Im Original veränderbare Word-Dateien

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1 Makros Im Original veränderbare Word-Dateien Wer viel mit Tabellenkalkulationen arbeitet, muss viele nacheinander folgende Arbeitsschritte häufig wiederholen. Einige Programme bieten die Möglichkeit, häufig vorkommende Arbeitsschrittfolgen zu automatisieren. Dies geschieht mittels Makroaufzeichnung. Eine Makroaufzeichnung funktioniert wie eine Tonaufzeichnung oder Videoaufzeichnung. Man startet die Aufzeichnung, führt die Arbeitsschritte durch und stoppt die Aufzeichnung, wenn man fertig ist. Das Programm merkt sich, welche Schritte bei der Aufzeichnung durchgeführt wurden und wiederholt diese bei Bedarf. Im Prinzip handelt es sich bei Makros um nichts weiter als um kleine Computerprogramme, die aufgezeichnete Befehle abarbeiten. Besonders komfortabel in der Anwendung von Makros sind die Office-Programme von Microsoft, also auch Excel. Bevor man in Excel ab Version 2007 mit Makros arbeiten kann, muss in den Excel-Optionen unter Häufig verwendet die Registerkarte Entwicklertools aktiviert werden, wenn das noch nicht geschehen ist. Angenommen man will Ergebnisse oder Zwischenergebnisse von Berechnungen optisch hervorheben: Die Schrift soll fett und unterstrichen formatiert werden. Die Schriftgröße soll auf Schriftgrad 12 gesetzt werden, die Schriftfarbe Rot sein und der Zellhintergrund hellgelb. Um das zu erreichen, sind fünf einzelne Arbeitsschritte erforderlich: zelleb6.schriftschnittsetzen(fett) zelleb6.schriftunterstreichungsetzen(einfach) zelleb6.schriftgradsetzen(12) zelleb6.schriftfarbesetzen(rot) zelleb6.füllfarbesetzen(hellgelb)

2 Am Beispiel von Excel 2007 soll gezeigt werden, wie diese Arbeitsschritte aufgezeichnet werden. Zunächst wird die Zelle aktiviert, die formatiert werden soll. 1. Das Register Entwicklertools in der Multifunktionsleiste öffnen. 2. In der Befehlsgruppe Code auf die Schaltfläche Makro aufzeichnen klicken. 3. Im Dialogfenster Makro aufzeichnen dem Makro einen verständlichen Namen geben. Achtung: Der Name darf keine Leerzeichen enthalten. Eine Tastenkombination festlegen ([Strg]+ ). Achtung: Keine bereits existierende Tastenkombination verwenden (z. B. [Strg]+[C]). Speicherort festlegen (bestimmt, ob das Makro für diese eine Datei oder für alle gültig sein soll). Gegebenenfalls kurze Beschreibung des Makros geben. Mit OK bestätigen. 4. Der Makrorecorder ist jetzt gestartet. Formatierungen durchführen. 5. Auf die Schaltfläche Makro beenden in der Befehlsgruppe Code klicken. Die Makroaufzeichnung ist beendet. Mit dem Makrorecorder werden Tastenbetätigungen und Mausaktionen gespeichert, die dann bei Bedarf immer wieder ausgeführt werden können. Um das Makro zu starten, aktivieren wir nun die Zelle, für die das Makro ausgeführt werden soll. Durch einfaches Drücken des Shortcuts [Strg]+[f] werden sofort alle fünf Arbeitsschritte erledigt. Dieses Makro funktioniert sogar mit leeren Zellen. Die Füllfarbe wird gelb. Beim späteren Eintragen von Daten in die Zelle werden die Schriftformatierungen sichtbar. Mit der Schaltfläche Makro wird der entsprechende Dialog zum Verwalten von

3 Makros geöffnet. Hier können Makros gestartet, getestet, gelöscht oder bearbeitet werden. Makros sind kleine Programme, die in der Programmiersprache Visual Basic for Applications (VBA) geschrieben sind. Bei der Aufzeichnung werden die Arbeitsschritte von Excel automatisch in die Anweisungen der Programmiersprache umgewandelt. Um den Programmiercode anzusehen, muss man nur auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Damit wird der VBA-Editor von Excel geöffnet. Wer VBA programmieren kann, kann in dem Editor das Makro verändern bzw. anpassen. Aus einem kleinen Makro kann so ein komplexes Programm entstehen mit eigenen Dialogen, Schaltflächen und so weiter. Ein kleiner Test: Wir fügen eine Zeile über End Sub ein und schreiben den folgenden Code: Msgbox ("Formatierung erfolgreich durchgeführt!") Wenn wir nun das Makro erneut starten, erscheint ein Dialogfenster mit der Meldung Formatierung erfolgreich durchgeführt!, das mit OK geschlossen werden muss.

4 Versierte Excel-Benutzer passen sich ihre Makros nach ihren Bedürfnissen an. Viele Makros funktionieren nur zufriedenstellend, wenn sie manuell mit der Programmiersprache Visual Basic for Applications (VBA) nachbearbeitet werden! Wer also häufig Makros benutzt, braucht Kenntnisse über VBA. Im Editor können auch komplett neue Makros geschrieben werden. In der Makro-Verwaltung können den manuell erstellten Makros Shortcuts zum Schnellstart zugewiesen werden. Anwendungsbeispiele Berechnungen mit Makros Hat man z. B. eine Liste von Preisen und will den Mehrwertsteuerbetrag für bestimmte Preise ermitteln, kann das mit folgendem Makro geschehen: Um die Mehrwertsteuer für den Computer in der Abbildung zu ermitteln, wird die Zelle rechts neben dem Computerpreis aktiviert. Danach wird der Makrorecorder wie oben beschrieben gestartet. Als Shortcut wird [Strg]+[m] gewählt, das Makro erhält den Namen Mehrwertsteuer. Die Formel zur Ermittlung der Mehrwertsteuer lautet: =RUNDEN(B1/119*19;2). Die Berechnungsformel wird als Argument in die Funktion Runden eingefügt, damit als Ergebnis ein Eurobetrag mit zwei Kommastellen geliefert wird. Wir starten die Funktion durch Drücken der Return-Taste und beenden anschließend die Makroaufzeichnung. Als Ergebnis wird 79,67 Euro angezeigt. Wir löschen das Ergebnis und versuchen es mit dem Makro es funktioniert.

5 Um die Mehrwertsteuerbeträge für die anderen Artikel zu ermitteln, muss die Zelle, die das Ergebnis liefern soll, jeweils direkt rechts neben dem Geldbetrag stehen, da in der Formel relative Zellbezüge verwendet werden. Wenn mit dem Makro Zellbereiche berechnet werden sollen, muss man beachten, dass im Makro immer die gleiche Zellbereichsgröße verwendet wird. Soll mit wechselnden Zellbereichsgrößen gerechnet werden, ergeben Makros keinen Sinn! Achtung! Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme sind in der Regel so konfiguriert, dass die Zellmarkierung nach Drücken der Return-Taste um eine Zelle nach unten verschoben wird. In einem Makro ist das nicht so! Im Programmcode wird der Befehl geschrieben, dass die Zellmarkierung in dem Beispiel auf die Position C2 verschoben wird. Das bedeutet in diesem Fall, dass die Zellmarkierung immer nach C2 verschoben wird, egal wo das Makro ausgeführt wird. Das ist bei größeren Tabellen lästig. Um das zu vermeiden, muss die Excel-Option Markierung nach Drücken der Eingabetaste verschieben zumindest für die Dauer der Makroaufzeichnung deaktiviert werden. Dateien mit Makros öffnen Ein Makro wird häufig auch genutzt, um eine Arbeitsmappe zu öffnen. Die Arbeitsmappe darf allerdings nicht nach Erstellung des Makros verschoben werden, da der Pfad zur Arbeitsmappe im Makro gespeichert ist. Diagramme mit Makros erstellen Da mit Excel ein Standarddiagramm mit nur einem Tastendruck (F11) erstellt werden kann, lohnt sich hier ein Makro nur, wenn man ein besonderes Diagramm erstellen will. Ein einfaches Beispiel ist die Erstellung eines explodierten Kuchendiagramms, mit dem die Sitzverteilung eines Parlaments dargestellt werden soll. Wir öffnen eine neue Datei und schreiben in Tabelle1 eine kleine Tabelle mit der Sitzverteilung im Bundestag und in Tabelle2 eine kleine Tabelle mit der Sitzverteilung im Hessischen Landtag.

6 Wir wechseln zu Tabelle1, starten den Makrorekorder, vergeben dem Makro einen Namen und einen Shortcut. Wir speichern das Makro in dieser Arbeitsmappe ab. Nun wird das Kuchendiagramm erstellt, anschließend die Makroaufzeichnung beendet. Wir löschen das Diagramm, geben den Shortcut ein und das Diagramm wird automatisch erstellt. Wechseln wir nun zu Tabelle2 und versuchen dort das Makro auszuführen. Es wird zwar sofort ein Diagramm erstellt, aber dieses stellt die Sitzverteilung im Bundestag und nicht die im Hessischen Landtag dar. Um herauszufinden, woran das liegt, muss der VBA-Code eingesehen werden. Dazu öffnen wir das Makrofenster mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Makros in der Befehlsgruppe Code. Wir markieren im Makro-Dialog das Makro und klicken auf Bearbeiten. Es öffnet sich wie oben beschrieben der Makro-Editor. Auch ohne VBA-Kenntnisse ist zu erkennen, dass in der drittletzten Zeile der Programmbefehl zum Festlegen des Zellbereiches für das Diagramm steht: =Range("'Tabelle1'!$A$1:$B$7")

7 Excel legt mit Tabelle1 den Ort fest, aus dem die Daten für das Diagramm stammen sollen, auch wenn wir uns gerade in Tabelle2 befinden. $A$1:$B$7 ist der absolute Zellbezug für die Daten. Somit ist gesichert, dass stets dieser Zellbereich referenziert wird, egal, wo der Zellzeiger in der Tabelle gerade steht. Um zu erreichen, dass das Makro in jeder Tabelle der Datei funktioniert, muss die Adressierung geändert werden. Wir löschen einfach die Zeichenfolge 'Tabelle1'!. =Range("$A$1:$B$7") Wir schließen den VBA-Editor, Speichern ist hier nicht notwendig. Nun versuchen wir erneut, das Makro in Tabelle2 zu starten. Siehe da, es funktioniert! Es ist also in vielen Fällen unerlässlich, in den VBA-Code einzugreifen, damit ein Makro wunschgemäß funktioniert. Als kleinen Exkurs in die VBA-Makroprogrammiersprache öffnen wir noch einmal den VBA- Editor und schreiben in die vorletzte Programmzeile: MsgBox ("Makro wurde erfolgreich ausgeführt!") Nach Durchführung des Makros erscheint nun ein kleines Fenster mit der entsprechenden Meldung. Achtung! Nicht während der Makroaufzeichnung Formatierungen im Diagramm vornehmen! Das Makro funktioniert sonst unter Umständen nicht, sondern gibt stattdessen eine Fehlermeldung aus:

8 Um solche Fehler zu beheben, bedarf es vertiefter VBA-Kenntnisse. Enthält eine Excel-Arbeitsmappe Makros, muss sie aus Sicherheitsgründen als Arbeitsmappe mit Makros gespeichert werden (Endung.xlsm). So erkennt man beim Laden sofort, dass in der Datei Makros verwendet werden. Je nach Voreinstellung müssen Makros nach dem Öffnen der Datei gegebenenfalls aktiviert werden. Makros können gefährlichen Programm-Code enthalten, der Schaden an Dateien anrichten kann. Makros können sogar Computerviren verbreiten. Das ist zu berücksichtigen, wenn man Excel- Dateien von fremden Personen erhält. Makros mit anderen Tabellenkalkulationsprogrammen OpenOffice.org CALC Mit CALC von OpenOffice.org ist es möglich, Makros aufzunehmen. 1. Im Menü Extras auf Makros klicken. 2. Im Untermenü auf Makro aufzeichnen klicken. Es erscheint das Fenster Makro aufzeichnen. Damit ist die Aufzeichnung gestartet. 3. Arbeitsschritte durchführen, die das Makro beinhalten soll. 4. Beenden der Aufzeichnung durch Klicken auf die Schaltfläche Aufzeichnung beenden im Dialogfenster. 5. Es öffnet sich der Dialog zum Speichern des Makros. Makroname vergeben und Speicherort festlegen. Speichern. Leider gibt es keine Shortcuts zum Starten von Makros. Um ein Makro aufzurufen, klickt man im Untermenü Makro ausführen, sucht im Dialogfenster Makro-Selektor den Speicherort des Makros und startet das Makro mit Ausführen. Das ist etwas mühselig und lohnt sich eigentlich nur, wenn es sich um kompliziertere Makros handelt.

9 Makros lassen sich wie in Excel anpassen/ändern. Den Makro-Editor erreicht man über die Untermenüs Makro verwalten und OpenOffice.org Basic. Zum Bearbeiten der Makros muss man die objektorientierte Programmiersprache BASIC beherrschen. PLANMAKER von Softmaker Planmaker bietet keine Möglichkeit zum Aufzeichnen oder Schreiben von Makros an. Es können mit Planmaker Excel-Arbeitsblätter geöffnet werden, die Makros enthalten. Nach Bearbeiten und Speichern bleiben die Makros erhalten. Sie können auch weiter mit Excel gestartet werden.

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