Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle!

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1 Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle!

2 Executive Summary: Die Studie auf einen Blick Die Verwendung mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets gehört zum Alltag der meisten kleinen und mittelständischen Betriebe in Deutschland. Kritisch wird es für viele IT-Abteilungen, wenn es um die Software für diese Geräte geht: Zwar schätzen 20 Prozent der befragten Organisationen, dass bei ihnen monatlich mehr als 25 Euro pro Mitarbeiter für mobile geschäftliche Apps ausgegeben wird aber wirklich beurteilen können es die wenigsten Verantwortlichen: Fast 70 Prozent der Befragten wissen aktuell nicht, welche Apps auf den mobilen Geräten installiert sind, die ihre Mitarbeiter geschäftlich einsetzen! Inhalt 4 Mobile Anwendungen und wie sie auf die Geräte kommen... 8 Der Mobility Tsunami macht nicht bei den Geräten halt 5 Geschätzte Kosten im Monat zeigen Optimierungspotenzial 9 Matrix42: Mobile Umgebungen und Anwendungen integrieren 6 Kosten, Kosten, Kosten: Jeder kauft, niemand weiß wie viel und was! 10 Fazit: Mobile Workspaces brauchen mobile SAM- Lösungen 7 Offene Frage: Welche mobilen geschäftlichen Apps werden eingesetzt? 11 Anhang: Durchführung und Demographie der Studie Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 2

3 Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! Grundsätzlich bestehen nur sehr wenige Unterschiede zwischen Einsatz und Verwaltung traditioneller IT-Endgeräte wie PCs und Servern und dem Gebrauch sowie der Betreuung mobiler Endgeräte: Bei beiden Einsatzszenarien gilt es für die IT-Fachleute, sowohl Hard- als auch Software im Griff zu behalten. So ist dann auch das Client-Management in die Verwaltung der eingesetzten Software in den meisten Unternehmen geregelt solange es sich nicht um mobile Geräte handelt: Für das mobile Software Management sind die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland häufi g noch nicht gerüstet. Mehr als eindrucksvoll bestätigt diese Einschätzung eine Studie zum Thema Mobile Software Asset Management (SAM), die Matrix42 bei 1111 kleinen und mittelständischen Unternehmen auf der CeBIT 2014 durchgeführt hat. So wissen zwar fast alle IT-Verantwortlichen, dass ihre Mitarbeiter geschäftliche, mobile Apps nutzen und auch, dass sie diese größtenteils selbstständig herunterladen und installieren. Allerdings können die Verantwortlichen die Kosten, die durch den Einsatz der mobilen Apps für die Firma entstehen, vielfach nur schätzen. Zu dem wissen sie oftmals nicht, welche geschäftlich genutzten Apps auf den mobilen Endgeräten und damit auch im Firmennetzwerk wirklich zum Einsatz kommen. Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 3

4 Mobile Anwendungen und wie sie auf die Geräte kommen IT-Verantwortliche, die schon etwas länger in der Branche tätig sind, können sich sicher noch gut an die Zeiten erinnern, als der Einsatz von PCs den Fokus weg vom zentralen Mainframe mit seinen Terminals und hin zu den Nutzern und ihren persönlichen Computern verschob: Software gelangte auf den abenteuerlichsten Wegen auf die Systeme der Nutzer, jenseits jeglicher Kontrolle durch die IT. Eine solche Situation ist in Firmen aller Größen heute kaum noch zu fi nden: Nicht nur aus Gründen der Sicherheit, sondern auch deshalb, weil Anschaffung, Verwaltung und der Betrieb der geschäftlichen Anwendungen Kosten verursacht, die kontrolliert werden müssen. Die meisten Unternehmen setzen aus diesem Grund aktuell eine Lösung aus dem Bereich des Software Asset Managements ein, die es ihnen erlaubt, die auf ihren Client- und Server-Systemen eingesetzte geschäftliche Software im Griff zu behalten. Wie Stellen Sie heute Ihren Anwendern geschäftliche Apps zur Verfügung? Public App Store (Apple Appstore, Google Play...) Gar nicht Manuell Mobile Application Managment Lösung Enterprise App Store Weiß ich nicht 8 % 12 % 12 % 23 % 23 % 22 % Aber die Nutzer sind heute mobil und nutzen Endgeräte wie Smartphones und Tablets, um ihre Arbeit unabhängig von Einschränkungen wie Uhrzeiten oder Anwesen heit im Büro zu bewältigen. Dazu setzen sie auf ihren Endgeräten zwangsläufi g mobile geschäftliche Apps ein. In der Umfrage, die im Auftrag von Matrix42 auf der CeBIT 2014 durchgeführt wurde, ging es genau um diese Themen: Wie sieht es aus mit dem mobilen Software Asset Management bei den kleinen und mittleren Betrieben in Deutschland, und wie stellen diese Unternehmen ihren Anwendern solche Apps bereit? Die Antworten der 1111 Unternehmen zeigten, dass mehr als die Hälfte der Befragten (53 Prozent) keine Lösung zur Bereitstellung der Apps besitzen und es dabei häufi g den kommerziellen App-Stores der Anbieter (23 Prozent) oder der manuellen Initiative der Nutzer überlassen, diese Programme auf die mobilen Endgeräte zu bringen. Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 4

5 Geschätzte Kosten im Monat zeigen Optimierungspotenzial Diese Unwissenheit der IT-Verantwortlichen und Administratoren um die Wege, auf denen die geschäftlich eingesetzte Software auf die mobilen Endgeräte ihrer Nutzer gelangt, hat selbstverständlich viel weitreichendere Folgen. Schätzen Sie, wie viel Geld in Ihrer Organisation im Monat pro Mitarbeiter für geschäftlich genutzte mobile Apps ausgegeben wird? 0 Euro 26 % < 10 Euro 33 % Euro 21 % Euro 10 % > 50 Euro 10 % Es war für alle an der Umfrage beteiligten IT-Profi s überhaupt keine Frage, dass in ihren Unternehmen auf den Mobilgeräten spezielle Apps für geschäftliche Aufgaben vermehrt zum Einsatz kommen. Ebenso unzweifelhaft war es für alle Befragten, dass diese Apps selbstverständlich auch Kosten verur sachen sie müssen im Zweifelsfall vom jeweiligen Mitarbeiter einzeln erworben werden. Befragt nach den geschätzten Kosten, die diese unkontrollierten, wilden Einkäufe im Netz verursachen, waren sich 20 Prozent der Administratoren und IT-Verantwortlichen einig, dass in ihren Unternehmen pro Nutzer und pro Monat mehr als 25 Euro für Apps ausgegeben werden. Eine erschreckend hohe Zahl, die eindrucksvoll beweist, dass in den meisten Unternehmen keinerlei Kostenkontrolle vorhanden ist, wenn es um den Erwerb geschäftlich genutzter Apps geht. Die Zahlen zeigen aber auch, dass genau an dieser Stelle ein enormes Potenzial zur Kostenoptimierung schlummert. Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 5

6 Kosten, Kosten, Kosten: Jeder kauft niemand weiß, wie viel und was! Damit aber ein solch schlummerndes Optimierungspotenzial erschlossen werden kann, müssen Administratoren dazu in der Lage sein, eine Kostenkontrolle auf den Smartphones und Tablets und damit auch für die im eigenen Netzwerk zum Einsatz kommenden Apps zu etablieren und durchzusetzen. Für viele Verantwortliche scheint dieser entscheidende Schritt bisher schwierig bis unmöglich zu sein. Wie stellen Sie die Kostenkontrolle für mobile, geschäftliche Apps sicher? Gar nicht Manuelles Genehmigungsverfahren Automatisches Genehmigungsverfahren Schriftliche Vereinbarungen mit Anwendern Ich weiß nicht App-Gutscheine 7 % 11 % 11 % 16 % 23 % 32 % So konnten zum Zeitpunkt der Umfrage nur 16 Prozent der Administratoren in ihren Betrieben auf ein automatisches Genehmigungsverfahren zurückgreifen, das ihnen einen Überblick über die durch mobile geschäftliche Apps entstandenen Kosten ermöglicht. 32 Prozent der an der Umfrage beteiligten Firmen mussten hingegen zugeben, dass sie aktuell überhaupt keine Lösung im Einsatz haben, die es den Verantwortlichen ermöglicht zu kontrollieren, welche Kosten diese Apps verursachen. Schließlich zeigte es sich, dass bei 11 Prozent der Befragten schon eine gewisse Resignation eingesetzt hat: Sie gaben freimütig an, dass sie schlichtweg keine Idee haben, ob und wie aktuell die Kosten für die geschäftlich genutzten mobilen Apps in ihrer Firma kontrolliert werden. Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 6

7 Offene Frage: Welche mobilen geschäftlichen Apps werden eingesetzt? Es bleibt also die Frage, warum es für viele Unternehmen so schwierig scheint, die von ihren Anwendern auf den mobilen Geräten eingesetzten Apps korrekt zu verwalten und damit auch die Kosten für diese Anwendungen in den Griff zu bekommen. Selbst wenn es die IT-Verantwortlichen in der täglichen Praxis nicht wirkungsvoll verhindern können, dass die Nutzer ihre Apps aus dem Apple-Store oder von Google Play herunterladen, so sollte es für sie doch innerhalb einer gut verwalteten IT-Infrastruktur leicht möglich sein, sich einen Überblick über die genutzten Apps auf den mobilen Geräten zu verschaffen. Sind Sie in der Lage, eine Auswertung über geschäftliche Apps auf mobilen Geräten durchzuführen und wenn ja, wie? Gar nicht Manuelle Erhebung Inventarisierung mit Mobile Device Managment (MDM) 17 % 23 % 28 % Weiß nicht Lizenzmanagement-Lösung Volume Purchase Programm (VPP) o. ä. Andere Methode 11 % 4 % 2 % 15 % Aus diesem Grund fragte Matrix42 die Teilnehmer der Studie nach der Art und Weise, auf die es in ihrem Betrieb für sie möglich ist, eine Auswertung über die geschäftlichen Apps auf den Mobilgeräten der Mitarbeiter durchzuführen. Das Ergebnis dieser Frage war erschreckend: 28 Prozent der Firmen sind überhaupt nicht dazu in der Lage, eine derartige Auswertung zu betreiben und weitere 15 Prozent wissen nicht, ob das bei ihnen möglich ist. Auch bei den restlichen Antworten bleiben noch genug Unsicherheiten, denn weitere 17 Prozent gaben an, dass sie Art und Verteilung der auf den mobilen Geräten vorhandenen geschäftlichen Apps mit Hilfe einer manuellen Erhebung erfassen würden: Wer schon einmal versucht hat, auf diese Art und Weise festzustellen, welche Anwendungen die Nutzer auf ihren Mobiltelefonen und Tablets wirklich installiert haben und einsetzen, wird sicher schnell zu der Erkenntnis gelangen, dass diese Methode alles andere als verlässlich ist. Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 7

8 Der Mobility Tsunami macht nicht bei den Geräten halt! Nur ein relativ verschwindend kleiner Teil von 11 Prozent der befragten IT- Experten gab an, dass sie in der Lage sind, in ihrem Unternehmen mit Hilfe einer Lizenzmanagement-Lösung festzustellen, wie es um Verteilung und Einsatz der geschäftlichen Apps auf den mobilen Geräten ihrer Anwender bestellt ist. Leider wird dieser wichtige Teil der Problematik nur allzu oft sowohl von den Administratoren als auch von den Nutzern sträfl ich vernachlässigt: Gerade wenn die Apps von den Nutzern direkt aus den Online-Stores der Anbieter erworben und auf den Endgeräten installiert werden, bleiben Fragen nach der Lizenzierung häufi g völlig ungelöst. Da die IT-Verantwortlichen nicht wissen können, wer was auf welchem Gerät selbst installiert hat, bleiben beispielsweise auch Fragen nach einer Überlizenzierung, die sich durchaus zu einem entscheidenden Kostenfaktor entwickeln kann, allzu häufi g völlig unbeachtet. Wenn IT-Verantwortliche in den Unternehmen den Trend zur Mobilität bewältigen wollen, dann benötigen sie: einen Service-Katalog und ein Request-Management für die mobilen Apps, die volle Kostenkontrolle über die verwendeten Apps sowie ein umfassendes Lizenzmanagement, das auch mit den Lizenzen für die geschäftlichen mobilen Apps umgehen kann und sowohl Über- als auch Unterlizenzierungen wirkungsvoll verhindern kann. Gerade diese Punkte zeigen nicht nur, wie wichtig es für Unternehmen heute ist, eine Lösung für das Software Asset Management einzusetzen, die auch die speziellen Möglichkeiten und Schwierigkeiten der modernen mobilen Endgeräte bewältigen kann, sondern beweisen auch eindrucksvoll, dass der sogenannte Mobility Tsunami, der im zunehmenden Maße auch über kleine und mittelständische Unternehmen hinwegfegt, nicht bei der Hardware in diesem Fall den Smartphones und Tablets Halt macht, sondern im immer stärkeren Maße den Softwarebestand der Firmen betrifft. Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 8

9 Matrix42: Mobile Umgebungen und Anwendungen integrieren Die Spezialisten von Matrix42 können auf eine lange Erfahrung in den Bereichen IT Service Management, Lizenzmanagement, Compliance und Mobility aufbauen. Sie konnten in den letzten Jahren in vielen Gesprächen mit Firmen aus den unterschiedlichsten Bereichen und in umfangreichen Kundenprojekten feststellen, welche Auswirkungen die rasant um sich greifende Mobilität der Anwender und der Einsatz der vielen unterschiedlichen Endgeräte auf diese Bereiche bereits hatte und auch aktuell noch hat. Geänderte Arbeitsstile, mobile Geräte und Apps verlangen clevere Lösungen Mobilität ist das große Thema in allen Firmen ein Thema, das die Firmen und ihre IT-Abteilungen mit einem ganz neuen Grad der Komplexität konfrontiert. IT-Verantwortliche, die diese Komplexität in den Griff bekommen wollen, brauchen eine saubere Integration dieser Mobility- Lösungen in das bestehende Prozessmanagement für IT-Services und Lizenzen. Matrix42 kann hier mit cleveren Lösungen helfen, die das Management der zunehmend komplexeren Auswahl an mobilen Geräten in den Unternehmen ermöglichen. IT-SERVICE MANAGEMENT IM ZEITALTER VON CLOUD UND MOBILITY UNTERSTÜTZUNG MOBILER ARBEITSSTILE WORKSPACE 4.0 WORKSPACE 3.0 WORKSPACE 1.0 WORKSPACE 2.0 ONE WORKSPACE IT-Service- und Infrastruktur-Management der Personal Cloud Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 9

10 Fazit: Mobile Workspaces brauchen mobile SAM-Lösungen Die von Matrix42 auf der CeBIT durchgeführte Studie hat es deutlich ans Licht gebracht: Der "Mobility Tsunami", der bereits die IT-Welt der Privatanwender komplett verändert hat, bricht ungebremst über die Firmen herein. Das zeigte sich bei dieser Studie besonders deutlich daran, dass nur ein Viertel der befragten Firmen angab, es fi elen in Ihrer Organisation überhaupt keine Kosten für mobile geschäftliche Apps an. Somit sehen sich die anderen 75 Prozent der Studienteilnehmer mit all den Problemen konfrontiert, die durch diesen Ansturm neuer Geräte und mobiler Anwendungen auf ihr Netzwerk und ihre IT-Organisation entstehen. Trotzdem setzen mehr als die Hälfte der befragten Firmen aktuell keine Lösung ein, die das IT-Personal bei der Bereitstellung dieser Software unterstützt. Weiterhin zeigt sich, dass die meisten IT-Verantwortlichen, die für diese Studie befragt wurden, über kaum bis gar keine Informationen darüber verfügen, welche geschäftlich genutzten Apps auf den mobilen Geräten ihrer Mitarbeiter installiert sind und von den Nutzern aktiv eingesetzt werden. Auch der Anteil der Firmen, die Lösungen für das Lizenzmanagement dazu einsetzen, um eine echte Kostenkontrolle der verwendeten Apps zu bekommen, ist unter den befragten Organisationen noch sehr gering. Die IT-Verantwortlichen möchten und müssen nichts desto trotz heute dazu in der Lage sein, mit der steigenden Anzahl und vor allen Dingen auch mit der Heterogenität der vielen mobilen Geräte umzugehen. Dabei wird es für sie immer wichtiger, dass sie auch den Bestand der Software, die auf diesen Geräten von den Anwendern eingesetzt wird, dynamisch abbilden und in Echtzeit auf sich stetig ändernde Anforderungen eingehen können: Sie brauchen eine Software Asset Management Lösung, die mobile geschäftliche Apps ebenso gut verwalten kann, wie es die IT-Profi s schon von der Software auf den PCs und Servern her kennen. Die Umfrage hat überaus deutlich gemacht, dass sehr viele Unternehmen eine derartige Lösung noch nicht besitzen. Matrix42 stellt Lösungen bereit, die sowohl das Management mobiler Software als auch die Bereitstellung der dazu benötigten IT-Infrastrukturen deutlich erleichtern. Dabei basiert die Mobile Management Lösung auf Technologie vom Marktführer AirWatch und bewirkt eine nahtlose Integration in die ITSMund Compliance-Suites von Matrix42. Mit Matrix42 IT Service Management erhalten IT-Profi s zudem eine zentrale Lösung zur Verwaltung aller IT-Geschäftsprozesse für physische, virtuelle und mobile Arbeitsumgebungen. Die Lösung ermöglicht volle Kostentransparenz, klare Genehmigungsprozesse und automatisierte Auslieferung von IT-Services, und geht somit weit über das Mobile Device Management (MDM) hinaus. Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 10

11 Anhang: Durchführung und Demographie der Studie Die Matrix42 Mobile SAM Studie wurde während der CeBIT im März 2014 durchgeführt. Dabei wurden insgesamt 1111 Unternehmen befragt. 74 Prozent der befragten Unternehmen gehörten dabei zu den kleinen und mittelständischen Betrieben, die weniger als 1000 Mit arbeiter beschäftigen. Die Studienteilnehmer an der Studie beantworteten im Rahmen der Befragung insgesamt sechs Multi-Choice- und Gewichtungsfragen aus dem Bereich Mobile SAM. Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unternehmen tätig? < 500 Mitarbeiter 64 % Mitarbeiter 10 % Mitarbeiter 13 % Mitarbeiter 3 % > Mitarbeiter 10 % Einsatz mobiler geschäftlicher Apps: Nicht ohne Kontrolle! 11

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