Kaizen auch bei Ihnen?

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1 Administrative Ihr Unternehmen Kaizen auch bei Ihnen?

2 Kaizen was ist das? Administrative Aus dem Japanischen Kai = Veränderung Zen = zum Besseren In Europa KVP = Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Alltägliche und stetige Verbesserung Kaizen oder KVP ist nicht nur eine Methode, welche angewendet werden kann, sondern darüber hinaus eine Geisteshaltung und Denkweise, die vom Management und von den Angestellten getragen wird 2

3 Was heißt Kaizen? Administrative Zitat von Masaaki Imai: (Management Guru, Kaizen Pionier, Gründer des Kaizen Institute in der Schweiz) KAIZEN heißt ständige, schrittweise Verbesserung in allen Bereichen und auf allen Ebenen kleine Dinge besser tun morgen stets besser sein als heute immer höhere Standards setzen und halten alle als Kunden sehen Abkehr von der reinen Ergebnisorientierung hin zur Prozessorientierung 3

4 Administrative Ergebnisorientierung versus Prozessorientierung Ergebnisorientierung In Zielen statt in Aufgaben denken Akzente des Unternehmens ist auf Ergebnisse und Erfolge ausgerichtet Prozessorientierung Betriebliches Handeln als Kombination von Prozessen Richtet sich am Kunden aus, um für den Kunden und das Unternehmen wertschöpfend zu sein (kundenorientierte Rundumbearbeitung) 4

5 Administrative Die fünf Stufen des Kaizen-Prozesses Vereinbarung von Zielen und Kennzahlen Förderung von Eigenverantwortung Optimierung von Prozessen Vereinbarung von Standards Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz 5

6 Innovation versus Kaizen Administrative Innovation (Westen) bedeutet große Veränderungen ausgerichtet auf einen technologischen Durchbruch oder die Einführung neuester Managementkonzepte und Produktionstechniken verläuft dramatisch und zieht die Aufmerksamkeit aller auf sich ist überwiegend ein einmaliges, abgeschlossenes Phänomen fördert persönliche Initiative und Kreativität ist für gewöhnlich mit einer sehr komplexen Technologie und enormen Investitionen verbunden sowie technologisch und finanziell orientiert Weg der großen Schritte Kaizen (Japan) ist wenig spektakulär und die Auswirkungen springen selten sofort ins Auge ist ein kontinuierlicher Prozess legt besonderen Wert auf Eigenschaften wie Streben nach Harmonie und Gemeinschaftsgeist bedarf weder einer ausgefeilten Technik noch einer Technologie auf dem Letztstand ist mitarbeiterorientiert Weg der kleinen Schritte 6

7 Administrative Die 5S-Kampagne als Ausgangsbasis zur Steigerung der Wertschöpfung 7

8 Wertschöpfung ist Administrative alles, was der Kunde bereit ist, zu bezahlen! 8

9 Die 5S-Kampagne Administrative Ideal zum Schaffen einer guten Ausgangsbasis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) Seiso - Sauberkeit am Arbeitsplatz Seiton - Systematische Ordnung schaffen Seiketsi - Standards schaffen Das Gute verbessern Seiri - Sortiere unbenötigte Dinge aus Shitsukie - Standards einhalten und ständig verbessern 9

10 Zeitliche Planung Administrative Eine konkrete Zielsetzung, wo bis wann welche Stufe erreicht werden soll, stellt den Erfolg sicher Beispiel: Stufe: Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz 2. Stufe: Vereinbarung von Standards 3. Stufe: Optimierung von Prozessen 4. Stufe: Förderung von Eigenverantwortung 5. Stufe: Vereinbarung von Zielen und Prozessen

11 Nutzen von Kaizen Administrative Übliche Resultate mit einem stichhaltig eingeführten und gut unterstützten Kaizenprozess sind: 15% - 20% Produktivität - Verbesserung jährlich 30% - 50% Verringerung des Platzbedarfs 50% - 60% Verbesserung in den Produkt-Qualitätskennzahlen 70% - 90% Verringerung der Ware in Arbeitsbestands Kürzung der Durchlaufzeiten von n auf Stunden - unabhängig vom Produkt oder Tag Bedeutende Verbesserung bei der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit 11

12 Administrative Mögliche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen Erste Stufe Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz systematisches Aussortieren von unnötigen Dingen, Unterlagen und Daten Post-it-Methode nutzen Praktizierung von Wegwerfen auf Probe Einführung von Papierkisten mehr Platz im direkten Arbeitsumfeld gewinnen Entwicklung der Gewohnheit, Ordnung am Schreibtisch vor dem Feierabend wieder herstellen 12

13 Administrative Mögliche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen Zweite Stufe Vereinbarung von Standards Sämtliche Aufbewahrungssysteme sinnvoll beschriften Arbeitsplatz von Notizzetteln befreien Sichtbücher optimieren und weitere anlegen (Vorschlag: Inhaltsverzeichnis, Schwenkarm) Plätze für Locher, Tacker und Co. definieren EIN Posteingangskörbchen für jeden einrichten ein nach oben begrenztes Fach für Lesestapel einführen eine zuverlässig funktionierende Wiedervorlage einrichten Zwischenablage laufender Projekte perfektionieren Standardisierung des Umgangs mit Fax und Kopierer Regelung des Gebrauchs von gemeinsam genutzten Büroutensilien Archiv platzsparend gestalten Regeln für gemeinsam genutzte Schränke und Räume festlegen Erstellung von Checklisten, die die Arbeit erleichtern Standards schriftlich festhalten 13

14 Administrative Mögliche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen Dritte Stufe Optimierung von Prozessen Überwachung der Bestände durch Kanban Verwendung von Adressaufkleber für häufige Post Beschleunigung der schriftlichen Kommunikation effiziente Besprechungen One-Minute-Lessons für die Handhabung von Bürogeräten Zentraler Prospektständer oder Werbemittelschrank für Werbemittel Entwicklung eigener Ideen Anwendung der 7-W-Checkliste Anwendung der 5-Warum-Fragen lösungsorientiertes Denken 14

15 Administrative Mögliche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen Vierte Stufe Förderung von Eigenverantwortung Schaffung von Transparenz durch Information Know-how von Mitarbeitern fördern angstfreie Fehlerstruktur entwickeln Installation eines Verbesserungsvorschlagswesens Stärkung des Selbstmanagements der Mitarbeiter 15

16 Administrative Mögliche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen Fünfte Stufe Vereinbarung von Zielen und Kennzahlen Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten Termintreue Reklamationsquote Verbesserungsvorschläge pro MA und Jahr Mitarbeiterzufriedenheit 16

17 Fazit Administrative ist kein Ziel, sondern eine Reise, ist kein Sprint, sondern ein Marathon, ist keine Aufgabe, sondern eine Einstellung, ist das Einfache, was (schwer) zu machen ist. 17

18 Administrative Wohin geht die Reise? Kaizen auch bei Ihnen? 18

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