Entdecken Sie Ihr wertvollstes Recruitingtool: Ihre Mitarbeiter

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1 Entdecken Sie Ihr wertvollstes Recruitingtool: Ihre Mitarbeiter Wie Sie mit Mitarbeiterempfehlungsprogrammen die Effektivität und Effizienz Ihrer Personalgewinnung steigern Unternehmen haben oft große Probleme, qualifizierte und gut ausgebildete Mitarbeiter für offene Positionen zu finden. Vor dem Hintergrund des demographischen Wandels und Fachkräftemangels nimmt der Kampf um die hellsten Köpfe weiter zu. Die Zeiten, in der Personalgewinnung mit Stelleninseraten in Zeitungen, Online-Stellenbörsen oder Auftritten bei Karrieremessen ausreichend waren, sind überholt. Neue Rekrutierungs- Methoden die Kosten- und Zeitaufwand für die Einstellung neuer Mitarbeiter reduzieren und die Qualität von Kandidaten steigern, gewinnen an Bedeutung. Das vorliegende Whitepaper beschreibt, wie Sie sich durch die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms (MEP) diese Vorteile zu Nutze machen bzw. wie Sie den Nutzen Ihres bestehenden MEP durch ein softwaregestütztes MEP-Tool vervielfachen.

2 Einleitung The hiring process is perhaps the single most important but least understood part of the employment relationship. - Prof. Trond K. Petersen University of California, Berkeley Die Gewinnung von Mitarbeitern ist für die Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen von herausragender Bedeutung. Studien belegen, dass Top-Performer um bis zu 67% produktiver sind als durchschnittliche Mitarbeiter. Die richtige Auswahl der besten Mitarbeiter stellt somit einen bedeutsamen Beitrag für einen nachhaltigen und langfristigen Unternehmenserfolg dar. Jedoch ist der Prozess der Personalgewinnung sehr komplex: Verschiedene Rekrutierungs-Methoden liefern unterschiedliche Erfolge, die teilweise erhebliche Differenzen bei Kosten- und Zeitaufwand aufweisen. Im Prozess der Personalgewinnung stehen auf der einen Seite die Unternehmen, auf der anderen Seite die Kandidaten. Erwartungen und Annahmen von Arbeitgebern und Bewerbern über Fähigkeiten und Position treffen aufeinander und unterscheiden sich - nicht selten - deutlich. Das Verhältnis von Arbeitgebern und Arbeitnehmern unterliegt beim Rekrutierungsprozess aufgrund dieser Informationsasymmetrie häufig Missverständnissen und Fehleinschätzungen. Herausforderungen in der Personalgewinnung Neben der Komplexität der Personalgewinnung unternehmen Organisationen immer größere Anstrengungen, um gut ausgebildete und qualifizierte Kandidaten für offene Positionen zu finden. Die Gründe dafür sind: Mangelnde Qualität von Bewerbern: 95% der befragten HR-Manager sahen die fehlende Qualität bei Kandidaten als das größte Problem in der Personalgewinnung im Jahr 2012 an. Knapper Markt an Jobsuchenden: 9% aller Arbeitnehmer suchen aktiv einen Job. Somit sprechen klassische Rekrutierungs-Methoden wie Online-Inserate oder Karrieremessen einen sehr geringen Teil aller Arbeitnehmer an. Fehlende, effektive Ansprache qualifizierter Jobinteressierter: 60% aller Arbeitnehmer interessieren sich für neue Jobmöglichkeiten, sind aber nicht aktiv auf der Suche. Die Ansprache dieser - vielfach hochqualifizierten - Kandidaten mit herkömmlichen Rekrutierungsmethoden ist erfolglos. Hohe Kosten durch Personalberater: Um die große Zielgruppe passiver Kandidaten anzusprechen, müssen teure Personalberater beauftragt werden. Darüber hinaus nutzen Unternehmen kaum andere Methoden, um diesen wichtigen Kandidatenpool anzusprechen. Reduktion des Talentepools durch demographischen Wandel: Im Jahr 2020 werden die Austritte von Arbeitnehmern um 56% höher sein als die Eintritte neuer Mitarbeiter. Schwache Geburtenjahrgänge verschärfen den War for Talents, sodass dem Jobangebot von Firmen immer weniger qualifizierte Bewerber gegenüberstehen. Fachkräftemangel: 80% der Unternehmen in Österreich sehen den Fachkräftemangel als größtes wirtschaftliches Risiko. Durch die starke Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften, müssen die Unternehmen immer mehr Aufwand betreiben, um die verbleibenden Hochqualifizierten für sich zu gewinnen. 1

3 Ineffektive Personalgewinnung führt zu Produktivitätseinbußen Häufig werden die wahren Auswirkungen der immer schwieriger werdenden Personalgewinnung von Unternehmen unterschätzt: Die mangelnde Qualität von Bewerbern führt zu langen Einstellungszeiten und hohen Rekrutierungskosten. Der Mangel an qualifizierten Mitarbeitern kann soweit führen, dass produktive Stellen unbesetzt bleiben und Aufträge nicht bearbeitet werden können. Der Produktivitätsverlust führt im schlimmsten Fall zu sinkender Kundenzufriedenheit, geringeren Auftragseingängen und Umsatz- und Gewinnrückgängen. Die Beantwortung der Frage nach der effektivsten und effizientesten Methode der Personalgewinnung besitzt daher eine überaus wichtige Bedeutung. Die Lösung: Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeiter Referred employees are 10 times more likely to be hired than other applicants. - The New York Times Mitarbeiterempfehlungsprogramme (MEPs) gelten heutzutage als die erfolgreichste Rekrutierungs-Methode. Unternehmen wie General Electric, Ernst & Young, Coca Cola und Nike u.v.a. stellen bereits heute ca. 50% ihrer neuen Mitarbeiter über Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern ein. In der nachfolgenden Studie in Abbildung 1, werden die Effektivität und Effizienz unterschiedlicher Personalgewinnungs-Maßnahmen verglichen: Obwohl nur 7% aller Bewerbungen auf Empfehlungen von Mitarbeitern basierten, war dieser Recruiting- Kanal für 40% aller Einstellungen verantwortlich. Abbildung 1: Die Mitarbeiterempfehlung gilt als die effektivste und effizienteste Rekrutierungsmethode 2

4 Die Funktionsweise eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm (MEP) ist eine Methode der internen Personalgewinnung, in der bestehende Mitarbeiter Kandidaten aus ihrem Netzwerk für eine offene Position empfehlen. Die Idee wird in Abbildung 2 vereinfacht dargestellt: Abbildung 2: Die Funktionsweise eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms Mit einem MEP motivieren Organisationen die eigenen Mitarbeiter ihr Netzwerk an Beziehungen, z.b.: Freunde, Geschäftspartner, Bekannte, etc. für offene Positionen zu nutzen. Mitarbeiter recherchieren in ihren Telefonkontakten, Visitenkarten oder Kontakten auf sozialen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn. Für geeignet befundene Kandidaten werden dem Unternehmen empfohlen und die Personalabteilung lädt den Kandidaten zu einem Gespräch ein. Bei einer Einstellung des Kandidaten erhält der Empfehler einen finanziellen Bonus. Der Einsatz und die Nutzung von MEPs sind vielfältig und variieren von Unternehmen zu Unternehmen: Teilnehmer: alle Mitarbeiter, bestimmte Zielgruppen bzw. Abteilungen/Standorte oder externer Zielgruppen wie z.b.: Alumnis Offene Positionen: Ausschreibung aller offenen Positionen oder nur von schwierig zu besetzenden Positionen wie z.b.: Fachkräfte, Lehrlinge Belohnungssystem: Entscheidung über die Höhe des Bonus wie z.b.: Geldprämie und Auszahlungszeitpunkts (z.b. nach dem Probemonat) Kommunikation: Veröffentlichung der offenen Positionen über , Intranet, Newsletter, Social Media, Schwarzes Brett, Poster, etc. Technologie: Nutzung einer Software zur Kommunikation mit allen Teilnehmern und automatische Veröffentlichung von offenen Positionen 3

5 Vorteile der Personalgewinnung durch Mitarbeiterempfehlungen Im Vergleich zu traditionellen Rekrutierungskanälen bringen MEPs große Vorteile mit sich: Die Qualität der Bewerber steigt, die Dauer des Einstellungsverfahrens sinkt, Kosten und Personalaufwand werden reduziert. Neben den bereits genannten Vorteilen belegen Studien, dass MEPs signifikant nachhaltiger sind. Abbildung 3 zeigt, dass Mitarbeiter, die von anderen Mitarbeitern empfohlen wurden, nachweislich zufriedener sind und deutlich länger bei ihren Arbeitgebern bleiben. 47% aller Mitarbeiter, die über Mitarbeiterempfehlungen ins Unternehmen gekommen sind, waren 3 Jahre danach noch im Unternehmen tätig, über Online-Jobbörsen waren dies nur 14% der Mitarbeiter. Abbildung 3: Nachhaltigkeit von Mitarbeiterempfehlungen Laut einer Studie der FED steigt die Nachhaltigkeit bei Neueinstellungen, die über ein MEP gekommen sind folgendermaßen: Bei Einstellungen, die über eine Empfehlung generiert werden, ist das Risiko, dass der neue Mitarbeiter im 1. Jahr kündigt, um 15% geringer. Zahlreiche wissenschaftliche Theorien belegen die o.a. Vorteile von MEPs. Die wichtigsten wissenschaftlichen Theorien werden wie folgt beschrieben: Die Qualität der Bewerber steigt Die Richer-Pool -Theorie besagt, dass der Pool von Kandidaten, der über Mitarbeiterempfehlungen angesprochen wird nicht nur größer, sondern auch qualitativ hochwertiger ist als über alle andere Rekrutierungskanäle. 4

6 Die Better-Match -Theorie belegt, dass die eigenen Mitarbeiter die kulturelle und fachliche Eignung besser einschätzen können als Personalberater oder andere externe Empfehler. Die Realism -Theorie legt nahe, dass Informationen, die über persönliche Netzwerke wie z.b.: Bekannte oder Freunde verbreitet werden, für den Empfänger glaubwürdiger sind. Menschen haben das Bedürfnis wichtige Informationen von Personen zu erhalten, denen sie vertrauen. Zudem werden vielfach Informationen ausgetauscht, über Führungskultur, Bezahlung oder Aufstiegschancen ausgetauscht. Die Reputation-Protection -Theorie besagt, dass Mitarbeiter nur dann Empfehlungen aussprechen, wenn sie sich sicher sind, ihren eigenen Ruf im Unternehmen nicht zu schädigen. Diese Vorauswahl garantiert eine hohe Qualität. Diese 4 angeführten Theorien führen dazu, dass Unternehmen, die MEPs richtig einsetzen, deutlich bessere Kandidaten erhalten, als Unternehmen, die herkömmliche Rekrutierungskanäle wie Online-Jobbörsen nutzen. Die Dauer des Einstellungsverfahrens sinkt Durch das Pre-Sreening durch fachkundige Mitarbeiter haben Kandidaten bereits einen ersten fachlichen und kulturellen Filter durchlaufen. Somit kann sich das Recruiting bereits auf valide Vorinformationen von bestehenden Mitarbeitern verlassen, was die Sicherheit der Entscheidungsfindung bei der Personalauswahl für Unternehmen erhöht. Die Applicant-to-hire ratio sinkt dadurch auf bis zu 3 zu 1. Dies bedeutet, dass HR aus 3 Bewerbern für eine Stelle 1 Kandidaten einstellt. Somit generieren offene Positionen, die nur über MEPs ausgeschrieben werden, weniger, dafür aber bessere Kandidaten. Daraus abgeleitet sinkt auch die Time-to-hire ratio um ca %, sprich die Zeit von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Einstellung des Kandidaten. Eine Untersuchung (vgl. Abbildung 4) zeigt sogar, dass Kandidaten über Mitarbeiterempfehlungen sogar um 55% schneller eingestellt werden konnten als im Vergleich zu Kandidaten, die sich über die eigene Unternehmenswebsite beworben hatten. Abbildung 4: Verkürzung der Einstellungsdauer durch Mitarbeiterempfehlungen 5

7 Kosten und Aufwand reduzieren sich aus folgenden Gründen: Durch die Reduktion der Time-to-hire wird der interne Personalaufwand deutlich gesenkt. Darüber hinaus können durch ein MEP die Sourcingkosten deutlich reduziert werden, da durch MEPs zu einem großen Teil Personalberatungskosten, als auch Anzeigenkosten ersetzt werden. Wenn Mitarbeiter offenen Positionen über soziale Netzwerke teilen, erreichen Sie eine Stärkung der eigenen Arbeitgebermarke innerhalb der Zielgruppe und das kostenlos, ohne großen Streuverlust und mit hoher Glaubwürdigkeit. Durch ein MEP können somit auch Employer Branding Ausgaben gesenkt werden. Mit einem erfolgreichen MEP sinken die Kosten pro Einstellung um ca %, auch wenn sie für erfolgreiche Empfehlungen finanzielle Boni auszahlen. Mitarbeiterempfehlungs-Programme in der Praxis sehr beliebt Eine europaweite Untersuchung aus dem Jahr 2011 ergab, dass 84% aller HR-Manager erklärten, dass MEPs eine wichtige Rolle in der Zukunft spielen werden. Knapp über die Hälfte der befragten HR-Manager hatten bereits ein MEP eingeführt und 36% planten ein MEP in den kommenden 12 Monaten einzuführen. Somit kann man schließen, dass die Mehrheit der europäischen Konzerne MEPs als eine wichtige Säule der Personalgewinnung bereits integriert haben. Herausforderungen von MEPs in der Praxis Allerdings stoßen MEPs in der Praxis auf zahlreiche Herausforderungen. Insbesondere kämpfen die meisten Unternehmen mit der Schwierigkeit, einen Großteil ihrer Mitarbeiter für die Teilnahme am MEP langfristig zu motivieren. Was sind die Gründe, weshalb viele MEPs oft eine Beteiligung von nur unter 20% der Mitarbeiter erreicht? Kommunikation: In den Organisationen fehlen meist entsprechende Kommunikationstools, die automatisch alle Mitarbeiter über aktuell ausgeschriebene Jobs informieren. So verlassen sich Unternehmen oft auf Jobbörsen im Intranet, die von den Mitarbeitern nur gelegentlich besucht werden. Motivation: Wenn Mitarbeiter nicht über aktuelle Jobs informiert sind, müssen Sie regelmäßig zu einer aktiven Teilnahme motiviert werden. Komplexität: Häufig nimmt der Empfehlungsprozess für die Mitarbeiter des Unternehmens zudem viel Zeit in Anspruch. Administrativer Aufwand: Ebenso ist die administrative Verwaltung der empfohlenen Kandidaten, die Nachvollziehbarkeit von Empfehlungen und somit auch die Auszahlung von Belohnungen oft aufwändig und komplex. Um ein MEP erfolgreich in einem Unternehmen zu integrieren, werden finanzielle Prämien alleine daher nicht den gewünschten Erfolg bringen. 6

8 firstbird Die Lösung für ein vollautomatisiertes und einfaches MEP-Tool Wie können die hohen Erfolgsaussichten, das zum Beispiel von 7 Bewerbern im Durchschnitt 3 Kandidaten eingestellt werden, von MEPs eingelöst werden? Wir von firstbird haben dazu 7 Faktoren identifiziert, die für Ihren Rekrutierungserfolg mittels MEP von Relevanz sind. Die 7 Erfolgsfaktoren, um Wirksamkeit Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms signifikant steigern: 1. Ihre Beteiligungsrate wird erhöht Während Mitarbeiterempfehlungsprogramme durchschnittlich nicht über eine Beteiligungsrate von 20% hinauskommen, kann firstbird die aktive Teilnahme auf bis zu 75% steigern und dadurch alle positiven Effekte vervielfachen. Das Geheimnis liegt darin, dass die intrinsische Motivation Ihrer Mitarbeiter durch Gamification- Mechanismen gesteigert wird sowie eine automatische Regelkommunikation Ihre Mitarbeiter über aktuell offene Positionen aktiv per informiert. 2. Ihr Netzwerk an Empfehlern wird vergrößert Über firstbird können Sie sich ein Talentscout Netzwerk aus bestehenden Mitarbeitern und Ihrem externen Unternehmensumfeld aufbauen und steuern. 3. Ihre Rewards werden transparent kommuniziert Über firstbird können finanzielle Rewards für erfolgreiche Empfehlungen ausgeschrieben werden, um die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen. 4. Status & Wettbewerb gewährleisten langfristigen Erfolg Gamification Mechanismen wie Abzeichen, Punktestände und Ranglisten sind zusätzlicher Ansporn und garantieren eine langfristige und intrinsische Motivation Ihrer Mitarbeiter. 5. Transparenz spornt Ihre Mitarbeiter an Ihre Mitarbeiter werden automatisch über den aktuellen Status ihrer Empfehlungen und über Erfolge ihrer Kollegen informiert. Das motiviert Ihre Mitarbeiter und führt zu einem freundschaftlichen Wettbewerb. 6. Usability & Simplizität sorgen für eine einfache Bedienung Über firstbird stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter gerne und regelmäßig Empfehlungen aussprechen. Zusätzlich garantiert die Easy Apply Funktion, dass Sie gute Kandidaten im Bewerbungsprozess nicht verlieren. 7. Soziale Netzwerke erhöhen Ihre Wirksamkeit firstbird macht das volle Potential von Xing, LinkedIN und Facebook für Ihr Recruiting nutzbar, sowohl für die zielgerichtete Verbreitung von Stellenanzeigen, als auch für die Vereinfachung des Bewerbungsprozesses. 7

9 In Abbildung 5 sehen Sie einen Einblick in das firstbird MEP-Tool. Abbildung 5: Screenshot firstbird Mitarbeiterportal Mitarbeiterempfehlungen gelten heutzutage bereits als das erfolgreichste Rekrutierungsinstrument. Daher stellen erfolgreiche Unternehmen wie GE, Ernst & Young, Coca Cola oder Nike bereits heute 50% ihrer neuen Mitarbeiter über Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern ein. Das ist darauf zurückzuführen, dass Mitarbeiterempfehlungsprogramme im Vergleich zu traditionellen Rekrutierungskanälen große Vorteile mit sich bringen - Mit firstbird machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Ihren Talentscouts. Unsere Software macht das volle Potenzial von Mitarbeiterempfehlungen für Ihr Unternehmen nutzbar und macht Ihre Personalgewinnung dadurch besser, schneller und günstiger. Machen Sie diese auch für Ihr Unternehmen nutzbar. 8

10 Für nähere Informationen kontaktieren Sie firstbird unter firstbird GmbH Vöslauerstrasse Baden Telefon: +43 (0) Internet: 9