Verordnung über das Rechnungswesen der Gemeinden

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1 . Verordnung über das Rechnungswesen der Gemeinden vom 3. April 97 Der Regierungsrat des Kantons Schaffhausen, gestützt auf Art. 67 der Kantonsverfassung ), Art. 90ff. des Gemeindegesetzes ) sowie Art. 6 Abs. 4 des Fürsorgegesetzes 3), verordnet: Allgemeine Bestimmungen 4) Die nachfolgenden Vorschriften finden Anwendung auf das Rechnungswesen der Einwohnergemeinden und sinngemäss auch der Zweck- und Geltungsbereich Regionalverbände, der Güterkorporationen sowie der im Eigentum der Gemeinden stehenden oder von ihr verwalteten Fonds, Stiftungen und Spezialverwaltungen. Gemeinderechnung 5) Der Aufbau der Rechnung richtet sich nach dem Finanzhaushaltsgesetz. Finanzhaushaltsgesetz Amtsblatt 97, S. 685; Rechtsbuch 964, Nr.. ) SHR ) SHR ) Amtsblatt 934, S ) Fassung gemäss RRB vom 4. Dezember 993, in Kraft getreten am. Januar 994 (Amtsblatt 993, S. 4). 5) Fassung gemäss RRB vom 4. Dezember 993, in Kraft getreten am. Januar 994 (Amtsblatt 993, S. 4). Schaffhauser Rechtsbuch 997

2 . Rechnungswesen der Gemeinden 3-5 ) Bewertungsgrundsätze 6 Der Regierungsrat kann Bewertungsgrundsätze für die Aktiven und Passiven aufstellen. 7 Für die nicht zum eigentlichen Gemeindevermögen gehörenden Fonds, Stiftungen und für die Spezialverwaltungen sind getrennte Rechnungen zu führen. Diese sind anschliessend an die Rechnung der Einwohnergemeinde aufzuführen. Für die Fonds und Stiftungen sind Herkunft und Zweck sowie allfällige rechtliche Bindungen bei der Zentralverwaltung festzuhalten. Verantwortlichkeiten Fonds,Stiftungen und Spezialverwaltungen Gemeindeversammlung bzw. Einwohnerausschuss Gemeindebehörde 8 Die Gemeindeversammlung bzw. der Einwohnerausschuss beaufsichtigt das Rechnungswesen im Rahmen von Art. 3 des Gemeindegesetzes. 9 Die Gemeindebehörde überwacht die Amtsführung des Zentralverwalters. Sie trifft alle nötigen Massnahmen, die eine sorgfältige Verwaltung der öffentlichen Gelder gewährleisten. Zentralverwalter 0 Der Zentralverwalter ist für den richtigen und rechtzeitigen Vollzug der Einnahmen und Ausgaben, für die sichere Verwahrung der Gelder, die Führung der Buchhaltung sowie für die rechtzeitige Ablage der Jahresrechnung verantwortlich. Er arbeitet nach einem von der Gemeindebehörde aufzustellenden Pflichtenheft. ) Aufgehoben durch RRB vom 4. Dezember 993, in Kraft getreten am. Januar 994 (Amtsblatt 993, S. 4). Schaffhauser Rechtsbuch 997

3 Rechnungswesen der Gemeinden. Rechnungswesen ) Die Buchhaltung hat die Vermögenslage der Gemeinden sowie die Herkunft und Verwendung der Mittel vollständig und übersichtlich darzustellen. Die dafür notwendigen Bücher sind ordnungsgemäss zu führen. Buchhaltung Die Darstellung der Verwaltungsrechnungen und der Vermögensrechnungen hat nach dem vom Regierungsrat erlassenen Kontenplan zu erfolgen. Das Finanzdepartement ) verfügt notwendige Änderungen des Kontenplans nach dem Anhören fachkundiger Gemeindevertreter. Verbindlichkeit des Kontenplans 3 Das Buchhaltungssystem ist freigestellt. System 4 3) 5 Der Zentralverwalter hat für die Gemeindegelder eine besondere Kasse zu führen. Es ist von ihm monatlich mindestens eine Kassenkontrolle vorzunehmen und darüber ein Protokoll anzufertigen. Dieses ist zuhanden der Aufsichtsinstanz während zweier Jahre aufzubewahren. Kassendifferenzen sind zu verbuchen. Kasse und Kassenkontrolle 6 Als Rechnungsjahr gilt das Kalenderjahr. Rechungsjahr 7 Zu jeder Buchung gehört ein ordnungsgemäss ausgestellter und visierter Belege Beleg. Die Belege sind geordnet und numeriert aufzubewahren. ) Fassung gemäss RRB vom 4. Dezember 993, in Kraft getreten am. Januar 994 (Amtsblatt 993, S. 4). ) Fassung gemäss V vom 9. Dezember 986, in Kraft getreten am. Januar 987 (Amtsblatt 986, S. 043). 3) Aufgehoben durch RRB vom 4. Dezember 993, in Kraft getreten am. Januar 994 (Amtsblatt 993, S. 4). Schaffhauser Rechtsbuch 997 3

4 . Rechnungswesen der Gemeinden Einsicht Archivierung 8 Die Belege, Bücher und Jahresrechnungen stehen den Mitgliedern des Gemeinderates, der Rechnungsprüfungskommission und den staatlichen Aufsichtsorganen jederzeit zur Einsicht offen. 9 Die Buchhaltungsbelege sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Bücher und Jahresrechnungen sind zu archivieren. Voranschlag Finanzplanung 0 Jede Gemeinde hat einen Voranschlag aufzustellen, welcher der Gliederung der Verwaltungsrechnungen entspricht. Das Finanzdepartement ) kann von den Gemeinden die Aufstellung eines Finanzplans verlangen. Kontrolle Revisoren Die Revisoren prüfen die Buchhaltung und die Jahresrechnung in formeller und materieller Hinsicht. Sie haben über das Prüfungsergebnis einen schriftlichen Bericht mit Antrag zu erstatten. Die Gemeindebehörde kann Berufsrevisoren mit der Durchführung von Revisionen beauftragen. 3 Zur Prüfung gehören insbesondere: Beachtung des Rechnungsschemas Belegordnung Rechnerische Richtigkeit der Belege und der Jahresrechnung Bestand und Vollständigkeit der Aktiven und der Passiven Vergleich mit dem Voranschlag Ordnungsmässigkeit der Bewertung Vornahme der erforderlichen Abschreibungen Einhaltung der Finanzkompetenzen Überprüfung des Steuerbezugs, der Aufteilung und der Ablieferung Überwachung der bewilligten Kredite ) Fassung gemäss V vom 9. Dezember 986, in Kraft getreten am. Januar 987 (Amtsblatt 986, S. 043). 4 Schaffhauser Rechtsbuch 997

5 Rechnungswesen der Gemeinden. Überprüfung der Ausstände, gegebenenfalls Einverlangung von Schuldanerkennnungen Vornahme der Schuldenrückzahlung Einhaltung der Fristen 3 In jeder Zentralverwaltung sind jährlich mindestens zweimal unangemeldet Kassenstürze vorzunehmen. Wenn mehrere Kassen verwaltet werden, so hat sich der Kassensturz auf alle Kassen zu erstrecken. Der Kassensturz ist von mindestens zwei Mitgliedern der Rechnungsprüfungskommission vorzunehmen. Kassenkontrollen 4 Bei jedem Kassensturz wird im Beisein des Kassiers zuerst die vorhandene Barschaft aller von ihm verwalteten Kassen festgestellt. Anhand der Vorgehen Konten ist der Sollbestand an Geld mit den vorgefundenen Werten zu vergleichen. Auf dem Kassenkonto werden die Einnahmen- und Ausgabensummen eingetragen und von den Revisoren visiert. 5 Verfügt die Verwaltung über Postcheck- oder Bankkonten, so hat sich die Kontrolle im gleichen Sinne auch auf diese zu erstrecken. Die Höhe der Guthaben oder Schulden ist bei der Post bzw. der Bank zu erfragen. Postcheck- und Bankkonten 6 Mindestens einmal im Jahr ist eine Revision der Wertschriften vorzunehmen. Diese hat die Werttitel des Gemeindegutes, sämtlicher Fonds, Stif- Titelrevision tungen und Spezialverwaltungen zu umfassen. Die Bestände sind mit dem Sollbestand gemäss den Konten zu vergleichen. Gleichzeitig ist zu prüfen, ob die Vermögensanlage den Vorschriften des Art. 9 des Gemeindegesetzes entspricht, ob die Zinsen eingehen und ob die vereinbarten Kapitalabzahlungen geleistet werden. 7 Über das Ergebnis jeder Prüfung ist ein Protokoll anzufertigen, das vom verantwortlichen Beamten und den Prüfenden zu unterzeichnen ist. Das Protokoll ist dem Gemeinderat einzureichen, der es in seiner nächsten Sitzung zu behandeln hat. Ergebnis der Prüfungen Schaffhauser Rechtsbuch 997 5

6 . Rechnungswesen der Gemeinden Genehmigung der Jahresrechnung Genehmigung durch die Gemeindeorgane 8 Die von der Rechnungsprüfungskommission behandelte Rechnung ist den zuständigen Gemeindeorganen zur Genehmigung vorzulegen. 9 Sofern nicht den Stimmberechtigten gedruckte Rechnungsberichte zur Verfügung gestellt werden, sind diese mit dem Bericht der Rechnungsprüfungskommission mindestens acht Tage vor der Rechnungsabnahme auf der Kanzlei aufzulegen. Rechnungsauflage Genehmigungsbeschluss 30 Der Genehmigungsbeschluss ist auf der Rechnung einzutragen und vom Gemeindepräsidenten und vom Gemeindeschreiber zu unterzeichnen. Genehmigung der Jahresrechnung 3 ) Bis spätestens am 30. Juni ist die Gemeinderechnung unter Beilage des Revisionsberichtes zur Genehmigung durch das Finanzdepartement einzureichen. Das Finanzdepartement kann die Belege einverlangen. Schlussbestimmungen Inkrafttreten 3 Diese Verordnung tritt mit der Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft ) und ist in die kantonale Gesetzessammlung aufzunehmen. Sie ersetzt die gleichnamige Verordnung vom 4. Februar 936. ) Fassung gemäss RRB vom 4. Dezember 993, in Kraft getreten am. Januar 994 (Amtsblatt 993, S. 4). ) Amtsblatt 97, S Schaffhauser Rechtsbuch 997

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