Checkliste für die Einreichung eines Projektes. im Rahmen von

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1 Checkliste für die Einreichung eines Projektes im Rahmen von Aktualisiert: Seite 1 von 11

2 Inhalt der Checkliste 1. Unterstützung für ProjektträgerInnen Idealtypischer Projektablauf Beratungsgespräch mit dem LAG-Management Erarbeitung des Projektantrages Aufbereitung der Projektidee für den Leader-Begleitausschuss Bewertung der Projektidee durch den Leader Begleitausschuss Aufbereitung der Idee zum Projektantrag Die Chancengleichheit in allen Projekten Förderungsentscheidung Projektdurchführung Teilrechnung/Endabrechnung Rechnungslegung von Leistungsträgern im Rahmen von Leader-Projekten: Zwischen- bzw. Endbericht Publizitätspflichten Zusammenfassung: Idealtypischer Projektverlauf Seite 2 von 11

3 1. Unterstützung für ProjektträgerInnen Die folgenden Informationen sollen Ihnen die Initiierung, Antragstellung und Durchführung von Leader Projekten erleichtern. Für weitere Informationen steht Ihnen das LAG-Management der LAG Lebens.Wert.Pongau jederzeit gerne zur Verfügung. Kontakt: LAG Lebens.Wert.Pongau LAG-Management Ansprechpersonen: Stephan Maurer Michaela Frahndl Bahngasse 12 (im Bahnhof) 5500 Bischofshofen Tel: +43 (0) Fax: +43 (0) Idealtypischer Projektablauf (a) Beratungsgespräch mit dem LAG-Management; Einordnung der Projektidee (b) Aufbereitung der Projektidee für den Leader-Begleitausschuss (c) Bewertung der Projektidee durch den Leader-Begleitausschuss (Beschluss) (d) Aufbereitung der Idee zum Projektantrag (e) Förderungsentscheidung (f) Projektdurchführung (g) Teilabrechnung, Endabrechnung (h) Publizitätspflichten (i) Zusammenfassung: Ablauf idealtypischer Prozessverlauf 3. Beratungsgespräch mit dem LAG-Management Am Beginn steht Ihre Projektidee und vielleicht PartnerInnen, mit denen Sie ein Projekt durchführen möchten. Zur Umsetzung eines Projektes im Rahmen des Leader-Programms gilt es zuerst zu prüfen, ob das Gebiet, in dem das Projekt durchgeführt werden soll, überhaupt im Leader-Gebiet der LAG Seite 3 von 11

4 Lebens.Wert.Pongau liegt bzw. den Strategien und Zielen der Lokalen Entwicklungsstrategie der LAG Lebens.Wert.Pongau entspricht. Folgende Pongauer Gemeinden fallen ins Leader Bearbeitungsgebiet der LAG Lebens.Wert.Pongau: Altenmarkt, Bad Hofgastein, Bischofshofen, Dorfgastein, Eben, Filzmoos, Flachau, Forstau, Goldegg, Hüttau, Kleinarl, Mühlbach, Pfarrwerfen, Radstadt, Schwarzach, St. Johann, St. Martin, St. Veit, Untertauern, Wagrain, Werfen und Werfenweng. Die Gemeinden Großarl, Hüttschlag und Bad Gastein fallen in den Verantwortungsbereich der LAG ARGE Nationalpark-Region Hohe Tauern. Das LAG-Management hat die Aufgabe, ProjektwerberInnen fachlich und inhaltlich zu unterstützen und Synergien aufgrund weiterer Initiativen in dem Themenbereich nutzbar zu machen. Das LAG-Management berät Sie hinsichtlich inhaltlichen und formalen Kriterien, sowie über den Ablauf einer Anmeldung und Antragsstellung. 4. Erarbeitung des Projektantrages Das LAG-Management erstellt gemeinsam mit dem/der FörderwerberIn einen provisorischen Leader-Antrag, der bereits alle wesentlichen Elemente enthalten muss (z. B. Kostenaufstellung und detaillierte Projektbeschreibung). 5. Aufbereitung der Projektidee für den Leader-Begleitausschuss Stimmt Ihre Projektidee mit den Inhalten und Zielen der Lokalen Entwicklungsstrategie überein, wird das LAG-Management Ihr Projekt für die Leader-Begleitausschusssitzung aufbereiten. Sie werden informiert, wann die nächste Leader-Begleitausschusssitzung stattfindet, in der Sie Ihr Projekt vorstellen können. Dieses Gremium entscheidet, ob Ihr Projekt der Schwerpunktverantwortlichen Landesstelle für Leader (SVL) vorgelegt und für eine Förderung aus der Gemeinschaftsinitiative Leader empfohlen wird. Bitte beachten Sie: Bereits zu diesem Zeitpunkt müssen Sie sich über den Finanzierungsplan Ihres Vorhabens im Klaren sein. Anzugeben sind jedenfalls die voraussichtlichen Kosten, Ihre vorhandenen Eigenmittel, laufende Kredite, unbare Eigenleistungen (z. B. nicht zu bezahlenden Arbeitsleistung von Vereinsmitgliedern) sowie die Höhe der beantragten Förderung. In einer Kurzzusammenfassung ist Ihre Projektidee zu beschreiben (Ausarbeitung des Projektes gemäß MS Excel-Vorlage Projektbeschreibung Leader Pongau.xls ). Das Team der LAG Lebens.Wert.Pongau ist natürlich gerne bei der Ausarbeitung Ihrer Projektidee behilflich. Seite 4 von 11

5 6. Bewertung der Projektidee durch den Leader Begleitausschuss Nach dem Beratungsgespräch mit dem LAG-Management stellen Sie in der Leader- Begleitausschusssitzung Ihr Projekt dem Beschluss-Gremium vor. Bei positiver Bewertung des Projektes durch den Leader-Begleitausschuss (LBA) empfiehlt der LBA die Weiterbearbeitung des Projektes durch die Schwerpunktverantwortlichen Landesstelle (SVL). Die Entscheidung des LBA wird an die SVL weitergeleitet. Das LAG-Management informiert die Projektträger über die Entscheidung des LBA. 7. Aufbereitung der Idee zum Projektantrag Wird das Projekt durch den LBA zur Förderung empfohlen, so unterstützt das LAG- Management den Projektträger bzw. die Projektträgerin bei der Fertigstellung des Projektantrages. Der fertig gestellte Projektantrag sowie die Verpflichtungserklärung müssen von ProjektträgerInnen und vom Vorsitzenden der LAG Lebens.Wert.Pongau unterzeichnet werden. Der Projektantrag wird dann vom LAG- Management direkt an die SVL gesendet (auch digital). Das LAG-Management berät ProjektträgerInnen, welche zusätzlichen Dokumente für die Einreichung des Projektantrages von der SVL benötigt werden. Bitte beachten Sie: Kosten sind im Falle einer Genehmigung erst ab dem Datum der Antragsstellung anrechenbar. Rückwirkend können keine Kosten angerechnet werden. 8. Die Chancengleichheit in allen Projekten Das oberste Ziel der Chancengleichheit ist, dass niemand auf Grund der Religion und Weltanschauung, des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, der ethnischen Zugehörigkeit, der Behinderung oder des Alters benachteiligt wird. Das Thema Chancengleichheit ist daher ein zentraler Bestandteil jeder Projekteinreichung, bei der Fördermittel der EU zur Auszahlung kommen sollen. Daher sind bereits zu Beginn jeder Projektplanung für eine zukünftige Einreichung in Leader folgenden Fragen zu beantworten bzw. im Projektplan darzustellen: Wie hoch ist der Anteil der Frauen in den Projekt umsetzenden Gremien? Wird im Projekt bzw. nach Abschluss des Projektes etwas umgesetzt, produziert oder hergestellt, das eine der oben erwähnten Gruppierungen (z. B. Frauen, Menschen mit Behinderung o. ä.) ausschließt? Werden in den im Rahmen des Projektes erstellten Informationsmedien (z. B. Informationsbroschüren, Internetseiten, etc.) beide Geschlechter angesprochen und die gleichgeschlechtliche Schreibweise (z. B. Teilnehmer TeilnehmerInnen) verwendet? Sind die Ziele im Projekt so dargestellt, dass sich aus dem Projekt gleiche Chancen für alle (Männer, Frauen, etc.) ergeben? Seite 5 von 11

6 9. Förderungsentscheidung Die SVL sendet die Förderungsentscheidung an den/die ProjektträgerIn und an das LAG-Management. Die genehmigte Förderhöhe des Gesamtprojektes wird in einem Mischfördersatz bekannt gegeben. Dieser Mischfördersatz ergibt sich aus den im Antrag angegebenen Kosten (absolute Werte) des Projektes und die laut Leader Programm Salzburg erlassene Förderintensität. Der genehmigte Mischfördersatz wird auf die Teil- und Endabrechnung angewendet! 10. Projektdurchführung Das Projekt wird entsprechend der Planung im Projektantrag gestartet. Alle Details zur Förderung können der Förderbewilligung entnommen werden. Der darin angegebene Förderbetrag ist der maximal mögliche Förderbetrag und wird nur ausbezahlt, wenn ausreichend förderfähige Kosten nachgewiesen werden. Treten bei der Projektdurchführung Änderungen bzw. Verzögerungen aus, ist dies sofort schriftlich mitzuteilen. Jede Änderung muss von der SVL bewilligt werden. Leader-Projekte sind vom/von der ProjektträgerIn vorzufinanzieren. Wie auch in anderen Förderprogrammen gibt es keinen rechtlichen Anspruch des/der Antragsstellers/in auf die Auszahlung von Fördermitteln. Für anfallende Personalkosten, Eigenleistungen und Maschineneinsätzen sind genaue Stunden und Tätigkeitsaufzeichnungen erforderlich. Musterformulare dazu erhalten Sie beim LAG-Management. 11. Teilrechnung/Endabrechnung Im Verlaufe des Projekts fallen für den/die ProjektträgerIn Kosten an. Die eingehenden Rechnungen werden vom/von der ProjektträgerIn bezahlt. Basis für die Abrechnungen ist der Antrag auf Zahlung, den Sie beim LAG Management erhalten oder unter downloaden können. Die Teil- bzw. Endabrechungen müssen vom/von der ProjektträgerIn an das LAG- Management übermittelt werden. Das LAG-Management wird die Unterlagen prüfen und an die SVL weiterleiten (postalisch und elektronisch) bzw. im Falle von notwendigen Änderungen/Ergänzungen mit dem/der ProjektträgerIn in Kontakt treten. Die Anzahl der Teilabrechnungen richtet sich nach der Projektdauer. Sinnvoll ist in etwa eine Teilabrechnung pro Jahr. Die Schlussabrechnung ist so rasch als möglich zu übermitteln, spätestens jedoch ein Monat nach Projektende. Benötigt werden die projektbezogenen förderfähigen Kostenaufstellungen laut Formular (auch digital), Originalrechnungen, Kontoauszüge (Original!), Stundenaufzeichnungen bei Personalaufwendungen, Belegmaterial (Presseartikel, Folderexemplare, Fotos bei Investitionen und Veranstaltungen etc. mit dokumentierten Publizitätsmaßnahmen). Seite 6 von 11

7 Folgende Kosten sind ausnahmslos nicht förderbar: Öffentliche Abgaben und Gebühren Verfahrenskosten Finanzierungs- und Versicherungskosten Lizenzgebühren Steuerberatungs-,Anwalts- und Notarkosten Leasingraten Kosten für Investitionen die nicht dem Stand der Technik entsprechen Skonto/Rabatte (auch wenn dieses nicht in Anspruch genommen wurde) Laufende (Betriebs-) Kosten Geldverkehrs- und Mahnspesen Speisen, Getränke Geschenke Kosten des Projektträgers für die Förderabwicklung Postgebühren Werkzeug Kosten die bei Förderung unter den "Tatbestand" der Doppelförderung fallen würden Kosten die vor der Antragstellung erwachsen Kosten die nach Ende der Projektlaufzeit entstehen Nicht beantragte Kosten Nicht bewilligte Kosten Kosten die dem Projekt nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können Rechnungen/Honorarnoten unter 50,-- Rechnungen/Honorarnoten die nicht auf den Förderwerber lauten Kosten ohne Zahlungsnachweis (außer bei Eigenleistung und Maschinenstunden) Eigenleistungen und Maschinenstunden können nur bei Investitionen anerkannt werden Bei bestimmten Förderwerbern ist die Erbringung von Eigenleistung ausgeschlossen (z.b. Gemeinden und Tourismusverbände) Rechnungslegung von Leistungsträgern im Rahmen von Leader-Projekten: Im Rahmen Ihres Leader-Projekts werden Sie Leistungen von externen Anbietern zukaufen (z. B. Druckereien, Agenturen, HandwerkerInnen, etc.). Bitte achten Sie bei der Annahme von Rechnungen auf die erforderlichen Rechnungsmerkmale (gemäß 11 UStG.): Seite 7 von 11

8 bei Rechnungen bis EUR 150,- (inkl. USt., sog. Kleinbetragsrechnungen ), ist erforderlich: 1.) Name und Anschrift des Lieferanten/Leistungserbringers 2.) Beschreibung der Lieferung (Menge und Bezeichnung) oder Leistung (Art und Umfang der Leistung) 3.) Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung 4.) Entgelt für die Lieferung/Leistung (brutto, inkl. USt.) 5.) Steuersatz (10 % oder 20 %) bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung oder Übergang der Steuerschuld 6.) Ausstellungsdatum der Rechnung bei Rechnungen über EUR 150,- ist ZUSÄTZLICH erforderlich: 7.) Name und Anschrift des Empfängers 8.) Entgelt Netto, Steuersatz, Steuerbetrag in Euro, Gesamtsumme inkl. USt. 9.) UID-Nr. der Lieferanten bzw. Leistungserbringers 10.) fortlaufende Rechnungsnummer bei Rechnungen über EUR ,- zusätzlich notwendig: 11.) UID-Nummer des Empfängers! Verlangen Sie bitte bei allen Rechnungen in Ihrem Projekt die ordnungsgemäße Rechnungslegung durch Ihre Leistungspartner. Das erspart zusätzliche Arbeit und Zeit im Rahmen der Abrechnung ihres Projektes. Rechnungen, die die lt. Umsatzsteuer-Gesetz erforderlichen Merkmale lt. oben angeführter Tabelle nicht aufweisen, können nicht anerkannt werden und verlieren dadurch ihre Förderfähigkeit. Sämtliche Unterlagen sind dem LAG-Management im Original und chronologisch gemäß Verwendungsnachweis abgeheftet zu übermitteln, damit die Abrechnungskontrolle durch dieses sowie die Förderabrechnung durch die SVL vereinfacht und zeitsparend abgewickelt werden kann. Auf die förderfähigen Kosten in den Teil- und Endabrechnungen wird der genehmigte Mischfördersatz angewendet. Förderfähige Kosten sind jene Kosten, welche laut Projektantrag mit Beleg (Originalrechnung und Kontoauszug) nachgewiesen werden können. Bestehen Abweichungen der einzelnen Kostenpositionen zwischen Projektantrag und Endabrechnung von mehreren hundert Euro, so müssen diese schriftlich begründet werden. Bitte beachten Sie: Für Leaderprojekte müssen stets Preisvergleiche angestellt und dokumentiert werden (Einholung von drei Angeboten ab 1.500,--). Grundsätzlich ist das günstigste Angebot zu wählen. Sofern aus irgendwelchen Gründen nicht das günstigste Angebot ausgewählt wurde, ist die Entscheidung schriftlich zu begründen. Darüber hinaus sind die Vorgaben des Bundesvergabegesetzes einzuhalten und ggf. deren Einhaltung im Bedarfsfall nachzuweisen. Seite 8 von 11

9 Ab einem Rechnungs-/Leistungsbetrag von ,00 sind die Vergleichsangebote der SVL bereits mit dem Projektantrag zur Kenntnis zu bringen. Bei Rechnungen unter einem Wert von ,00 reicht es aus, wenn die drei Vergleichsangebote den Abrechnungsunterlagen beigelegt werden. Ab ,00 ist das Bundesvergabegesetz anzuwenden. Bei der Erbringung von Eigenleistungen ist zu beachten, dass auch Rechnungen von Privatpersonen folgende Rechnungsmerkmale verpflichtend enthalten müssen: Name & Anschrift LeistungserbingerInnen Name & Anschrift LeistungsempfängerInnen Bezug auf das Leader-Projekt, für das die Leistung erbracht wurde Menge & handelsübliche Bezeichnung der Leistung (= es muss auf der Rechnung stehen: was wurde gemacht, wie viele Stunden, Kosten pro Stunde, Gesamtkosten) Die Rechnung muss den Hinweis enthalten, dass keine USt in Rechnung gestellt wird, sollte dies für Ihr Projekt bzw. die (Teil-) Rechnung im Rahmen des Projektes zutreffen. Für Fragen betreffend Abrechnung steht das LAG-Management gerne zur Verfügung. Nachdem die Abrechnungsunterlagen vom LAG-Management an den zuständigen Sachbearbeiter beim Amt der Salzburger Landesregierung übermittelt wurden und die Unterlagen vollständig sind, erfolgt die Abrechnung. Vor allem bei Förderungen von Investitionen wird vom zuständigen Sachbearbeiter eine Vor-Ort-Kontrolle durchgeführt. Ungefähr drei Monate nach Fertigstellung der Abrechnung durch den Sachbearbeiter erfolgt die Auszahlung über die Agrarmarkt-Austria (AMA). Etwa 5% aller Projekte werden vor Auszahlung von der AMA kontrolliert. Prüfungen durch Organe des Landes, des Bundes oder der EU sind aber auch nach Projektende jederzeit möglich. Darum bewahren Sie bitte alle das Projekt betreffenden Unterlagen sicher und überprüfbar mindestens 10 Jahre auf! Sollten auch Investitionen gefördert worden sein, sind diese mindestens 5 Jahre ab Letztzahlung ordnungsgemäß instand zu halten und den Zielen der Maßnahme entsprechend zu nutzen. 12. Zwischen- bzw. Endbericht Mit jeder Abrechnung ist ein Zwischen- bzw. Endbericht (max. 5 A4 Seiten) über das Projekt zu verfassen und an das LAG-Management mit den Abrechnungsunterlagen zu übermitteln. Seite 9 von 11

10 13. Publizitätspflichten Die TrägerInnen von Projekten im Rahmen des Leader Programms werden darauf hingewiesen, die Publizitätspflicht des Leader Programms Österreich einzuhalten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist Voraussetzung für die Förderung von Kosten wie Druckkosten von Broschüren, Plakaten, Zeitschriften, Homepages etc.; Auch bei Massenaussendungen, Presseinformationen und ähnlichen Publikationen und PR- Maßnahmen sind die nachfolgend beschriebenen Logos und Begleittexte anzuführen. An baulichen Maßnahmen müssen Hinweistafeln angebracht werden. Das Logo erhalten Sie vom LAG-Management. Logo und Begleittext (Beispiel) Ko-Finanzierung Land Ko-Finanzierung Bund & Land Seite 10 von 11

11 14. Zusammenfassung: Idealtypischer Projektverlauf 1. Beratungsgespräch mit dem LAG-Management, Einordnung der Projektidee; Vorläufiger Förderantrag 2. Aufbereitung für den Leader-Begleitausschuss ProjektträgerIn + LAG- Management LAG-Management + ProjektträgerIn Vorstellung und Bewertung des Projektes im (LBA) Leader-Begleitausschuss Bei positiver Bewertung des Projektes durch den LBA, empfiehlt dieser das Projekt zur Weiterberarbeitung bei der SVL Bei positiver Bewertung des LBA, Aufbereitung der Idee zum Projektantrag Einreichung des Projektantrages bei der SVL durch das LAG-Management ProjektträgerIn + LBA LBA + SVL LAG-Management + ProjektträgerIn ProjektträgerIn + LAG- Management 7. Entscheidung der SVL über den Projektantrag SVL Projektdurchführung und Abrechnung bei positiver Entscheidung der SVL über den Projektantrag Vorlage der Teil- u. Endabrechnungen inkl. Berichtswesen und Belegmaterial beim LAG-Management zur Kontrolle Übermittlung der vorkontrollierten Abrechnung an die SVL postalisch und elektronisch ProjektträgerIn ProjektträgerIn + LAG- Management LAG (in lfd. Kontakt mit ProjektträgerIn) 11. laufend: Publizitätspflichten beachten ProjektträgerIn Seite 11 von 11