Controlling und Risikomanagement

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1 Controlling und Risikomanagement Aus der Praxis für die Praxis Referent Hubert Bernhard Vorstand Inhalt Vorstellung der stiftung st. franziskus heiligenbronn Grundlagen zum Risikomanagement Einführung des Risikomanagements in der stiftung st. franziskus heiligenbronn Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen

2 Vorstellung der stiftung st. franziskus heiligenbronn stiftung st. franziskus heiligenbronn Die Wurzeln Die Ordensgemeinschaft der Franziskanerinnen von Heiligenbronn 1857 von David Fuchs gegründet

3 stiftung st. franziskus heiligenbronn Die Stiftung stiftung st. franziskus heiligenbronn Die Aufgabenfelder der Stiftung Behindertenhilfe Altenhilfe Jugendhilfe

4 stiftung st. franziskus heiligenbronn Daten aus dem Wirtschaftsplan Betreute 1400 Mitarbeiter 15 Standorte Umsatzvolumen 2009: 56 Mio Investitionsvolumen 2009: 18,5 Mio Grundlagen zum Risikomanagement

5 Grundlagen zum Risikomanagement Gesetzliche Grundlagen Vorgabe durch den Stiftungsrat Beschluss 2001 das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz (KonTraG) umfassend anzuwenden Prüfrichtlinien des Bischöflichen Ordinariats vom Arbeitshilfe 182 vom 2. Februar 2004 bzw. vom März 2007 CGK des Diözesancaritasverbandes Rottenburg-Stuttgart April 2008 Grundlagen zum Risikomanagement Elemente des Risikomanagements 3 Controlling und Berichtswesen Strategische Planung und Steuerung Frühwarnsystem 1 2 internes Überwachungssystem 4 Aufsichtsgremium

6 Grundlagen zum Risikomanagement Frühwarnsystem Risiken und Chancen Maßnahmen im strategischen Bereich Bewertungskatalog Managementstandard Informationsverarbeitung Verantwortlichkeiten Bewertungssystems Maßnahmen im operativen Bereich 1 Grundlagen zum Risikomanagement Internes Überwachungssystem a) Organisatorische Sicherungsmaßnahmen b) Interne Revision c) Interne Kontrollen 2

7 Grundlagen zum Risikomanagement Internes Überwachungssystem a) Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Funktionstrennung EDV Arbeitsanweisungen durch das innerbetriebliche Belegwesen 2 Grundlagen zum Risikomanagement Internes Überwachungssystem b) Interne Revision prozessunabhängige Überwachung Prüfungsbereich Finanz- und Rechnungswesen organisatorischer Bereich Managementleistungen Beratung und Begutachtung sowie Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen 2

8 Grundlagen zum Risikomanagement Internes Überwachungssystem c) Interne Kontrollen prozessabhängige Überwachung Fehlervermeidung durch Manuelle Soll-/Ist Vergleiche Automatisierte Kontrollen 2 Grundlagen zum Risikomanagement Controlling und Berichtswesen Mindeststandard für ein effizientes Berichtswesen Wirtschaftsplan soll/ist-vergleich Investitions- und Finanzierungsplan Personalkostenbudgets bzw. Stellenplan (Altenhilfe) Instandhaltungs- und Instandsetzungsplan Entwicklung der wichtigsten betrieblichen Leistungsdaten Liquiditätsstatus 3

9 Grundlagen zum Risikomanagement Aufsichtsgremium Qualifizierte Zusammensetzung des Aufsichtsgremiums (interdisziplinär) Eindeutige Regelungen der Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe Sicherstellung einer effektiven Arbeitsorganisation im Aufsichtsgremium Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsgremium und Abschlussprüfer 4 Einführung des Risikomanagements in der stiftung st. franziskus heiligenbronn

10 Einführung des Risikomanagements Historie 2001 Beschluss des Stiftungsrats zur Einführung eines Risikomanagements 2002 Beginn der Umsetzungsphase Sept Externe Überprüfung Juli 2005 Vollständige Erstbewertung sämtlicher 116 Beobachtungsbereiche und jährlichen Strategiekonferenz und Ausbau der strategischen Planung und Steuerung sowie Weiterentwicklung der Managementwerkzeuge zur ganzheitlichen Unternehmensführung Einführung des Risikomanagements Bausteine des Managementsystems Strategische Planung und Steuerung Stiftungskonferenz Maßnahmensteuerung Strategische Maßnahmen Maßnahmen zur Risikobewältigung Führungsgespräche Umfassender Bewertungskatalog Frühwarnsystem Jährliche Bewertung Zielvereinbarungs- und Entwicklungsgespräch Operatives Controlling Monatl. Berichtswesen mit Risikokommentierung Dokumentenmanagement Publikation aller relevanten Dokumente und Arbeitsprozesse Management-Informationssystem MIS Finanzen Belegung - Personal

11 Einführung des Risikomanagements Elemente der Unternehmensführung im Jahresverlauf Quartal 1 Quartal 2 Quartal 3 Quartal 4 Zielvereinbarungsund Entwicklungsgespräch Einzelwirtschaftspläne Strategiekonferenz umfassende Risikobewertung Durchführung Beschluss durch Stiftungsrat Wirtschaftsplanung Gesamt Monatliches Berichtswesen Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen

12 Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Kommunikationsstruktur Vorstand Leiter Aufgabenfeld Altenhilfe Leiter Aufgabenfeld Behindertenhilfe Referat Rechnungswesen Haus St. Anna Haus St. Veronika Haus St. Ullrich Kommunikation der Bewertung Förderzentrum Sehen Förderzentrum Hören Werkstätten Referat IT Referat Personalwesen Auszug aus der Gesamtstruktur Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Der Bewertungskatalog

13 Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Der Bewertungskatalog Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Zeitplanung und Prozessablauf der Bewertung

14 Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Bewertungsmethode Schadenshäufigkeit einer Skala von 1 (nie) bis 5 (sehr häufig) ein Schadensausmaß 1 (sehr gering) bis 5 (sehr hoch) ein Risikograd (in Punktwerten) Der Risikograd ergibt sich aus der multiplikativen Verknüpfung von Schadensausmaß und -häufigkeit (Wert zwischen 1 und 25) Schwellenwert (Warngrenze) Wird ein Wert von 15 erreicht muss eine Risikosteuerung erfolgen Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Der Bewertungsbogen Kommentierung mit Maßnahme

15 Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Monatsbericht Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Kommentierung des Monatsberichts

16 Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Praxisübung: Durchführung einer Bewertung Die Bewertung erfolgt nach einer Punktskala Häufigkeit 1: nie 2: selten 3: manchmal 4: oft 5: sehr häufig Ausmaß 1: sehr gering 2: niedrig: 3:mittel 4: hoch 5: sehr hoch Risikograd = Multiplikation von Ausmass und Häufigkeit Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Praxisübung: Musterbewertungsbogen

17 Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen - Analyse Unterstützung durch Software: Advantage Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen Erfassung der Bewertung über Softwareassistent

18 Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen - Analyse Unterschiedliche Bewertungen von Führungskräften Praxisbeispiel Risikobewertung durchführen - Analyse Analysen zur Bewertung Früherkennung neuer Risiken Benchmarking Basis für Führungsgespräche

19 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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