängerung bis 2019 bestätigt. 8.6 Qualitätssicherung Nebst der steten Aus- und Weiterbildung sichern wir unsere Qualität mit strukturierten und einheitlichen Prozessabläufen. Seit 1999 sind wir ISO zertifiziert und verfügen über das Qualitätsmanagement-System ISO 9001:2008. Im 2014 hat die SQS ein Rezertifizierungsaudit durchgeführt und die Rezertifizierung bis 2015 bestätigt. 8.7 Externe Revisionsstelle Die Finanzkommission hat seit 2014 die Firma lemag Treuhand AG, Solothurn als Revisionsstelle der Finanzkontrolle gewählt. Die lemag Treuhand AG hat bestätigt, dass die Buchführung und die Jahresrechnung im 2014 dem WoV-Gesetz entsprechen. 8.8 Peer Review Seit 2011 sind wir Teil eines Qualitätszirkels, der sich aus sechs kantonalen Finanzkontrollen zusammensetzt. Innerhalb dieses Zirkels machen wir gegenseitig Peer Reviews im Sinne einer externen Qualitätssicherung. Pro Jahr finden zwei Reviews statt und wir wurden im 2014 vom Leiter und seinem Stellvertreter der Finanzkontrolle Kanton Schaffhausen geprüft. Sie haben dabei Aspekte wie die Unabhängigkeit, unsere Organisation, die Prüfungsplanung und die Durchführung von Abschlussmandaten beurteilt. Sie erachten, die administrative Angliederung und insbesondere die Qualifikation der Leiterin der Finanzkontrolle durch den Finanzdirektor als problematisch und empfehlen die organisatorische Zuteilung zu prüfen. Ebenfalls ist die fehlende Funktionentrennung bei der Qualitätssicherung durch die Leiterin der Finanzkontrolle aus ihrer Optik unbefriedigend. Zudem haben sie in der Planung und der risikoorientierten Auswahl der Prüfungseinheiten Verbesserungspotenzial identifiziert sowie die fehlenden IT- Revisionen bemängelt.

20 20 Die Mängel, die sie in der Mandatsdurchführung nach den Vorgaben der Prüfungsstandards festgestellt haben, decken sich mit denjenigen, die wir in den internen Reviews bereits identifiziert haben. Zu den Feststellungen in diesem Bereich konnten wir ihnen die eingeleiteten Massnahmen und Erkenntnisse aufzeigen. Ihre Prüfung bestätigte uns jedoch den Handlungsbedarf und zeigt uns, dass die Mandatsleiter diesbezüglich weiterhin gefordert sind. Massnahmen zur Qualitätssicherung und der IT-Revision haben wir ebenfalls schon vor dem Peer-Review des Kantons Schaffhausen durchgeführt. Ihre weiteren Empfehlungen sind für uns weder neu noch überraschend und haben bekannte Schwächen aus dem reinen Fokus auf ISO-Prozesse hervorgebracht. Wir sind stetig dabei uns zu verbessern und werden die Umsetzung ihrer Empfehlungen zielbewusst angehen. 8.9 Risikoanalyse Aufgrund der jährlichen Risikoanalyse haben wir die Anfälligkeit auf Haftungsrisiken als mittel eingestuft. Zurzeit bestehen jedoch keine Haftungsfälle. Mit einem wirksamen Qualitätssicherungssystem können wir auch künftig das Haftungsrisiko eindämmen. Im Personalbereich haben wir ebenfalls ein mittleres Risiko identifiziert. Um unsere Zulassung als Revisionsunternehmen aufrechterhalten zu können und um die ordentlichen externen Revisionen durchführen zu können, müssen wir über genügend zugelassene Revisoren und Revisionsexperten verfügen. Ebenfalls müssen wir die Qualitätssicherung sowie die zunehmend wichtigen Informatikrevisionen abdecken können. Mit dem bestehenden Personal ist dies nur beschränkt sichergestellt. Zwar verfügen wir über genügend Revisionsexperten doch können wir bei der Qualitätssicherung die personelle Trennung nicht in allen Belangen erfüllen. Mit dem Globalbudget 2015 bis 2017 hat uns der Kantonsrat die notwendigen Mittel zur Verfügung gestellt. Die Rekrutierung für die Qualitätssicherung und den IT-Bereich laufen.

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