Informationen zur Lastschrift mit Abbuchungsauftrag

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1 Informationen zur Lastschrift mit Abbuchungsauftrag In den letzten S PA-News haben wir Sie über den Einzug von Lastschriften mit Einzugsermächtigung informiert. In dieser Ausgabe werden wir speziell auf die Änderungen bei Lastschriften mit Abbuchungsauftrag eingehen. Wenn Sie selbst per Lastschrift mit Abbuchungsauftrag bei Ihren Kunden Beträge einziehen, dann ist diese Ausgabe der S PA-News sehr wichtig für die Anpassung Ihres Zahlungsverkehrs. Wenn wiederum nur andere Firmen bei Ihnen Lastschriften einziehen, ändert sich das bewährte System für Sie nur in Teilbereichen. Bitte betrachten Sie dann dieses Schreiben als Informationsmaterial. Zum wird die SEPA-Lastschrift das bisherige Verfahren ersetzen. Bitte beachten Sie, dass ab diesem Zeitpunkt die altbekannten Verfahren nicht mehr verwendet werden können und Sie Ihr Unternehmen bereits heute auf den neuen SEPA- Standard vorbereiten müssen. Was ist eine Lastschrift mit Abbuchungsauftrag? Bei der Lastschrift mit Abbuchungsauftrag erteilt der Zahlungspflichtige dem Zahlungsempfänger schriftlich seine Zustimmung zur unwiderruflichen Kontobelastung. Der Abbuchungsauftrag eignet sich besonders für ein längerfristiges Vertragsverhältnis mit wiederkehrenden Zahlungen, unabhängig von der Höhe des Betrages. Der Zahlungspflichtige reicht den unterschriebenen Abbuchungsauftrag bei seiner Hausbank ein und kann der Kontobelastung nicht widersprechen.

2 Vergleich des Abbuchungsauftrages mit der SEPA-Firmen-Lastschrift Die Neuerungen bei der SEPA-Firmen-Lastschrift bauen auf dem altbewährten System auf. Die Abwicklung der Lastschrift mit Abbuchungsauftrag ändert sich mit der Einführung der SEPA-Firmen-Lastschrift in einigen wesentlichen Punkten. Wenn Sie diese Änderungen als Einreicher der Lastschrift nicht beachten, könnte dies für Ihren Zahlungsverkehr erhebliche Einschränkungen mit sich bringen. Abbuchungsauftrag Anwendungsbereich Deutschland Betragsgrenze Keine Keine Basisdaten - Kontonummer / Bankleitzahl des Zahlungsempfängers - Name des Kreditinstitutes des Zahlungsempfängers - Zahlungsbetrag in EUR SEPA-Firmen-Lastschrift 27 EU-Länder sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und die Schweiz - IBAN / BIC des Zahlungsempfängers - Zahlungsbetrag in EUR Mandat Abbuchungsauftrag SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Fälligkeit Fälligkeit bei Vorlage ( Sicht ) Vereinbarung eines festen Fälligkeitsdatums ( D ) mit dem Zahlungspflichtigen Einreichungsfristen Keine Einreichungsfrist - Früheste Einreichung: D-14 - Späteste Einreichung: D-1 Ident-Nummer Keine Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers Beteiligte Personen Mandatsprüfung Rückgabefristen Einzüge zwischen Firmen und Privatpersonen möglich Der Abbuchungsauftrag muss vor dem ersten Einzug bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen und bei jeder Kontobelastung geprüft werden. - aus bankfachlichen Gründen bis 2 Geschäftstage nach der Belastung - keine Widerspruchsmöglichkeit des Zahlungspflichtigen vorgesehen Einzüge bei Privatpersonen sind nicht mehr möglich Das SEPA-Firmenlastschrift- Mandat muss vor dem ersten Einzug bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen und bei jeder Kontobelastung geprüft werden. - aus bankfachlichen Gründen bis 1 Geschäftstag nach der Belastung - keine Widerspruchsmöglichkeit des Zahlungspflichtigen vorgesehen Auf die einzelnen Punkte in der abgebildeten Übersicht werden wir in dieser Ausgabe noch genauer eingehen.

3 Was ist ein SEPA-Firmenlastschrift-Mandat? Das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat ersetzt den bisherigen Abbuchungsauftrag und ist die rechtliche Voraussetzung für den Einzug einer Forderung mittels Lastschrift. Das Lastschriftmandat bildet die Vertragsgrundlage zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigen. Der Zahlungspflichtige erteilt mit seiner Unterschrift auf dem Mandat dem Zahlungsempfänger die Erlaubnis eine Forderung unwiderruflich einzuziehen. Das Mandat wird im Original beim Zahlungsempfänger aufbewahrt und eine Ausfertigung muss bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorgelegt werden. Die Bank des Zahlungspflichtigen muss das Mandat bei jeder Kontobelastung prüfen.

4 Für das Mandat gibt es bestimmte gesetzliche Vorschriften: Schriftform: Der Zahlungspflichtige erteilt dem Zahlungsempfänger ein schriftliches und eigenhändig unterschriebenes Mandat in Papierform. Mandatstext: Das Mandat muss eindeutig als SEPA-Firmenlastschrift-Mandat bezeichnet sein. Der Mandatstext ist zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig zu verfassen. Bei grenzüberschreitenden Mandaten empfehlen wir, das Mandat zusätzlich in Englisch zu verfassen. Den offiziellen Mandatstext in verschiedenen Sprachen haben wir für Sie auf unserer Internetseite zum kostenlosen Download hinterlegt. Mandatsreferenz: Jedes Lastschriftmandat muss von Ihnen mit einer eindeutigen Mandatsreferenz versehen werden, die bei allen folgenden Lastschrifteinzügen anzugeben ist. Die Referenznummer ist bis zu 35 Zeichen lang und kann von Ihnen individuell vergeben werden, um den Zahlungsvorgang eindeutig zuordnen zu können. Zum Beispiel durch die Angabe der Kundenummer, der Vertragsnummer oder dem Grund der Zahlung. Aufbewahrungspflicht des Mandates: Als Zahlungsempfänger sind Sie verpflichtet, das Mandat mindestens bis 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug aufzubewahren. Gültigkeit des Mandats: Das Mandat ist ab dem Datum der Unterschrift des Zahlungspflichtigen gültig und gilt bis zum Widerruf. Das Mandat verfällt automatisch, wenn 36 Monate nach Unterzeichnung keine Lastschrift eingezogen wurde. Nach jedem Einzug beginnt diese Frist wieder von neuem. Weitere Angaben auf dem Mandat: - Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers. - Kennzeichnung, ob das Mandat für eine einmalige oder für wiederkehrende Zahlungen erteilt wird. - Die Daten des Zahlungspflichtigen werden bei der Unterschrift ergänzt. Festes Fälligkeitsdatum ( Due Date ) Bei SEPA-Lastschriften ist ein festes Fälligkeitsdatum ( Due Date = D ) vorgeschrieben. An diesem Tag finden alle Buchungen statt, sowohl beim Einreicher der Lastschrift als auch beim Zahlungspflichtigen. Mit dem vorgegebenen Fälligkeitsdatum wird dem Zahlungspflichtigen eine bessere Disposition seines Kontos ermöglicht und Sie erhalten am Fälligkeitstag die Kontogutschrift.

5 Einreichungsfristen: Bei der Einreichung von SEPA-Firmen-Lastschriften muss eine Einreichungsfrist eingehalten werden. Sie können die Lastschrift frühestens 14 Tage vor der Fälligkeit (D-14) und müssen die Lastschrift spätestens 1 Tag vor Fälligkeit (D-1) bei der Bank einreichen. Vorabinformation über den Einzug ( Pre-Notification ) Sie müssen als Einreicher einer SEPA-Firmen-Lastschrift den Zahlungspflichtigen künftig über den bevorstehenden Lastschrifteinzug informieren. Von den Grundzügen her wird die Vorabinformation in den meisten Fällen bereits heute praktiziert. Sofern nichts anderes vereinbart ist, müssen Sie den Zahlungspflichtigen spätestens 14 Kalendertage vor jedem Einzug informieren. Der Kommunikationsweg für die Vorabinformation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Möglich sind z. B. Brief, Rechnung, Vertrag, oder auch Fax. Folgende Angaben müssen in der Vorabinformation enthalten sein: Der Betrag und das Fälligkeitsdatum des Lastschrifteinzugs Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Mandatsreferenz Bei wiederkehrenden Zahlungen mit gleichen Beträgen genügt es, dem Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug die einzelnen Fälligkeitstermine mitzuteilen. Sie können diese direkt im Lastschriftmandat nennen und so Ihren Vertragspartner über die Einzugstermine informieren. Bei einem dauerhaften Vertragsverhältnis reicht es, wenn Sie bei Ihrem Geschäftspartner einmal im Jahr die einzelnen Fälligkeitstermine angeben. Umdeutungsmöglichkeit für bestehende Abbuchungsaufträge Die bisherigen Abbuchungsaufträge können nicht für die SEPA-Firmen-Lastschrift verwendet werden. Sie müssen daher neue SEPA-Firmenlastschrift-Mandate von Ihren Vertragspartnern einholen. Wir haben für Sie auf unserer Internetseite Mustertexte für das SEPA-Firmenlastschrift- Mandat in verschiedenen Sprachen als Download hinterlegt.

6 Beteilige Personen Eine wesentliche Änderung besteht bei den beteiligten Personen. Eine SEPA-Firmen-Lastschrift kann nur zwischen Firmen erfolgen!!! Das heißt, dass Lastschriften per Abbuchungsauftrag ab dem nicht mehr mit Privatpersonen bzw. Verbrauchern durchgeführt werden können. Exkurs: Was ist ein Verbraucher? Nach der in der EU gebräuchlichen Definition ist unter einem Verbraucher jede natürliche Person zu verstehen, die im Geschäftsverkehr zu Zwecken handelt, die nicht ihrer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit zugerechnet werden können. Prüfen Sie daher unbedingt, ob Sie mit Verbrauchern Abbuchungsaufträge abwickeln und entscheiden Sie, welchen Zahlungsmethode Sie in Zukunft nutzen möchten. Sie können gerne einen persönlichen Beratungstermin mit uns vereinbaren. Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) Jeder Kontoinhaber, der Lastschriften bei seiner Bank zum Einzug einreicht benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Mit dieser Nummer kann der Lastschrifteinreicher eindeutig ermittelt werden. Der Aufbau der Gläubiger-ID ist europaweit einheitlich. Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird zentral durch die Deutsche Bundesbank vergeben und kann kostenlos im Internet unter beantragt werden. Die Geschäftsbereichskennung ist standardmäßig mit ZZZ belegt und kann für eigene Zwecke abgeändert werden. Sie können diese zum Beispiel zur Kennzeichnung einzelner Filialen oder Abteilungen mit Buchstaben und/oder Ziffern versehen. Die Beantragung der Gläubiger-ID dauert wenige Minuten. Eine Anleitung haben wir für Sie als Download auf unserer Internetseite hinterlegt. Anschließend erhalten Sie per Mail eine Benachrichtigung der Deutschen Bundesbank mit Ihrer beantragten Gläubiger-ID.

7 Ab dem wird es keinen nationalen Zahlungsverkehr mehr geben! Das heißt, Sie müssen bis zu diesem Termin Ihren Zahlungsverkehr auf den neuen SEPA- Standard umgestellt haben. Wir werden Ihnen in jedem Anschreiben eine Checkliste zur Verfügung stellen, damit Sie Ihr Unternehmen schon jetzt auf SEPA vorbereiten können. In den nächsten S PA-News werden wir Sie über die Änderungen bei unseren Zahlungsverkehrsprogrammen informieren, und Sie so Schritt für Schritt auf dem Weg Richtung SEPA begleiten. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Marina Walbrodt Sophia Schetter Telefon: 02853/98-93 Telefon: 02853/98-19

8 Checkliste SEPA ª Benennen Sie einen Ansprechpartner für das Thema SEPA in Ihrem Unternehmen. ª Bestellen Sie unsere kostenlosen S PA-News. Schreiben Sie entweder eine kurze Mail mit dem Stichwort SEPA-News an oder nutzen Sie das Anmeldeformular auf unserer Internetseite unter ª Fordern Sie von Ihren Geschäftspartnern deren IBAN und BIC an, um Ihre Zahlungen SEPA-fähig zu machen oder nutzen Sie unseren kostenlosen IBAN-Konverter. Auf unserer Internetseite finden Sie Musteranschreiben in verschiedenen Sprachen zum kostenlosen Download. ª Beantragen Sie kostenlos Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer und reichen Sie anschließend eine Kopie der Benachrichtigung bei uns ein. ª Legen Sie für Ihr Unternehmen eine eindeutige Regelung für den Aufbau der Mandatsreferenz fest. ª Schließen Sie mit Ihren Vertragspartnern SEPA-Firmenlastschrift-Mandate ab. ª Prüfen Sie, ob in Ihrem Unternehmen Abbuchungsaufträge mit Privatpersonen bestehen und entscheiden Sie, welche Zahlungsmethode Sie in Zukunft nutzen möchten. ª Informieren Sie Ihre Vertragspartner rechtzeitig über den bevorstehenden Lastschrifteinzug (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit) oder passen Sie rechtzeitig Ihre Vertragsbedingungen an. ª Überprüfen Sie, ob Ihr Zahlungsverkehrsprogramm und Ihre Finanzbuchhaltung bereit für SEPA sind. Bei Fragen und Anregungen rund um das Thema SEPA stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Marina Walbrodt Sophia Schetter Mail: Mail: Telefon: 02853/98-93 Telefon: 02853/98-19

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