Turtle Charts mit der ViFlow Turtle Schablone (VTS) erstellen

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1 Turtle Charts mit der ViFlow Turtle Schablone (VTS) erstellen Was genau ist ein Turtle Chart? Ein Turtle Chart (auch Schildkrötengrafik) ist eine Prozessdarstellungsform ähnlich eines Prozesssteckbriefes. Auf grafischer Basis werden die wesentlichen Eingangsfaktoren eines Prozesses wie beispielsweise Input, benötigte Dokumente, Beteiligte, materielle Ressourcen dargestellt. Ein Turtle Chart enthält keine Auflistung von einzelnen Prozessschritten. Es dient vielmehr der Vermittlung eines Gesamtüberblicks in Bezug auf den abgebildeten Prozess. Nutzen durch Abbildung in ViFlow In der Praxis wird das Turtle Chart häufig in Formaten wie Microsoft Office PowerPoint, Word oder Excel umgesetzt. Der Nachteil dieser Umsetzung ist, dass keine prozessmodellübergreifenden Änderungen durchgeführt werden können, da in den Office-Standard- Programmen keine Datenbankverknüpfung der einzelnen Objekte gegeben ist. Auch Auswertungen, wie zum Beispiel mit ViFlow Reporter, können aus Office-basierten Turtle- Darstellungen nicht generiert werden. Ein weiterer positiver Aspekt an der Modellierung Ihres Turtle Charts mit ViFlow ist die Möglichkeit der zentralen Verteilung der Informationen durch das ViFlow WebModel, welches allen interessierten Parteien in der Unternehmung zugänglich gemacht werden kann. Die Bestandteile der ViFlow Turtle Schablone Shapename Symbol ViFlow Objekttyp Anmerkung Turtle Prozess Prozessobjekt mit zusätzlichen grafischen Elementen zur Darstellung der Turtle Systematik. Achtung! Das Shape positioniert sich automatisch und kann nicht verschoben werden. Daten Daten Datenpfeil mit spezieller Formatierung zur Verwendung auf dem ViFlow Turtle Chart. Beteiligte Bereich Formatiertes Bereichsobjekt zur Positionierung der Prozessbeteiligten auf dem ViFlow Turtle Chart. Prozesseigner Bereich Formatiertes Bereichsobjekt zur prominenten Positionierung des Prozessowners auf dem ViFlow Turtle Chart. Achtung! Das Shape positioniert sich automatisch und kann nicht verschoben werden. ViCon GmbH Turtle Charts mit ViFlow erstellen Seite 1 von 6

2 Die Turtle Schablone in der Anwendung 1) Einbinden der ViFlow Turtle Schablone Binden Sie zunächst die ViFlow Turtle Schablone in ViFlow ein. Sie haben zwei Möglichkeiten der Einbindung: a) Einbindung über Microsoft Visio: Gehen Sie im Schablonen-Bereich des Visiofensters auf den Menüpunkt Weitere Shapes > Schablone öffnen. Wählen Sie nun die VTS in Ihrem Dateisystem aus. Achtung: Die Einbindung über diesen Weg hat zur Folge, dass die VTS zunächst nur in der aktuell geöffneten Grafik zur Verfügung steht! b) Einbindung über ViFlow: Öffnen Sie die ViFlow-Optionen über den ViFlow Menüpunkt Extras > Optionen. Wählen Sie nun im ViFlow-Menü den Eintrag Visio-Dateien aus und hinterlegen die VTS wahlweise als Standard- oder Erweiterte Schablone. Die VTS steht Ihnen dann auf jeder Grafik zur Verfügung. Weiter empfehlen wir für Turtle-Grafiken eine Rastereinstellung von 5x5 mm. Das Raster des Zeichenblattes kann unabhängig von der Vorlage je Grafik skaliert werden. Sie finden die entsprechenden Einstellungen im Visio-Menü unter dem Eintrag Lineal und Gitter. 2) Das Turtle Chart Die nachfolgende Erläuterung wird am Beispiel Beschaffungsprozess gegeben. Erstellen Sie in ViFlow einen neuen Prozess und ergänzen Sie den Prozessnamen um den Vermerk Turtle oder Turtle Chart. Öffnen Sie die Grafik des soeben erstellten Prozesses. Platzieren Sie zunächst das Shape Turtle aus der VTS. Benennen Sie den Prozess. Wählen Sie den gleichen Namen, welchen auch das Zeichenblatt trägt, allerdings ohne den Vermerk Turtle. Das Turtle-Shape positioniert sich mittig auf dem Zeichenblatt. Ein Verschieben des Turtle-Shapes ist nicht möglich. Im nächsten Schritt positionieren Sie mit dem Shape der VTS die einfließenden Größen und Informationen für die Punkte 1 5 (siehe Abb. 1). ViCon GmbH Turtle Charts mit ViFlow erstellen Seite 2 von 6

3 Abb. 1 ViFlow Turtle Chart mit Turtle-Shape Achten Sie darauf, dass das Daten-Shape korrekt an die Verbindungspunkte des Turtle- Shapes angedockt ist (siehe Abb. 2). Achtung: Das Datenobjekt ist transparent formatiert. Um für die Benennung das Eigenschaftsfenster zu öffnen, klicken Sie bitte an der Stelle, an der das Shape platziert wurde, doppelt. Abb. 2 Verbinderpunkte des Turtle-Shapes Nachdem die Informationen 1 5 (siehe Abb. 1) zugeordnet sind, platzieren Sie die Prozessbeteiligten (siehe Punkt 6 in Abb. 1) mit dem Shape Beteiligte. Sie greifen auf die ViFlow-Bereiche zurück. Im Gegensatz zum Shape Daten muss das Beteiligten- Shape nicht an Verbindungspunkte angedockt werden. Tipp: Nutzen Sie die Visio-Funktion Ausrichten (Shortkey F8), um die Beteiligten mit wenigen Handgriffen in eine Flucht zubringen. Klicken Sie das Objekt, an dem sich die weiteren in der Ausrichtung orientieren sollen, als erstes an. ViCon GmbH Turtle Charts mit ViFlow erstellen Seite 3 von 6

4 Holen Sie nun mit gedrückter Shift-Taste alle weiteren Objekte in die Auswahl. Drücken Sie die Taste F8 und wählen die Ausrichtung linksbündig. Als letztes verbleibendes Element der VTS bleibt noch das Prozesseigner-Shape (Punkt 7 Abb. 1) zu erwähnen. Nutzen Sie dieses, wenn sie den Themenverantwortlichen prominent auf der Grafik platzieren wollen. Das Shape fällt automatisch und lässt sich nicht verschieben. Wenn Sie alle relevanten Informationen auf dem Turtle Chart abgebildet haben, können Sie über die ViFlow-Baumstruktur das Flow Chart zum Objekt Beschaffungsprozess erstellen. ViCon GmbH Turtle Charts mit ViFlow erstellen Seite 4 von 6

5 Verankerung der Turtle-Darstellung im Gesamtmodell ViCon GmbH Turtle Charts mit ViFlow erstellen Seite 5 von 6

6 Prozesseigner: ViCon GmbH Turtle Charts mit ViFlow erstellen Seite 6 von 6