QM-Systeme dynamisch über Wikis gestalten Wiki beschleunigt und dynamisiert der Turbo für QM Systeme

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1 QM-Systeme dynamisch über Wikis gestalten Wiki beschleunigt und dynamisiert der Turbo für QM Systeme TQU International GmbH - Wiblinger Steig Neu-Ulm - Tel. +49 (0) 731/

2 Jedes Unternehmen hat ein Managementsystem oder eine Art und Weise wie es sich managt Es ist wie mit dem Wetter es gibt immer eins 9

3 Die Systeme unterscheiden sich in ihrer Art der Festlegungen in kleinen Unternehmen häufiger implizit, sichtbar im Verhalten und der täglichen Arbeit und je größer das Unternehmen ist immer häufiger explizit, beschrieben, dokumentiert und leichter zugänglich. 10

4 Elemente eines Managementsystems Organisation Kultur 11

5 In den Unternehmen bestehen unterschiedliche Organisationen Aufbauorganisation Prozessorganisation Wissensorganisation 12

6 13

7 Web 2.0: Philosophie, Technologie und Inhalten einfach, um Mitgestaltung zu ermöglichen von Vielen gemeinsam erstellt des Mitmach-Netzes 14

8 Wiki Social Software im Internet & immer häufiger in Unternehmen 15

9 Wissen erschließen & Intuition ermöglichen Dokumentenmanagement: nach bekannten Inhalten suchen und finden Wikimanagement: über Alltagsfragen intuitives Suchen, vernetztes Denken & Beteiligung ermöglichen, neue Inhalte erschließen 16

10 1. Der Nutzen eines mit Wiki umgesetzten Managementsystems Menschen führen Transparenz über Unternehmen, Ziele, Funktionsweise und Aufbau bieten, erläutern und Zusammenhänge aufzeigen mit Mitarbeitern in Dialog treten Menschen befähigen 17

11 1. Der Nutzen eines mit Wiki umgesetzten Managementsystems Wissen managen Verknüpfung von Prozessen und Wissen Wissen gemeinsam weiterentwickeln Abbildung und Weiterentwicklung des kompletten Unternehmenswissens 18

12 1. Der Nutzen eines mit Wiki umgesetzten Managementsystems Informationen teilen eine interne Wissens-, Informations- und Kommunikationsplattform täglich auf dem neuesten Stand für jeden zugänglich 19

13 1. Der Nutzen eines mit Wiki umgesetzten Managementsystems Zusammen arbeiten Diskussionen gestalten, Inhalte kommentieren effektive Teamarbeit unterstützen Ideen gemeinsam generieren und bearbeiten 20

14 1. Der Nutzen eines mit Wiki umgesetzten Managementsystems Individualität ermöglichen Unternehmensidentifikation über das Layout und Design verdeutlichen Benutzern die Möglichkeit bieten, eigene Dinge in Wiki erstellen zu können benutzerspezifische Einstellungen für intuitiven Zugriff auf Inhalte 21

15 1. Der Nutzen eines mit Wiki umgesetzten Managementsystems Qualität managen leichte Prozesserarbeitung, -änderung und freigabe Fehlervermeidung über mehrere-augen- Prinzip und über den Tellerrand schauen Transparenz in Verantwortlichkeiten, Abläufen und Zusammenhängen 22

16 Anforderungen des Qualitätsmanagements an ein mit Wiki umgesetztes Managementsystem Prozessdarstellung Unterschiedliche Prozessdarstellungsformen (Prosa, Flow-Chart, Swimlane, Tabelle, Graphik) Verknüpfung von Inhalten, Prozessen (deren Schnittstellen), Prozesse mit den prozessrelevanten Unterlagen, Wissen, Best Practices, Lessons Learnt Qualitätssicherung Überblick über Aktivitäten & Änderungen Bewertung, gezielte Überprüfung & Aktualisierung der Inhalte Unterstützung Q-bezogener Aktivitäten Gestaltung von Audits & deren Durchführung, Darstellung der Ergebnisse Darstellung Q-relevanter Kennzahlen 23

17 Lösungen für Anforderungen des Qualitätsmanagements an ein mit Wiki umgesetztes Managementsystem Prozessdarstellung Prozesse Unterschiedliche darstellbar Prozessdarstellungsformen von Prosa bis hin zu bearbeitbaren (Prosa, Flow-Chart, Graphiken, interne Swimlane, Tabelle, (zwischen Graphik) Seiten, von einer Seite zu einem Dokument etc.) & externe links (zu einem Verknüpfung Laufwerk, von Verzeichnis, Inhalten, Homepage Prozessen (deren im Internet) Schnittstellen), möglich Prozesse mit den prozessrelevanten Unterlagen, Wissen, Best Practices, Lessons Learnt Qualitätssicherung Bewertung Überblick von über Seiten, Aktivitäten Wiki-Statistik & Änderungen (viel/wenig genutzte Inhalte, Sackgassenartikel, Bewertung, gezielte längste/kürzeste Überprüfung Seite ), & Aktualisierung letzte Änderungen Inhalte nachvollziehbar Unterstützung Q-bezogener Aktivitäten Gestaltung von Audits & deren Durchführung, Darstellung der Ergebnisse Anonyme Befragungen mit automatischer Datenauswertung, Daten graphisch darstellbar, Darstellung Tabellenkalkulation Q-relevanter Kennzahlen 24

18 Anforderungen des Qualitätsmanagements an ein mit Wiki umgesetztes Managementsystem Beteiligung Definition & Steuerung des Beteiligungsgrades (vom Mitgestalter über Feedbackgeber bis zum reinem Konsumenten) Dokumentenlenkung & -management Kennzeichnung von Dokumenten: Versionierung von Inhalten & Rückverfolgung von Änderungen Dokumentenfreigabe, -veröffentlichung & -verteilung Darstellung unterschiedlicher Dokumententypen Information & Kommunikation Steuerung des Informationsflusses z.b. bei Änderungen (benutzer- bzw. zielgruppenspezifisch) Kollaborations- & Austauschmöglichkeiten zum gemeinsamen Lernen & Verbessern 25

19 Lösungen für Anforderungen des Qualitätsmanagements an ein mit Wiki umgesetztes Managementsystem Beteiligung Definition Benutzerrechtvergabe & Steuerung des für Gruppen Beteiligungsgrades & Einzelne, (vom differenzierbar Mitgestalter von über Feedbackgeber bis zum einzelnen reinem Seiten Konsumenten) bis hin zu kompletten Bereichen Kennzeichnung von Dokumenten: Versionierung von Inhalten & Rückverfolgung von Versionierung jeder Wiki-Seite & angehängter Dokumente, Änderungen Änderungen aller Versionen anzeigbar, Workflow zur Dokumentenfreigabe, Dokumentenfreigabe, unterschiedlichste Dateitypen -veröffentlichung in Wiki hochladbar & -verteilung Darstellung unterschiedlicher Dokumententypen Dokumentenlenkung & -management Steuerung Pull-Prinzip des über Informationsflusses RSS-Feeds, -information, z.b. bei Änderungen letzte Änderungen (benutzer- bzw. zielgruppenspezifisch) möglich, Push-Prinzip einrichtbar (z.b. beim Freigabe-Workflow), über Kollaborations- Kommentare, Diskussionsseiten & Austauschmöglichkeiten gemeinsam zum arbeiten gemeinsamen Lernen & Verbessern Information & Kommunikation 26

20 Anforderungen des Qualitätsmanagements an ein mit Wiki umgesetztes Managementsystem Sicherheit Datensicherheit im Hinblick auf Zugriff & Datenverlust Nutzerfreundlichkeit Schnelles, einfaches Suchen & Finden Anpassung & Strukturierung des Wikis nach unternehmensspezifischen Gesichtspunkten Persönliche Anpassung des Wikis Leichte Verfügbarkeit/Erreichbarkeit des Wikis & seiner Inhalte auch über mehrere Standorte hinweg Druckfunktion von Inhalten Templates anlegen & nutzen Schneller & einfacher Import neuer Daten 27

21 Lösungen für Anforderungen des Qualitätsmanagements an ein mit Wiki umgesetztes Managementsystem Datensicherheit Backupfunktion, im Benutzerkonten, Hinblick auf Zugriff SSL-Verbindung & Datenverlust bei Wiki im Internet verschlüsselte Datenübertragung Sicherheit Schnelles, einfaches Suchen & Finden Suchfunktion über alle Wiki-Inhalte (Seiten & Dokumente), auf einzelne Anpassung Bereiche eingrenzbar & Strukturierung des Wikis nach unternehmensspezifischen Gesichtspunkten Persönliche Stichworte Anpassung des Wikis Leichte alphabetisches Verfügbarkeit/Erreichbarkeit & hierarchisches Anzeigen des Wikis der & Seiten seiner Favoritenseiten Inhalte auch über & - mehrere Standorte hinweg bereiche einrichtbar Druckfunktion.pdf/.doc Import von und Inhalten Druckfunktion, Seitentemplates, Datenimport Nutzerfreundlichkeit Templates anlegen & nutzen Schneller & einfacher Import neuer Daten 28

22 1. Der Nutzen eines mit Wiki umgesetzten Managementsystems Dokumente managen Dokumente beliebiger Inhalte und Formate verfügbar machen einfach, schnell online organisieren leichte Auffindbarkeit, Änderungen sind nachvollziehbar 29

23 1. Der Nutzen eines mit Wiki umgesetzten Managementsystems Mails reduzieren Wissen und Information zentral an einem Platz über Neuigkeiten informiert werden zeit- und ortsunabhängig verfügbar 30

24 2. Die Ergebnisse nach Umsetzung eines Managementsystems mit Wiki aus Sicht der Führungskraft: Führung basiert auf einer kommunikativen Philosophie mit Grundsätze und Regeln Dynamik leben und Kommunikation schaffen gezielt in Dialog mit den Mitarbeitern treten Ressourcen erkennen und einsetzen Ein- und Überblicke in Kernaufgaben haben und ermöglichen Wissen archivieren gemeinsam weiterentwickeln Zeitersparnis schaffen aus Sicht der Mitarbeiter: Ziele und Philosophie kennen und umsetzen aktuelle und notwendige Informationen nutzen notwendiges und hilfreiches Wissen zur Verfügung haben die Qualität des Unternehmens mit entwickeln Kommunikation-, Austausch- und Diskussionsmöglichkeit nutzen einfacher Zugang zu allem Notwendigen haben Entlastung einzelner Mitarbeiter und v.a. der Verwaltung von Zeitersparnis profitieren 31

25 2. Die Ergebnisse nach Umsetzung eines Managementsystems mit Wiki aus Sicht eines Qualitäters: Schaffung eines dynamischen, tagaktuellen QM-Systems Menschen die Möglichkeit der aktiven Beteiligung im Unternehmen und der Gestaltung der Prozesse bieten Zeitersparnis von Verwaltungsaufgaben zur Steigerung der Qualität nutzen kontinuierliche Verbesserung leben aus Sicht der Kunden: das hohe Maß der Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen ist spürbar der hohe Informationsgrad von Führung und Mitarbeiterschaft wird erlebbar Dynamik und Flexibilität werden geboten das breite Wissensspektrum aller Beschäftigten ist nutzbar ein Unternehmen erleben, das sich den Anforderungen moderner Unternehmensführung stellt 32

26 2. Die Ergebnisse nach Umsetzung eines Managementsystems mit Wiki Vorsprung & Führung durch Dynamik Entwicklung des Managementsystems zum führenden System im Unternehmen Vorgabe des Rahmens durch das System, in dem die Dynamik durch die Beteiligten stattfindet 33

27 2. Die Ergebnisse nach Umsetzung eines Managementsystems mit Wiki Zeit nutzen & Freiräume schaffen Tagaktuelle Entwicklung & Veränderung durch Viele Zeitnahe & direkte Kommunikation Effektive Zusammenarbeit durch Bearbeitung eines Dokuments pflegen 34

28 2. Die Ergebnisse nach Umsetzung eines Managementsystems mit Wiki Beteiligung im Managementsystem Möglichkeiten schaffen Prozessgestalter & Systemnutzer am Aufbau & der Weiterentwicklung des Systems beteiligen Aktives Einbringen von Wissen & Informationen ermöglichen Kollaboration, Diskussion fördern & gemeinsam kreativ sein 35

29 3. Die Struktur zur Einführung eines Managementsystems mit Wiki Architektur und Struktur erarbeiten Seitenvorlagen verfügbar machen (Exklusive) Inhalte aufbauen Menschen beteiligen Anwender coachen Aktivitätsindex bewerten Weitere Anwendungsszenarien entwickeln 36

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