Rahmenlehrplan für den Ausbildungsberuf Fachinformatiker/-in und IT-System-Elektroniker/-in (Beschluss der Kultusministerkonferenz vom 25.

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1 Lernziele Quelle Leitziel Bezug 1 Grobziel 1 Bezug 2 Grobziel 2 Bezug 3 Grobziel 3 Rahmenlehrplan für den Ausbildungsberuf Fachinformatiker/-in und IT-System-Elektroniker/-in (Beschluss der Kultusministerkonferenz vom 25. April 1997) Lernfeldübergreifende Förderung der Handlungskompetenz unter besonderer Berücksichtigung der Fach-, Methoden-, Sozialkompetenz sowie der Sprach- und informationstechnischen Kompetenz auf der Basis berufstypischer Lernsituationen Lernfeld 2: Geschäftsprozesse und betriebliche Organisation Die Schülerinnen und Schüler können eine prozessorientierte Ablauforganisation beschreiben und einen Zusammenhang zu betrieblichen Funktionen herstellen. Lernfeld 3: Informationsquellen und Arbeitsmethoden Die Schülerinnen und Schüler sind in der Lage, einen Arbeitsauftrag zu analysieren; Informationsquellen zweckmäßig auszuwählen, zu erschließen und gezielt zu nutzen; organisieren ihre Arbeit bewusst, wenden Arbeitstechniken an und arbeiten effizient und kooperativ zusammen; bedienen sich der dem aktuellen Stand entsprechenden Medien; sind in der Lage, Informationen sach- und adressatengerecht aufzubereiten und zu präsentieren. Lernfeld 5: Fachliches Englisch Die Schülerinnen und Schüler sollen die für ihren Fachbereich notwendigen englischen Fachbegriffe und Ausdrucksformen kennen, um sie bei der Nutzung von Dokumentationen sachadäquat im Sinne der zu lösenden Aufgaben anwenden zu können. 2

2 Fachkompetenz Methodenkompetenz Sozialkompetenz Sprachkompetenz IT- Kompetenz Die Schülerinnen und Schüler können die Aufgaben der "betrieblichen Organisation" (Aufgabenanalyse, Aufgabensynthese) sowie aufbauorganisatorische Darstellungsmöglichkeiten repetieren; die Ablauforganisation bezüglich des Arbeitsinhalts, der Arbeitszeit, des Arbeitsorts und der Arbeitszuordnung unterscheiden; die Ziele der Ablauforganisation (Minimierung der Durchlaufzeiten, Maximierung der Kapazitätsauslastung) angeben; verschiedene Darstellungstechniken von Arbeitsabläufen (verbale Beschreibung, grafische Formen) nennen; den formalen Aufbau einer Ablaufkarte beschreiben. Die Schülerinnen und Schüler können betriebliche Arbeitsabläufe analysieren; Ablaufdiagramme anhand berufstypischer Lernsituationen erstellen; eine ausgefüllte Ablaufkarte der Geschäftsleitung präsentieren und die einzelnen Prozessschritte begründen; Vorzüge und Schwächen des Ablaufdiagramms bzw. der Ablaufkarte in Tabellenform zusammentragen und der Geschäftsleitung das Ergebnis der Analyse und ggf. Verbesserungsvorschläge unterbreiten. Die Schülerinnen und Schüler erlernen/festigen im Rahmen der Teamarbeit Fähigkeiten wie Kooperationsfähigkeit, sachliche Argumentation, mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, arbeitsteiliges Verhalten u. a.; Selbständigkeit, positive Einstellung zum Beruf. Die Schülerinnen und Schüler können englische Fachbegriffe beim funktionsübergreifenden Flussdiagramm bezüglich des Inhalts recherchieren. Die Schüerinnen und Schüler werden Möglichkeiten der grafischen Darstellung von Arbeitsabläufen mittels VISIO kennen lernen. 3

3 Unterrichtsverlauf Phasen Didaktische Hinweise Methodische Hinweise Dauer [Min.] Einstieg Thema Anknüpfung des Themas an die Begriffe "Organisation", "Aufbauorganisation" und "Ablauforganisation" Whiteboard Mind Map U-Gespräch Festigung von bereits Erlerntem und Hinführung zu Neuem 5 Erarbeitung Formaler Aufbau eines Ablaufdiagramms (Ablaufkarte) Beispiel einer Ablaufkarte Analyse eines Arbeitsablaufs und Ausfüllen einer Ablaufkarte Vorzüge/Schwächen der Ablaufkarte zusammenstellen und ggf. Verbesserungs- vorschläge aufzuzeigen Arbeitsmaterialien austeilen: - Info-/Arbeitsblätter - Folien + Stifte Gruppenarbeit 20 Präsentation Vorstellung der Ergebnisse der Arbeitsgruppen vor einer imaginären Geschäftsleitung Prozessschritte, Vorzüge, Schwächen, Verbesserungsvorschläge sind zu begründen Beispielzeichnungen von Flussdiagrammen mittels VISIO zeigen Overheadprojektor + Folien PC + Beamer VISIO 15 Vertiefung Anwendung des Gelernte n auf einen weiteren funktions- orientierten Ablauf (Einf.) Englische Fachbegriffe recherchieren Vorbereitung der nächsten U-Stunde Hausaufgabe 5 4

4 Raum für Notizen 5

5 1 Einführung Die betriebliche Organisation hat die Aufgabe, allgemein gültige (generelle) aufbauorganisatorische und ablauforganisatorische Regelungen zu treffen, um eine zieloptimale Kombination der Produktionsfaktoren (Menschliche Arbeitsleistungen, Sachmittel, Information) zu erreichen. Stelle Instanz Abteilung Darstellungstechniken Aufgabengliederungsplan Organigramme Stellenbeschreibungen Aufgabenanalyse Aufgabensynthese Darstellungstechniken Aufbauorganisation Betriebliche Organisation - Bereiche - Ordnung des Arbeitsablaufs Ablauforganisation Arbeitsinhalt Arbeitszeit Arbeitsort Arbeitszuordnung Ablaufdiagramm Flussdiagramm Balkendiagramm Netzplantechnik Bild 1-1: Bereiche der betrieblichen Organisation Die Aufbauorganisation bezweckt die Erstellung der Unternehmensstruktur (Stellenbildung, Abteilungsbildung) und umfasst demgemäß u. a.: die Zerlegung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben (Aufgabenanalyse), die Übertragung klar abgegrenzter Aufgaben und Kompetenzen auf bestimmte Personen (Stelle), die Zusammenfassung zusammengehöriger Aufgaben zu räumlichen Verantwortungsbereichen bzw. Organisationseinheiten (Instanzen, Abteilungen). Als aufbauorganisatorische Darstellungstechniken dienen z. B. Aufgabengliederungspläne, Organigramme und Stellenbeschreibungen. Die Ablauforganisation beinhaltet die Gestaltung von Arbeitsprozessen bezüglich des Arbeitsinhalts (Wie kann der Gesamtprozess in Teilprozesse zerlegt werden?); der Arbeitszeit (Wie können Arbeitsabläufe bezüglich der Arbeitszeit (Zeitfolge, Zeitdauer, Zeitpunkt) koordiniert werden?); des Arbeitsorts (Wie können die Transportwege und Entfernungen minimiert und der Arbeitsablauf möglichst geradlinig realisiert werden?) und der Arbeitszuordnung (Wie können die Teil- und Einzelaufgaben den Abteilungen oder Stellen zugeordnet werden?). 6

6 Unter Beachtung des ökonomischen Prinzips (Wirtschaftlichkeits-, Vernunftprinzips) ergeben sich für die Ablauforganisation folgende Zielsetzungen: 1 Minimierung der Durchlaufzeiten: Die Zeit für die Realisierung (Verwirklichung eines Arbeitsablaufs) soll so gering wie möglich gehalten werden (Minimalprinzip). 2 Maximierung der Kapazitätsauslastung: Mit einer gegebenen Kapazität (Arbeitskräfte und Betriebsmittel) soll ein größtmögliches Ergebnis (z. B. maximale Kapazitätsauslastung) erreicht werden. 2 Darstellungstechniken von Arbeitsabläufe n Zur Darstellung von Arbeitsabläufen kann man die verbale Beschreibung wählen (z. B. Bearbeitung von Eingangsrechnungen: Eingangsvermerk vornehmen, Überprüfung der Rechnung, Weitergabe an die Finanzbuchhaltung, Aufbewahrung bis zum Zahlungstermin, Überweisung des Rechnungsbetrages, Ablage der Rechnung). Übersichtlicher werden diese Darstellungen allerdings in graphischer (zeichnerischer) Form, z. B.: Ablaufdiagramm, Funktionsdiagramm, Balkendiagramm, Netzplantechnik. 7

7 2.1 Ablaufdiagramm (Ablaufkarte ) Für eine besonders klare und übersichtliche Darstellung von Arbeitsabläufen verwendet man Symbole für die wichtigsten Elemente der Arbeitsprozesse: Jede Teilarbeit wird einem Element und damit einem Symbol zugeordnet. So entsteht in der Reihenfolge der Teilarbeiten eine funktionenorientierte Ablauforganisation als Ablaufdiagramm. Daraus wird der Fluss des Gesamtablaufs deutlich. Den gesamten Arbeitsablauf kann man durch eine Verbindungslinie zwischen den einzelnen Symbolen verdeutlichen (die jeweils zutreffenden Symbole werden gleichzeitig ausgemalt). Diese Darstellungsmethode dient der Ist-Aufnahme von Arbeitsabläufen. Dabei werden Ursachen für Störungen, Doppelarbeiten, mögliche Zeitverkürzungen u. ä. deutlich. Aufgrund dieser Schwachstellen lässt sich ein neuer Ablaufplan erstellen, ein Soll-Vorschlag. Die Arbeitsablaufdiagramme werden auf sog. (Arbeits-) Ablaufkarten dargestellt. 8

8 Beispiel einer Ablaufkarte: 9

9 Aufgaben 1 Als Arbeitsgruppe in einem mittelständischen Unternehmen oder in einem Großunternehmen aus dem IT-Bereich sollen Sie ein Arbeitsablaufdiagramm erstellen für den Prozess Angebotserstellung aufgrund einer (Kunden-) Anfrage, wobei in der nachstehenden Ablaufkarte die Stufen des Arbeitsablaufs verbal und der entsprechende Arbeitsablauf in Symbolen (durch Ausmalen und Verbindung mittels einer Linie) einzutragen sind. Die ausgefüllte Ablaufkarte ist der Geschäftsleitung zu präsentieren und die einzelnen Prozessschritte sind zu begründen. 10

10 2 Anschließend erhält Ihr Team den Auftrag, die Vorzüge und Schwächen des Ablaufdiagramms bzw. der Ablaufkarte in Tabellenform zusammenzutragen und der Geschäftsleitung das Ergebnis Ihrer Analyse und gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Ablaufdiagramm (Ablaufkarte) Vorzüge Schwächen Vorschläge 11

11 3 Funktionsorientierte Abläufe sind gekennzeichnet durch ihre arbeitsteilige Zergliederung in mehrere Teilfunktionen, an denen mehrere Organisationseinheiten und Mitarbeiter eines Betriebes beteiligt sind. Für die Installation eines IT-Systems im Kundenauftrag ist bisher folgender funktionsorientierter Ablauf vorgesehen: Installation eines IT-Systems im Kundenauftrag - Funktionsorientierter Ablauf - Z eit Organisationseinheit (Betrieb) Kunde Geschäftsleitung Lager Serviceabteilun g Mo., , 14:00 Mo., , 16:00 Auftragsannahme Weiterleitung an die Serviceabteilung Auftra g Di., , 14:00 Di., , 15:30 Vorgespräch mit dem Kunden Feststellung des Zeitbedarfs, des Materialaufwands, des Personal- bedarfs Beratung, Information Do., , 11:00 Personaleinteilung Do., , 14:30 Ausfüllen des Service-Formulars Fr., , 9:30 Fr., , 10:00 Bereitstellung Systemkomponenten der Buchung der Lagerbewegung Mo., , 9:00 Mo., , 13:00 Durchführung der Installation, Funktionsprüfung der Inbetriebnahme des installierten Systems Di., , 10:30 Di., , 15:00 Weiterleitung Installationsnachweise Rechnungsschreibung Zahlungseingang prüfen Rechnung Zahlung Funktionsträger Herr Adam Frau Berger Herr Cäsar 12

12 Die Zielsetzung der Ablauforganisation besteht darin, betriebliche Arbeitsabläufe zu optimieren, d. h. Durchlaufzeiten oder Leerlaufzeiten zu minimieren bzw. einzelne Aufgaben der Mitarbeiter, Sachmittel oder Maschinen bestmöglich zuzuordnen. Voraussetzung hierfür ist eine systematische Analyse und Strukturierung dieser Abläufe. Dabei sind funktionale, aber auch zeitliche und räumliche Aspekte im integrativen Zusammenhang zu betrachten. a) Analysieren Sie den nebenstehenden Ablauf zum Installationsauftrag unter den Aspekten... Zeit Ergebnisse der Analyse Bearbeitungszeit Zeitverluste und deren Ursachen Gesamtdauer der Auftragsabwicklung Arbeitsinhalt Zergliederung in Teilfunktionen Logische Reihenfolge der Teilfunktionen Arbeitsunterbrechungen (Fortsetzung auf der nächsten Seite) 13

13 Ort Ergebnisse der Analyse Anzahl der betroffenen Organisationseinheiten Zuordnung Funktion/ Organisationseinheit Koordinationsaufwand bei Änderungen im Arbeitsablauf bei Änderungen im Zeitablauf bei Ausfall eines Mitarbeiters Aufgabenträger Zuordnung Funktion/ Mitarbeiter Auslastung Mitarbeiter b) Wie verträgt sich Ihrer Auffassung nach die funktionsorientierte Ablauforganisation mit der Forderung nach einer verstärkten Kundenorientierung? 14

14 c) Welche Forderungen sind im Hinblick auf eine stärkere Kundenorientierung zu stellen? d) Fassen Sie kurz die Nachteile des funktionsorientierten Arbeitsablaufs zusammen, die eine Umgestaltung des Arbeitsablaufes erforderlich machen! 15

15 Anlagen Funktionsübergreifendes Flussdiagramm - vertikal 16

16 Funktionsübergreifendes Flussdiagramm - horizontal Horizontal Cross-Functional Flowchart Sales Process Customer Visit Proceed? Pursue Other No Leads Sales Manager Customer Inside Sales Rep Outside Sales Rep Prospect Uncover Needs & Benefits Draft Proposal No Accept? Yes Yes Delivery & Follow-up 17