tools4pm - leichtgewichtige und effektive Werkzeuge fürs Projektmanagement

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1 tools4pm - leichtgewichtige und effektive Werkzeuge fürs Projektmanagement Vortrag bei der Fachgruppe IT-Projektmanagement 6. Dezember 2013, Stuttgart Dr. Karsten Hoffmann, Steinbeis-Transferzentrum IT-Projektmanagement, Stuttgart hoffmann@stz-itpm.de - tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 1

2 FG-Themenabend Tools-für-das-PM 2008 tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 2

3 Themenstellung heute Welche Hilfsmittel braucht der Projektleiter, um die wichtigsten Elemente zur Definition, Planung und Durchführung der Projektarbeit darzustellen? Zwei frühere Themenabende zu Tools im PM : Nicht das große Gesamt-PM-System, sondern viele kleine Helferlein sind nützlich in heterogenen Projekten über Bereichs- und Firmengrenzen hinweg Welche "kleinen Helferlein" haben sich in der Praxis als "gute Werkzeuge" erwiesen? Entwicklung eines Satzes von kleinen Werkzeugen auf Basis von Office-Anwendungen, orientiert an der PM-Ausbildung nach GPM/IPMA tools4pm (tools-for-pm) tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 3

4 PM-Phasen-Modell im Projekt Modell zeigt PM-Phasen (nach DIN) und darin einzelne PM-Elemente Zweck für tools4pm: Verdeutlichen, wann welche Planungselemente gebraucht werden Überblick schaffen und Zusammenhänge verstehen Roter Faden der PM- Methoden-Bausteine tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 4

5 tools4pm: Erklärung / Einführung einzelner PM-Elemente Die PM-Elemente orientieren sich an den Kompetenzelementen des PM nach ICB 3.0 (also nach GPM/IPMA) Von den in der ICB 3.0 erläuterten 46 Kompetenzelementen sind 20 PM-technische Kompetenzelemente, davon werden die wichtigsten 15 verwendet und erläutert Einführung durch Erläuterung der jeweiligen Bedeutung des PM-Elements (als Text bzw. im Rahmen des 3-Tages-Seminars) Im Seminar wird ein Beispiel zur Verfügung gestellt, die Teilnehmer jedoch ermuntert, zum Ausprobieren der Werkzeuge ihr eigenes Projekt zu nehmen Schwerpunkt: Verstehen der Bedeutung des Elements (die Benutzung der Vorlage ist nachgelagert). Benutzung folgt schlüssig, wenn Bedeutung verstanden. Wichtig, einzelne PM-Elemente gemeinsam zu erarbeiten und sich im Team darüber auszutauschen ( auch der Weg ist das Ziel ) tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 5

6 Das Produkt im Überblick Ein Satz einfacher Vorlagen, um die wichtigsten Elemente des PM in einem kleinen/ mittleren Projekt erzeugen zu können Basis sind Office-Produkte (Open Office, MS Office) sichert maximale Wiederverwendung über Organisationsgrenzen hinweg Vorlagen für die wichtigsten 15 Aufgaben/ Themenstellungen in der Projektarbeit Untergliederung: Das Grobkonzept des Projekts Die Feinplanung des Projekts Die Steuerung des Projekts tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 6

7 Werkzeuge (1): Das Grobkonzept des Projekts Projekt-Steckbrief Ziele des Projekts Ziele-Tabelle Ziele-Baum Umfeldanalyse und Stakeholder Projektumfeld-Portfolio Stakeholder-Tabelle Stakeholder-Portfolio Phasen und Meilensteine Phasen-Tabelle Phasen-Plan Risiken des Projekts Risiko-Tabelle Risiko-Berechnungen Steckbrief: One-Pager zur Verständigung Ziele: Wichtigste Klärung mit dem AG Welche Prioritäten? SMARTe Ziele: Wann/wodurch erreicht Umfeld: Welche sachl. Faktoren Risiken? Welche Stakeholder? Macht und Konfliktpotential: Welche sind wichtig? Welche SH wie beteiligen, wie mit anderen kommunizieren? Phasen: Welche zeitlichen Abschnitte, welche Zwischenergebnisse (Wertschöpfung), welche Entscheidungen? Risiken: Gemeinsam über Risiken sprechen Versuch der Analyse (Ursachen) Versuch der Abschätzung, Ziel: Welche präventiven Maßnahmen lohnen tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 7

8 Werkzeuge (2): Die Feinplanung des Projekts Projektorganisation Projekt-Organisation Rollen-Tabelle Kommunikations-Matrix PSP und Arbeitspakete (AP) Projekt-Struktur-Plan Arbeitspaket APe: Schätzklausur Termin- u. Ablaufplanung Vorgangsliste Vernetzter Balkenplan (Gantt-D.) Ressourcenplanung Einsatzmittel-Tabelle Kostenplanung Kostenganglinie Kostensummenlinie tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 8 P-Orga: Schaubild mit AG, LA, PL, Schafft Klarheit für alle Beteiligte Rollentabelle: AKV wer macht was? Wann mit wem welche Kommunikat. PSP: Die Menge aller Aufgaben, hierarchisch, thematisch gegliedert (z.b. phasenor.) AP-Beschreibung als Beispiel Vorlage für Schätzklausur T&A-Plan: Abbildung des PSP auf die Zeitachse. Vorgangsliste für Reihenfolge => Vernetzter Balkenplan, für einzelne Phasen ggfs. Netzplan Ress.-Plan: Welche Skills benötigt? Wen braucht es wann (je Monat)? Kostenplang: Personal- und Sachkosten, Aufhänger: AP bzw. Vorgangsplanung Kosten je Monat und kumuliert

9 Werkzeuge (3): Die Steuerung des Projekts Statusberichte/Berichtswesen Berichte-Hierarchie (incl. Turnus) Statusbericht als Beispiel Ampel-Setzung & -Logik Projekt-Controlling APe: Ist-Stunden & Restzeit Protokoll-Beisp. / ToDo-Liste Änderungs-Management Change-Request-Workflow CR-Formular Projektstart Vorschlag Kickoff-Meeting Projektabschluss Vorschlag Abnahme & De-Briefing Projektabschlussbericht tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 9 Berichte: Schaubild mit LA, AG, PL, TPL, PMA Berichte und Eskalationswege Kompakten Statusbericht Definition Grün, Gelb, Rot Controlling: Aufwandsschätzung und Ist- Stundenverfolgung; Restaufwandsbest. Beispiele f. Protokoll sowie LOP/LEP Änderungen: Vorgehensweise verdeutlichen, wer für was verantwortliche, Beispiel-Formular f. Änderungen Projektstart: Vorschlag für Vorgehen, mit welchen Dokumenten beginnen? P-Abschluss: Bedeutung sauberen P- Abschluss klären, Beispiele für Abnahme und P-Abschlussmeeting sowie P-Abschlussbericht(e)

10 tools4pm: Vorgehen und dessen Vorteile Die Office-Vorlagen werden den Teilnehmern in offener Form auch elektronisch zur Verfügung gestellt So kann jede/r für den eigenen Einsatz die Vorlagen nach eigenen Wünschen bzw. Unternehmens- oder Projekt-Bedürfnissen anpassen Offene Form erleichtert Benutzung in verschiedenen Umgebungen Der Teilnehmer nimmt etwas sehr Konkretes mit und kann es sofort danach auch einsetzen tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 10

11 tools4pm unterstützt die Aufgabe, das Projekt gemeinsam klar zu strukturieren Phasen und Meilensteine Ein klares Zieldreieck Phase 0 Phase 1 Phase 2 Phase x Leistung MS1 MS2 MS3 MSn Projektstart Projektlaufzeit Zeit Projektende Termine Kosten Ein gutes Team zusammen stellen SMARTe Ziele Klare Rollendefinitionen Aufgaben, Befugnisse, Verantwortlichkeiten Jeder weiss um seine Aufgaben und Verantwortung tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 11

12 Backup tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 12

13 Beispiel: Ziele-Tabelle Ziele - Tabelle Die einzelnen Ziele des Projekts werden am besten in einer Tabelle beschrieben. Die Nummer dient der eindeutigen Identifizierung des Ziels. Ihr kann die Klassifizierung als Buchstabe vorangestellt werden, um Vorgehens-, Ergebnis- und Nutzungsziele [V E N] zu unterscheiden. Die Kurzbezeichnung dient der knappen Zielbeschreibung. Diese Kurzbezeichnung wird dann auch im Zielebaum benutzt. Die Beschreibung dient der ausführlichen Zielbeschreibung Die Angabe des Messkriteriums dient der SMARTen Zieldefinition. Ist das Kriterium spätestens am Ende des Projektes erfüllt, gilt das Ziel als erreicht. Bei Nutzungszielen lässt sich dies i.d.r. erst Monate nach Abschluss des Projektes (in einer nachgeschalteten Evaluation) überprüfen. Die Priorität kann durch MUSS, SOLL und KANN oder auch durch 1, 2 und 3 angegeben werden. Nr. Kurzbezeichnung Beschreibung Messkriterium Klassifizg. [V E N] V-1 Projektvorgehen nach V-Modell E-1 Monatsabschluss je Kunde möglich Das Vorgehen im Projekt soll sich streng an das V-Modell-XT halten Je Kunde sollen alle Buchungen je Monat zusammengefasst werden Alle Projekt- Dokumente werden nach V-Modell erstellt und bearbeitet Für jeden Kunden kann die Monats- Zusammenfassung korrekt erstellt werden V E Priorität [Muss Soll Kann] Soll Muss tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 13

14 Beispiel: Ziele-Grafik tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 14

15 Phasen Plan Beispiel: Phasen-Plan Die im Dokument t4pm_4a_phasen-tabelle aufgeführten Phasen und Meilensteine werden im Phasenplan grafisch dargestellt. Dabei ist auf eine gleichmäßige Zeitachse zu achten, damit die Länge der jeweiligen Phase den entsprechenden Tagen entspricht und kurze bzw. lange Phasen auch grafisch deutlich werden. Der Start wird in der Regel durch den Meilenstein MS0 gekennzeichnet. MS0 MS1 Vorstudie Anforderungsanalyse MS2 Erstellung Pflichtenheft MS3 usw. Jan Feb März Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez Q1/201x Q4 /201x t tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 15

16 Beispiel: Risiko-Berechnungen Risiko - Berechnungen Zur Einschätzung der Risiken und dem richtigen Umgang damit müssen diese möglichst berechnet werden (auch wenn dies nicht immer möglich ist). Auf dieser Grundlage lässt sich eine Risikovorsorge (Rückstellung für zu erwartende Projektrisiken) für das Projekt ermitteln (im Beispiel unten xxxx EUR). Werden außerdem präventive Maßnahmen überlegt und deren Kosten und Wirkung ebenfalls berechnet, so lassen sich Vorschläge ermitteln, für welche Risiken welche präventiven Maßnahmen ergriffen werden sollten. Die Nummer dient der eindeutigen Identifizierung des Risikos; durch den Präfix R- wird dies deutlicher. Die Risiko-Kurzbezeichnung dient der einfachen Benennung und Identifikation. Mit EW (Eintritts-Wahrscheinlichkeit) wird die Wahrscheinlichkeit (in %) geschätzt, mit der der Eintritt des Risikos zu erwarten ist. Mit TW (Tragweite) wird die Schadenshöhe (in EUR) geschätzt, die sich bei Eintritt des Risikos ergeben wird. Der Risikowert (RW) in EUR berechnet sich aus dem Produkt von Eintritts-Wahrscheinlichkeit und Tragweite, es gilt also RW=EWxTW. Es sind je Risiko eine präventive Maßnahmen zu überlegen, durch die die Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder die Tragweite des Risikos verringert werden kann. Die Kosten der präventiven Maßnahme sind abzuschätzen. Unter der Annahme, dass die präventive Maßnahme ergriffen wird, ist erneut der Risikowert RW neu zu berechnen, in dem die Werte EW neu und TW neu geschätzt werden und daraus das Produkt RW neu errechnet wird. Mit diesen Berechnungen kann dem Auftraggeber genau dann die Ergreifung einer präventiven Maßnahme empfohlen werden, wenn der ursprüngliche Risikowert größer ist als die Summe aus Kosten der Maßnahme und neuem Risikowert, also wenn RW > Kosten d. M. + RW neu. (im u.g. Beipiel gilt für R-1: > ( ), also sollte die präv. Maßnahme ergriffen werden). Entsprechend sind zusammenfassend die Kosten der zu ergreifenden präventiven Maßnahmen und deren neue Risikowerte sowie die verbliebenen Risikowerte als Risikovorsorge auszuweisen. Nr. Risiko-Kurzbezeichnung R-1 Kundendaten lückenhaft R-2 EW [%] TW [EUR] RW [EUR] Präv. Maßnahmen 30% Systematisch Altdaten aussortieren oder pflegen Kosten d. Maßn. EW neu [%] TW neu [EUR] RW neu [EUR] % Summe: xxxx EUR yyyy EUR tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 16

17 Beispiel: Projekt-Organisation tools4pm leichtgewichtige und effektive Werkzeuge - Folie 17