Das digitale Inkasso-Archiv U n d r e v i s i o n s s i c h e r d i g i t a l a r c h i v i e r e n.

Transkript

1 softgate-archiv Das digitale Inkasso-Archiv Dokumente effizient verwalten. U n d r e v i s i o n s s i c h e r d i g i t a l a r c h i v i e r e n.

2 softgate-archiv - Das digitale Inkasso-Archiv Die hohe Akzeptanz unseres Systems liegt in der Stabilität und Sicherheit, aber auch in den vielfältigen Möglichkeiten, bei Eingangsposterfassung und -ablage enorm viel Zeit zu sparen. softgate-archiv ist inzwischen eine marktführende Lösung im Inkassobereich, wenn es um revisionssichere Archivierung geht. Sven Kaiser, softgate gmbh Bereichsleiter document capture & management softgate-archiv Das digitale Inkasso-Archiv Eine starke Verbindung: Inkasso-Software und softgate-archiv Die elektronische Archivierung von Dokumenten war für viele Unternehmen lange Zeit nur ein Randthema. Doch die Papier- und Informationsflut, gesetzliche Vorschriften zur Steigerung der Transparenz und der Drang, auf das abgelegte Wissen als Information schnell und sicher zugreifen zu können, haben den Blickwinkel verändert. Dokumentenmanagement und digitale Archivierung gestalten das gesamte Informations- und Forderungsmanagement im Inkassounternehmen effizienter, schneller und somit auch kostengünstiger: Von der Erfassung der Information, über Recherche bis hin zur Bereitstellung der gewünschten Dokumente für alle berechtigten Mitarbeiter, auf Wunsch auch weltweit via Internet. Idealerweise lässt sich das digitale Archiv einfach in die bestehende IT-Infrastruktur und Softwareumgebung einbinden. softgate bietet Ihnen die perfekte Lösung: Mit den speziell auf Inkasso- Unternehmen zugeschnittenen Versionen softgate-archiv is und softgate-archiv il können Sie Ihre Inkasso-Software mit den Vorzügen eines bewährten DMS ergänzen. Endlich haben Sie alle Informationen Ihrer Gläubiger und Schuldner inkl. Papierdokumente, s, Telefonaufzeichnungen, Bilder und Videos in einem System mit direktem Zugriff. Durch die Auslagerung all dieser Daten in softgate-archiv erfährt Ihre Inkassolösung in der Regel spürbaren Performancezuwachs. Alles aus einer Hand Ergänzend zur Software bieten wir Ihnen auf einander abgestimmte Komponenten für die Bereiche Imaging und Storage: Scanner aller namhaften Hersteller in verschiedenen Preisklassen und Größen Storagelösungen mit unterschiedlichen Technologien (HDD, Blu-ray) und zertifizierten Schnittstellen zu Netapp, Silent Cubes und icas. Automatisierte Dokumentenerfassung mit der marktführenden Software Kofax Capture softgate-archiv is steht dabei als Inkasso small Version für kleinere Inkasso-Unternehmen (bis 25 User) als Ergänzung zu Ihrer Inkasso-Lösung mit kleinem Preis und minimalem Implementierungsaufwand zur Verfügung. Für größere Firmen, die höhere Ansprüche an Ausbaumöglichkeiten und Nutzung in anderen Abteilungen/Bereichen haben, ist die Inkasso-Vollversion softgate-archiv il ( Inkasso large ) gedacht. Ein Upgrade von der Smallversion auf die Vollversion ist durch Zahlung des Differenzbetrages jederzeit möglich.

3 softgate-archiv und IKAROS Mit der Kopplung an die Inkasso-Software IKAROS von Ferber-Software über moderne AktiveX- und SOAP-Technologie arbeitet unser DMS für Sie im Hintergrund und lässt sich über die gewohnte Oberfläche von IKAROS steuern. Eingehende Dokumente werden gescannt, automatisch verschlagwortet und sofort im Archiv abgelegt. So wird aus Ihrer Inkasso-Software eine komplette Lösung - inklusive leistungsstarkem digitalen Archiv. Module für softgate-archiv softgate-archiv is beinhaltet bereits alle notwendigen Komponenten zum schnellen Einsatz in der Inkassoumgebung. Speziell für diese Version bieten drei zusätzliche Module weiteren Komfort: Modul Aktenübersicht (für IKAROS Anwender) zur Ermittlung und Anzeige aller zu einer Akte gehörigen Dokumente Scan & Import Modul zur zentralen Erfassung Modul zur Anbindung an Lösungen zur revisionssicheren Langzeitablage Mit der Vollversion softgate-archiv il sind ergänzende Module erhältlich, die die Anpassung an Ihre speziellen Anforderungen Schritt für Schritt ermöglichen. Für weitere Informationen übermitteln wir Ihnen gerne unsere ausführliche Auf einen Blick softgate-archiv ist eine ideale Ergänzung zu unserer Inkasso-Software IKAROS. Durch die standardisierte, praxiserprobte Schnittstelle ist eine enge Integration beider Produkte gewährleistet. Matthias Ferber, Geschäftsführer Ferber-Software GmbH softgate-archiv wird seit 1999 erfolgreich von zahlreichen Inkassounternehmen eingesetzt Leichte und tiefe Integration in bestehende Inkasso- Software - einfach und performant: Handling über die gewohnte Oberfläche Langjährige Partnerschaft mit Ferber-Software GmbH, dem Entwickler der Inkasso-Software IKAROS; bewährte Schnittstelle sofort verfügbar zum günstigen Preis Revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente und Informationen über Jahrzehnte Leistungsstarkes Sicherheits- und Rechtekonzept Modular und skalierbar: Nur das bezahlen, was wirklich benötigt wird; jederzeit funktional erweiterbar Entlastung der Inkassoanwendung Kürzeste Einführungszeiten ohne zusätzliches Customizing und minimaler Schulungsaufwand Alles aus einer Hand: Lösungen zur automatisierten Dokumentenerfassung und Archivierung, Scan- und Storage-Hardware, Beratung, Schulung und Support Modul- und Schnittstellenbeschreibung.

4 Automatisierte Posteingangserfassung Automatisierte Posteingangserfassung Posteingangserfassung Der erste und wichtigste Schritt im Informationsmanagement eines Unternehmens besteht in der einheitlichen Erfassung, Indexierung und Verteilung der eingehenden Informationen. Ganz egal, ob die Dokumente im Papierformat oder bereits in elektronischer Form (z.b. als ) vorliegen, ob sie an einer zentralen Stelle aufbewahrt werden oder auf verschiedene Schreibtische und Büros verteilt sind: Die automatisierte Erfassung beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse durch Umwandlung und Übergabe der Daten an bestehende Unternehmensanwendungen und Datenbanken. Auf Basis der Software Kofax Capture des Marktführers Kofax schafft softgate innovative Lösungen, um den Ablauf der automatisierten Erfassung des gesamten Posteingangs genau auf Ihre individuellen Anforderungen und Geschäftsabläufe anzupassen. Dabei werden alle eingehenden Dokumente selbstständig klassifiziert (also nach Dokumententyp vorsortiert) und alle relevanten Daten automatisch ausgelesen. Durch flexible Lizenzierung werden individuelle Lösungen hinsichtlich Scanarbeitsplätzen, Prüfstationen und Dokumentenmenge ermöglicht. Auf einen Blick Zentraler Eingang für alle eingehenden Informationen Hohe Transparenz im Geschäftsprozess Einbindung vorhandener Ressourcen (wie z.b. Multifunktionsgeräte) Kostensenkung durch Zeitersparnis Fehlerminimierung gegenüber der manuellen Dateneingabe Erfassung von Vollstreckungsbescheiden Das Aufkaufen von Gerichtstiteln ist einer der vielen Geschäftsbereiche von Inkasso-Unternehmen. Durch hohen personellen Aufwand im Bereich der Erfassung von Vollstreckungsbescheiden, Bearbeitung und Nachforschung, sowie durch daraus resultierende Gebühren bei Ämtern, kann dieser Bereich jedoch nur lukrativ sein, wenn eine leistungsstarke Prozessoptimierung vorliegt. Vollstreckungsbescheide, obwohl halbstrukturierte Dokumente, enthalten immer gleichartige Informationen und sind daher geradezu prädestiniert für eine zeitsparende automatisierte Erfassung mit intelligenter Sofware. softgate hat ein speziell auf die Erfassung von Vollstreckungsbescheiden abgestimmtes Regelwerk geschaffen, das relevante Informationen (z.b. das Erlassdatum, Geschäftszeichen, Aktenzeichen, Forderungsbetrag, uvm.) vollautomatisch per OCR aus den gescannten Vollstreckungsbescheiden ausliest. Durch den Einsatz intelligenter Erfassungssoftware ist es unerheblich, an welcher Position z.b. Beträge oder Zinssätze tatsächlich zu finden sind. 250 Gerichtstitel und mehr können so pro Stunde erfasst, verschlagwortet und an weiterführende Systeme übergeben werden. Die Übergabe der Dokumente und Metadaten an Inkassosysteme wie beispielsweise IKAROS (Inkasso-Lösung des Marktführers Ferber-Software GmbH) erfolgt mit einem speziellen Export-Connector aus unserem Hause. Dies ermöglicht das Anlegen eines Vorgangs in der passenden Akte oder bei Bedarf auch das Anlegen einer neuen Akte. Bei zusätzlichem Einsatz von softgate-archiv werden die Vollstreckungsbescheide während der Erfassung revisionssicher archiviert. Nach dem Import in IKAROS steht direkt im jeweiligen Vorgang ein Verweis auf das Archivdokument zur Verfügung. Weitere Infos, welche Daten und Dokumentenfassungen automatisiert ausgelesen werden können, finden Sie unter

5 Automatisierte Posteingangserfassung Automatisierte Posteingangserfassung Papierdokumente digitalisieren ERFASSUNG Professionelle Scanner digitalisieren Ihre Dokumente über einen zentralen oder mehrere dezentrale Arbeitsplätze Bereits elektronisch vorliegende Dokumente werden direkt importiert (auf Wunsch auch und Fax) Lesbarkeit optimieren BILDVERBESSERUNG Mit der Bildverbesserungs-Software VRS Elite von Kofax wird die Bildqualität beim Scannen automatisch verbessert Informationen erkennen und erfassen Auch schwierige Originaldokumente können dank VRS soweit optimiert werden, dass eine OCR-Erkennung möglich wird KLASSIFIZIERUNG UND DATENEXTRAKTION Die erfassten Dokumente werden auf Basis von Inhalt und Layout klassifiziert und an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Daten vergleichen und prüfen Sicher aufbewahren und bearbeiten Zonale Erkennung in strukturierten Dokumenten Regelbasierte und beispielorientierte Verfahren bei teil und unstrukturierten Vorlagen Auslesen des kompletten Inhaltes über OCR/ICR und Bereitstellung zur Volltextsuche Schnelles und effektives Auslesen von Barcode Extraktion relevanter Daten (z.b. Aktenzeichen, Datum, Rechnungsnummer,...) VALIDIERUNG Vielfältige Kontrollmöglichkeiten stellen sicher, dass die ausgelesenen Werte richtig sind. Datenbankabgleich oder Abgleich mit Texttabellen Plausibilitätsprüfung Manuell ÜBERGABE Die Dokumente werden schließlich mit den ausgelesenen Daten an das Back-End-System übergeben. Übergabe an Inkassolösung (z.b. IKAROS), ERP-System, DMS, Workflow Die Übergabe ist in PDF, PDF/A und TIFF möglich Vorhandene Schnittstellen für nahezu jede bekannte Lösung Revisionssichere Archivierung ( in Verbindung mit DMS, z.b. softgate-archiv )

6 Automatisierte Referenzen Posteingangserfassung Referenzen im Bereich im Bereich Inkasso Inkasso Hohe Flexibilität sowie motivierter und effektiver Einsatz unseres DMS-Teams ermöglichen es, sich in kürzester Zeit auf neue Anforderungen einzustellen und mit kurzen Projektlaufzeiten umzusetzen. So konnten wir viele namhafte Unternehmen aus dem Inkasso Umfeld als Kunden für uns gewinnen. Ausführliche Anwenderberichte und weitere Referenzen finden Sie unter Die tägliche Arbeit mit softgate-archiv ist für unser Unternehmen eine große Hilfe, da sämtliche Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Burkhard Quermann, Geschäftsführer Allgemeiner Debitoren- und Inkassodienst GmbH softgate-archiv für 20 User Apontas Die Forderungsmanager ist ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1971 als Fullservice-Anbieter im Bereich Forderungsmanagement am Markt agiert. Die Kernkompetenz von Apontas liegt im Einzug von Massenforderungen. Anfang 2013 wurde durch die Einführung von Kofax Capture die Bearbeitung von papiergebundener Eingangspost optimiert. Durch die revisionssichere Ablage in softgate-archiv wird die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Dokumenten erfüllt. Ein Hauptaugenmerk liegt dabei auf der engen Verzahnung und Integration der verschiedenen Lösungen, z.b. auch der Inkassolösung IKAROS. Apontas GmbH & Co. KG softgate-archiv und Kofax Capture Wir sind mit dem gesamten System sehr zufrieden, besonders mit der Geschwindigkeit und Stabiliät. Durch die revisionssichere digitale Archivierung mit softgate-archiv konnten wir die Papierflut erheblich eindämmen und sparen deutlich Zeit beim gesamten Forderungsmanagement. Heinz Bittermann, Inhaber und Vorstand des BID softgate-archiv und Kofax Capture für 185 User Unser guter Name confidentia steht seit 1932 für Kompetenz in Sachen Inkasso mit Schwerpunkt Zwangsvollstreckung. Durch Kofax Capture und softgate-archiv gewinnen wir täglich viel Zeit, die wir im Interesse unserer Kunden dem Forderungseinzug widmen. Karin Müller, Geschäftsführerin confidentia Inkasso für In- und Ausland Müller & Roesberg ohg softgate-archiv und Kofax Capture für 7 User Die tiefe Integration von softgate-archiv in IKAROS und die daraus resultierenden Vorteile hinsichtlich Funktionalität und Optimierung der Sachbearbeitung waren für uns die entscheidenden Argumente, unser bereits vorhandenes System abzulösen und durch softgate-archiv zu ersetzen. Hanno Weißleder, Geschäftsführer Debin Debitorenmanagement und Inkassogesellschaft mbh & Co. KG softgate-archiv Für die Arbeit im Massengeschäft ist ein hoher Grad an Automatisierung höchst wichtig. Die Kombination aus softgate-archiv, Kofax und dem Workflow-System ist ein schlagkräftiges Gespann und bietet die Möglichkeit, schnell und flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren. An softgate schätzen wir besonders die fachmännische Beratung sowie die schnelle Unterstützung bei der Umsetzung unserer Projekte. Johannes Römer, IT-Leiter bei DVD Gesellschaft für DV-gestützte Dienstleistungen mbh & Co. KG softgate-archiv und Kofax Capture für 100 User

7 Automatisierte Referenzen Posteingangserfassung Referenzen im Bereich im Bereich Inkasso Inkasso Die - für uns als kleines Unternehmen - hohe Investition hat sich allein dadurch amortisiert, dass die Effizienz bei der Bearbeitung unserer Geschäftsabläufe gestiegen ist. So entfällt die manuelle Ablage der Dokumente, der Zugriff ist für jede/n Mitarbeiter/in sofort und aktuell immer möglich, Kopien entfallen und werden durch Ausdrucke ersetzt. Die Personalkosten konnten so gesenkt werden. Edith Decker-Fischbeck, Geschäftsführerin IKU Decker-Fischbeck GmbH softgate-archiv für 4 User Die EOS KSI Inkasso Deutschland GmbH führt als registrierter Inkassodienstleister den Forderungseinzug für titulierte und nicht titulierte Forderungen durch. Seit Anfang 2013 nutzt EOS Kofax Capture zur automatisierten Posteingangserfassung sowie softgate-archiv zur revisionssicheren Archivierung. EOS KSI Inkasso Deutschland GmbH softgate-archiv und Kofax Capture softgate-archiv und Kofax Capture erweitern unsere Branchenlösung effizient und komfortabel. Dank der umfassenden Unterstützung durch softgate konnten wir unsere Geschäftsprozesse maßgeblich optimieren. Achim Speldrich, Prokurist bei Legial AG softgate-archiv und Kofax Capture an allen Arbeitsplätzen Für den Bereich Dienstleistungen und Services im Massengeschäft des Forderungsmanagements ist ein schneller Zugriff auf die vorhandenen Dokumente unabdingbar. Die notwendigen Informationen müssen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen, um den Anforderungen in der Bearbeitung nachkommen zu können. Mit der eingeführten Software können wir auf die Belange der Schuldner individuell und rasch reagieren, was uns im Tagesgeschäft einen echten Mehrwert bietet. Till Völzke, Geschäftsführer Prodefacto Forderungsmanagement GmbH softgate-archiv und Kofax Capture für 28 User Der Zeitbedarf für die tägliche Bearbeitung der Dokumente bei der Fallabwicklung konnte auf fast die Hälfte der Zeit reduziert werden. Die Zusammenarbeit mit softgate ist ausgezeichnet und kooperativ - von der ersten Planungsphase des Projektes bis zur Unterstützung bei Problemen durch den Support. Frank Vogel und Thomas-Jürgen Muhs, Unternehmensführung RVGmbH softgate-archiv und Kofax Capture für 50 User Seit über 10 Jahren unterstützt softgate-archiv unser Tagesgeschäft effizient und zuverlässig. Der während dieser Zeit notwendige Generationswechsel von Server-, Scan- und Storagehardware erfolgte mit geringem Aufwand und ohne Ausfallzeiten. Bei jeder Art von Problemen unterstützt uns der Support kompetent, schnell und zuverlässig. Danny Lehner, IT-Leiter TESCHINKASSO Forderungsmanagement GmbH softgate-archiv und Kofax Capture für 62 User Weitere Referenzkunden:

8 15 Jahre Innovation für die Inkasso-Branche Seit 1992 ist softgate auf Softwareentwicklung und Dienstleistungen spezialisiert. Mit heute 90 Mitarbeitern und gemeinsam mit starken internationalen Partnern bieten wir flexible Lösungen, die auf die individuellen Anforderungen unserer Kunden zugeschnitten sind. Ergänzende Hardware für den Imaging- und Storagebereich (z.b. Scanner aller namhaften Hersteller, vielfältige Storagelösungen) runden unser Portfolio ab. softgate gmbh nägelsbachstraße erlangen tel fax Auslandsstandort: Prag, Tschechische Republik softgate gmbh