Zum Verhältnis von Technik, Organisation und Kultur beim Wissensmanagement

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1 Zum Verhältnis von Technik, Organisation und Kultur beim Wissensmanagement Dr. Birte Schmitz Fachtagung Wissen ist was wert Bremen, den Business and Systems Aligned. Business Empowered. TM BearingPoint eine der führenden Beratungen im deutschsprachigen Raum Hamburg Berlin Düsseldorf Köln Leipzig Frankfurt Mannheim Stuttgart Hallbergmoos München Zürich Graz Wien Facts Berater 576,2 Mio. Umsatz 13 Standorte Projekte in 50 verschiedenen Ländern 2002 BearingPoint, Inc. 2

2 Ganzheitliches Wissensmanagement Business and Systems Aligned. Business Empowered. TM Wissensmanagement ist der gezielte Umgang mit der Ressource Wissen Generierung neuen Wissens (Innovation), Einkauf externen Wissens (Be)Schaffung Aufbereitung Übertragbarkeit vorbereiten: Lessons Learned, Best & Bad practices, MetaDaten Wissen Anwendung und Weiterentwicklung des übertragenen Wissens fördern Nutzung Übertragung Verfügbarkeit von Lösungen ermöglichen; Innovative Übertragungswege schaffen 2002 BearingPoint, Inc. 4

3 Die Einführung von Wissensmanagement stellt verschiedene Anforderungen Inhalt in Kontext stellen Technologie bereitstellen Organisation und Prozesse gestalten Kultur Der Einsatz von Wissensmanagement muss sich an der Strategie orientieren! 2002 BearingPoint, Inc. 5 Beispiel für ganzheitliches Wissensmanagement Business and Systems Aligned. Business Empowered. TM

4 Das Unternehmen Membranenhersteller Europäischer Marktführer in der Herstellung von Membranen für medizinische und technische Anwendungen 800 Mitarbeiter an zwei Produktionsstandorten in Deutschland Ausgangssituation Informationsfluss ist stark personenabhängig Unternehmensweite Kommunikationsstandards fehlen Suche nach Informationen ist zeitaufwendig Viele Information werden auf Papier verteilt Vollständigkeit der Informationen nicht nachvollziehbar Rückverfolgung des Informationsflusses häufig nicht möglich 2002 BearingPoint, Inc. 7 Ziele des Wissens und Dokumentenmanagements Schnellere Beschaffung von Informationen Schnellere Klärung von Problemen Schnellere Beantwortung von Kundenanfragen Höhere Qualität Höhere Sicherheit Bessere Beantwortung von Kundenanfragen Größere Transparenz Besserer Überblick über die Kundenhistorie Konsequentere Nachverfolgung der Geschäftsprozesse Mehr Synergien Vermeidung von Doppelarbeiten Weniger Papier Leichtere Pflege der Daten Effizienzsteigerung 2002 BearingPoint, Inc. 8

5 Einführung von Wissens und Dokumentenmanagement in zwei Schritten 1. Die relevanten vorhandenen Dokumente erfassen, kategorisieren und den Mitarbeitern verfügbar machen, die dabei relevanten Workflows abbilden 2. Zusammenarbeit und Austausch von Wissen unternehmensweit fördern 2002 BearingPoint, Inc. 9 Ermittlung der für das Unternehmen relevanten Inhalte Welche Informationen liefern Abteilung X an die anderen Abteilungen? Welchen Informationen braucht Abteilung X von den anderen Abteilungen? Sales/Marketing F+E Qualitätsmanagement Einkauf Produktion 2002 BearingPoint, Inc. 10

6 Abstimmung einer unternehmensweiten Taxonomie Die Strukturierung ermöglicht das zielgerichtete Finden von Informationen (besser als reine Volltextsuche) Die der Strukturierung zu Grunde liegenden Begrifflichkeiten bieten eine gemeinsame Sprache für den unternehmensweiten Austausch von Informationen Navigationsmöglichkeit bietet Mitarbeitern die Chance, andere Bereiche des Unternehmens systematisch kennen zu lernen 2002 BearingPoint, Inc. 11 Die MembranaTaxonomie Membrana Taxonomie Kunde Produkt Rohstoffe QS Prozesse F / E 2002 BearingPoint, Inc. 12

7 Anforderungen an die Technologie Dokumentenmanagement/Versionskontrolle Arbeiten mit OfficeDokumenten Leistungsfähige Suchmaschine, Verknüpfung mit Kategorien der Taxonomie Verwaltung von Benutzerrechten Unterstützung von Zusammenarbeit (Collaboration) Integration von News Channels Abbildung von Workflows Einführung von Livelink von Opentext 2002 BearingPoint, Inc. 13 Wissensorganisation: Rollen und Verantwortlichkeiten Geschäftsführung Head of Knowledge Knowledge Master MED Knowledge Master MMF Knowledge Master MQA Knowledge Master MLA Knowledge Master... Key User/ Hotline Systemadmin. User 2002 BearingPoint, Inc. 14

8 Standardisierte und nicht standardisierte Zusammenarbeit Abbildung von Workflows: Änderung von QSDokumenten Reklamationsbearbeitung Prozessänderung Zusammenarbeit in Projekten 2002 BearingPoint, Inc. 15 Mitarbeiter / Change Management Unterstützung der Geschäftsführung Wissen als Wert für das Unternehmen Ressourcen zur Verfügung gestellt Klares Kommunikationskonzept Erwartungen an die Mitarbeiter genau beschrieben Frühe Einbeziehung der Betroffenen Community der Knowledge Master aufgebaut Schulung der Mitarbeiter Erstellung von Richtlinien Für Meetings und für kommunikation 2002 BearingPoint, Inc. 16

9 Nutzen für Membrana Relevante Information lässt sich schneller finden Ist vollständig verfügbar Aktualität ist nachvollziehbar Workflows Ermöglichen die Nachvollziehbarkeit von Arbeitsprozessen und dem Stand von Inhalten Zusammenarbeit verteilter Teams Wird durch Projektarbeitsbereiche und Kommunikationsforen unters tützt 2002 BearingPoint, Inc. 17 Ideenmanagement und Wissensmanagements Business and Systems Aligned. Business Empowered. TM

10 Ideenmanagement als eine Form von Wissensmanagement Auch beim Ideenmanagement geht es darum, das in der Organisation vorhandene Wissen besser zu nutzen, um so Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Ideen sind dabei Best Practices Lösungen von Problemen Innovationen Auch Ideenmanagement sollte ganzheitlich betrieben werden! 2002 BearingPoint, Inc. 19

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