Geschäftsordnung des Männerchores "Cäcilia" Irlich

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1 Geschäftsordnung des Männerchores "Cäcilia" Irlich Der geschäftsführende Vorstand des Männerchores "Cäcilia" Irlich hat in seiner Sitzung am 27. August 2013 nachfolgende Geschäftsordnung beschlossen: 1 Geltungsbereich Diese Geschäftsordnung enthält Verfahrensvorschriften als Ergänzung zur Satzung des Männerchores "Cäcilia" Irlich vom In Zweifelsfällen gehen die Bestimmungen der Satzung denen der Geschäftsordnung vor. 2 Vorstand Der Vorstand besteht aus dem geschäftsführenden Vorstand und aus dem erweiterten Vorstand. Beide zusammen bilden den Gesamtvorstand. 3 Aufgaben des geschäftsführenden Vorstandes Der Geschäftsführende Vorstand ist Vorstand im Sinne des 26 BGB. 1. Vorsitzender: Ihm obliegt: * die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung des Vereins * die Einberufung und Leitung von Sitzungen und Versammlungen * die Verantwortung für die Einhaltung von Satzung, Geschäftsordnung und Beschlüssen * die Beratung der Vereinsorgane und Koordinierung ihrer Aufgaben * die Vertretung des Vereins in anderen Gremien, z.b. Vereinsring, Chorverband u. a. * der Postempfang und die Postverteilung 2. Vorsitzender: Sein Aufgabenbereich umfasst * die uneingeschränkte Vertretung des Vorsitzenden bei dessen Verhinderung * die Verantwortung für die Sängerbetreuung * die Verantwortung für interne und externe Sängerehrungen * die rechtzeitige Rücksprache mit zur Ehrung oder Gratulation anstehenden Personen über Form und Zeit der Ehrung oder Gratulation * die Gratulationen bei Jubiläen und Geburtstagen * die Besuche erkrankter Sänger * die Ansprache von Sängern mit häufigen Fehlstunden * das Führen der Anwesenheitsliste in den Proben (Delegation möglich) * die Planung und Leitung von Arbeitseinsätzen vor und nach Veranstaltungen (er ist Chef des Organisationsteams) 1. Schriftführer: ist zuständig * für die Erledigung der gesamten Vereinskorrespondenz mit Durchschlag an den 1. Vorsitzenden * für die Protokollführung in allen Versammlungen und Sitzungen * für die Aufbewahrung wichtiger schriftlicher Dokumente * in Arbeitsteilung mit dem 2. Schriftführer und Pressewart für das Erstellen von Rundschreiben an Sänger und Mitglieder 1. Kassierer: Er ist verantwortlich * für die Verwaltung des gesamten Vereinsvermögens * für die finanzielle Abwicklung von Veranstaltungen

2 * für Abrechnungen mit der GEMA * für die Begleichung aller sonstigen Rechnungen und Verbindlichkeiten * für die Erstellen und Abgabe der Steuererklärungen * für die Aufzeichnung und Abwicklung des Geldverkehrs * für die Geldanlage und für Wertpapiere * für die Berichte in Versammlungen und Sitzungen * für die Überwachung der Beitragszahlungen * für den ständigen Datenvergleich mit dem Mitgliedswart * für das Schreiben von Mahnungen an säumige Zahler * für die Meldung der statistischen Daten an den Landessängerbund * für den Datenschutz Zum Schutz der Mitgliederdaten wurden folgende Richtlinien beschlossen: Der Datenschutz wird gem. 1-11,27-38a BDSG vom Vorstand des Männerchores "Cäcilia" Irlich gewährleistet. Das Speichern, Verändern und die Übermittlung von personenbezogenen Mitgliederdaten ist ausschließlich von den jeweiligen Funktionsträgern im Verein vorzunehmen. Bankspezifische Daten sind ausschließlich vom Kassenführer unter Verschluss zu verwahren und nur für vereinsnotwendige Zwecke zu nutzen. Jedes Mitglied ist verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich für vereinsinterne Zwecke zu nutzen. Funktionsträger, die personenbezogene Mitgliederdaten erhalten, speichern, bzw. bearbeiten, verpflichten sich mit der Datenschutzerklärung (s. Anlage) zur Wahrung des Datengeheimnisses. 4 Aufgaben des erweiterten Vorstandes Zur Erleichterung seiner Arbeit kann der geschäftsführende Vorstand Mitglieder für besondere Aufgaben berufen. Diese Mitglieder bilden den erweiterten Vorstand. Sie sind in der JHV per Akklamation zu bestätigen. Die Akklamation kann sowohl einzeln, als auch en bloc erfolgen. Der erweiterte Vorstand ist nicht Vorstand im Sinne des 26 BGB. Die einzelnen hier aufgeführten Positionen sind nach der Satzung nicht zwingend notwendig. 2. Schriftführer und Pressewart er vertritt den 1. Schriftführer bei dessen Abwesenheit und übernimmt dessen Aufgaben. als Pressewart leitet er die Öffentlichkeitsarbeit er ist Schriftführer für die Vereinsnachrichten und deren Verteilung er ist Kontaktperson für die regionale und örtliche Presse und verantwortlich für Berichterstattung er ist Kontaktperson zum Kreispressewart er verfasst die Vereinschronik er verfasst Rundschreiben * Für das Erstellen von Plakaten mit Werbeabsicht, Programmen, Eintrittskarten, Flyer, und für den Chorspiegel zeichnet ein kompetenter Fachmann verantwortlich. 2. Kassierer * er vertritt den 1. Kassierer bei dessen Verhinderung. * er ist Zuständig für den Kassendienst bei musikalischen Veranstaltungen und die Berufung von Helfern Geschäftsführer und Mitgliedswart Ihm obliegt die Erfassung und Pflege aller Daten der Vereinsmitglieder (Kartei) das Führen einer alphabetisch geordneten Mitgliederliste mit Anhang über aktuellen Stand die Erstellung einer Liste mit Ehrungen, Geburtstagen, Jubiläen usw. die Abstimmung mit dem Kassierer über Daten von Neueintritten die Pflege der Homepage des Vereins

3 die Vorbereitung und Organisation von Vereinsfahrten ( Kann auch an andere Personen oder an ein Team delegiert werden) Chorleiter Ihm obliegt die Verantwortung für die gesamten musikalischen Aktivitäten des Chores in Abstimmung mit dem Vorsitzenden die Gestaltung der Chorproben die Auswahl der Chorliteratur in Absprache mit dem Vorsitzenden die Gestaltung von Konzerten und sonstigen musikalischen Veranstaltungen in Absprache mit dem Vorsitzenden die Verpflichtung von Künstlern für Konzerte und ähnliches der Bericht über musikalische Vorhaben im Vorstand Die Einstellung des Chorleiters, Festlegung des Honorars, des Urlaubs und des Entgeltes für Sonderproben, Ständchen, Konzerte usw. obliegt einzig dem geschäftsführenden Vorstand. Das Beschäftigungsverhältnis ist vertraglich zu regeln. Archivar und Notenwart Er ist Verantwortlich für Pflege, Kennzeichnung und Archivierung des Notenmaterials Verantwortlich, dass in den Proben und bei Veranstaltungen Notenmaterial vorhanden ist Verantwortlich für ordnungsgemäßen Zustand des Probenraumes, z.b. Aufstellung der Stühle usw. Beisitzer Sie wirken mit bei Geburtstagsgratulationen von Mitgliedern bei der Beratung des Vorstandes bei Sonderaufgaben Stimmführer Unterstützt den Notenwart bei der Austeilung und beim Einsammeln der Noten Informiert fehlende Sänger über kurzfristige Termine Spricht länger fehlende Sänger wegen des Fehlens an. Orga-Team ist zuständig für die organisatorischen Dinge bei Veranstaltungen für die Herrichtung des Festraumes bei Vereinsfeiern für die Bühnendekoration und Hallendekoration für die Beschaffung von Mobiliar Vereinswirt ist zuständig für die Beschaffung von Getränken bei Vereinsfeiern und Umtrunk nach den Proben ist Zuständig für den Thekendienst und die Berufung von Helfern 5 Mitgliederversammlung Die ordentliche Mitgliederversammlung beschließt über: a) die Genehmigung der Jahresrechnung (jährlich) b) die Entlastung des Vorstandes (jährlich) c) die Neuwahl des Vorstandes (zweijährlich) d) die Neuwahl der Kassenprüfer (zweijährlich) e) Änderungen der Satzung

4 f) die Festsetzung der Mitgliedsbeiträge g) Anträge des Vorstandes und der Mitglieder h) die Auflösung des Vereins Kassenprüfer Es sind zwei Kassenprüfer und ein Ersatzprüfer zu wählen. Die Kassenprüfer dürfen nicht Mitglied des Vorstandes nach 26 BGB sein. Sie geben jährlich der Mitgliederversammlung einen Prüfbericht ab. Der BGB-Vorstand hat den Kassenprüfern Einsicht in alle prüfungsrelevante Geschäftsunterlagen des Vereins zu gewähren. Die Kassenprüfer sind dem Vorstand gegenüber nicht weisungsbefugt. Die Kassenprüfer unterzeichnen die Verpflichtung zur Wahrung des Datengeheimnisses gem. 5 des BDSG. 6 Vorstandssitzungen Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben trifft sich der geschäftsführende Vorstand regelmäßig zu Sitzungen. Diese finden unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt. Die Einladung zur Sitzung erfolgt mindestens 7 Werktage vorher in schriftlicher Form unter Bekanntgabe der Tagesordnung. In dringenden Fällen kann der Vorsitzende spontan einladen, z.b. nach der Chorprobe. Berater können zu besonderen Beratungspunkten hinzugezogen werden. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst und erfolgen durch Akklamation. Jedes Vorstandsmitglied kann unter Angabe der Gründe eine Vorstandssitzung beantragen. Über die Annahme entscheidet der Vorsitzende. Mindestens einmal im Geschäftsjahr soll eine Sitzung des Gesamtvorstandes erfolgen. Auch diese soll unter Ausschluss der Öffentlichkeit erfolgen. Die Einladung zur Sitzung erfolgt mindestens 7 Werktage vorher in schriftlicher Form unter Bekanntgabe der Tagesordnung. Berater können zu besonderen Beratungspunkten hinzugezogen werden. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst und erfolgen durch Akklamation. Jedes Vorstandsmitglied kann unter Angabe der Gründe eine Vorstandssitzung beantragen. Über die Annahme entscheidet der Vorsitzende. 7 Mitgliedschaft Der Verein besteht aus aktiven (singenden) Mitgliedern, fördernden (nicht singenden) Mitgliedern und Ehrenmitgliedern. Aktive und fördernde Mitglieder zahlen den gleichen Beitrag. Bei Notlagen einzelner Mitglieder ist der Vorstand berechtigt, den Beitrag für eine gewisse Zeit zu stunden oder auch ganz niederzuschlagen. Neue aktive Sänger sind im ersten Jahr beitragsfrei. Jugendliche Sänger sind in der Zeit ihrer Ausbildung beitragsfrei. Zu Ehrenmitgliedern können ernannt werden: Mitglieder, oder auch außerhalb des Vereins stehende Personen, die sich um den Verein, oder den Chorgesang überhaupt besonders verdient gemacht haben. Ferner aktive Sänger, die im Chor 50 Jahre ohne Unterbrechung aktiv gesungen haben. Ehrenmitglieder sind auf Antrag beitragsfrei. 8 Ehrenordnung Geehrt werden Mitglieder jeweils mit entsprechender Urkunde und einem Weinpräsent: a) für 25 Jahre aktives Singen b) für 40 Jahre aktives Singen c) für 50 Jahre aktives Singen (erhält Ehrenmitgliedschaft) d) für 60 Jahre aktives Singen e) für 70 Jahre aktives Singen f) für 75 Jahre aktives Singen g) für 80 Jahre aktives Singen Aktive Jubilare werden dem Kreischorverband zur weiteren Ehrung gemeldet. Fördernde Mitglieder werden zu gleichen Anlässen mit entsprechender Urkunde und Weinpräsent geehrt. Eine automatische Ehrenmitgliedschaft erfolgt nicht. einem

5 Die Ehrung der aktiven und der fördernden Mitglieder erfolgt in der jährlichen Mitgliederversammlung. 9 Gratulationsordnung Geburtstage: Der Verein gratuliert seine Mitglieder zum 50.; 60.; und 70. Geburtstag mit Präsent und Hausbesuch. Ab dem 70. Geburtstag gratuliert der Verein ebenso alle 5 Jahre. Aktive Sänger und Ehrenmitglieder werden von Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstandes (möglichst auch Vorsitzender) gratuliert. Fördernde Mitglieder werden vom Gratulationsausschuss (stv. Vorsitzender, Mitgliedswart und Beisitzer) gratuliert. Auf Wunsch des Jubilars/der Jubilarin kann der Chor ein Ständchen singen. Ehejubiläen Der Chor gratuliert seine Mitglieder zur Eheschließung und zu allen klassischen Ehejubiläen, wie Silberhochzeit (25 Jahre); Goldhochzeit (50); Diamanthochzeit (60); Eisenhochzeit (65); Gnadenhochzeit (70); Kronjuwelenhochzeit (75) mit Glückwunschkarte, Präsent und Hausbesuch. Auf Wunsch der Jubilare singt der Chor ein Ständchen. Ab Goldhochzeit hat jeder Irlicher Bürger das Recht auf ein Ständchen. Soweit Ehejubiläen bekannt sind, ist der Wunsch nach einem Ständchen vom Gratulationsausschuss bei den Jubilaren zu erfragen. Mitgliedern kann bei Ehejubiläen im Festgottesdienst vom Männerchor "Cäcilia" Irlich in der Pfarrkirche gesungen werden, wenn keiner der Jubilare Mitglied im Kirchenchor Cäcilia Irlich ist. Andernfalls hat der Kirchenchor das Vorrecht, im Festgottesdienst zu singen. Nur wenn dieser auf sein Vorrecht verzichtet, kann der Männerchor "Cäcilia" Irlich im Festgottesdienst singen. 10 Tod eines Mitgliedes Beim Tode eines aktiven Sängers kondoliert der Vorstand (möglichst auch der Vorsitzende) den Hinterbliebenen bei einem Hausbesuch. Auf Wunsch der Hinterbliebenen wird der Sarg des verstorbenen Sangesbruders von Chormitgliedern zu Grabe getragen. Für die Grabpflege erhalten die Hinterbliebenen einen Betrag von zurzeit Den Angehörigen von fördernden Mitgliedern wird schriftlich kondoliert. Auch sie Grabpflege einen Betrag von zur Zeit 30. erhalten für die Allen im Geschäftsjahr verstorbenen Mitgliedern wird einmal im Jahr mit einem Gedenkgottesdienst in der Pfarrkirche gedacht, die der Chor musikalisch gestaltet. Ein Singen des Chores bei der Beerdigung, in der Kirche oder auf dem Friedhof, keinem Mitglied. erfolgt bei Neuwied-Irlich, den 27. August 2013 Geschäftsführender Vorstand Jürgen Nilges Edgar Schreiber 1. Vorsitzender 2. Vorsitzender Walter Kohns Schriftführer Hilmar Korb Kassierer