Planen, Kommunizieren, Implemen1eren

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Albert Burgstaller
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1 Erwartungsmanagement bei der Implemen3erung eines TMS- Systems Planen, Kommunizieren, Implemen1eren tekom Tagung Wiesbaden, Kim Harris, text&form Lukasz Kaleta, xtrf

2 Wer bin ich? GeschäJsführerin und Mitbegründerin der Firma text & form GmbH in Berlin Mitglied des GALA- Vorstands seit 2009 Mitglied des Editorial Board für die LINDWeb- Ini1a1ve des EU DGT Mitglied der RoseYa Founda1on Advisory Council Übersetzerin, Technologiebegeisterte und leidenschajliche Verfechterin der Interessen unserer Branche

3 Die nächsten 45 Minuten Unsere Ausgangssitua1on Planung Istzustand Ziele Auswahl Kommunika1on Mit Systemhersteller Im Unternehmen Implemen1erung Erwartungen Erfolgreiche Strategie

4 Ausgangssituation bei text&form Selbstentwickeltes System im Einsatz Vorteile System konnte auf eigene Prozesse abges1mmt werden Op1mierungen der Workflows pro Kunde sehr gut Für kleinere Datenmengen op1mal Nachteile System konnte nicht auf wachsende Bedürfnisse mitwachsen fehlende Repor1ng- Funk1onalität ProjekYransparenz (z. B. Einnahmen/Ausgaben, Lieferantenauswahl) nicht op1mal Permanente interne Weiterentwicklung notwendig Wir mussten umdenken. tekom Tagung, Wiesbaden, November 2013

5 Die Planung: Was in den Topf hineingehört Champions 1-2 MitarbeiterInnen, die das Projekt längerfris1g begleiten können Kri1sche, prak1sche Exper1se, kennen Vor- und Nachteile des Istzustands bzw. was ein System haben soll Wechsel der Ansprechpartner soll vermieden werden Istzustand Prozesse beschreiben und analysieren Flexibilität kri1sch und realis1sch einschätzen Spezialfälle, die abgebildet werden bzw. werden müssen Gute und weniger gute Merkmale zusammenfassen Wunschliste und Prioritäten (Showstoppers) erstellen

6 Die Planung: Was in den Topf hineingehört Ziele Projektmanagement ganzheitliche Lösung, von der Anfrage bis zur Rechnung (AJer- Sales) SchniYstellen zu externen Anwendungen (CRM, Finanzwesen) Zentralisierung der Ak1vitäten mit definierter Zugriffsverwaltung Dashboard Berichtswesen Reports wie Umsatz pro Monat und Sprachkombina1on Flexibilität in der Zusammenstellung der Berichtsinhalte Portale Kunden- und Lieferantenportale Welche Fun1onen sollen diese haben?

7 Die Planung: Die Auswahl Pilotprojekte Idealerweise mindestens zwei Systeme testen Vollversion testen (3 Monate) Konkreter Ansprechpartner beim Systemhersteller Kommunika1on aufrechterhalten Websessions, Confcalls Kri1sche und realis1sche Betrachtung der Features und Abbildung der Wunschliste Spezialfälle, Flexibilität Infrastructure und interne Workflows Vertragswerk verhandeln!

8 Die Planung: Die Auswahl Was man bei der Auswahl nicht unterschätzen soll Zeitaufwand für gründliches und systema1sches Testen und Kommunika1on Disziplin. Nicht einschlafen lassen! Fragenkatalog Stammdatenmigra1on Formate, Felder, Bereinigung Interner Widerstand ( old habits die hard ) Die Wahl selbst

9 Die Kommunikation: Die Säule des Erfolgs Mit dem Systemhersteller Erwartungsmanagement Lasten- und PflichtenheJ abs1mmen Abbildung der Prozesse - Flexibilität Müssen alle Prozesse tatsächlich im neuen System abgebildet werden? Fragen und technische Anliegen sollen früh im Pilot zur Sprache kommen Websessions, angebotene Schulung der ausgewählten Mitarbeiter

10 Die Kommunikation: Die Säule des Erfolgs Mit dem Systemhersteller Gesprächspartner Konstant dieselben Partner auf beiden Seiten Vorzugsweise in allen Phasen des Projekts, auch die endgül1ge Implemen1erung Informa1onen über den Prozess zentral und mit einer transparenten Struktur vollständig, sinnvoll und benutzerfreundlich abgelegt BereitschaJ beim Hersteller, auf Wünsche und Showstoppers einzugehen

11 Die Kommunikation: Die Säule des Erfolgs Im Unternehmen Mitarbeiter so schnell wie möglich über Entscheidung für neues System informiert und in das System eingeführt werden Mit Widerstand rechnen. Am besten mit gewonnenen Vorzügen des neuen Systems argumen1eren Intensive Mitarbeiterschulungen Schneeball- System funk1oniert hervorragend Kleine Gruppen nach und nach Für Fragen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter offen sein

12 Die Implementierung Erwartungen Alles zu seiner Zeit Nichts ist perfekt Die Entscheidung wurde bedacht und aus bes1mmten Gründen gefällt Strategie Geduld haben Allmähliche Implemen1erung Nicht alle Kunden und PMs auf einmal Kommunizieren weiterhin wie beim Pilot tekom Tagung, Wiesbaden, November 2013

13 Was man bei der Implemen1erung nicht unterschätzen soll Zeitaufwand. Man kann nicht alles auf einmal erwarten Disziplin Stammdatenmigra1on Bereinigung Fragenkatalog Interner Widerstand ( old habits die hard ) Die Implemen1erung selbst in den unterschiedlichen und umfassenden Unternehmensbereichen

14 Danke! Kim Harris Lukasz Kaleta

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