Grundlagen MS Access 2007

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1 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 1 / 15 - Grundlagen MS Access 2007 Microsoft, Windows und Access sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. s.a. < Allgemein. Mit der Bearbeitung Ihrer Access Datei wird diese immer größer, Sie sollten sie deshalb öfters komprimieren, um die Dateigröße klein zu halten: OFFICE SCHALTFLÄCHE - VERWALTEN. Änderungen an den Datensätzen und Datenstrukturen können nicht mehr rückgängig gemacht werden, wenn Sie Bearbeitungen beenden - d.h. vor Beenden von Access! Access legt auch keine Sicherheitskopien an! Legen Sie regelmäßig selbst Sicherheitskopien an über OFFICE SCHALTFLÄCHE - VER- WALTEN. Tabellenstruktur. Tabellen. Bei Bedarf neue Tabelle erstellen über Registerkarte START - Gruppe TABELLEN in der Datenblatt- oder Entwurfsansicht. Zur Tabellenerstellung s. auch Access Hilfe HA (bei Suche in Hilfe eingeben). Zwischen den Ansichten kann umgeschaltet werden über die Registerkarten START bzw. DATEN- BLATT oder ENTWURF (abhängig von Ansicht) - Gruppe ANSICHT. Entwurfsansicht: Zur Festlegung und Änderung der Tabellenstruktur. Datenansicht: Zur Eingabe, Korrektur und Löschen von Datensätzen. Festlegung der Feldeigenschaften: Feldgröße: Max. Zeichenanzahl ( ) bei Felddatentyp Text. Byte ( ) / Integer ( ) / Long integer ( ) bei Felddatentyp Zahl für ganze Zahlen. Single (-3,4 x ,4 x10 38 mit max. 7 Nachkommastellen) / Double (-1,797 x ,797 x mit max. 15 Nachkommastellen) / Dezimal (-9, x , x10 27 ) bei Felddatentyp Zahl für reelle Zahlen. Beschriftung: Tabellenüberschrift in der Datenansicht. Standardwert: Vorgabe bei neuem Datensatz.

2 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 2 / 15 - Leere Zeichenfolge: Verhindert Löschen eines vorhandenem Datenwertes (nur bei Felddatentyp Text). Eingabe Erforderlich: Erzwingen einer Eingabe. Festlegung eines Feldes als Primärschlüssel, möglich über das Kontextmenü oder Registerkarte ENTWURF - Gruppe TOOLS. Ist ein Feld als Primärschlüssel festgelegt, wird dies mit einem Schlüsselsymbol angezeigt. Felddatentyp Zahl (Long Integer), Primärschlüssel Felddatentyp Text (max. 30 Zeichen) Felder lassen sich in der Entwurfsansicht einfügen und entfernen über Registerkarte ENTWURF - Gruppe TOOLS oder über das Kontextmenü. Einzelne Felder lassen sich in der Reihenfolge mit der Maus per Drag & Drop verschieben. Zu Fehlermeldungen bei der Eingabe oder Korrektur von Datensätzen kommt es, wenn... kein Datenwert bei einem Primärschlüssel eingegeben wird. kein Datenwert eingegeben wird, obwohl Eingabe erforderlich ist. ein vorhandener Datenwert bei entfernt wird, obwohl keine leere Zeichenfolge erlaubt ist. eine Eingabe im falschen Datentyp erfolgt (konvertieren Sie nicht die Feldeigenschaft - in der Regel hat es seinen Sinn, wie Sie den Datentyp festgelegt haben!). Oft sind die gleichen Datenwerte in ein Feld einzugeben. Die Eingabe erleichtert eine Klappliste mit Auswahl, ein Kombinationsfeld. Einrichtung über die Feldeigenschaften unter Register Nachschlagen : Mit selbst eingegebenen Listenwerten.

3 Mit Werten aus den bisherigen Eingaben des Feldes. Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 3 / 15 - Gruppierung - damit nicht gleiche Ortsnamen mehrfach angezeigt werden. Nach jeder Eingabe neuer Orte Aktualisierung nötig: Registerkarte START - Gruppe DATENSÄTZE. Ein Kombinationsfeld verhindert keine manuellen Fehleingaben. Für diesen Fall läßt sich eine Gültigkeitsprüfung einrichten. Vergleichszeichen =, <> (ungleich), >, >=, <, <= Logische Operatoren Nicht, Not, Und, And, Oder, Or Bei Zeichenketten diese in doppelte Anführungszeichen setzen. Zeichenkettenvergleiche (generell - gilt auch bei Excel und VBA): Ziffern < Großbuchstaben < Kleinbuchstaben. Es gilt alphabetische Reihenfolge. Es wird buchstabenweise von links nach rechts#verglichen. Ist ein Text vorher zu ende, ist dieser der kleinere. Enden beide Texte zugleich, sind sie gleich. Bsp.: "Apfelsine" ist größer als "Apfel" "Kartoffel" ist größer als "Karotte" "heute" ist größer als "Heute" Datenimport. Der Datenimport von Text und Exceldateien wird gestartet über die Registerkarte EXTERNE DATEN - Gruppe IMPORTIEREN: Import Textdatei mit Trennzeichen. Voransicht erfolgt im Textimport-Assistenten:

4 Über den Button WEITERE lassen sich u.a. die Zuweisungen der Spalten der Textdatei zu den Feldern der Tabelle korrigieren (nur manuell durch Eintippen möglich). Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 4 / 15 - Ergebnis Import: Import Textdatei mit fester Breite. Voransicht erfolgt im Textimport-Assistenten: Eventuelle Korrekturen bei Spaltenerkennung vornehmen! Über den Button WEITERE lassen sich u.a. die Zuweisungen der Spalten der Textdatei zu den Feldern der Tabelle korrigieren (nur manuell durch Eintippen möglich).

5 Import ergibt einen Fehler, durch die Überschriftszeile der Textdatei. Der fehlerhafte Datensatz wird in eine extra Tabelle geschrieben, die eigentlichen Datensätze werden korrekt importiert. Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 5 / 15 - Import Excel Datei. Der Import einer Excel Datei erfolgt problemlos, wenn die Spaltenüberschriften in der Exceldatei mit den Feldnamen der Tabelle übereinstimmen. Der Importassistent zeigt Ihnen nur die zu importierenden Spalten, Sie haben keine Möglichkeit diese zu korrigieren. Nach Import: Abfragen. Abfragen dienen der Selektion bestimmter Datensätze, verbunden mit einer eventuellen damit verbundenen Aktion (nur Auswählen, in neue Tabelle überführen, Anfügen an bestehende Tabelle, Löschen). Eine neue Abfrage kann erstellt werden über Registerkarte ER- STELLEN - Gruppe ANDERE. Um Abfragen mit Ausnahme der Auswahlabfrage ausführen zu können, muß beim Öffnen der Access Datei deren Ausführung erlaubt werden. Tabellenerstellungsabfrage. Aus Datenschutzgründen ist es sinnvoll, die Krankentage in einer 2. Tabelle zu führen und aus der Tabelle tbl_mitarbeiter zu entfernen. Deshalb wird eine neue Tabelle tbl_krankenstand per Abfrage aus der Tabelle tbl_mitarbeiter erstellt. Nach Erstellung einer neuen Abfrage ist der Standard immer eine Auswahlabfrage, die in über Registerkarte ABFRAGETOOLS ENTWURF - Gruppe AB- FRAGETYP als Tabellenerstellungsabfrage festgelegt werden kann. Zuerst ist der Name der neuen Tabelle festzulegen.

6 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 6 / 15 - Ziehen Sie per Drag & Drop die Felder, die in die neue Tabelle übertragen werden sollen, in die Spalten oder wählen Sie sie bei Feld / Tabelle aus (Abbildung rechts). Für den Fall, daß nicht alle Daten ausgewählt werden sollen, lassen sich bei Kriterien Vergleiche und logische Operationen zur Auswahl angeben (analog wie bei der zuvor beschriebenen Gültigkeitsprüfung) oder es kann auch die Gruppierung gesetzt werden (analog wie beim zuvor beschriebenen Kombinationsfeld). Für den Fall, daß die Auswahl der Daten von einem Feld abhängig ist, deren Daten nicht übertragen werden sollen, so ist dieses mit aufzuführen, jedoch muß Anzeigen deaktiviert werden (s. auch Auswahlabfrage weiter unten). Die Voransicht der Auswahl der Datensätze läßt sich in der Datenblattansicht kontrollieren, bevor die Tabellenerstellung ausgeführt wird (Abbildung links). Die Ausführung der Tabellenerstellungsabfrage geschieht in der Entwurfsansicht über Registerkarte ABFRAGETOOLS ENTWURF - Gruppe ERGEB- NISSE. Wie Sie bemerken, werden in die neue Tabelle nicht alle Feldeigenschaften übernommen, nur der Felddatentyp und die Feldgröße. Daher müssen alle Einstellungen manuell übertragen werden, bevor Sie Felder aus der Ursprungstabelle löschen! Nach der Übertragung der Feldeigenschaften, kann die Tabelle tbl_mitarbeiter kopiert und die Kopie der Tabelle zu tbl_personal umbenannt werden. Eine Kopie anzulegen und eine gewisse Zeit die Ursprungstabelle aufzuheben ist ratsam, falls man nachträglich noch einen Fehler bei der Tabellenerstellung bemerken würde. Aus der Tabelle tbl_personal wird jetzt das Feld int_krankentage entfernt (nicht ID_Personal, da ja über die Schlüssel der Zusammenhang zwischen den beiden Tabellen hergestellt wird!). Das Ergebnis für die beiden Tabellen: Beziehungen. Beziehungen (Relationen) werden hergestellt über Registerkarte DATENBANKTOOLS - Gruppe EINBLENDEN / AUSBLENDEN. Wählen Sie die Tabellen aus, zwischen denen die Beziehungen hergestellt werden sollen (kann später auch über das Kontextmenü des Beziehungsfensters erneut erfolgen). Ziehen Sie per Drag & Drop Schlüsselfeld auf Schlüsselfeld der betreffenden Tabellen. Bearbeiten Sie die Beziehung. Aktivieren Sie die referentielle Integrität für Aktualisierungs- und Löschweitergabe, s. Abbildung rechts (kann später auch über das Kontextmenü des Verbindungslinie, s. Abbildung unten, erneut erfolgen).

7 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 7 / 15 - Das Ergebnis: Die Herstellung von Relationen hat auch Auswirkungen auf die Darstellung der Tabellen in der Datenblattansicht: Referentielle Integrität. Referentielle Integrität am Beispiel von 1:n Beziehungen (die Art der Beziehung spielt für die referentielle Integrität keine Rolle). Die Tabellen: Die Beziehung (Erstellung der 1:n Beziehung entsprechend wie bei 1:1 Beziehung): Beziehung bearbeiten durch Doppelklick auf Beziehungslinie. Liegt keine referentielle Integrität vor, können in der Tabelle tbl_itu_laender Fremdschlüssel eingetragen werden, die es in Tabelle tbl_itu_regionen nicht gibt. können in Tabelle tbl_regionen Primärschlüssel geändert oder gelöscht werden, sodaß in Tabelle tbl_itu_laender Einträge keine zugehörigen Regionen mehr aufweisen.

8 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 8 / 15 - Liegt referentielle Integrität vor, können in der Tabelle tbl_itu_laender keine Fremdschlüssel eingetragen werden, die es in Tabelle tbl_itu_regionen nicht gibt. können in Tabelle tbl_regionen keine Primärschlüssel geändert oder gelöscht werden, sodaß in Tabelle tbl_itu_laender Einträge keine zugehörigen Regionen mehr aufweisen. Der Versuch, wie zuvor YYY einzutragen, führt zu einer Fehlermeldung: Der Versuch, wie zuvor XXX einzutragen, führt zu einer Fehlermeldung: Liegt referentielle Integrität vor und die Aktualisierungsweitergabe ist aktiviert: können weiterhin in der Tabelle tbl_itu_laender keine Fremdschlüssel eingetragen werden, die es in Tabelle tbl_itu_regionen nicht gibt. können in Tabelle tbl_regionen keine Primärschlüssel gelöscht werden, sodaß in Tabelle tbl_itu_laender Einträge keine zugehörigen Regionen mehr aufweisen. können in Tabelle tbl_regionen Primärschlüssel geändert werden. In Tabelle tbl_itu_laender werden sofort die Einträge der Fremdschlüssel automatisch ebenfalls geändert. Liegt referentielle Integrität vor und die Löschweitergabe ist aktiviert: können weiterhin in der Tabelle tbl_itu_laender keine Fremdschlüssel eingetragen werden, die es in Tabelle tbl_itu_regionen nicht gibt. können in Tabelle tbl_regionen Primärschlüssel gelöscht werden, In Tabelle tbl_itu_laender werden sofort die zugehörigen Einträge mit entsprechendem Fremdschlüssel automatisch ebenfalls gelöscht. können in Tabelle tbl_regionen keine Primärschlüssel geändert werden, sodaß in Tabelle tbl_itu_laender Einträge keine zugehörigen Regionen mehr aufweisen. Wird das Tabellenfenster geschlossen und erneut geöffnet, sind die»#gelöscht«zeilen nicht mehr vorhanden.

9 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 9 / 15 - Abfragen. Auswahlabfrage. Auswahlabfrage ist Standard nach Abfrageerstellung (Registerkarte ABFRA- GETOOLS ENTWURF - Gruppe ABFRAGETYP). Die abgebildete Auswahlabfrage qry_krankenstand_berlin wird: die Felder int_krankentage, txt_nachname, txt_vorname und ID_Personal anzeigen, jedoch nicht txt_ort. Trotzdem ist das Feld txt_ort Bestandteil der Abfrage, weil als Kriterium festgelegt ist, daß nur die Datensätze angezeigt werden, deren Krankentage einen Wert größer 0 und die Person in Berlin wohnt. Die Sortierreihenfolge (von links nach rechts, wie die Spalten angeordnet sind) legt fest, daß die Daten nach der Anzahlt der Krankentage, weiter nach dem Nachnamen bei gleicher Anzahl der Krankentage, weiter nach Vorname und weiter nach Personalnummer sortiert angezeigt werden. Die Datenblattansicht (oder durch Ausführung der Abfrage) ergibt sich: Formulare. Formulare dienen der Darstellung von Tabellendaten auf dem Bildschirm. Erstellung mit dem Formular-Assistenten (Registerkarte ERSTELLEN - Gruppe FORMU- LARE): Schritt 1: Man wähle aus den (verknüpften) Tabellen die Felder aus, die man auf dem Formular anzeigen möchte. Schritt 2: Die Anzeige erfolge in einem einzelnen Formular (Unterformulare und verknüpfte Formulare erfordern mehr Fachwissen und sollten von Anfängern nicht verwendet werden).

10 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 10 / 15 - Schritt 3 (Bild unten links): Man wähle als Layout Einspaltig (ein Datensatz pro Bildschirmseite) oder Tabellarisch (mehrere Datensätze pro Bildschirmseite). Schritt 4 (Bild oben rechts): Man entscheide sich für eine farbliche gestaltete Vorlage, ist für die Darstellung der Daten selbst unerheblich. Schritt 5 (ohne Abbildung): Man benenne das Formular mit einem Namen. Bei der ungarischen Notation ist der Präfix frm üblich. Das fertige Formular in der Formular Ansicht (links) und in der Entwurfsansicht (rechts), in der es weiter gestaltet werden kann. Ein Formular besteht aus drei Teilen: Formularkopf (hier blau), dem Detailbereich (hier grau) und dem Formularfuß (hier grün). Sortierung der Daten. Die Sortierung der Daten wird in der Entwurfsansicht festgelegt. Bei den Formulareigenschaften muß die SQL SELECT Anweisung entsprechend aufgebaut werden. Dazu dem Button [...] für die Datensatzquelle anklicken. Die Einstellungen zur Sortierung erfolgen entsprechend wie bei der Erstellung der Abfragen, nur daß hier die Abfrage nicht gesondert gespeichert wird, sondern Bestandteil des Formulars ist. Im Beispiel links werden die im Formular anzuzeigenden Datensätze zuerst nach der Region und dann nach den Ländern sortiert.

11 Kombinationsfelder in Formularen. Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 11 / 15 - Kombinationsfelder für Felder, deren Daten über einen Fremdschlüssel mit einer anderen Tabelle verknüpft sind (also mit denen einer zweiten Tabelle in Beziehung stehen), werden in ein Formular wie folgt eingefügt. Im Beispiel soll das Textfeld für die Regionen durch ein Kombinationsfeld ersetzt werden (wenn man ein neues Land aufnimmt, will man die Region auswählen können). Wichtig ist für das Einfügen von Kombinationsfeldern für Feldinhalte, die mit einer anderen Tabelle in Beziehung stehen, daß alle Daten aus beiden Tabellen dem Formular zur Verfügung stehen sollten, ob sie angezeigt werden oder nicht! Deshalb ist erst bei den Formulareigenschaften in der Entwurfsansicht die Datenquelle um alle Felder beider Tabellen zu ergänzen, die bisher nicht im Formular angezeigt wurden (s. Sortierung der Daten zuvor). Zum Einfügen des Kombinationsfeldes beginnen Sie mit Registerkarte FORMULARENTWURFSTOOLS ENTWURF - Gruppe STEUERELEMEN- TE. Schritt 1 (Bild unten links): Wählen Sie aus, daß das Kombinationsfeld die Werte einer Tabelle / Abfrage entnimmt. Schritt 2 (Bild oben rechts): Wählen Sie die Tabelle aus, in der der anzuzeigende Wert steht (txt_region steht in Tabelle tbl_regionen). Schritt 3 (Bild unten links): Wählen Sie Felder aus, die die Klappliste anzeigen soll und immer zusätzlich den Primärschlüssel. Schritt 4 (Bild oben rechts): Stellen Sie ein, wie die Werte der Klappliste sortiert werden sollen.

12 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 12 / 15 - Schritt 5 (Bild unten links): Korrigieren Sie eventuell die Breite der Klappliste und entscheiden Sie, ob der Primärschlüssel mit in der Klappliste angezeigt werden soll. Schritt 6 (Bild oben rechts): Speichern Sie den zum ausgewählten Klapplistenwert gehörigen Primärschlüsselwert (s. Schritt 3 - deshalb mußten Sie den Primärschlüssel für die Klappliste mitwählen, obwohl Sie ihn in der Klappliste nicht anzeigen) als Fremdschlüsselwert in der anderen Tabelle ab (um die Beziehung zwischen den Datensätzen der beiden Tabellen herzustellen). Schritt 7 (ohne Abbildung): Wenn Sie wollen, können Sie der Klappliste noch einen besonderen Namen geben. Das Resultat: Berichte. Berichte dienen zum Ausdruck von Tabellendaten. Erstellung mit dem Berichts-Assistenten (Registerkarte ERSTELLEN - Gruppe BERICHTE). Schritt 1: Man wähle aus den (verknüpften) Tabellen die Felder aus, die man in dem Bericht anzeigen möchte.

13 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 13 / 15 - Schritt 2 (Bild unten links): Man wähle als Darstellung alle Werte in einer Zeile (Vorschau beachten). Schritt 3 (Bild oben rechts): Man gruppiere die Daten nach dem übergeordneten Begriff (wird automatisch sortiert). Schritt 4 (Bild unten links): Legen Sie die Sortierung der restlichen Daten fest. Schritt 5 (Bild oben rechts): Man wähle die Anordnung der Daten auf der Seite und das Papierformat. Schritt 6 (Bild oben rechts): Man wähle das farbliche Format und die Schriftgestaltung (unerheblich für die auszudruckenden Daten). Schritt 7 (ohne Abbildung): Man benenne dbericht mit einem Namen. Bei der ungarischen Notation ist der Präfix rpt üblich. In der Entwurfsansicht kann der Bericht weiter bearbeitet werden. Gruppierungen, Sortierungen und weitere Darstellungsoptionen (wie Gruppe zusammenhalten) der Datensätze nehmen Sie im unteren Bereich der Entwurfsansicht vor. Letztere wird eingeschaltet über Registerkarte BERICHTENTWURF- TOOLS ENTWURF - Gruppe GRUPPIIERUNG UND SUMMEN. Ein Bericht hat folgende Bereiche (farblich markiert): Berichtskopf - einmalig oben auf 1. Seite. Seitenkopf - oben auf jeder Seite. Gruppenkopf - bei Beginn einer neuen Gruppe. Detailbereich - Datensätze innerhalb einer Gruppe. Gruppenfuß - am Ende einer jeden Gruppe. Seitenfuß - auf jeder Seite unten. Berichtsfuß - hinter dem allerletzten Datensatz.

14 Die ersten beiden Seiten des Berichts (mit Gruppe zusammenhalten): Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 14 / 15 - Die letzten beiden Seiten des Berichts (mit Gruppe zusammenhalten):

15 Unterlagen zum Access 2007 Vorlesungsteil - 15 / 15 - Formeln und Funktionen In Formularen und Berichten können auch Formeln benutzt werden, ähnlich wie in Excel. Während dort die Formel in eine Zelle geschrieben wurde, wird bei Access ein ungebundenes Textfeld in das Formular oder den Bericht eingefügt. Zum Einfügen des Textfeldes benutzen Sie die Registerkarte FORMULARENTWURFSTOOLS ENTWURF - Gruppe STEUERELEMENTE (dort war auch schon das Kombinationsfeld zu finden). Sie beginnen wie in Excel mit dem Gleichheitszeichen für die Formel im Textfeld und verwenden im Unterschied zu Excel keine Zellreferenzen, sondern den Feldnamen in eckigen Klammern. Zeichenketten müssen in doppelte Anführungszeichen gesetzt werden, der & Operator verkettet Zeichenketten und auch die WENN() Funktion ist ebenfalls vorhanden (Gebrauch entsprechend wie aus Excel bekannt). Im Detailbereich ergibt ein Textfeld, das die beiden ursprünglichen Felder zur Anzeige txt_land und ID_ITU ersetzt, mit dem Inhalt =[txt_land] & " (" & [ID_ITU] & ")" folgenden Ausdruck (nur Anfang der 1. Seite abgebildet):