Anforderungen an einen Compliance/CSR-Prozess im Lieferantenmanagement

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1 Anfrderungen an einen Cmpliance/CSR-Przess im Lieferantenmanagement BME_C 1000 Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Lgistik e. V. Der Standard BME_C 1000 ( Anfrderungen an einen Cmpliance/CSR-Przess im Lieferantenmanagement ) findet Anwendung auf jegliches Lieferantenmanagement. Der Standard BME_C 1000 gilt daher für Lieferanten jeder Größe, Unternehmensstruktur, Rechtsfrm, Herkunftsland u. ä. Der Standard BME_C 1000 hat den Dkumentenstand: V 1.0 Begriffsbestimmungen: Cmpliance: die Einhaltung vn Gesetzen und snstigen externen Regeln und Standards swie vn unternehmensinternen Regeln und Vrgaben Crprate Scial Respnsibilty (CSR): Wirtschaften im Einklang mit Umwelt- und Szialaspekten wie definiert in glbal anerkannten Standards wie zum Beispiel der UN Glbal Cmpact, Standards der Internatinal Labr Organisatin (ILO) der UN-Menschenrechtsknventin Unternehmen: am Wirtschaftsleben teilnehmende juristische Persnen, unabhängig vn ihrer juristischen Organisatinsfrm, wie z.b. Kapital- und Persnengesellschaften, Vereine, Gesellschaften bürgerlichen Rechts, Gebietskörperschaften, Anstalten des öffentlichen Rechts der nicht rechtlich selbständige wirtschaftliche Einheiten Lieferant: Erbringer vn Leistungen (Warenlieferung, Erbringung vn Dienstleistungen u. a.) gegen Entgelt für ein beschaffendes Unternehmen. Lieferant meint auch Geschäftspartner, sweit dieser auch Leistungen für das Unternehmen erbringt Lieferantenmanagement: systematische Gestaltung und Steuerung vn Lieferantenbeziehungen eines Unternehmens

2 1.Cmpliance in der Lieferkette Aufgrund zunehmender gesetzlicher Anfrderungen im In-und Ausland ist Cmpliance ein Faktr auch im Bereich der Lieferantenqualifizierung. In der Praxis haben sich im Allgemeinen flgende Mindestanfrderungen an Cmpliance-Prgramme herausgebildet [siehe BME-Kdex unter Tne at the Tp (Verhalten der Geschäftsleitung), Vrbildfunktin der Geschäftsführung und Führungskräfte Verhaltenskdex Meldemöglichkeit für Hinweise auf Cmplianceverstöße angemessener Umgang mit Verdachtsfällen regelmäßige zielgruppen- und risikrientierte Schulungen regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung zu Cmpliance-Risiken und Vrfällen Dabei beschränken sich die Verpflichtungen längst nicht mehr nur auf die betrffenen Unternehmen, sndern gehen über die Unternehmensgrenzen hinaus. Aufgrund jüngerer Gesetzesinitiativen erstreckt sich in vielen Fällen die Haftung nicht nur auf das Einstehenmüssen für das Verhalten eigener Mitarbeiter, die für das Unternehmen nach außen auftreten, sndern auch auf Geschäftspartner und Lieferanten. S ist nicht nur derjenige für Krruptin verantwrtlich, der selbst die Bestechungshandlung begeht, sndern auch der Auftraggeber, der in Kauf nimmt, dass in krruptinsintensivem Umfeld der Geschäftspartner geschäftsfördernde Maßnahmen ergreift, die mit den Krruptinsgesetzen nicht in Einklang stehen. Dies wird dem Auftraggeber selbst dann zugerechnet, wenn er im Einzelfall nicht vn der knkreten Bestechungshandlung wusste. Üblicherweise frdern Gesetzgeber in diesem Zusammenhang, dass Unternehmen geeignete und angemessene Maßnahmen ergreifen (etwa mittels eines effektiven Lieferantenmanagements (Geschäftspartnermanagements)), um das Krruptinsrisik durch Geschäftspartner zu verringern. Die Verantwrtlichkeit für das Verhalten Dritter führt dazu, dass Cmpliance in Bezug auf die bengenannten Prblemfelder eine besndere Rlle spielt. Zur Vermeidung des Anscheins, dass Auftraggeber Cmpliance-Verstöße vn Geschäftspartnern billigend in Kauf nehmen, sllte ein Lieferanten- und Geschäftspartnermanagement daher immer auch eine Cmpliance-Kmpnente beinhalten. 2. Was sind Lieferanten/Geschäftspartner? Der Begriff des Lieferanten umfasst den Erbringer vn Leistungen (Warenlieferung, Erbringung vn Dienstleistungen u. a.) gegen Entgelt für ein beschaffendes Unternehmen. Lieferant meint auch Geschäftspartner, sweit dieser auch Leistungen für das Unternehmen erbringt. Hierunter können auch flgende Tätigkeiten fallen: Vertriebsmittler (Distributren) Lgistikdienstleister Persnaldienstleister Marketingdienstleister Agenten Zllagenten

3 PR Agents Travel Agents Imprt/Exprt Agenten Auftragnehmer Lhnhersteller Zeitarbeiter IT-Prgrammierer Sicherheits-Services Lieferanten jedenfalls sweit neben der reinen Belieferung weitere Dienstleistungen erbracht werden) Jint-Venture-Partner Knsrtialpartner 3. Cmpliance und Lieferantenmanagement Regeleinhaltung (Cmpliance) im Einkauf bedeutet Geschäftsverhältnisse mit integren Lieferanten. Dies wird erreicht durch transparente Przesse zur Risikminimierung in Bezug auf eventuelle Rechtsverstöße, einen fairen Wettbewerb und eine regelmäßige Prüfung und Entwicklung des Lieferantenpls. Lieferantenmanagement, wie in den Begriffsbestimmungen definiert, dient damit im Wesentlichen dem Ergreifen wirtschaftlicher Chancen und dem Vermeiden wirtschaftlicher Risiken. Anfrderungen an das Lieferantenmanagement, dessen Werkzeuge und Methden, müssen angemessen sein. Insbesndere Geschäftsmdell, Größe und Struktur eines Unternehmens (zentrale der dezentrale Struktur, ausschließlich natinale der internatinale Struktur, vrhandene Durchgriffsmöglichkeiten der autnme Einheiten) sind Kriterien für die Angemessenheit der zu stellenden Anfrderungen. Neben der regelmäßigen Prüfung unter dem Gesichtspunkt Versrgungssicherheit und Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit ist zudem eine regelmäßige Prüfung der Integrität der Lieferanten unabdingbar. Unternehmen sind verpflichtet, Recht und Gesetz zu beachten. Die Verantwrtung der Unternehmen für die gesamte Lieferkette wurde gesetzlich und aufgrund vn Kundenanfrderungen in den vergangenen Jahren immer weiter vrangetrieben. Im Beschaffungsprzeß entstehende Cmpliance-Risiken können materielle Schäden, Bußgelder gegen das Unternehmen, Vergabesperren und Haftungsrisiken nach sich ziehen. Darüber hinaus können Imageschäden in der Öffentlichkeit und bei Verbrauchern, sndern auch gerade bei Geschäftskunden zu gravierenden wirtschaftlichen Nachteilen führen. Cmpliance/CSR-Prüfungsprzesse sind idealerweise in sämtliche Przessphasen des Lieferantenmanagements zu integrieren, das im Wesentlichen die flgenden Bereiche umfasst: 1. Lieferantenqualifizierung Ermittlung der geeigneten Lieferanten (Lieferantenpl) 2. Lieferantenbewertung - Bewertung der Leistung der Lieferanten 3. Lieferantenentwicklung quantitative und qualitative Optimierung des Lieferantenpls

4 Diese Schritte sind regelmäßig und wiederkehrend zu durchlaufen. Cmpliance/CSR ist hierbei ein integraler Bestandteil. Wichtig ist ein knsistenter Prüfprzess mit einem einheitlichen Bewertungsmdell. Die ermittelten Ergebnisse zur Bewertung eines Lieferanten sllen zu einer Optimierung des Lieferantenpls führen. Die Bewertung ist idealerweise eine Zusatzqualifikatin für die Lieferanten, ein gutes Rating zu erreichen. Eine negative Bewertung muss Auswirkungen, wie etwa Lieferantenentwicklung (z.b. Massnahmenliste mit Umsetzungsfristen) der Ausphasen, beinhalten. Der Przess ist angemessen und nachvllziehbar zu dkumentieren und sllte den Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Nachflgend werden Mindestanfrderungen an ein Lieferantenmanagement beschrieben: 3.1 Lieferantenqualifizierung Kern der Lieferantenauswahl - auch unter Cmpliance-/CSR-Gesichtspunkten - ist die Eignungsprüfung mit den Elementen Zuverlässigkeit/Integrität Fachkunde Leistungsfähigkeit

5 Hierzu können auch länderspezifische Risiken zählen. Zur Beurteilung länderspezifischer Risiken stehen beispielsweise verschiedene Indices und Indikatren zur Verfügung (zum Beispiel Krruptinswahrnehmungsindex CPI, Bertelsmann Transfrmatin Index BTI, Envirnmental Perfrmance Index - EPI, OECD-Mitgliedschaft). In der Praxis hat sich zur Abfrage der Basisdaten und der wirtschaftlichen Rahmendaten des Lieferanten eine Lieferantenselbstauskunft (Supplier Self Assessment) bewährt. Diese enthält üblicherweise Fragen zu Leistungsfähigkeit und Fachkunde, wie etwa zu Qualität und Innvatinskraft des Lieferanten (Unternehmen, Prdukt und/der Herstellungsprzess). Die Lieferantenauskunft kann pstalisch, per Fax, per der mit Hilfe eines webbasierten Tls erflgen. Cmpliance/CSR-Gesichtspunkte können vn einer Lieferantenauskunft erfasst werden. Wesentliche Infrmatinen, die ein Unternehmen mittels Lieferantenselbstauskunft gewinnen kann, sind neben dem Inhalt der Antwrten auf die Fragen auch die Genauigkeit und Srgfalt, mit der die Auskünfte erteilt werden. Häufig werden mit der Selbstauskunft Belege und Zertifikate abverlangt, die gleichfalls Indikatren für die Eignung des Lieferanten sein können. Abhängig vn der jeweiligen Risikanalyse, den verfügbaren Ressurcen und snstigen Rahmenbedingungen (z. B. Entfernung) können sich Vr-Ort-Audits beim Lieferanten anbieten. Zweck, Zielsetzung und Umfang einer Stichprbe sind festzulegen. Ein Vr-Ort-Audit ist auch dann ausgeschlssen, wenn die Einhaltung bestimmter rechtlicher Vrgaben durch eine Sichtprüfung vr Ort nicht der nicht eindeutig festgestellt werden kann. 3.2 Lieferantenbewertung Innerhalb der Lieferantenbewertung kann die Gesamtbeziehung zum Lieferanten bewertet werden der eine einzelne, knkrete Liefer- der Leistungsbeziehung. Um die Vergleichbarkeit der Ergebnisse sicherzustellen, sind die Bewertungen nach vrgegebener Lgik in einem gerdneten Przess vrzunehmen. In die Lieferantenbewertung sind die identifizierten Cmpliance-/CSR-Risiken einzubeziehen. 3.3 Lieferantenentwicklung Die Entwicklung vn Lieferanten ist abhängig vn der Bedeutung des Lieferanten, nach der Warengruppenstrategie und dem Ergebnis der Bewertung der Qualifizierung vrzunehmen. Einem Unternehmen stehen in dieser Phase des Lieferantenmanagements mehrere Handlungsptinen zur Verfügung. Festgestellte Defizite können durch Vereinbarung knkreter Maßnahmen unter Fristsetzung, diese umzusetzen, behben werden. Hierbei sind etwaige rechtliche Grenzen zu beachten. Stellt das Unternehmen bei einem (ptenziellen) Lieferanten fest, dass dieser Defizite aufweist, kann es auch den Lieferanten ausphasen.

6 4. Integratin eines Cmpliance/CSR-Przesses in das Lieferantenmanagement Damit die Integratin eines Cmpliance-/CSR-Przesses in das Lieferantenmanagement gelingt, muss das Unternehmen zuvr bei allen Cmpliance-/CSR-Themenfeldern deren rechtliche Grundlagen festzustellen. Gleichzeitig gilt es, die Risiken aus dem festgestellten Cmpliance-/CSR-Umfeld zu identifizieren und zu klassifizieren. Cmpliance-/CSR-Przesse sind anschließend in das bestehende Lieferantenmanagement zu integrieren. Hierbei sind spezifische Ausprägungen der jeweiligen Cmpliance-/CSR-Risiken zu berücksichtigen. BME_C V 1.0 Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Lgistik e. V.

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