Zukunftskonzept Universitätsverwaltung. Projektvorstellung Hamburg, im Mai 2011
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- Silvia Bachmeier
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1 Zukunftskonzept Universitätsverwaltung Projektvorstellung Hamburg, im Mai 2011
2 Programm Auftaktveranstaltung am , Uhr Uhr Mitreden Mitmachen Mitgestalten: Beteiligungsangebote Uhr Informationen zum Projekt Prof. Dr. Dieter Lenzen, Präsident Dr. Katrin Vernau, Kanzlerin Uhr Fragen und Antworten Uhr Ende der Veranstaltung Moderation: Markus Birzer, Politik- und Unternehmensberatung Markus Birzer Seite 2
3 A. Ziel des Projektes Zukunftskonzept Universitätsverwaltung Seite 4
4 Ziel des Projektes ist ein Konzept für eine zukunftsfähige Universitätsverwaltung Anlass des Projektes Neue Strukturen und Entwicklungslinien durch Fakultätenbildung und STEP 2012 Wunsch nach optimaler Unterstützung von Forschung und Lehre durch die Verwaltung Teilweise unklare Schnittstellen zwischen Fachbereichen, Fakultäten und zentraler Präsidialverwaltung sowie innerhalb der Einheiten Ziele des Projektes Optimale Dienstleistung für Forschung und Lehre Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Universitätsverwaltung Schaffung zusätzlicher Perspektiven zur Universitätsentwicklung Personalentwicklung für veränderte Aufgaben Klare Festlegung von Aufgaben in der Verwaltung zentral/dezentral Einwirken auf HmbHG Novelle hinsichtlich Regelungen zur Verwaltungsstruktur Seite 5
5 Im Projekt werden alle Bereiche der Universitätsverwaltung betrachtet, um ein ganzheitliches Konzept zu erstellen Betrachtete Ebenen der Verwaltung Zentrale Präsidialverwaltung Fakultätsverwaltung Fachbereichsverwaltung Zentrale Einrichtungen (RRZ, FSZ, etc.) sowie Bibliotheken Betrachtete Aufgabenbereiche der Verwaltung Grundsätzlich alle Bereiche des TVPs (inkl. wissenschaftsnahen TVP wie Techniker, Laboranten), z.b. Akademisches Controlling Organisation von Studium und Lehre Zulassungen Studienordnungen Prüfungswesen Forschungsförderung Qualitätsmanagement Internationales Personal und Organisation Organisation der Rechtsexpertise Finanz- und Personalcontrolling Drittmittelverwaltung Einkauf und Beschaffung Bau- und Gebäudemanagement Arbeitssicherheit Bibliotheken IT-Dienstleistungen einschließl. Datenbeschaffung, Datenverwaltung, Datenmanagement Seite 6
6 Zwei Lenkungsgremien werden eingerichtet: Operatives Lenkungsgremium Präsident Kanzlerin Leitung Abt. 6 Leitung Abt. 1 Leitung Präsidialbereich TVPR WiPR Geschäftsführung der Fakultäten Universitäres Lenkungsgremium Vertretung der Gremien Vertretung der Dekanate Vertretung der Wissenschaft Vertretung des TVP (zentral/dezentral) Frauenbeauftragte des TVP Operative Projektleitung Gemeinsame Leitung Evelien Blom Dr. Nicola Ebers Operative Projektleitung Information der Lenkungsgremien Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen Seite 7
7 Das Projekt wurde breit kommuniziert und vorgestellt, um den Informationsfluss in alle Richtungen zu erreichen Vorstellung in Gremien und Organen Vorstellung bei Fakultätsverwaltung und Abteilungen Information aller Universitätsmitglieder Vorstand TVPR und WiPR am Kammer am Hochschulrat am Akademischer Senat am Operatives und universitäres Lenkungsgremien am * Abteilungen 7 und 9 noch ausstehend Abteilungsleiterrunde am Geschäftsführerrunde am Geschäftsführer und Abteilungsleitungen der Fakultätsverwaltungen Abteilungsleitungen und Referatsleitungen* der Präsidialverwaltung Brief Zukunftskonzept Universitätsverwaltung von P und K am Artikel Vorschläge erwünscht: Die Zukunft der Universitätsverwaltung gemeinsam gestalten im UHH Newsletter am Auftaktveranstaltung zum ersten Beteiligungsverfahren am Seite 8
8 B. Projektstruktur Seite 9
9 Projektstruktur - Projektmodule berücksichtigen die Sichtweise aller Universitätsmitglieder, den Status quo und externe Expertise Modul I Erwartungen der Universitätsmitglieder Bedarfe der Wissenschaft und Studierenden hinsichtlich optimaler Unterstützung von Forschung und Lehre Anforderungen an die Organisation und Bedarfe aus Sicht des TVP + Modul II Status Quo Darstellung des Status Quo der Organisation und Aufgabenverteilung in der heutigen Universitätsverwaltung in einem Selbstbericht Berücksichtigung der aktuellen Hamburger Rechtslage Neu: Mitarbeiterbefragung durch Personalräte TVPR und WiPR wurde als Ergänzung vorgeschlagen Modul III Externe Expertise Expertengruppe zur Beratung des Präsidiums: externe Expertise aus unterschiedlichen Bereichen der Wissenschaft/ Wissenschaftsverwaltung Erarbeitung eines benchmark-orientierten Gutachtens mit Empfehlungen für die zukünftige Verwaltungsstruktur Seite 10
10 In Modul I stehen die Problembeschreibungen und die Erwartungen der Universitätsmitglieder im Mittelpunkt Inhalte Modul I Erhebung der Erwartungen im ersten Beteiligungsverfahren Professoren und Professorinnen Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Beteiligungsverfahren z.b. open space foren, Mitarbeiterbefragung Wie wünschen wir uns unsere Universitätsverwaltung? Wo gibt es die meisten Kontaktpunkte zwischen Wissenschaft, Studierenden und Verwaltung? Was wird von der Verwaltung erwartet? Welche Verwaltungsschritte sind unnötig? Wo gibt es Kommunikationsschwierigkeiten? Was bereitet derzeit Probleme? Welche Aufgaben sollen in der Präsidialverwaltung, welche in den Fakultäten wahrgenommen werden? Welche Bedingungen braucht das TVP für gute Arbeit? Beteiligungsverfahren Mitarbeiter/innen im technischen und Verwaltungsdienst Beteiligungsverfahren Beteiligungsverfahren Studierende Seite 11
11 Das erste Beteiligungsverfahren sieht folgende Veranstaltungen vor Auftaktveranstaltung Open Space Fokusgruppe Spotlights Spotlights Spotlights Fokusgruppe Fokusgruppe Fokusgruppe Fokusgruppe Interne Kommunikation des Projektes Internetseite der Universität mit eigener Rubrik oder eigener Internetauftritt für das Projekt Newsletter UniHH Plakate Flyer Conclusio-Workshop Seite 12
12 Zeitplan für das Beteiligungsverfahren Veranstaltungen Auftaktveranstaltung Fokusgruppe für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zentrale Verwaltung* Fokusgruppe für Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter* Fokusgruppe für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Dezentrale Verwaltung* Fokusgruppe für Studierende* Fokusgruppe für Professorinnen und Professoren* Spotlights (nach Bedarf) Open Space für ALLE* Conclusio-Workshop für Teilnehmer der Fokusgruppen und Open-Space-Veranstaltung* Zeit(raum) 04. Mai 2011 I Uhr 12. Mai : Uhr 25. Mai Uhr 31. Mai Uhr 07. Juni Uhr 08. Juni Uhr KW 01. Juli Uhr 06. Juli Uhr * mit Anmeldung Seite 13
13 In Modul II wird ein Selbstbericht verfasst Inhalte Modul II Status Quo der Verwaltungsorganisation an der UHH Selbstbeschreibung der aktuellen Situation Verwaltungsorganisation (Organigramme, Aufgabenbeschreibungen und Geschäftsordnung der Verwaltung ) Reale Aufgabenwahrnehmung, Schnittstellen, Stärken und Schwächen der Organisation, sowie fehlende Instrumente Personalstruktur und Kapazitätsverteilung Gesetzlichen Rahmenbedingungen Einbettung in die FHH Einbindung der Gremien, Organe, Leitungsorgane der Verwaltung Erstellungsweise des Selbstberichts Verwaltungseinheiten beschreiben sich anhand von Leitfaden selbst Beteiligung des TVP auf allen Ebenen Berichtsteile der einzelnen Bereiche sollen breit in den jew. Bereichen abgestimmt werden Grobstruktur (z.b. Anzahl der Fakultäten) und gesetzliche Rahmenbedingungen werden ergänzt Seite 14
14 Neben den Modulen 1 und 2 regten die Personalräte in der ersten Sitzung der Lenkungsgremien eine Mitarbeiterbefragung an kann als weiteres Modul eingebaut werden in die Projektstruktur Ergänzende Mitarbeiterbefragung Weiterleitung an Experten Mitarbeiterbefragung durch die beiden Personalräte TVPR und WiPR angeregt Unterschiedliche Methoden zur Erreichung der Mitarbeiter angedacht seitens TVP und WIPR Die Ergebnisse werden den externen Experten ebenso zur Verfügung gestellt wie Ergebnisse aus Modul 1 und 2 Seite 15
15 Modul III - Aufgabe der Expertengruppe ist es, Empfehlungen an das Präsidium für ein Zukunftskonzept zu erstellen Inhalte Modul III Externe Expertise Informationsquellen Aufgabe Konzept für eine Musterverwaltung einer großen deutschen Universität Adaptierung des Musterkonzepts an Hamburger Gegebenheiten und strategische Ziele der Universität Benchmarking mit anderen Universitäten Mitglieder der Expertengruppe Expertise und Erfahrung in der universitären Verwaltungsorganisation Sicht der Universitätsmitglieder der UHH (Modul I) Aktuelle Situation und Organisation an der UHH (Modul II) Vorschlag neu: Ergebnis Mitarbeiterbefragung durch Personalräte Experten aus Hochschulleitungen Verwaltungen Wissenschaftsministerien Wissenschaft Seite 16
16 C. Projektzeitplan und nächste Schritte Seite 17
17 Zeithorizont: Der Zeitplan des Projektes wurde verlängert Empfehlungen der externen Experten im 1. Quartal 2012 erwartet Modul I Erwartungen Unimitglieder Modul II Status Quo Nächste Schritte Auftaktveranstaltung des ersten Beteiligungsverfahren Beginn der Beteiligungsformate Finalisierung der Fragebögen Stellungnahme der Personalräten Erstellen der Selbstberichte Vorschlag neu: Modul Mitarbeiterbefragung durch TVPR und WIPR Modul III Externe Expertise Einsetzung zur Beratung des Präsidiums Übermittlung Ergebnisse Modul 1+2 u. Mitarbeiterbefragung in 10/2011 Empfehlungen Experten Ende 1. Q 2012 Modulabschluss (Vorschlag ) Ende Juli 2011 Ende September 2011 Ende September 2011 Ende 1. Quartal 2012 Beginn des uniinternen Projekts Abstimmung der Zielstruktur in der Universität bis Ende 2012 Seite 18
18 Wie beteiligen? Anmeldung zu den Veranstaltungen: Kontakt / bei Fragen: Evelien Blom, fachliche Assistenz der Kanzlerin, Tel. 040/ , evelien.blom@verw.uni-hamburg.de Dr. Nicola Ebers, Leiterin Referat 12: Qualitätsmanagement, Tel. 040/ , nicola.ebers@verw.uni-hamburg.de Weitere Informationen: Seite 19
19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 20
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