AG 3 Rechnungswesen. Präsentation Ergebnisse (Wien) Leiter der AG: Freudentaler Manfred

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1 Präsentation Ergebnisse (Wien) Inhalte der AG: - Zahlungsabwicklung - Zahlungsverkehr / Verbuchung Ziele der AG: - Ausarbeitung mögl. Varianten inkl. Skizze - Gegenüberstellung Vor+ Nachteile - Wer benötigt was bis wann - Aufwandsabschätzung Rubicon Leiter der AG: Freudentaler Manfred Mitarbeiter: THOMANN Heinz KOCH Franz ERATH Markus MARKTL Peter WUNDSAM Thomas Berater: BAUMANN Reinhold TSCHINDER Kurt KISS Ewald NEUMAYR Klaus BOG Helmut

2 Varianten ausarbeiten Beschreibung: Für die Zahlungsabwicklung und Verbuchung im VStV sollen Varianten ausgearbeitet werden, die IST-Prozesse mehrerer Länder dienen als Grundlage. Mögliche Varianten: Variante 1: IST-Prozess Burgenland Variante 2: IST-Prozess der Länder Oberösterreich und Vorarlberg (Niederösterreich und Tirol vergleichbar) Variante 3: IST- und SOLL-Prozess Land Kärnten Präsentation (Wien) 2

3 Variante 1 IST-Prozess Burgenland

4 Strafanwendung Betroffener Bank Strafanwendung erstellt einen Zahlschein Betroffener überweist den Betrag auf das Strafgeldkonto des Landes Bank erstellt einen ele. Datenträger Zuordnung der Zahlungen Automatische Zahlungszuordnung Manuelle Zahlungszuordnung Keine Zahlungszuordnung möglich Kennzeichnen der Rücküberweisungen Kennzeichnung der nicht rücküberweisenbaren Zahlungen Amtskassa Bareinzahlungen Einzahlungen werden auf das Strafgeldkonto des Landes überwiesen Landesbuchhaltung Datenträger Datenträger wird heruntergeladen und in die Buchhaltung eingespielt Datenträger wird zusätzlich per SFTP ans BM.I übermittelt und dort ins VStV-Neu eingespielt Erstellung einer VStV-Abrechnung für den Vormonat (widmungsgemäße Summenbuchungen) in Papierform Manuelle Durchführung der Rücküberweisungen + Ausziffern des Kontos (Verbuchung auf Widmungsstellen, etc )

5 Variante 1 Derzeitige Probleme Bankdatenträger muss per SFTP ans BM.I übermittelt werden - (Personal-, Zeit-) Abhängigkeit gegenüber dem BM.I Wichtige Informationen (Einzahler, IBAN u. BIC) sind im VStV-Neu nicht vorhanden Datenschutz Einzahlungen können auf Grund unzureichender Suchfunktionen nur schwer zugeordnet werden Einzahlungen können zu einem späteren Zeitpunkt nur noch auf dem Verwaltungsstrafakt gefunden werden Ein 4-Augen-Prinzip in der Anwendung Kein durchgängig automatisierter Ablauf (kein Exportfile vorhanden) Kein Kontenausgleich/ Abstimmung möglich

6 Variante 2 IST-Prozess Oberösterreich und Tirol

7 Strafanwendung In der Strafenanwendung wird die Strafe erfasst. Die Widmung wird bei diesem Arbeitsvorgang festgelegt (autom. bei VStV-Anzeigen, durch Bearbeiter bei Straferkenntnissen). Die Sollstellung erfolgt gem. VStG. Die Strafanwendung erstellt einen Zahlschein. Nicht bezahlte Strafen werden in regelmäßigen Abständen gemahnt (Mahnung, Exekutionslisten). Der Status der Strafakte (beeinsprucht, nicht rechtskräftig, rechtskräftig) wird in regelmäßigen Abständen an Hand von EDV-Listen überprüft Am Monatsende werden die einzelnen Tagesbuchungen pro Widmung in eine Monatssumme zusammengefasst und mit Zahllauf im SAP an die Widmungsempfänger ausbezahlt. Betroffener AG 3 Rechnungswesen Bank erstellt einen Betroffener überweist den Betrag auf das Girokonto der BH Bar- und Bankeinzahlungen ohne Datenträger Manuelle Erfassung der Einzahlungen durch die Buchhaltung im Verrechnungsteil der Strafanwendung auf dem Strafensammelkonto Buchhaltung Bank ele. Datenträger (ca. 50 % der Zahlungen) Datenträger Datenträger wird heruntergeladen und im Verrechnungsteil der Strafanwendung autom. auf dem Strafensammelkonto verbucht. Einzahlungen werden an Hand von Aktenzahl bzw. Kennziffern auf die Akte zu den jeweiligen Widmungen verbucht Im Batch werden gleichartige Widmungen zu Summensätzen zusammengefasst. Einige Sätze werden als Einzelbuchungen verarbeitet (Überzahlungen, Gelder für fremde Behörden etc.) Diese werden in Form einer EXCEL-Schnittstelle in SAP übernommen. (Fälligkeitsdatum Monatsletzter).

8 Variante 2 IST-Prozess Vorarlberg samt Schnittstellen Strafanwendung/Buchhaltung

9 Strafanwendung Betroffener Bank Strafanwendung erstellt einen Zahlschein Einzahlungslisten werden von einem Mitarbeiter der Strafabteilung - verarbeitet (Zuweisung auf die einzelnen Strafakten/Widmungsstellen) - bearbeitet (Zuweisung ungeklärter Einzahlungen, Überbezahlungen, etc ) - freigegeben Freigegebene Einzahlungslisten werden automatisch zum Strafabteilungsleiter (4- Augen-Kontrolle) weitergeleitet dieser kann nun die Einzahlungslisten genehmigen oder zurückweisen (nicht bearbeiten!) Betroffener überweist den Betrag auf das Strafgeldkonto der BH Bareinzahlungen Manuelle Erfassung der Einzahlungen in der Buchhaltung und zusätzlich direkt im Strafprogramm erzeugt eine manuelle (2te) Einzahlungsliste Amtskassa Bank erstellt einen ele. Datenträger Datenträger Datenträger wird heruntergeladen und in die Buchhaltung eingespielt Buchhaltungsprogramm erzeugt ein csv-file, welches in die Strafanwendung einspielt wird 1ste Einzahlungsliste Einzahlungslisten werden exportiert (Summen- und Einzelbuchungen) und in die Buchhaltung importiert Konto wird ausgeglichen

10 Schnittstellen Strafanwendung/Buchhaltung (IST-Stand) csv-file wird autom. vom Buchhaltungsprogramm erstellt und händisch in die Strafanwendung eingespielt (Amtskassenmitarbeiter) Buchhaltung (VBK) Strafanwendung (VWS) Text-File wird aus der Strafanwendung exportiert (enthält Summen- und Einzelbuchungen) und wird händisch in die Buchhaltung importiert (Amtskassenmitarbeiter)

11 Variante 3 SOLL-Prozess Kärnten AG 3 Rechnungswesen

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13 Varianten ausarbeiten Bewertung der Varianten: Variante 1: derzeit vom Funktionsumfang für die Bundesländer (auch für Burgenland) nicht ausreichend Variante 2: Durch Anpassungen wäre es vermutlich möglich den geforderten Funktionsumfang zu erreichen Problem: unterschiedliche Ländervorgaben (Dateitypen, Informationen, Konfigurationen, etc ) in einer Anwendung (Länderdomäne) zu vereinen wird schwierig Präsentation (Wien) 13

14 Varianten ausarbeiten Variante 3: Prozess ähnlich wie bei Variante 2 - nur das Erstellen eines Bankdatenträgers ist notwendig Empfehlung der Arbeitsgruppe: Variante 2 wird favorisiert, wobei geprüft werden muss ob und wie etwaige Länderanpassungen programmtechnisch umgesetzt werden können Präsentation (Wien) 14

15 Varianten ausarbeiten Ergänzende Unterlagen: Vorschlag für Aufbau Zahlungsreferenz (Kundendaten, Verwendungszweck) Stelle 1 Bundesland (1-9) Stellen 2-3 Bezirk Stellen 4-5 lfd. Jahr Stellen 6-11 Stelle 12 lfd. Zahl pro Behörde (max pro Jahr) errechnete Prüfziffer (z.b. MOD11-Verfahren) Hinweis: Bei einer Länderdomäne muss die Zahlungsreferenz einheitlich aufgebaut sein Präsentation (Wien) 15

16 Varianten ausarbeiten Weitere Schritte: (sofern bin zum Termin nicht geschafft) Was Wer Wann Prozess Burgenland wird nochmalig gegengeprüft Prozess Kärnten wird an andere Prozessdarstellung angepasst Koch??? Marktl Präsentation (Wien) 16