CHANGE²-Projekt Nr. 13: Qualitätsmanagement. Umfassendes Qualitätsmanagement als Steuerungsunterstützung

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1 CHANGE²-Projekt Nr. 13: Qualitätsmanagement Umfassendes Qualitätsmanagement als Steuerungsunterstützung

2 Ausgangslage 2

3 Strategische Steuerung und Qualitätsmanagement Aufgabe des Referats: strategische Planung und Steuerung sowie Unternehmensentwicklung Umfassendes Qualitätsmanagement: nachhaltige Weiterentwicklung des Managementsystems und das Erreichen der strategischen Ziele Systematische Diagnose Steuerungsunterstützung Kontinuierliche Verbesserung Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Synergieeffekte nutzen 3

4 Das CHANGE-Projekt Nr. 13 Einführung eines Qualitätsmanagements 4

5 CHANGE-Projekt Steckbrief Nr. 13 Titel Auftrag Projektstruktur: ja nein Qualitätsmanagement Konzeption und Einführung eines umfassenden Qualitätsmanagements Beginn und abschluss* Zielsetzung/Nutzen Wechselwirkungen mit anderen Vorhaben Federführung Kommentar Entwicklung und Einführung eines umfassenden Qualitätsmanagement-Konzepts: Realisierung einer Steuerungsunterstützung gesamtstädtisch und auf Dienststellenebene Einführung der Selbstbewertung mit dem Modell des CAF (Common Assessment Framework) auf gesamtstädtischer Ebene bzw. in den einzelnen Dienststellen. Das Ergebnis der jeweiligen CAF-Selbstbewertung wird je nach Anwendungsbereich dort in einen spezifischen Aktionsplan münden. Der Aktionsplan greift die wichtigsten Handlungsfelder des relevanten Bereichs auf und wird durch den Bereich umgesetzt. Mittelfristiges Ziel ist die Befähigung der Dienststellen, die Selbstbewertung in Eigenregie dauerhaft in einem regelmäßigen Turnus durchzuführen. Aus der Selbstbewertung wird voraussichtlich die Einführung von weiteren geeigneten Instrumentarien und Aktivitäten zur Verbesserung der Qualität von Verwaltungsdienstleistungen und Produkten sowie ggfs. die Integration sowie Weiterentwicklung von Qualitätsmanagement-Aktivitäten der Stadt Mannheim (z.b. prima, ISO 14001) resultieren. 1a) d) e) Strategische Steuerung, 2) Leitbild Stadtverwaltung, 30) Personal- und Organisation, 34) Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung (AGA), 31) Strat. Anforderungsprofil für Führungskräfte, 32) Führung und Kommunikation OB Dr. Kurz Die Federführung und Koordination der CAF-Aktivitäten erfolgt durch das OB-Referat 3 - Strategische Steuerung/Qualitätsmanagement. * grobe Zeitschätzung auf Basis der aktuellen Vorhabensplanung 5

6 Inhalt des Projekts Qualitätsmanagement" Umfassendes Qualitätsmanagement Steuerungsunterstützung durch Einführung der Selbstbewertung mit dem Modell des CAF (Common Assessment Framework) Integration und Weiterentwicklung von Qualitäts- management- Aktivitäten der Stadt Mannheim (z.b. prima, ISO 14001) Einführung weiterer geeigneter Instrumentarien und Aktivitäten zur Verbesserung der Qualität der Verwaltungsdienstleistungen und Produkte Synergieeffekte schaffen durch Verknüpfung von Strategischer Steuerung, Controlling und Qualitätsmanagement 6

7 Das Vorgehen zur Umsetzung des CAF-Modells: die Selbstbewertung 7

8 Warum CAF für Mannheim? Die CAF-Selbstbewertung realisiert Management- und Steuerungsunterstützung. Das Modell ist der umfassendste Ansatz/größte Hebel für das Management von Qualität. Das Modell bildet ein Dach über die Vorgehensweisen. Das Modell des CAF ist auf Verwaltungen angepasst. Das Modell ist in seiner Vorgehensweise beteiligungsorientiert. CAF integriert alle Konzepte und Aktivitäten der Stadtverwaltung. Vorteile und Nutzen des Modells 8 8

9 Die Selbstbewertung mit CAF Diagnose anhand Checkliste des CAF-Modells Fokus: Gesamtschau der Organisation, Zusammenhänge von Vorgehen und Ergebnissen, Ursachen und Wirkungen Ergebnisse: Analyse der Stärken und Verbesserungspotenziale ( Baustellen ) status quo bezogen auf die Güte und Wirksamkeit des Managementsystems Hinweise auf Handlungsbedarfe und Priorisierung Aktionsplan mit Verbesserungsprojekten umfassende, systemische Diagnose der Organisation 9

10 Modell Common Assessment Framework für umfassendes Qualitätsmanagement 10

11 Bewertungsbogen des Modells des Common Assessment Framework (CAF) Quelle: Deutsches CAF-Zentrum Original-Arbeitsbogen des BVA enthält rund 210 Indikatoren Arbeitsbogen beschreibt Details des Modells in sog. Indikatoren und dient als Checkliste sowie Dokumentationsmittel der Bewertung Bewertende sammeln Belege zu den Indikatoren und vergeben Punkte. 1. Ebene (9 Themenfelder) 2. Ebene (28 Kriterien) 3. Ebene (rund 200 Indikatoren*) 11 11

12 Bewertung der Befähiger anhand des PDCA Bewertungsskala Punkte. Für die Ergebnisse wird eine andere Punkteskala verwendet, die Trends, Zielerreichung, vergleiche Bewertet. Vorgehen weiter verbessern 0-10 Punkte Was sind unsere Ziele? Punkte Kompletter PDCA-Zyklus für alle Vorgehen Die Analyse beinhaltet: NICHT Wie gut sind wir? Wie gut sind Mitarbeiter/innen? Sondern Wo stehen wir mit unseren Vorgehen und Ergebnissen? Planen Punkte Act Plan Punkte Check Do Umsetzen Punkte Messen und überprüfen Punkte außerdem Dokumentation von Gewichtung, Stärken, Schwächen 12

13 CAF-Selbstbewertung als Steuerungsunterstützung 13

14 Managementzielsystem 2.0 Diagnose und Reflektion: Welche Stärken hat die Stadt? Welche Verbesserungspotenziale? Bringen unsere Vorgehen die Ergebnisse, die beabsichtigt sind (Ziele)? Reflektieren und verbessern wir, wie wir vorgehen? Setzen wir Ressourcen zielgerichtet ein? Wie entwickeln wir Strategie und Ziele weiter? Auf Basis welcher Daten? Aufgaben in den Entwicklungsstufen und deren Merkmale Entwicklungsstufe 1.0 Haushalt 2012/2013 Entwicklungsstufe 2.0 Haushalt 2014/2015 Aufgaben Vollständigkeit des Zielsystems Kennzahlen zur Leistung Kennzahlen zur Wirkung Verbindung mit Ressourcen Implementierung des Gesamtsystems Ausrichtung der Verwaltung an strat. Zielen Einführung eines Ziel- und Kennzahlensystems Hohe strategische Relevanz der Managementziele (Entwicklungsziele, besondere Herausforderungen), nur teilweise Budgetabdeckung Akzeptanz des neuen Steuerungsmodells Nur ein kleiner Teil der Aufgaben und des Budgets ist abgedeckt. Nicht systematischer Bestandteil, aber teilweise anstelle von Kennzahlen zur Wirkung genutzt. Teilweise vorhanden. Qualität entwicklungsbedürftig. Maßnahmen sind nicht eindeutig und überschneidungsfrei mit Kostenträgern verbunden. Vollständige Abbildung der Aufgaben im Managementzielsystem Vollständige, eindeutige und überschneidungsfreie Verknüpfung der Managementziele mit Ressourcen Verbesserung der Qualität der Ziele und Kennzahlen Alle Aufgaben und das gesamte Budgets sind durch Managementziele abgedeckt. Alle Produkte sind durch Leistungsziele mit Leistungskennzahlen konkretisiert. Alle Wirkungsziele sind durch Wirkungskennzahlen konkretisiert. Qualität ist verbessert. Maßnahmen sind eindeutig und überschneidungsfrei mit Kostenträgern verbunden. 14

15 Die Pilotprojekte: Selbstbewertung der gesamten Stadtverwaltung und im Fachbereich Wirtschafts- und Strukturförderung 15

16 Überblick Selbstbewertung Pilot (1) gesamte Stadtverwaltung zwei Bewertergruppen Bewertungsgruppe 1: OB und Dezernentin/en Kurzinfo 17. April 12 Schulung 22. Mai 12 Bewertungsworkshop 27. Juni 12 Teil-Ergebnis I: Bewertung, Stärken und Verbesserungspotenziale Zusammenführung Teil- Ergebnis I und II Gemeinsamer Workshop zur Auswertung und Priorisierung 26. Juli 2012 Endergebnis: Priorisierte Gesamtschau V-Potenziale Bewertungsgruppe 2: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Kurzinfo Mai 12 Schulung 22. Mai 12 Bewertungsworkshop 27. Juni 12 Teil-Ergebnis II: Bewertung, Stärken und Verbesserungspotenziale Aktionsplan : Projekte April Juni 2012 Juli 2012 August

17 Überblick Selbstbewertung Pilot (2) Fachbereich Wirtschafts- und Strukturförderung bei Bewertung in einer Gruppe Mitarbeiter-Info 30. Januar 2013 Schulung 20./21. März 2013 Einzelbewertung 08. April 2013 Bewertungsworkshop April 2013 Teilergebnis I: Auswertung der Bewertung, Stärken und Verbesserungspotenziale Workshop zur Auswertung und Priorisierung von Verbesserungspotentialen 06. Juni 2013 Aktionsplan : Handlungsfelder Projekte Umsetzung Januar April 2013 Mai Juni 2013 ab Juli

18 Fazit und Nutzen 18

19 Fazit: Nutzen der CAF-Selbstbewertung Ausrichtung am Kunden Bestandsaufnahme Reflektion und Feedback Priorisierung von Baustellen Steuerungsunterstützung erleichtert Führungskräften die Entscheidung über wichtigste Veränderungen Transparenz von Managemententscheidungen und Ressourceneinsatz Vernetzung intern/extern, Personalentwicklung Foto: Tun wir die richtigen Dinge richtig? 19

20 Quellen, zum Informieren, Weiterlesen beim Kommunalen CAF-Zentrum der KGSt Köln unter oder beim Bundesverwaltungamt (BVA CAF- Zentrum) unter KGSt-Bericht Nr. 2/2009 Qualitätsmanagement - Eine Orientierung für die kommunale Praxis CAF-Broschüre des Bundesverwaltungsamts Verbesserung der Organisation durch interne Qualitätsbewertung

21 Kontakt: Projektleitung CHANGE²: Stadt Mannheim OB Strategische Steuerung Christine Gebler Qualitätsmanagement / prima Tel. 0621/ christine.gebler@mannheim.de 21