IT-Projektmanagement

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1 IT-Projektmanagement Dr. Claudia M. König --- Prof. Dr. Michael H. Breitner --- Dipl.-Ök. Jon Sprenger der 01. Dezember 2009

2 Was haben wir vor? heute Jon Sprenger # 2

3 Was haben wir heute vor? Wiederholung Projektauftaktstartworkshop Projektumfeld und Stakeholder Projektrisiken Projektplan Neu Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Jon Sprenger # 3

4 Projektstart Aufgaben in dieser Phase o Umfeld und Stakeholder analysieren o Ziele und Projektinhalt festlegen o Projektteam zusammenstellen o Projektorganisation aufbauen o Ressourcen klären und gestalten o Risikoanalyse durchführen o Projektplan (erster Entwurf) erstellen Projektstart-Workshop Quelle: Schelle et al. (2005) Projektmanager, S. 134 ff. Wdh. Jon Sprenger # 4

5 Projektstart-Workshop: Tagesordnung 1) Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmer / Tagesordnung 2) Regeln für die Zusammenarbeit / Abfrage der Erwartungen 3) Vorstellung des vorgegebenen Projektmanagements 4) Identifizierung der Stakeholder (Stakeholderanalyse) 5) Bestimmung der Projektziele 6) Projektrisiken (Risikoanalyse) 7) Festlegung der Projektphasen und Meilensteine 8) Erstellung des Projektstrukturplans 9) Projektorganisation (inkl. Kommunikationssystem) 10)Nächste Termine und Aufgaben 11)Feedback Wdh. Jon Sprenger # 5

6 Aufgabe (20min. + Präsentation) 1) Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmer / Tagesordnung 2) Regeln für die Zusammenarbeit / Abfrage der Erwartungen 3) Vorstellung des vorgegebenen Projektmanagements 4) Identifizierung der Stakeholder (Stakeholderanalyse) TEAM 1 5) Bestimmung der Projektziele TEAM 26) Projektrisiken (Risikoanalyse) 7) Festlegung der Projektphasen und Meilensteine TEAM 3 8) Erstellung des Projektstrukturplans 9) Projektorganisation (inkl. Kommunikationssystem) 10)Nächste Termine und Aufgaben 11)Feedback Risiko Beschreibung / Ursache EW (%) Schaden ( ) RW ( ) Präventive Maßnahme Korrektive Maßnahme Wdh. Jon Sprenger # 6

7 Stakeholder Die Stakeholder eines Projektes sind die Personen.. o die am Projekt beteiligt, o interessiert oder o in irgendeiner Weise betroffen sind. Konflikt / Synergie Häufig ist es unklar, wer welche Interessen am Projekt hat.. objektiv / subjektiv Wdh. Jon Sprenger # 7

8 Stakeholderanalyse o Die Stakeholderanalyse wird zur Problemvermeidung und zur Projekterfolgssicherung in den folgenden Schritten durchgeführt: 1. Identifikation der Stakeholder 2. Ermittlung der Interessen (Erwartungen, Ziele) 3. Analyse und Bewertung des Einflusses 4. Analyse und Bewertung des Konfliktpotentials 5. Definieren von Steuerungsmaßnahmen o Die Ergebnisse sind immer nur eine Momentaufnahme: eine laufende Prüfung ist zwingend erforderlich! Wdh. Jon Sprenger # 8

9 Jon Sprenger # 9

10 Risiko Definition Risiko ist erfasst als: eine Eigenschaft einer zukünftigen Situation, die Wahrscheinlichkeit des Eintritts eines nicht gewünschten Ereignisses, welches mit dem im Eintrittsfall zu erwartenden Schaden bewertet wird. Wdh. Jon Sprenger # 10

11 Risikoarten im Projekt Abhängigkeiten werden häufig unterschätzt! Techn. Risiken.. z.b.:..trotz Gutachten plötzlich Wassereinbruch.. z.b.: Entscheidung auf Grund von Beziehungen.. Abhängigkeiten Kaufm.- Risiken.. z.b.: Insolvenz eines Projektpartners.. Politische Risiken.. z.b.: Mitarbeiter wird abgeworben.. Terminrisiken Ressourc.- risiken.. z.b.: Zulieferer kann Termine nicht halten.. Wdh. Jon Sprenger # 11

12 ZIELE NOTWENIGKEIT UMFELD Risiko Umfeld, Notwendigkeit & Ziele Projekte sind per Definition erstmalig, komplex, unsicher. Projektrisiken sind unsichere Ereignisse mit potentiell negativen Auswirkungen auf einzelne Projektziele oder auf das Projekt insgesamt. Projektrisikomanagement umfasst die Risikoidentifikation, -klassifizierung & -bewertung, sowie die Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zur Risikobewätigung /-minimierung. Wdh. Jon Sprenger # 12

13 Risikomanagement Definition Risikomanagement in Projekten: Risikoanalyse und -bewältigung als systematischer und formaler Prozessansatz, welcher alle Phasen des Projekts begleitet. Proaktiv, d. h. es wird auf Risiken planend und steuernd eingegangen. Wdh. Jon Sprenger # 13

14 Risikoidentifikation o Checklisten Anpassbare Rahmenprüflisten (z. B. VDMA-Checkliste) Aus Projekterfahrungen zusammenstellen (vgl. bspw. Patzak, S. 48 ff.) o Risiko-Workshop Projektvorstellung (PSP, Meilensteine etc.) Brainstorming: Teilnehmer notieren, was schief gehen kann Je Risiko Eintrittswahrscheinlichkeit, monetäre Konsequenzen und Maßnahmen ermitteln (Risikoanalyse und -bewertung) Ergebnis sind umfangreiche Risikolisten Wdh. Jon Sprenger # 14

15 Risikobewertung & -selektion Risikobewertung Schätzen der Wahrscheinlichkeit Monetäre Bewertung (Schadensmaß) Risikowert = Eintrittswahrscheinlichkeit (%) x Tragweite ( ) Einfach Ansätze aus der Praxis Risikoselektion ABC-Analyse Einfache Ansätze (Hoch, Mittel, Gering) Wdh. Jon Sprenger # 15

16 Überwachung & Vorsorgestrategien Risikoüberwachung o Mindestens zu den Hauptmeilensteinen des Projekts o Z. B. mittels Prioritätskennziffern für aktuellen und Vormonat Risikovorsorgestrategien vermindern vermeiden begrenzen verlagern akzeptieren Wdh. Jon Sprenger # 16

17 Jon Sprenger # 17

18 Projektphasen o Projektphasen sind Abschnitte des Projekts, die zeitlich (können zeitlich auch parallel liegen) und inhaltlich von den anderen getrennt sind. o Abgebildet werden die Projektphasen mittels eines GAANT-Charts. Wdh. Jon Sprenger # 18

19 Meilensteine o Meilensteine sind Ereignisse besonderer Bedeutung, o die ein definiertes Sachergebnis (MS-Inhalt) mit einem o damit Fertigstellungstermin (MS-Termin) koppeln. o Meilensteine definieren häufig Phasenübergänge und sind entscheidend für den weiteren Verlauf: o Freigabe der folgenden Phase, o Wiederholung der letzten oder o Abbruch. o Meilensteinergebnisse werden mittels Aktivitäten erzeugt. Wdh. Jon Sprenger # 19

20 Jon Sprenger # 20

21 Was haben wir heute vor? Wiederholung Projektauftaktstartworkshop Projektumfeld und Stakeholder Projektrisiken Projektplan Neu Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Jon Sprenger # 21

22 Planungsschritte im Projekt 1. Phasenplanung zwecks Orientierung 2. PSP zwecks Überblick PROJEKTSTRUKTURPLAN 3. Netzplan zwecks Ablauf Jon Sprenger # 22

23 Projektstrukturplan (PSP) o Grafische Darstellung der Projektstrukturierung Hierarchische Gliederung der Arbeitsinhalte Projekt Jon Sprenger # 23

24 Projektstrukturplan (PSP) o Grafische Darstellung der Projektstrukturierung Hierarchische Gliederung der Arbeitsinhalte Teilaufgaben (TA) und Arbeitspakete (AP) Projekt Arbeitspaket Teilaufgabe Teilaufgabe Arbeitspaket AP AP AP TA AP AP AP TA AP AP Jon Sprenger # 24

25 Teilaufgabe, Arbeitspaket (DIN 69901) o Teilaufgabe (TA): Teil eines Projekts, der im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden kann. o Arbeitspaket (AP): Teil eines Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann. Jon Sprenger # 25

26 Arbeitspaketbeschreibung Es gibt keine Vorschrift bzgl. der Beschreibung von AP, aber Mindestinhalte: Name und Nummer des AP Status (geplant, geprüft, freigegeben) Kurzbeschreibung Geplante Ergebnisse Voraussetzung für die Ausführung Geplanter Anfang / Ende Geplanter Aufwand Vorschriften, die zu befolgen sind Arbeitspaketverantwortlicher Jon Sprenger # 26

27 Arbeitspaketbeschreibung Datum: Arbeitspaket- Name: Mitarbeiter in den NP schulen Arbeitspaket-Nr.: Projekt: ALPENFLUG Version: 1.0 Arbeitspaketbeschreibung: Mitarbeiter der Besucherzentren aller NP schulen, so dass sie selber mit dem ALPENFLUG Modul umgehen und die Besucher über die Anwendung informieren können. Ergebnis: Alle Info-Mitarbeiter in den Besucherzentren können mit dem Modul umgehen, es hoch- und herunterfahren. Sie sind in der Lage die Besucher in die Verwendung des Moduls einzuweisen. Aktivitäten: Einen Workshop organisieren, bei dem die Methoden und "best practice" für die Benutzung der Anwendung gesammelt und besprochen werden. Einweisung des Trainers in das Modul durch das Projektteam ("Train the Trainer"). Anleitung für die Info-Mitarbeiter schreiben, in dem die Bedienung und alles Wissenswerte zusammengefasst sind. Alle 7 NP besuchen und in jedem NP einen Workshop für die Mitarbeiter durchführen und die entsprechende Anzahl der Anleitungen zu verteilen. Voraussetzungen und notwendige Zulieferungen: HW in allen NP ist installiert und eingerichtet. Die SW läuft auf installierten HW laut angeforderten Leistungsanforderungen. Verantwortlich: H. Johann (Trainer) Beteiligte Mitarbeiter: Projektteam Kosten: EUR (geschätzt) Leistungsfortschrittskontrolle: 0 /100 Methode Anlagen: keine Sonstiges: entfällt Anfangstermin: (geplant) Aufwand: 20 Personentage (geschätzt) Endtermin: (geplant) Dauer: 20 Tage (geschätzt) Jon Sprenger # 27

28 Projektstrukturplan (PSP) o Grafische Darstellung der Projektstrukturierung Hierarchische Gliederung der Arbeitsinhalte Teilaufgaben (TA) und Arbeitspakete (AP) Codierung (identifizierbare Schlüssel) Projekt Arbeitspaket 1.2 Teilaufgabe 1.3 Teilaufgabe 1.4 Arbeitspaket Jon Sprenger # 28

29 Warum einen Projektstrukturplan (PSP) o Zentrales Ordnungs- und Kommunikationsinstrument im Projekt: Einheitliches Verständnis von Aufgaben und Vorgehensweise Erleichtert Aufwands- und Kostenschätzung Bezugsbasis für Dokumentation und Pflichtenheft Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten Basis für Risikoanalyse, Ablauf- und Terminplanung o Wichtig ist, dass der PSP früh erstellt und laufend aktualisiert wird! o Es darf nur ein PSP erstellt und angewendet werden! Jon Sprenger # 29

30 Gliederungsmöglichkeiten eines PSP Gliederung: Objektorientierter PSP Gliederung: Funktionsorientierter PSP ENTWICKLUNG EINER FILMKAMERA ENTWICKLUNG EINER FILMKAMERA Gehäuse Elektr. System Mechan. System Projektmanagement Vertriebsvorbereitung Entwurf Konstruktion Fertigung Lieferung.. Optik Sucher Filmtransport Auslöser Filmspulenführung Jon Sprenger # 31 Jon Sprenger # 32 Gliederung: Phasenorientierter PSP Gliederung: Gemischtorientierter PSP ENTWICKLUNG EINER FILMKAMERA Entwicklungsphase Bauphase Vermarktungsphase Vorstudie Konstruktion Konzept Detailstudie Test Marketing Fertigung Verkauf Jon Sprenger # 33 Jon Sprenger # 34 Jon Sprenger # 30

31 Gliederung: Objektorientierter PSP ENTWICKLUNG EINER FILMKAMERA Gehäuse Elektr. System Mechan. System Optik Sucher Filmtransport Auslöser Filmspulenführung Jon Sprenger # 31

32 Gliederung: Funktionsorientierter PSP ENTWICKLUNG EINER FILMKAMERA Projektmanagement Vertriebsvorbereitung Entwurf Konstruktion Fertigung Lieferung.. Jon Sprenger # 32

33 Gliederung: Phasenorientierter PSP ENTWICKLUNG EINER FILMKAMERA Entwicklungsphase Bauphase Vermarktungsphase Vorstudie Konstruktion Konzept Detailstudie Test Marketing Fertigung Verkauf Jon Sprenger # 33

34 Gliederung: Gemischtorientierter PSP Jon Sprenger # 34

35 Möglichkeiten der Erstellung eines PSP o Individueller, neuer PSP: geringer Innovationsgrad = top down hoher Innovationsgrad = bottom up o Standardstrukturplan Viele Projekte sind strukturell ähnlich (z.b. Kraftwerksbau, Softwareprojekte) Vorteile: Rad muss nicht immer neu erfunden werden, Anpassungen genügen Einheitlichkeit der Projektplanung Dient als Checkliste, damit keine AP vergessen werden Reduziert den Planungsaufwand (=Kosten) Jon Sprenger # 35

36 Standardstrukturplan (Bsp.) Jon Sprenger # 36

37 Was haben wir heute vor? Wiederholung Projektauftaktstartworkshop Projektumfeld und Stakeholder Projektrisiken Projektplan Neu Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Jon Sprenger # 37

38 Planungsschritte im Projekt 1. Phasenplanung zwecks Orientierung 2. PSP zwecks Überblick ABLAUF- & TERMINPLANUNG 3. Netzplan zwecks Ablauf Jon Sprenger # 38

39 Ablauf- und Terminplanung o Projektmanagement erfordert eine Werkzeugkiste zur Planung, Steuerung und Überwachung, um ein Projekt mit Rücksicht auf technische und wirtschaftliche Aspekte in einer vorgegebenen Zeit (=Termine), mit beschränktem Budget bzw. Einsatzmitteln [] sowie unter Einhaltung der Leistungsziele [] realisieren zu können (= Magisches Dreieck []). o Die Methoden und Verfahren der Ablauf- und Terminplanung bilden den Schlüssel zur operativen Verfolgung dieser Ziele. Jon Sprenger # 39

40 Ablauf- und Terminplanung: Schritte 1. Detaillierung der Arbeitspakete soweit nötig: AP in Vorgänge aufteilen 2. Bestimmung der Abläufe und Erstellung des Ablaufplans Sachlogische Verknüpfung ohne Rücksicht auf Ressourcen Ergebnis ist eine Vorgangsliste und schließlich ein Netzplan Jon Sprenger # 40

41 Ablaufplan o..liefert in der frühen Phase wertvoll Planungsunterstützung o..zeigt Schnittstellen und Abhängigkeiten auf o..erlaubt es, Planvarianten durchzuspielen o..legt die Bearbeitungsreihenfolge fest Jon Sprenger # 41

42 Ablaufplan: Vorgangsliste (Bsp.)..folgt Jon Sprenger # 42

43 Ablauf- und Terminplanung: Schritte 1. Detaillierung der Arbeitspakete soweit nötig: AP in Vorgänge aufteilen 2. Bestimmung der Abläufe und Erstellung des Ablaufplans Sachlogische Verknüpfung ohne Rücksicht auf Ressourcen Ergebnis ist eine Vorgangsliste und schließlich ein Netzplan 3. Überführung von Ablaufplan in Terminplan Schätzung der Dauer durch die Projektbeteiligten Berechnung der Frühest- und Spätesttermine Jon Sprenger # 43

44 Terminplan o Die Festlegung der Reihenfolge, die Schätzung der Dauer und die Berechnung der Termine macht aus dem Ablaufplan den Terminplan o Fahrplan des Projekts o..liefert Soll-Vorgaben o..ermittelt den Ist-Zustand (mittels Rückmeldungen) o Voraussetzung für Controlling o Unverzichtbares Werkzeug zur Erstellung bzw. Berechnung ist der Netzplan (bei Projektdauer > 6 Monate und Projektmitarbeiter > 5) Jon Sprenger # 44

45 Netzplan: Vorgänge Vorgangs-Nr. Verantwortlicher Dauer Vorgangsbeschreibung FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ Jon Sprenger # 45

46 Netzplan: Anordnungsbeziehungen o NF = Normalfolge Ende Anfang (E-A) A Zeitabstand B o AF = Anfangsfolge Zeitabstand Anfang Anfang (A-A) A B o EF = Endfolge Zeitabstand Ende Ende (E-E) A B o SF = Sprungfolge Zeitabstand Anfang Ende (A-E) A B Jon Sprenger # 46

47 Netzplan: Berechnung Vorwärtsrechnung: Progressive Rechnung alle frühesten Zeitpunkte FAZ & FEZ FAZ B =FEZ A + MINZ FEZ B =FAZ B + D B Rückwärtsrechnung: Retrograde Rechnung alle spätesten Zeitpunkte SAZ & SEZ SEZ A =SAZ B - MINZ SAZ A =SEZ A - D A Jon Sprenger # 47

48 Netzplan: Puffer o Gesamt Puffer GP=0 Kritischer Weg GP(A) = (SAZ(B)-MINZ)-FEZ o Freier Puffer (bei Normalfolge ohne Zeitabstand) FP(A) = FAZ (B) FEZ(A) o o Unabhängiger Puffer Freier Rückwärtspuffer FAZ (A) A FEZ (A) Freier Puffer Gesamt Puffer FAZ (B) B B SAZ (B) Jon Sprenger # 48

49 Netzplan (Bsp.) Jon Sprenger # 49

50 Beispielaufgabe Netzplan 5min. 1.0 Ver Vorgang Ver2 5 Vorgang Ver Vorgang Ver6 4 Vorgang Bearbeitungs- Reihenfolge 4.0 Ver Vorgang Ver Vorgang V-Nr Ver D Vor.-Bezeichnung FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ V-Nr Ver D FAZ SAZ GP FP FEZ SEZ Vorgangsnummer Verantwortlicher Dauer Frühester Anfangszeitpunkt Spätester Anfangszeitpunkt Gesamtpuffer Freier Puffer Frühester Endzeitpunkt Spätester Endzeitpunkt Bei NF (ohne Zeitabstand) und Vorgänger A und Nachfolger B: FEZ A = FAZ A + D A FAZ B = FEZ A + MINZ [hier 0] SAZ A = SEZ A - D A FP = FAZ B - FEZ A GP = SAZ A - FAZ A = SEZ A - FEZ A Jon Sprenger # 50

51 Beispielaufgabe Netzplan Lösung 1.0 Ver Ver Ver Ver6 4 Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang Ver Ver5 5 Vorgang 4 Vorgang V-Nr Ver D Vor.-Bezeichnung FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ V-Nr Ver D FAZ SAZ GP FP FEZ SEZ Vorgangsnummer Verantwortlicher Dauer Frühester Anfangszeitpunkt Spätester Anfangszeitpunkt Gesamtpuffer Freier Puffer Frühester Endzeitpunkt Spätester Endzeitpunkt Bei NF (ohne Zeitabstand) und Vorgänger A und Nachfolger B: FEZ A = FAZ A + D A FAZ B = FEZ A + MINZ [hier 0] SAZ A = SEZ A - D A FP = FAZ B - FEZ A GP = SAZ A - FAZ A = SEZ A - FEZ A Jon Sprenger # 51

52 Ablauf- und Terminplanung: Schritte 1. Detaillierung der Arbeitspakete soweit nötig: AP in Vorgänge aufteilen 2. Bestimmung der Abläufe und Erstellung des Ablaufplans Sachlogische Verknüpfung ohne Rücksicht auf Ressourcen Ergebnis ist eine Vorgangsliste und schließlich ein Netzplan 3. Überführung von Ablaufplan in Terminplan Schätzung der Dauer durch die Projektbeteiligten Berechnung der Frühest- und Spätesttermine 4. Optimierung von Ablauf- und Terminplan gewünschter oder geforderter Endtermin häufig nicht haltbar Änderung Ablaufstruktur / Verkürzung Ausführungszeiten / 5. Verabschiedung des Ausführungsplans 6. Termincontrolling Jon Sprenger # 52

53 Vernetzter Balkenplan (Bsp.) Jon Sprenger # 53

54 Was haben wir heute gemacht? Wiederholung Projektumfeld und Stakeholder Projektauftaktstartworkshop Projektrisiken Projektplan Neu Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Jon Sprenger # 54

55 VIELEN DANK FÜR DIE AUFMERKSAMKEIT Kontakt: Jon Sprenger Königsworther Platz Hannover Tel: 0511/ Dezember 2009

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