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1 Leitfaden zur Vorbereitung und Durchführung von Betriebspraktika (ERASMUS-SMP) im Rahmen der Lehrerausbildung für berufsbildende Schulen in Studiengängen für die bilinguale Ausbildung (gemeint sind berufspraktische Aufenthalte im Ausland in Berufsschulen und ggf. in Firmen, die mit Berufsschulen kooperieren) 1. Bedarf identifizieren Spezifische Zielsetzung, Inhalt und Aufgaben des Projektes festlegen unter Berücksichtigung der spezifischen Bedingungen für bilinguale Ausbildung von Lehramt- Studierenden an Hochschulen und der Eckdaten des Programms ERASMUS (Praktika) über Vorbilder in der Region informieren, Erfahrungsaustausch 2.. Partner gewinnen (für Projektantrag mind. 1, besser mehr) Informationsveranstaltungen der Nationalen Agentur nutzen ggf. Vorbereitenden Besuch (Förderung möglich) durchführen

2 bestehende Partnerschaften, z.b. Schul- und Städtepartnerschaften sowie andere regionale Netzwerke nutzen und erweitern Deutsche Außenhandelskammern, Firmenkontaktmessen nutzen Synergieeffekte zu anderen Projekten nutzen Entscheidung Einzelantrag der Hochschule oder Beteiligung an einem Konsortium treffen und davon abhängig die einfache oder erweiterte ERASMUS-Charta beantragen 3.. Abstimmung mit Projektpartnern über Inhalt des Projektes, Projekttitel, Projektlaufzeit, Koordinator Anzahl und Zeitraum der Mobilitäten Zielländer, Einzel- oder Gruppenmaßnahmen Qualitätsstandards 4.. Antragstellung jährliche Antragsfrist beachten (Zeitmanagement!) relevante Dokumente studieren (Ratsbeschluss, Europäischer Aufruf, Nationaler Aufruf, ggf. Nationale Prioritäten) Info-Veranstaltungen der Nationalen Agentur (Deutscher Akademischer Austauschdienst) besuchen, ggf. Projektskizze vorab zur Prüfung einreichen Letter of Intent entwerfen, mit Partnern abstimmen, unterzeichnen und im Original einholen Projektantrag in online-tool der Nationalen Agentur (DAAD) eingeben und zeitgerecht (Nachweis!) online übermitteln und per Post versenden 5.. Bis zur Bewilligung des Antrages (ca. 3,5 Monate) Zeit nutzen für:

3 Vorbereitung von Info-Material für potentielle Teilnehmer Strategie zur sprachlichen und interkulturellen Vorbereitung der Teilnehmer festlegen (individuelle oder zentrale Maßnahmen, Online-Angebote prüfen usw.) Versicherungsmöglichkeiten für Kranken-, Unfall- und Haftpflicht-versicherungen prüfen und Information dazu vorbereiten Bewerbungsdokumente und -verfahren vorbereiten 6.. Nach Bewilligung des Projektantrages durch die Nationale Agentur: Finanzierungsvereinbarung (Abweichungen vom Antrag) prüfen und schnellstmöglich abschließen (Zahlung 1. Rate = 80%) Partner informieren, ggf. Webseite einrichten bzw. aktualisieren Info-Material fertig stellen und drucken Info-Veranstaltungen organisieren, Präsentation vorbereiten Bewerbungsverfahren (online-datenbank / per / per Post) abstimmen o Bewerbungsformular, weitere einzureichende Unterlagen o Fristen (laufend oder feste Termine) Auswahlverfahren abstimmen und veröffentlichen (Motivation der Teilnehmer, Transparenz!) Musterverträge für Teilnehmer ggf. anpassen und ergänzen Konto für Verwaltung der Projektmittel einrichten sowie Unterschriftsregelung für Zahlungsmodalitäten festlegen Kick off-meetings der NA besuchen, Mobilitätshandbuch studieren Abläufe und Verantwortlichkeiten planen - Qualitätsmanagement, Zeitmanagement, Vertragsmanagement!

4 7.. Projektrealisierung Auswahl der Bewerber (Motivation) Vermittlung der Bewerber in Zusammenarbeit mit den Partnern Vertragsschließung für jede Einzelmaßnahme o Abschluss des Training Agreements vor Ausreise des Teilnehmers o Akademische Anerkennung des Praktikums (ECTS- Punkte) sichern o Transparente Kalkulation der Förderung, Information zum Eigenanteil o Information über einzureichende Berichtsdokumente bereits mit Vertragsübersendung logistische Unterstützung der Teilnehmer durch Beratung und Vermittlung von Kontakten (Reise, Unterkunft, Versicherung) Kontakte zu den Teilnehmern in den aufnehmenden Einrichtungen halten, um auftretende Probleme zeitnah zu klären laufende Projektevaluierung in Bezug auf die Einhaltung der quantitativen und qualitativen Projektziele, Transparenz und Gleichbehandlung der Teilnehmer, laufende finanzielle Kalkulation des Projektes Termin für Zwischenbericht an Nationale Agentur beachten Nutzung der Ergebnisse der laufenden Projektevaluierung (Auswertung der Teilnehmerberichte) für die Planung und Realisierung zukünftiger Maßnahmen im Projekt laufendes und lückenloses Dokumentenmanagement (Verträge und Nachweise der Teilnehmer) für Projektabschlussbericht Erfahrungsaustausch mit anderen Projektträgern und Nutzung der Ergebnisse für weitere laufende Maßnahmen im Projekt

5 Verfahren zur Ausstellung des Europass Mobilität für jeden Teilnehmer etablieren o Anmeldung o Info für Teilnehmer und Betreuer aufbereiten o Verantwortlichkeiten klären 8.. Berichterstattung an die Nationale Agentur (DAAD) Laufende und termingerechte Abrechnung jeder Einzelmaßnahme (45 Tage nach Einreichung der Berichtsdokumente durch den Teilnehmer) Termingerechte Einreichung des Zwischenberichtes Erarbeitung des finanziellen und sachlichen Teils des Abschlussberichtes entsprechend der vorgegebenen Tabellen ggf. vorher Finanzseminar der Nationalen Agentur besuchen Darstellung von speziellen Aspekten und Problemen zur Information für die Nationale Agentur Termingerechte Einreichung des Abschlussberichtes inklusive der geforderten Teilnehmerdokumente als Anlagen Prüfung der von der Nationalen Agentur übersandten Schlussabrechnung 10. Auswertung und Verbreitung der Projektergebnisse Information aller Projektpartner über die Ergebnisse der Projektarbeit und Diskussion dazu Erarbeitung einer konkreten gemeinsamen Verbreitungsstrategie o Nutzung von regionalen Bildungsnetzwerken o Nutzung transnationaler Netzwerke

6 o Projektpräsentationen im Rahmen von nationalen und internationalen Mobilitätskonferenzen, Transfertagungen und Workshops o Projektpräsentationen im Rahmen der jährlich stattfindenden Europa-Woche o Synergieeffekte zu anderen Projekten ausbauen (LEONARDO-Partnerschaften) o Veröffentlichung von Erfahrungsberichten auf der Webseite des Projektträgers/Koordinators bzw. der Partner o Nutzung von Regionalpartnerschaften o Beteiligung an Firmenkontaktmessen / Hochschulmessen o Veröffentlichungen in der Fachpresse Diskussion von Nachfolgeprojekten unter Nutzung der Ergebnisse aus der bisherigen Projektarbeit

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