Dienstvereinbarung. "Elektronische Dokumentenablage" der Kreisverwaltung Warendorf

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1 Dienstvereinbarung "Elektronische Dokumentenablage" der Kreisverwaltung Warendorf Dienstvereinbarung zur Einführung eines elektronischen Ablagesystems oder auch Dokumentenmanagementsystems innerhalb der Kreisverwaltung Warendorf zwischen dem Landrat als Leiter der Dienststelle und dem Personalrat.

2 Inhalt: Vorwort Zielsetzungen der Einführung eines DMS Umsetzungsstrategie Beteiligte bei der Einführung von DMS Datenschutz, Mitarbeiterschutz lnkrafttreten, Laufzeit... 6

3 Dienstvereinbarung "Elektronische Dokumentenablage" Seite 2 Vorwort Ein modernes elektronisches Ablagesystem wird im Sprachgebrauch der Informationstechnik als Dokumentenmanagementsystem bezeichnet. Ein Dokumentenmanagementsystem verfolgt das Ziel der digitalen Bearbeitung und Ablage von Vergangen. Dabei handelt es sich um Vorgange, die heute ausschließlich oder teilweise mit Papierdokumenten bearbeitet werden. Die Zielsetzung, eine papiergebundene durch eine digitale Vorgangsbearbeitung zu ersetzen, verfolgt nicht zwangslaufig das Ziel einer papierlosen Verwaltung. Das Kernziel der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Kreisverwaltung Warendorf ist, Standardprozesse zu vereinfachen und Mehrarbeit zu vermeiden. Die Gründe zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems berücksichtigen die technischen und arbeitsorganisatorischen Veranderungen der letzten Jahre. Beispielhaft sind hier die vermehrte Nutzung des -Postfaches und die hohe Verfügbarkeit von Informationen über das Internet. Arbeitsprozesse werden durch das standige Wechseln zwischen papiergebundenen und digitalen Dokumenten aufwendiger. Effizienzgewinne, die durch die Einführung von Informationstechnik gewonnen wurden, werden zum Teil durch die Mehrarbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder ausgeglichen. Ein weiteres Kernziel ist aus diesem Grund, die Arbeit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizienter zu gestalten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind somit auch in den Einführungsprozess frühzeitig zu integrieren. ln den folgenden Ausführungen wird die Abkürzung "DMS" für den Begriff Dokumentenmanagementsystem verwendet. Hierdurch soll die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit der Dienstvereinbarung vereinfacht werden.

4 Dienstvereinbarung.,Elektronische Dokumentenablage" Seite 3 1. Zielsetzungen der Einführung eines DMS Einheitliche zentrale Dokumentenablage Die Schaffung einer zentralen einheitlichen Dokumentenablage ist das strategische Ziel der Einführung eines DMS in der Kreisverwaltung Warendorf. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird eine einheitliche Nutzung bzw. Bedienbarkeil angestrebt. Dabei soll auch Rücksicht auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Behinderungen genommen werden. Technisch betrachtet, soll eine zentrale IT-Infrastruktur für alle Aufgabenprozesse und Fachprogramme zum Einsatz kommen. Datensicherheit/Datenschutz Die Anforderungen des 10 DSG NRW werden berücksichtigt. Die Vertraulichkeit, die lntegritat, die Verfügbarkeit, die Authentizitat, die Revisionsfahigkeit und die Transparenz der Dokumentenablage sind sicherzustellen. Zusammenarbeit mit der citeq (Rechenzentrum) Die digitalen Dokumente müssen langfristig geschützt und verfügbar gehalten werden. Hierzu ist eine Zusammenarbeit mit der citeq anzustreben. Es sind Konzepte zu entwickeln, die z.b. eine raumlieh verteilte Datenablage vorsehen, zugleich aber auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigen. Reduzierung des Aktenraums Der Aktenraum in unserer Verwaltung ist endlich. Der Grundsatz der sparsamen Mittelverwendung gebietet es, kostengünstigere Alternativen für die Dokumentenablage zu finden. Das DMS kann Lösungen bieten und zu einer langfristig wirtschaftlichen Dokumentenablage beitragen. Elektronische Akte ln geeigneten Fachbereichen soll probeweise die heutige Papierakte elektronisch abgebildet werden. Es sind erhebliche Effizienzgewinne zu erwarten, wenn mehrere Stellen an einer Akte arbeiten, Telearbeitsplatze integriert werden oder Akten haufig im Zugriff sind. Die Anwendung eines Aktenplanes wird wieder mehr Bedeutung gewinnen. Kontrolle des Datenvolumens Dem heutigen Ablagesystem auf einem zentralen Datenablageserver fehlen Funktionen zur Überwachung und gezielten Vernichtung nicht mehr benötigter Daten. Ziel ist es Speicherplatz einzusparen und Datensicherungsprozesse effizienter zu gestalten.

5 Dienstvereinbarung "Elektronische Dokumentenablage" Seite 4 Verwaltungsweg in digitaler Form (Workflow) Es wird angestrebt den Postweg bzw. die dort bekannten Entscheidungsstrukturen auch bei der digitalen Dokumentenverarbeitung abzubilden. Damit können Beteiligte zur Prüfung, Entscheidung oder Kenntnisnahme in den Prozess eingebunden werden. Mobilität des Arbeitsplatzes Mit der Umstellung auf ein DMS ist es möglich, den Arbeitsplatz an andere Orte (externe Beratungsstellen, Tele-Arbeitsplätze, etc.) zu verlegen ohne den Ablageort der Dokumente zu verändern. Anbindung des Kreisarchivs Samtliehe elektronischen Dokumente sind dem Kreisarchiv anzubieten; die Anbindung sollte ebenfalls in elektronischer Form erfolgen. Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur Die vorhandene IT-Infrastruktur soll genutzt bzw. das DMS in diese Infrastruktur integriert werden. Verbindung zum Geoinformationssystem Die Verbindung von DMS und Geoinformationssystem soll bei der Einführung und Umsetzung Berücksichtigung finden. Datenschutzrechtliche und personalvertretungsrechtliche Anforderungen sind bei der Umsetzung zu beachten. Beachtung von Standards Bei der Einführung des DMS ist auf die Berücksichtigung von Normen und Standards, insbesondere Langzeit-Speicherformate zu achten. 2. Umsetzungsstrategie Die Einführung eines DMS in einer Behörde wie der Kreisverwaltung Warendorf kann nicht in einem Schritt für alle Verwaltungs- oder Fachbereiche erfolgen. Die Geschäftsprozesse und Rahmenbedingungen sind in den Amtern sehr unterschiedlich. Diese umfassend zu prüfen und ggfls. Veränderungen vorzubereiten wäre mit dem vorhandenen Personal nicht möglich. Rücksicht zu nehmen ist auch auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche die neue Technik unterschiedlich aufnehmen und anwenden können. Es wird ein individueller Schulungsund Unterstützungsbedarf entstehen, der Ober den Zeitpunkt der Einführung einer neuen Technik hinausgeht. Es wird der verwaltungsweite Einsatz von DMS in der Kreisverwaltung angestrebt. Nach heutiger Einschätzung wird dieses Ziel in 5 bis 10 Jahren erreichbar sein. Innerhalb dieses Zeit-

6 Dienstvereinbarung "Elektronische Dokumentenablage" Seite 5 raumeswird die DMS-Technik in Teilschritten eingeführt. Die einzelnen Schritte werden grundsätzlich auf Fachbereiche und nicht auf einen einzelnen Geschäftsprozess ausgerichtet sein. Fachbereich kann ein Dezernat, ein Amt oder ein Sachgebiet sein. Ziel ist es in einem Fachbereich die möglichst umfassende elektronische Akte umzusetzen, so dass ein gleichzeitiges Arbeiten mit Papier- und Digitaldokumenten (Medienbruch) vermieden wird und Effizienzgewinne umgehend spürbar sind. Fachbereichsübergreifende Prozesse (sog. Querschnittsprozesse) sollten mit Blick auf die vielen Beteiligten und den daraus folgenden Abstimmungs- und Investitionsbedarf zu Beginn vermieden werden. Um zusatzliehe Medienbrüche zu vermeiden sind derartige Maßnahmen mit der gebotenen Sorgfalt sowie Rücksichtnahme auf die Beteiligten und den Dienstablauf zu planen. 3. Beteiligte bei der Einführung von DMS Der Bedarf zur Einführung eines DMS wird im Rahmen der jahrliehen IT-Pianung durch die Amterangemeldet und in Abstimmung mit dem Amt für Informationstechnik und Statistik in die IT -Planung aufgenommen. Mit Einführung von DMS werden neue Arbeitsmethoden eingeführt, die den Arbeitsprozess verändern können. Daher ist eine Zustimmungspflicht des Personalrates im Sinne des Landespersonalvertretungsgesetzes NRW gegeben. Darüber hinaus wird der Personalrat im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit umfassend informiert und beteiligt. Um mögliche Veränderungen eines Arbeitsprozesses und eventuell notwendige Änderungen von Aufgabeninhalten frühzeitig zu erkennen, ist das Haupt- und Personalamt durchgangig zu beteiligen. Wesentlich betroffen sind bei der Umsetzung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese sind frühzeitig und umfassend zu informieren sowie in den Umsetzungsprozess zu integrieren. Der Anspruch auf Beteiligung gilt für jeden betroffen Fachbereich oder Querschnittsprozess. 4. Datenschutz, Mitarbeiterschutz Ziel der Einführung eines DMS ist es ausdrücklich nicht, Funktionen zur Leistungskontrolle der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzuführen. Datenschutzrechtlichen Anforderungen sind bei der Einrichtung von Zugriffsrechten zu berück-

7 Dienstvereinbarung "Elektronische Dokumentenablage" Seite 6 sichtigen. Die Zugriffsrechte sind mit den Beteiligten abzustimmen. Berechtigte Stellen (Amt 10, Personalrat, Datenschutzbeauftragter) haben ein jederzeitiges Auskunftsrecht über eingerichtete Zugriffsberechtigungen. Dienstanweisungen, die ebenfalls Regelungen zum Datenschutz oder der Mitarbeiterkontrolle enthalten, haben Vorrang. 5. lnkrafttreten, Laufzeit Diese Dienstvereinbarung tritt mit dem Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Sie soll die Einführung eines DMS in die Kreisverwaltung Warendorf begleiten. Die Beteiligten verpflichten sich, diese Dienstvereinbarung nach den Erfordernissen des Umsetzungsstandes fortzuschreiben und nach entsprechender Erprobung des Systems eine Dienstvereinbarung über die Nutzung eines DMS abzuschließen. Die Dienstvereinbarung soll aus heutiger Perspektive am abgeschlossen sein. Die Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden.. Soweit einzelne Ausführungen dieser Dienstvereinbarung aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Regelungen unwirksam sein sollten, wird die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung im Übrigen hierdurch nicht berührt. Warendorf, den Landrat Personalratsvorsitzender