DMS, Anfang oder Ende der Informationsnahrungskette? 12. Bonner Microsoft-Tag für Bundesbehörden

Transkript

1 DMS, Anfang oder Ende der Informationsnahrungskette? 12. Bonner Microsoft-Tag für Bundesbehörden MATERNA GmbH

2 Agenda Interaktion des Behördenmitarbeiters mit IT Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung 5 MATERNA GmbH

3 Themenüberblick Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung Datenorientierte Ablauforientierte Dokumentorientierte Interaktion Teamorientierte 3

4 Themenüberblick Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung Datenorientierte Ablauforientierte Dokumentorientierte Interaktion Teamorientierte MATERNA GmbH

5 Plattform der Zusammenarbeit Datenorientierte Interaktion Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung Geschäftsanwendung bzw. Fachverfahren 1 n Archiv / DMS / FMS ECM-Klammer (EAI Komponente) Desktop Arbeitsplatz 5

6 Motivation Datenorientierte Interaktion Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Der Behördenmitarbeiter lebt in seiner Fachanwendung und interagiert aus dieser! Verfahren zur Zollabwicklung Verfahren zur Verwaltung im Strafvollzug Verfahren zur Steuerberechnung 6

7 Verbesserung der Motivation: Datenorientierte Interaktion Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Bereitstellung von Backend-Funktionalität direkt in der Fachanwendung: einheitliches Auslösen von Backend-Funktionen wie elektronische Aktenablage Fachverfahren generieren Dokumente zur Dokumentation direkt in die elektronische Aktenablage 7

8 Themenüberblick Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Datenorientierte Ablauforientierte Dokumentorientierte Interaktion Teamorientierte 8

9 Ablauforientierte Interaktion Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung ECM-Klammer (EAI Komponente) Desktop Arbeitsplatz Plattform der Zusammenarbeit Geschäftsanwendung bzw. Fachverfahren 1 n Archiv / DMS / FMS 9

10 Motivation Ablauforientierte Interaktion Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Der Ablauf des Vorganges steht im Mittelpunkt. Die Interaktion erfolgt aus unterschiedlichen Anwendungen mit dem Behördenprozess! Urlaubsanträge Rechnungsfreigaben Bestellvorgänge 10

11 Verbesserung der Motivation: Ablauforientierter Interaktion Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Ein Ablauf kommuniziert über Office mit den Beteiligten: Ein Ablauf wird von allen Beteiligten in einer Umgebung abgearbeitet Bereitstellung von Backend-Funktionalität zur Genehmigung/Freigabe Eine Vorgangsbearbeitung ist ablauforientiert Es werden vordefinierte und vorhersehbare Abläufe in Office durchgeführt 11

12 Themenüberblick Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Datenorientierte Ablauforientierte Dokumentorientierte Interaktion Teamorientierte 12

13 Plattform der Zusammenarbeit Dokumentorientierte Interaktion Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung Desktop Arbeitsplatz ECM-Klammer (EAI Komponente) Geschäftsanwendung bzw. Fachverfahren 1 n Archiv / DMS / FMS 13

14 Motivation für Dokumentorientierte Interaktion Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Die Dokumentenbearbeitung und der Mitarbeiter stehen im Zentrum. Die steuernde Instanz ist der Mitarbeiter! Erstellung einer Urteilsbegründung Erstellung eines Briefes Erstellung einer Projektbeschreibung 14

15 Verbesserung der Motivation: Dokumentenorientierten Interaktion Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Integration von Microsoft Office zu unterschiedlichen Fremdsystemen Einfache, pragmatische Ablage von Dokumenten in elektronischen Akten Dokumente und das Bereitstellen von Informationen Suche ist genauso wichtig wie elektronische Aktenablagen 15

16 Themenüberblick Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Datenorientierte Ablauforientierte Dokumentorientierte Interaktion Teamorientierte 16

17 ECM-Klammer (EAI Komponente) Teamorientiertes Arbeiten Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung Plattform der Zusammenarbeit Desktop Arbeitsplatz Geschäftsanwendung bzw. Fachverfahren 1 n Archiv / DMS / FMS 17

18 Motivation für Teamorientierter Interaktion Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Die schnelle Teamarbeit der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt. Die formale Arbeit nach GGO steht im Hintergrund. Erstellung von Ausschreibungsunterlagen Erstellung eines Datensicherungskonzeptes Erstellung einer Kalkulation 18

19 Verbesserung der Motivation für Teamorientierter Interaktion Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Integration in die gewohnte Arbeitsumgebung von Microsoft Office Erstellung von Dokumenten in der Verwaltung nicht komplett aktenrelevant Der Erstellungsweg ist häufig nur in Teilabläufen fest vordefiniert Gute Ergonomie vereinfacht die Interaktion der Mitarbeiter 19

20 Ergebnis der Interaktion Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung Art der Interaktion entscheidet über Umgang mit Dokumenten unterschiedliche technische Umsetzungen ergeben sich! DMS Teamarbeit ARCHIV 20

21 Idealzustand Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung Unterschiedliche Interaktionen müssen auf gleiche Komponenten einer gut skalierbaren IT Architektur abgebildet werden! 21

22 Idealzustand Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung Eine Aktenablage muss so flexibel sein, um mal das Handeln zu führen, mal geführt zu werden und mal Dokumente zu liefern. 22

23 Agenda Interaktion des Behördenmitarbeiters mit IT Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung 5 23

24 Skalierbarkeit der Anforderungen Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung Schwerpunkt Teamorientierte Behördenarbeit Die Mitarbeiter arbeiten stark teamorientiert, z.b. im Rahmen von Projekten. Die organisatorischen Strukturen sind nicht dominierend. Für einen kleinen Arbeitsbereich ist eine strukturierte Ablage gemäß Aktenplan gefordert. Lösung: Bereitstellung von Arbeitsplattformen für Projektgruppen & temporäre Zusammenarbeit Unterstützung informeller Abstimmungen Unterstützung organisationseinheitenübergreifender Zusammenarbeit Teamarbeit Akten- ARCHIV ablage 24

25 Skalierbarkeit der Anforderungen Interaktion Grundgedanke Skalierbarkeit der Anforderungen Skalierbarkeit Demo Zusammenfassung Schwerpunkt strukturierte Aktenablage in Behördenarbeit Grundsätzlich hat eine strukturierte Ablage gemäß Aktenplan zu erfolgen Organisatorischen Strukturen sind bindend angelegt Bearbeitung von Fallakten In Ausnahmefällen ist die nicht formalisierte Teamarbeit für die Mitarbeiter gestattet. Lösung: Bereitstellung von Arbeitsplattformen für die Aktenplan bezogene Arbeit in Fallakten Unterstützung formeller Abstimmungen Unterstützung in festen, organisationseinheitenübergreifender Abläufen ARCHIV Aktenablage Teamarbeit 25

26 Skalierbarkeit der Anforderungen Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Skalierbarkeit Zusammenfassung Teamorientierte Behördenarbeit und strukturierte Aktenablage Die Mitarbeiter arbeiten in der Regel teamorientiert. Werden Arbeitsergebnisse, z.b. Dokumente, aktenreif, so können diese an ein bestehendes DMS/Archiv übergeben werden. Lösung: Nutzung der Synergien von modernen Microsoft Technologien und bestehenden Archiven/DMS-Systemen Der Mitarbeiter entscheidet über Übergang! Teamarbeit Aktenablage ARCHIV 26

27 Agenda Interaktion des Behördenmitarbeiters mit IT Grundgedanken zu Dokumenten und Akten Demo Zusammenfassung 5 27

28 Szenario des eakte-basispaketes aus SharePoint Sicht Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung 28

29 Zusammenfassung Es ist egal, ob das DMS bei Ihnen am Anfang oder am Ende steht! Schlanke Interaktion des Behördenmitarbeiters kann mit der eakte von MATERNA realisiert werden! Technische Skalierbarkeit der eakte durch Microsoft Produkte! Look & Feel von Microsoft Office Produkten in 2011 erwartungskonform! Integrationen zu Archiven von OpenText oder mit ALOS möglich! 5 29

30 Quo vadis DMS? 30

31 Elektronischen Aktenablage mit dem eakte Basispaket 31

32 Im Abschlussvortrag: Elektronischen Aktenablage mit dem eakte Basispaket 32

33 MATERNA Information & Communications MATERNA Information & Communications Gregor Ponhöfer Abteilungsleiter Business Division Applications Business Unit Information Tel.: Fax: Stefanie Becker Senior Beraterin Business Division Applications Business Unit Information Tel.: Fax: