UMSETZUNGSHILFE Nr. 42. Kurzschulung: Fehlzeiten reduzieren als gemeinsames Ziel

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1 UMSETZUNGSHILFE Nr. 42 Kurzschulung: Fehlzeiten reduzieren als März 2014 Enrico Briegert & Thomas Hochgeschurtz Um den Krankenstand zu senken, müssen Sie zum Äußersten greifen: Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern! Denken Sie daran, es entsteht keine Einsicht ohne Nachdenken. Wie können Sie den Gesprächspartner zum Nachdenken anregen? Indem Sie Fragen stellen 1. Welche guten Fragen Sie stellen können, um Fehlzeiten zu reduzieren, erfahren Sie in dieser Umsetzungshilfe. Kurzschulung: Fehlzeiten reduzieren als 1. Einleitung: Warum arbeiten wir am Krankenstand? 2. Herleitung von beeinflussbarer und nicht beeinflussbarer AU 3. Beeinflussbare Arbeitsunfähigkeit kann beeinflusst werden 4. Erhalt der Leistungsfähigkeit Ein redaktioneller Hinweis: Tipps, eventuelle Antworten oder das Ziel der jeweiligen Frage sind kursiv und klein gedruckt. I. Einleitung: Warum arbeiten wir am Krankenstand? Ziel der Einleitung ist es, den Mitarbeitern Sinn zu geben, die Reduktion krankheitsbedingter Fehlzeiten zu unterstützen. Erwähnen Sie auf keinen Fall als Grund für Krankenstands-Reduktion die Lohnfortzahlungskosten. Wie würden Sie sich fühlen, wenn Ihr Chef Ihnen sagt, dass Sie Ihren persönlichen Krankenstand senken müssen, um die Lohnfortzahlungskosten gering zu halten. Entdecken Sie die Aussage dahinter? Die Aussage dahinter ist, dass Sie krank machen! Was würden Sie tun, wenn Ihr Chef behauptet, Sie machen krank? Würden Sie ab dem Tag einen Tag weniger fehlen? Falls ja, was würden Sie damit beweisen? Wer als Grund für Krankenstands-Reduktion Kosten angibt, hat seine Mitarbeiter bereits gegen sich aufgebracht. Machen Sie diesen Anfänger-Fehler bitte nicht. Starten Sie mit folgender Frage: 1 Siehe UH32: Fragetechnik: Wer richtig fragt, führt (www.umsetzungshilfe.de/32) 1/6

2 1. Was bedeutet es, wenn einer Ihrer Kollegen krankheitsbedingt abwesend ist? Welchen Nachteil hat ein Mitarbeiter, wenn die Fehlzeitenquote in seinem Team hoch ist? 2. Wie hoch ist der Krankenstand in Deutschland im Durchschnitt? (Lassen Sie die Teilnehmer schätzen) Der Durchschnitt in Deutschland ist 3,8% (Bundesgesundheitsministerium für 2013). 3. Wie hoch ist die Abwesenheitsquote in unserem Unternehmen? Werk? Abteilung? Informieren Sie sich vorher über den Krankenstand der zu schulenden Gruppe. 2012: z. B. 5,1% mit Lohnfortzahlung dazu 2,1% Langzeitkranke = 7,2% Unterscheiden Sie AU mit Lohnfortzahlung (LoFo) und ohne LoFo, da AU ohne LoFo zur unbeeinflussbaren Abwesenheit zählt. 4. Woher kommt der Unterschied zwischen Deutschland und uns? Schreiben Sie die Antworten der Schulungs-Teilnehmer am Flipchart mit. Die aufgeführten Gründe sind oft äußere Einflüsse, wie Schichtarbeit, Stress, Druck, harte Arbeit etc. Schreiben Sie ruhig alles auf. 5. Wer ist für den jeweiligen Grund verantwortlich? Schreiben Sie für jeden genannten Grund den Verantwortlichen auf. Es ist sogar gut für den weiteren Verlauf der Schulung, wenn nur der Vorgesetzte oder die Unternehmensführung als Verantwortliche auf dem Flip Chart stehen. II. Herleitung von beeinflussbarer und unbeeinflussbarer Arbeitsunfähigkeit 2 Der Schlüssel liegt im gemeinsamen Verständnis darüber, dass es zwei verschiedene Formen von Arbeitsunfähigkeit gibt. Fragen Sie zum Beweis folgende Fragen: 1. Ist Krankheit digital oder analog? Erklären Sie erst: Was ist digital, was ist analog? o Digital = Nur zwei Zustände, Analog = alle Zustände möglich. Lichtschalter = Digital, Dimmer = Analog o Antwort: Krankheit analog, also fließend. Es gibt verschiedene Zustände zwischen kerngesund und Intensivstation. 2. Ist Arbeitsunfähigkeit (AU) digital oder analog? Wann ist man in Deutschland arbeitsunfähig? (Wenn man eine AUB hat) Wer entscheidet in D, ob man arbeitsunfähig ist? Arbeitsunfähigkeit ist digital, denn es gibt nur zwei Zustände. Man ist entweder arbeitsfähig (keinen gelben Schein ) oder nicht arbeitsfähig (einen gelben Schein ). 3. Bei wie viel %-Krankheit kippt die Arbeitsunfähigkeit von 0 auf 1? 2 Siehe UH22: Krankheitsbedingte Abwesenheit durch Motivation reduzieren (www.umsetzungshilfe.de/22) 2/6

3 Als Antwort kommt keine %-Zahl, sondern ein es kommt darauf an. Fragen Sie auf was es ankommt. Als Antwort wird Einstellung und Motivation vom Mitarbeiter kommen. Kernaussage: Es gibt Arbeitsunfähigkeit, die von der Einstellung der Mitarbeiter abhängt! Nun vergleichen Sie gegen das Flip Chart, wo zuerst die Gründe standen und stellen fest: Es gibt betriebliche Gründe (vom Mitarbeiter nicht beeinflussbar) und es gibt persönliche Gründe (vom Mitarbeiter beeinflussbar). 4. Wie teilt sich die Abwesenheitsquote Ihrer Abteilung in vom Mitarbeiter beeinflussbare AU und vom Mitarbeiter nicht beeinflussbare AU auf? Unsere Erfahrung zeigt, dass die Schwelle für motivationsbedingte Abwesenheit bei 2% liegt. Diskutieren Sie mit den Mitarbeitern, wo sie diese Schwelle sehen. Entscheidend an dieser Stelle ist die Akzeptanz, dass es beide Komponenten gibt. 5. Haben wir einen Beweis, dass lediglich 2% der AU nicht beeinflussbar sind? Bereiten Sie sich auf diese Frage vor, indem Sie die Verteilung der AU über die drei Schichten analysieren, bzw. über die Wochentage analysieren. Welche Schicht hat in 3-Schicht-Teams die meisten Fehlzeiten? Wie verteilen sich die Fehlzeiten über die Wochentage? 6. Welche Gründe vermuten Ihre Mitarbeiter für diese Auffälligkeiten? Typische Gründe, die genannt werden sind: o Früh-Schicht: Chefs da, zu früh, weniger Geld o Nacht-Schicht: Schicht-Zulagen, keine Chefs da, ruhigeres Arbeiten (im Vergleich zur Früh-S.) Jetzt sind die Gründe für erhöhte Fehlzeiten Chef und Entgelt! Vorher waren es noch Arbeitsbedingungen und Arbeitsbelastung (Antworten aus Teil 1 Frage 5)! Betonen Sie das. Grund für den Unterschied, sind die zwei verschiedenen Formen von Arbeitsunfähigkeit. 7. Fazit: Es gibt zwei verschiedene Formen von AU: Ca. 2% von den Mitarbeitern nicht beeinflussbare AU und alles über 2%, die von Mitarbeitern beeinflussbare AU. 7.1 Wer ist für die vom Mitarbeiter nicht beeinflussbare AU verantwortlich? Arzt, Gesundheitsmanagement und Lebensführung 7.2 Wer ist für die vom Mitarbeiter beeinflussbare AU verantwortlich? Vorgesetzter und Mitarbeiter III. Beeinflussbare Arbeitsunfähigkeit kann beeinflusst werden In diesem Block geht es um den Abgleich von Erwartungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern bezüglich der Vermeidung von beeinflussbarer AU. 3/6

4 1. Was ist vorbildliches Verhalten bei AU? Mitarbeiter die arbeitsunfähig sind bleiben zu Hause. Mitarbeiter die arbeitsfähig sind, kommen arbeiten. Mitarbeiter die eine AU haben und arbeitsfähig sind, kommen auch arbeiten! Darf der Mitarbeiter trotz AUB überhaupt arbeiten? Aufklärung, dass das geht und dass das Thema fehlender Versicherungsschutz ein Ammenmärchen ist. 2. Ist es fair zu erwarten, dass ein arbeitsfähiger Mitarbeiter seine Arbeit trotz gelbem Schein wieder aufnimmt? Was kann der Mitarbeiter erwarten, wenn sich die AU unerwartet verlängert? Dem Mitarbeiter steht dann auch eine Verlängerung der Lohnfortzahlung zu (wenn die 6 Wochen maximale Lohnfortzahlung noch nicht überschritten sind). Was kann die Firma erwarten, wenn die Arbeitsfähigkeit früher wieder vorhanden ist? Das der Mitarbeiter seine Arbeitskraft dann auch früher wieder zur Verfügung stellt. Warum? Er wird dafür auch bezahlt. Fragen Sie, für wie viele Fehltage ein Mitarbeiter im Jahr bezahlt wird. 3. Ist es okay wenn Mitarbeiter Fußball spielen? Ja es ist sogar lobenswert, da Sport hilft die künftige Leistungsfähigkeit zu erhalten. 4. Ist es ein Problem wenn ein Mitarbeiter nach 15 Jahren ohne auffällige Krankheiten einige Wochen ausfällt, da er sich einen Kreuzband-Riss zugezogen hat? Es ist ärgerlich aber kein Problem. Der Mitarbeiter hat Pech gehabt. Er gehört zu den unbeeinflussbar Abwesenden. Er hat die Unterstützung des Vorgesetzten und der Kollegen verdient. 5. Ist es okay, wenn ein Mitarbeiter jedes Jahr 14 Tage wegen Sportverletzungen ausfällt? Wenn jemand aufgrund seines Freizeitverhaltens regelmäßig Fehlzeiten erzeugt, muss er sein Verhalten in der Freizeit verändern. Er hat schließlich einen Arbeitsvertrag unterschrieben, in dem er dem Arbeitgeber seine Arbeitskraft zur Verfügung stellen will. 6. Wie viele Tage Arbeitsunfähigkeit sind eigentlich normal? Was sagen Sie Ihrem Kind, wenn dies seine erste Arbeitsstelle angetreten hat und fragt, wie viele Tage Arbeitsunfähigkeit pro Jahr normal sind? 48% aller AOK Mitglieder hatten letztes Jahr keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Null krankheitsbedingte Fehltage sind normal. Oder gibt es bei Ihnen die Tarif-Grippe? Fazit: Jeder ist verpflichtet beeinflussbare Fehlzeiten durch eigenes vorbildliches Verhalten zu vermeiden. IV. Erhalt der Leistungsfähigkeit Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, wie die Leistungsfähigkeit im Alter erhalten werden kann. 4/6

5 1. Wer ist für den Erhalt der Arbeitsfähigkeit verantwortlich? Wer profitiert am meisten vom Erhalt der Gesundheit im Alter? 3 Diagramm aufzeichnen (Leistungsfähigkeit und Anforderung) und über die Verantwortlichkeiten zum Erhalt der Leistungsfähigkeit diskutieren. Ergebnis: Mitarbeiter hat eine Verpflichtung zum Erhalt seiner Arbeitskraft. Wer profitiert am Meisten, wenn der Mitarbeiter sich gesund erhält? 2. Was kann der Arbeitgeber tun? Ergonomisch vernünftige Arbeitsplätze. Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen. Unterstützung der Mitarbeiter zur stetigen Weiterbildung. 3. Was kann der Mitarbeiter tun? Angebote des Arbeitsschutz und des Betrieblichen Gesundheitsmanagements nutzen. Eigene Lebensweise anpassen. Schlagworte: Ernährung, Bewegung, Verzicht auf Zigaretten und übermäßigen Alkohol, Bereitschaft zur Weiterbildung, Teilnahme an Vorsorge und Präventionsmaßnahmen. 4. Und wie verhalten wir uns in der Realität bezüglich Bewegung, Weiterbildung, Vorsorge und Ernährung? Welches Gericht verkauft sich in der Kantine am besten? Wie hoch ist die Teilnahmequote an Grippeschutzimpfung oder Darmkrebsvorsorge? Wer nimmt am betrieblichen Sportangebot teil? Fazit: Für den Erhalt der Leistungsfähigkeit im Alter sind der Mitarbeiter und der Arbeitgeber gemeinsam verantwortlich. Betonen Sie jedoch die Eigenverantwortung des Mitarbeiters, seine Arbeitskraft zu 100% anzubieten. Das Unternehmen zahlt ja auch 100%. Persönliche Gesunderhaltung ist oberstes Interesse jedes Mitarbeiters. Schließlich heißt es nicht Fit bis zur Rente, sondern Fit in die Rente! 3 UH34: Unternehmen auf Demografie vorbereiten (www.umsetzungshilfe.de/34) 5/6

6 Viel Erfolg bei der Schulung und nicht vergessen: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es! (Erich Kästner) Enrico Briegert & Thomas Hochgeschurtz Ressourcen: Enrico Briegert, Thomas Hochgeschurtz (2011): Führung. ikotes-verlag, Bühl. BGM (2013): Ergebnisse der GKV-Statistik KM1. Stand: 23. Januar 2013 Möchten Sie Führung verbessern? Erfolgreich Gespräche führen? Krankheitsbedingte Fehlzeiten reduzieren? Arbeitsunfälle vermeiden? Nutzen Sie unsere offenen Seminare! Wir kommen auch zu einer Inhouse-Schulung in Ihr Unternehmen! Schicken Sie eine an: oder besuchen Sie unsere Homepage für weitere Informationen:. Unsere Umsetzungshilfen erscheinen monatlich zu ausgewählten Problemen täglicher Führung und werden auf veröffentlich. Sie können die Umsetzungshilfen auch kostenfrei abonnieren. Dazu schicken Sie einfach eine an: Impressum: Autoren: Enrico Briegert & Thomas Hochgeschurtz Herausgeber: Briegert + Hochgeschurtz Partnerschaft, Klara-Siebert-Str. 3, Karlsruhe Verantwortlich: Enrico Briegert Kontakt: Info: 6/6

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