Rahmenvertrag über die Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen 2012 ff.

Transkript

1 Entwurfsfassung Stand: erläuternde Unterlagen für die Ausschreibung Rahmenvertrag über die Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen 2012 ff. Stand: Aktenzeichen: KS /002 Kontakt: Mail - ks3@bmg.bund.de Telefon FAX Anlagen: 1. Liste der geforderten Nachweise und Erklärungen 2. geforderte Formvordrucke für einen Teil der Erklärungen 3. Vertragstext für die spätere Zusammenarbeit - 2 -

2 Art der Vergabe Verhandlungsverfahren mit Aufruf zur Teilnahme am Wettbewerb gem. 3 VOF. 2. Beschreibung der Leistung Es handelt sich um einen Rahmenvertrag über PR- und Werbedienstleistungen. Weitere Details können dem beiliegenden europäischem Bekanntmachungsformular und nachfolgenden Erläuterungen entnommen werden. Der Auftrag wird voraussichtlich vom andauern. Der erste Abschnitt des Auftragszeitraumes wird vom betragen. Durch einzelne Verlängerungsoptionen kann sich der Vertrag bis zum verlängern. Jedoch nur dann, wenn ausreichend Haushaltsmittel und die erforderliche Qualität der Leistungserbringung gegeben sind Allgemeines Das Bundesministerium für Gesundheit beabsichtigt eine Rahmenagentur zu beauftragen, die das Ministerium bei der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit unterstützen soll. Hierfür werden Erfahrungen und umfangreiche Kontakte in der politischen und administrativen Kommunikation als auch Kampagnenkompetenz im Bereich Public Affairs erwartet. Ein umfangreiches Fachwissen über das deutsche Gesundheitssystem (Strukturen, Akteure, Hintergründe u.s.w.) sowie Kenntnisse im internationalen Vergleich werden ebenfalls vorausgesetzt. Der künftige Auftragnehmer soll somit befähigt sein, ohne längere Einarbeitungszeit, geeignete Kommunikationskonzepte als auch maßnahmen zu entwickeln und umzusetzen. Im Fokus der Tätigkeiten werden dabei die ministeriumsspezifischen Reformprozesse des Gesundheitswesens in den künftigen Jahren liegen. Das Ministerium verfügt darüber hinaus bereits über eine Vielzahl spezialisierter Dienstleister, welche den Kommunikationsprozess für ihren Teilbereich begleiten (Bürgertelefon, Textbüros, grafische Gestaltung, Veranstaltungsmanagement u.ä.). Dennoch ist die zusätzliche Beauftragung einer sogenannten Full-Service-Agentur erforderlich. Einerseits wird diese die zentrale Steuerung und anlassbezogene Beauftragung aller Einzelgewerke im Hinblick auf eine noch zu entwickelnde (langfristigen) Strategie übernehmen müssen. Andererseits ist die Entwicklung und Umsetzung künftiger Informationskampagnen, welche über einen langen Zeitraum angelegt sind und eine Vielzahl von Werbe- und PR-Instrumenten beinhalten, erforderlich. Diese Kampagnen sollen bewusst durch einen geeigneten Dienstleister, gemeinsam mit dem Kommunikationsstab des Ministeriums, entwickelt und realisiert werden. Auf bestehende Strukturen des Bundesministeriums für Gesundheit kann dabei im gesamten Kommunikationsprozess zurückgegriffen werden (Internet, Lager, Versand, Bürgertelefon u.ä.)

3 - 3 Die Öffentlichkeitsarbeit wird vom Berliner Dienstsitz des Bundesministeriums für Gesundheit aus bearbeitet. Die Ausführung des Auftrages kann zudem nur unter strenger Beachtung des vom deutschen Presserat veröffentlichten "Pressekodex" und der vom europäischen Dachverband CERP veröffentlichten "Berufethischen Grundsätze von Public Relation" erfolgen. Für Interessenten sollte eine entsprechende Arbeitsweise selbstverständlich sein. Die Auftragsinhalte können vorerst nur abstrakt definiert werden. Eine ausführlichere Erläuterung der Rahmenbedingungen und Zielvorstellungen des Auftraggebers kann erst im späteren Briefing für die Präsentation (Pitch) erfolgen. Dieses wird den ausgewählten Bietern im Präsentationsverfahren rechtzeitig übergeben werden. Die grundsätzlichen Aufgaben bei der Beratung der Öffentlichkeitsarbeit werden sein: A. Kontinuierliche Projekte (heutiger Stand) sind: Beratung und gegebenenfalls Umsetzung bei der Entwicklung von Konzeptionen, Strategien und Designs im Rahmen der Vermittlungsarbeit des Hauses. Insbesondere die Fortführung der Kommunikation zur Reform der Pflegeversicherung in B. Einzel-Projekte bei Bedarf (heutiger Stand) sind: Erarbeitung und Umsetzung von Kommunikationskonzepten und Einzelmaßnahmen zu geschlossenen Themenkomplexen oder bei der Auswahl und Anwendung von massenkommunikativen Mediainstrumenten Entwicklung sowie Umsetzung von Veranstaltungsformaten wie beispielsweise Pressekonferenzen, Fachsymposien oder mehrtägigen Konferenzen. Entwicklung sowie Umsetzung von Printprodukten. C. Sonstiges Zu den späteren Leistungen können insbesondere auch gehören : - Erarbeitung und Umsetzung von Kommunikationskonzepten und Einzelmaßnahmen für die PR- und Werbe- Arbeit - Beratung bei der Auswahl von standardisierten PR und/oder Werbemaßnahmen - Aufbau von Redaktionsverteilern und systemen - Erarbeitung und Umsetzung von Online-Konzepten - Entwicklung sowie Umsetzung von Veranstaltungsformaten und Publikationen - 4 -

4 - 4 Im Rahmen des Vergabeverfahrens soll hierfür ein Dienstleister ermittelt werden, welcher das Ministerium bei den anfallenden konzeptionellen Arbeiten unterstützt, die Durchführung der freigegebenen Konzepte überwacht und die jeweils gewerkbezogenen erforderlichen Leistungen auswählt und anbietet. Diese Leistungen können teilweise auch durch Unterauftragnehmer zur Verfügung gestellt werden. Deshalb ist es erforderlich eine ausführliche Beschreibung des Bieters vorzulegen, aus welcher hervorgeht, welche Leistungen selbst erbracht werden können und welche an Unterauftragnehmer delegiert werden sollen. Die inhaltliche Planung wird in der Regel durch das Ministerium erfolgen. 2.2 Erwartungen an den Dienstleister: a) folgende Aufgaben müssen unmittelbar vom künftigen Dienstleister erbracht werden - konzeptionelle Planung und Beratung bei der Auswahl von Kommunikationsinstrumenten - Kontrolle und Optimierung bestehender Informationskampagnen - Konzeption und Auswahl von anlassbezogenen PR- und Werbeformen - Konzeption von Onlinekonzepten Diese Aufzählung ist nicht abschließend und benennt lediglich die Mindestanforderungen. b) folgende Aufgaben können an Unterauftragnehmer delegiert werden - Produktion/Bereitstellung der erforderlichen licht-, ton- und/oder messetechnischen Gerätschaften bzw. Bauten für Dialogmaßnahmen - Produktion und Bereitstellung von werblichen Informationsmitteln (ohne Kreation). Diese Aufzählung ist nicht abschließend und benennt lediglich die Mindestanforderungen Mindestauftragsvolumen Auf Grund des besonderen Auftragsgegenstandes können keine verbindlichen Mindesthonorarsummen eingeräumt werden

5 Ort und Dauer der Leistungserbringung Im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, unter Umständen aber auch in angrenzenden Regionen. Wie beschrieben soll der Vertrag zunächst für eineinhalb Jahre abgeschlossen werden (10/ ). Er kann sich zweimal um jeweils ein Jahr verlängern. 4. Angebotsfrist Teilnahmeanträge müssen in zweifacher Ausführung mit rechtsverbindlicher Unterschrift bis um 10:00 Uhr bei unten stehender Anschrift und in einem geschlossenen Umschlag mit folgender Aufschrift eingehen : Bundesministerium für Gesundheit Referat KS 3 z. Hd. Hr. Altenburg Teilnahmeantrag zur Ausschreibung "Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen " Bitte sofort weiterleiten! Der Umschlag ist in einen zweiten Umschlag einzulegen, der nur mit folgender Adresse zu versehen ist: Bundesministerium für Gesundheit Referat KS 3, z.hd. Fr.Neumann Berlin Teilnahmeantrag zur Ausschreibung "Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen " Bitte sofort weiterleiten! - 6 -

6 - 6 Maßgeblich sind das Datum des Eingangsstempels und die in Poststelle notierte Uhrzeit des Eingangs im Bundesministerium für Gesundheit, Dienstsitz Berlin. Diesem (äußeren) Umschlag ist ein begleitendes Schreiben beizufügen, welchem der vorgesehene Ansprechpartner für das gesamte Vergabeverfahren zu entnehmen ist. Der Teilnahmeantrag kann ausschließlich auf dem Postweg arbeitstäglich nur innerhalb der Dienstzeiten (Mo.-Do.: 8.00 bis Uhr, Fr.: 8.00 bis Uhr) von der Poststelle des BMG Dienstsitz Berlin, angenommen werden. Es muss spätestens zu dem oben genannten Termin eingegangen sein. Stellen Sie unbedingt den rechtzeitigen Eingang sicher, denn später oder an anderer Stelle eingegangene Anträge können nicht berücksichtigt werden. 5. Einzureichende Unterlagen Mit dem unterschriebenen Teilnahmeantrag sind umfangreiche Unterlagen einzureichen. Dies ist notwendig um die Vergleichbarkeit der Anträge und die Einhaltung der formalen Anforderungen sicher zu stellen. Sie müssen daher die geforderten Nachweise als deutlich gekennzeichneten Anhang beifügen. Die Art und Menge der verlangten "Nachweise" wurde in Anlage 1 übersichtlich benannt. Bitte stellen Sie dementsprechend Ihren Teilnahmeantrag wie folgt zusammen: 1. Anschreiben 2. Unterlagen gemäß Vorgaben der beiliegenden Liste (Anl.1) 3. geforderte Referenzen gemäß beiliegender Liste (Anl.1) 4. Sonstige Angaben oder Erläuterungen die Sie für relevant halten Sollten Sie weiterführende Angaben machen wollen, als durch die Gestaltung der Vordrucke möglich ist, können Sie dies in Ihren Bewerbungsunterlagen gern umsetzen. Bitte legen Sie diese dann aber als sichtbaren zusätzlichen Anhang zum Anschreiben und den Vordrucken unter Abschnitt 4 (sonstige Angaben) bei. Es werden insgesamt elf förmliche Nachweise und Angaben verlangt. Für einen Teil der verlangten Angaben werden dabei Formblätter (Vordrucke I - IX) vorgegeben. Die Verwendung der Formblätter dient der besseren Vergleichbarkeit der Anträge auf Teilnahme und soll dem Auftraggeber die Auswahl vereinfachen

7 - 7 Sollte ein Bewerber einen Antrag auf Teilnahme unvollständig oder ohne die Formblätter einreichen, kann dieses als Fehlen von verlangten Unterlagen gem. 4 Abs. 9 lit.e VOF zum Ausschluss des Bewerbers (ohne nähere Prüfung der Bewerbung) führen. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Vordrucke ausschließlich in den bereitgestellten Feldern ergänzt werden dürfen. Änderungen, Ergänzungen oder auch die Nichtangabe von verlangten Informationen können ebenfalls automatisch zum Ausschluss ihrer Bewerbung führen. Wenn Sie der Ansicht sind, in bestimmten Feldern keine Angaben machen zu können / wollen / müssen, so tragen Sie dort bitte die Zusätze "nicht zutreffend" oder "keine Angabe möglich" ein. Bitte geben Sie in solchen Fällen auf einem Beiblatt die Gründe hierfür an. Sofern keine Vordrucke verlangt werden (in Nr. 10 und 11 der Anlage 1 erläutert), ist die Erklärung formlos einzureichen. Sämtliche Nachweise sind schriftlich mit der Bewerbung fristgerecht einzureichen. Um die berechtigten Interessen aller Bieter zu gewährleisten, enthält 8 Abs. 3 der VOF eine entsprechende Vertraulichkeitsregelung. Hiernach dürfen Angebote von Bietern durch die Vergabestelle ausschließlich zum Zwecke der Prüfung, Wertung und Vergleich mit anderen Angeboten Verwendung finden. Überdies sind dieselben streng vertraulich zu behandeln. Bitte sehen Sie daher von der Übersendung etwaiger Vertraulichkeitsvereinbarungen ab, selbige werden von der Vergabestelle aus o.g. Gründen nicht unterzeichnet

8 Sonstiges 6.1. vertragliche Rahmenbedingungen Für den Auftrag wird ein Vertragsmuster vorgegeben, welches nicht verhandelbar ist. Dieses finden Sie in der Anlage 3. Vertragsbestandteil werden auch die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen, Teil B (VOL/B). Die VOL/B in der Fassung vom sind im Bundesanzeiger Nr. 178a vom veröffentlicht finanzielle Rahmenbedingungen Sobald einzelne Leistungen abschließend erbracht wurden, ist die entsprechende Rechnungslegung möglich. Leistungen sind, soweit möglich, in Projekten zusammengefasst (Produktion, Lieferung u.ä. je Einzelauftrag) abzurechnen. Für regelmäßig erbrachte Leistungen ist die Vereinbarung eines monatlichen Honorars möglich. In diesem Fall sind die erbrachten Leistungen anhand von nachprüfbaren Belegen entsprechend nachzuweisen (auf 17 Nr. 1 und 2 VOL/B wird ausdrücklich hingewiesen). Weitere Regelungen sind in den VOL/B enthalten. Von Unterauftragnehmern eingeräumte Skonti, Rabatte und ähnliche Preisreduzierungen sind unverändert an das Ministerium weiterzureichen. Nicht selbst erbrachte Leistungen müssen durch entsprechend nachvollziehbare Belege nachgewiesen werden. Für anfallende Reisekosten findet das Bundesreisekostengesetz Anwendung. Eine "Handling Fee" auf Leistungen von Unterauftragnehmern wird nicht anerkannt. Durch den Abschluss des Rahmenvertrages erhalten Sie einen tatsächlichen unternehmerischen materiellen Vorteil. Die gesonderte Erhebung von eventuellen Mehraufwendungen bei der Koordinierung von Unterauftragnehmern ist hierdurch hinreichend abgedeckt. Angebote die sog. Handlingkosten als Bestandteil der Vergütung enthalten, werden daher von der Vergabe ausgeschlossen

9 vergaberechtliche Rahmenbedingungen Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Vergabe um ein sog. Verhandlungsverfahren gem. 3 VOF handelt. Mit der Einreichung eines Teilnahmeantrages wird von Ihnen "lediglich" die Teilnahme an einem darauf folgenden Präsentationsverfahren beantragt. Das Verfahren dauert in der Regel ca. 3-4 Monate. Bitte verzichten Sie daher, auf frühzeitige Nachfragen zum Stand des Verfahrens. Diese könnten ohnehin nur mit dem Verweis auf das laufende Verfahren beantwortet werden. Bieter, welche zur Präsentation geladen werden, erhalten ein Ausfallhonorar in Höhe von Netto, wenn diese nicht den Zuschlag erhalten. Bitte reichen Sie nur das unbedingt Notwendige sowie die geforderten Belege (unter Verwendung der vorgeschriebenen Formblätter) ein. Sollten die Vordrucke nicht von Ihnen verwendet werden, führt dies zu einem sofortigen Ausschluss ohne nähere Prüfung Ihres Teilnahmeantrages. Ebenfalls wird dringend darum gebeten, auf die Verwendung eingescannter Unterschriften zu verzichten. Es können ausdrücklich nur rechtsverbindlich unterschriebene Teilnahmeanträge Berücksichtigung finden. Bei juristischen Personen oder Handelsgesellschaften bzw. Kaufleuten ist die geforderte Unterschrift ausschließlich von den vertretungs- bzw. bevollmächtigten Personen zu leisten. Wichtiger Hinweis zum Ablauf: Das Verfahren wird in besonders straffen zeitlichen Teilabschnitten durchgeführt. Gehen Sie also von einer kurzen Vorbereitungszeit in den jeweiligen Verfahrensschritten aus. Unter Umständen kann es im Vergabeverfahren aber auch im späteren Auftragszeitraum an bundesländerspezifischen Feiertagen sowie an Wochenendtagen zu Vorstellungs- und Briefinggesprächen beim Auftraggeber in Berlin kommen. Bei den Terminvorgaben der Vergabestelle wird deshalb wenig Spielraum bestehen. 6.4 Kanal für Informationsübermittlung ( 8 Abs.1 VOF) Wie bereits erwähnt, können wirksame Teilnahmeanträge ausschließlich schriftlich auf dem Postweg eingereicht werden

10 Rechtsbehelfsbelehrung: Es handelt sich um eine Dienstleistung gemäß 1 Abs. 1 VOF. Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß 101 a GWB informiert. Ein Bieter kann seine Nichtberücksichtigung im Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer überprüfen lassen. Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren ist, dass der Verstoß gegenüber der Vergabestelle schriftlich gerügt wird. Der Antrag ist unzulässig, soweit: der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat ( 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB), der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat ( 107 Abs. 3 Nr. 2 GWB), der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat ( 107 Abs. 3 Nr. 3 GWB), mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind ( 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Nach Ablauf dieser Frist ist gegen diese Entscheidung kein Rechtsmittel mehr möglich

11 Kriterien für die Auswahl der Teilnehmer zur Angebotsabgabe 1. Erfahrung in regierungsamtlicher Kommunikation 2. Erfahrungen und Kenntnisse auf dem Gebiet der Analyse, Planung und Durchführung gesundheits- und sozialpolitischer Informationsmaßnahmen- und Kampagnen 3. Erfahrungen und Kenntnisse auf dem Gebiet des Kommunikationscontrollings von Informationsmaßnahmen der Körperschaften des öffentlichen Rechtes 4. Anzahl und Qualität der vorgelegten Referenzen (Arbeitsproben und ähnliches) für den Vergleichszeitraum Januar 2011 bis Juli Erfahrungen, Ausbildungsgrad und Verfügbarkeit des vorgeschlagenen Personals für die Ausführung des Auftrages (unter Angabe von "Vita", Belegen für Erfahrungen und Kenntnisse der einzelnen Personen)

12 Zuschlagskriterien im Anschluss an das Präsentationsverfahren sind: Konzeptionsaufgabe 40 - Konzeptionelle Qualität der Lösungsvorschläge 12 - Kreativität der Vorschläge/ innovative Vorschläge 8 - Visualisierung der Vorschläge 12 - Realisierbarkeit der entwickelten Lösungsvorschläge 8 Praxistest 30 - Konzeptionelle Qualität der Lösungsvorschläge 9 - Kreativität der Vorschläge/ innovative Vorschläge 6 - Visualisierung der Vorschläge 9 - Realisierbarkeit der entwickelten Lösungsvorschläge 6 Kosten 30 - Wirtschaftlichkeit der Abrechnungsmodelle (Tagessätze/ Pauschalen/ Retainer) 15 - Gesamtkalkulation der vorgestellten Lösungsvorschläge 10 - Verbesserungsvorschläge für die 5 Wirtschaftlichkeit von Kommunikationsmaßnahmen Bundesministerium für Gesundheit Referat Öffentlichkeitsarbeit, Besucherdienst und Publikation Thomas Altenburg