Operational Excellence (OPE)

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1 Operational Excellence (OPE) LambdaNet Forum Hannover Prof. Dr. Peter Hohmann Wirtschaftsinformatik

2 Begriffsbestimmung OPE Operational Excellence bedeutet für ein Unternehmen ein umfassender Ansatz der Optimierung, der in der Unternehmenskultur verankert ist. Es geht demzufolge um die Implementierung von unternehmenseigenen Instanzen zur Optimierung der Geschäftsprozesse, des Produktspektrums, des Personals und der IT-Systeme mit bestmöglicher Abstimmung auf die Kunden. 2

3 Ziele von OPE Zufriedenheit der internen und externen Stakeholder Schnelle und nachhaltige Effizienzsteigerung in allen Bereichen (z.b. Personal, IT-Systeme, Produktion, Verwaltung) Reduzierung und Beherrschung der Unternehmensrisiken Vermeidung von Verschwendung Bestmöglicher Ressourceneinsatz Einrichtung von kontinuierlichen Verbesserungsprozessen im Unternehmen Mobilisierung von Wissen (Wissensmanagement) und Stärkung der eigenen Könnens 3

4 Vorgehensstrategien der Optimierung Strategische Einheiten (Unternehmensführung) Arbeitsplatz mit Sicherheit, Ordnung, Sauberkeit Standardisierung am Arbeitsplatz mit Ablagesystem Desktop Prozessoptimierung Abteilung Unternehmen IT-Systeme optimieren KVP Verbesserungen Button Up Strategie FIT-Projekte Einführung neuer IT-Systeme Verbesserungen Top Down BPR (Business Prozess Reengineering) Operative Einheiten (Arbeitsplatz, Abteilung) 4

5 Button Up-Optimierung führt zu nachhaltiger Steigerung der Produktqualität, Geschäftsprozessperformance, Führungsfähigkeit, Teamworkfähigkeit, Innovationsfähigkeit, Kontinuierlichen Verbesserung, Informationsflüsse, Kommunikation und Motivation der Mitarbeiter 5

6 Der Klassiker - Toyota-Produktionssystem Produktion im Kundentakt Verschwendung erkennen und vermeiden Prozess- Synchronisation Fehlervermeidung Mitarbeiter Qualifikation Prozess- Standardisierung Verbesserung der Produktionsanlagen Mitarbeiterschulung Kaizen 6

7 Prinzipien und Konzepte des Toyota-Produktionssystem Standardisierung von Arbeitsschritten und Abläufen Verbesserung von Produktionsanlagen (Total Productive Maintenance) Einfache, zuverlässige Automation als Alternative zu teurer und komplizierter Technologie Rüstzeitreduzierung Synchronisierung von Prozessketten, etwa durch "Pull"-Systeme Just-in-Time-Logistik Produktionsglättung (Heijunka) Fehlervermeidung durch einfache Mechanismen (= "Poka Yoke") Automatisches Stoppen des Ablaufs bei Fehlern/Abweichungen ("Jidoka" / "Autonomation") Qualifizierung der Mitarbeiter Führungs- und Lernkultur für kontinuierliche Verbesserung ("Kaizen")

8 Vom Toyota-Produktionssystem zur OPE als ganzheitlicher Ansatz Technik Excellence Produktion Excellence Produkt Excellence IT-Excellence Office Excellence Personal Excellence 8

9 Optimierung im Sinne einer Waage Verluste durch zu wenig! Verbesserung durch weniger! Verluste durch zu viel! Optimum Wo stehe ich? Verbesserung durch mehr!

10 Stufenmodell der Level 5: Überbetrieblich Level 4: Unternehmen Level 3: Abteilung/Bereiche Level 2: Abteilung Optimierung Benchmarking/Best Practice Organisation und Eigenverantwortung (Synchrone, stabile Prozesse, Organisationsanpassungen, selbststeuernde Verbesserungskultur) Prozessmanagement im Team (Wertschöpfungsketten erkennen, erweitertes Prozessdesign, Interne und externe Kunden einbinden, IT-Systeme) Prozessverbesserung Abteilung (Prozesslandschaft, Prozessdesign, Prozesskennzahlen, Problemanalyse) Level 1: Mitarbeiter Arbeitsplatz Selbstorganisation und Standardisierung (Verschwendungsbewusstsein, Verschwendungssuche,Ordnungstreue, Anwendung 5A, Ablagestandard, PC-Desktop, Regelkommunikation, Formular-Versionen) Basis der Optimierung Vision, Ziele und Strategie, Ressourcen, Projektmanagement Schulungen, Betriebsrat, Budgets, Controlling

11 Ausgewählte Verfahren der Optimierung Problemerkennung und -lösung PDCA-Zyklus Ablauf Problemerkennung und -lösung Problemlösungsschema Methoden 5S, 5A, 6A Aktionen Verschwendungsarten Standards schaffen Prozessmapping

12 Beispielhafte Einsparungen Cirka 72 Minuten am Tag werden zur Bearbeitung von s davon viele unnötige s - benötigt. An einem Arbeitsplatz können im Durchschnitt zwei Umzugskartons alte Akten und über 20 Ordner aussortiert werden. Im Durchschnitt werden 13 % bzw. 6 Wochen der Bürozeit mit Suchen von Informationen und Unterlagen verschwendet. Einige kleine Rechenbeispiele: 2 mal am Tag 2 Min. ein Dokument suchen = 2 Arbeitstage im Jahr 10 mal am Tag 15 Sek. auf ein Dialogprogramm warten = 1 Arbeitstag im Jahr 10 mal am Tag 20 Sek. unrelevante s lesen und löschen = 2 Arbeitstage im Jahr Optimierte Geschäftsprozesse und IT-Systeme können bis zu 30 % der Prozesszeit sparen.

13 PDCA-Zyklus Plan: Planungsphase Ausführliche Darstellung der Ist-Situation Probleme ermitteln und priorisieren Ursachen der Probleme herausfinden und priorisieren Lösung erarbeiten Do: Umsetzungsphase Entwicklung der Vorgehensweise zur Lösungsumsetzung Erstellen eines Mehrstufenplans zur Umsetzung Umsetzung der Lösung Check: Kontrollphase Standardisierung von Erfolgreich Erneutes PDCA, wenn Ziel verfehlt Kennzahl Aufstellen von wirtschaftlichen Kennzahlen zur Überprüfung der Zielerreichung Festlegung der Art und des Ortes der Kennzahlenerhebung Act: Standardisierung/Neuausrichtung Einführen und beschreiben von entwickelten Standards Erneutes Durchlaufen des PDCA-Zyklus bei Abweichung von Planwerten Aktueller Status Problemerkennung Ursachenerkennung Lösungen erarbeiten Umsetzung der Lösung

14 Ausbildung Ablauf Problemerkennung und -lösung Kreativität Kultur für Veränderung Maßnahmen Anwendung Spaß am Mitmachen

15 Problemlösungsschema Richard Kugel, Das kleine Buch von Office Excellenc,e S. 79

16 5S nach dem Toyota-Produktionssystem Seiri Seiton Seiso Seikentsu Shitsuke - Entrümpeln - Aufräumen - Reinigen - Ordnung - Disziplin

17 5A/6A im Büro Aussortieren Schriftverkehr, Ordner und Dokumente, Prüfung Aufbewahrungsfristen Was nicht gebraucht wird, wird aussortiert, PC-Dateien bereinigen Arbeitsplatz aufräumen und Ordnung sichtbar machen Stellflächen, Schränke, Rollcontainer und Schreibtische bereinigen Nur das Wichtige wird behalten Aufrechterhaltung der Ordnung und ständige Verbesserung Gestaltung des Arbeitsplatzes als Cockpit PDCA-Zyklus zur Verbesserung durchlaufen Anordnung zum Standard machen Beschriftungen, Orte PC-Standards, z.b. Vergabe von Versionen / Dateinamen / Verzeichnisse Anordnung zur Regel machen und sauber halten Achte auf Sicherheit (6A)

18 Ziel Cockpit Arbeitsplatz Anordnung nach Zugriffshäufigkeit Stapel organisieren, um Suchzeiten zu reduzieren Kalender reduzieren, d.h. nur an einem Ort führen Schubladen sortieren, Material nur einmal, Feste Orte Ergonomisch sitzen Büromaterial reduzieren Anordnung standardisieren PC ist blendfrei aufgestellt

19 Verschwendungsarten Hohe Bestände Überinformationen/ Unterinformationen Warte- und Suchzeiten Unnötiges Handling, Ablage oder Sucharbeiten Schlechte Organisation und Abläufe zwischen Mitarbeitern/Abteilungen Arbeitsfehler und Nacharbeit Unnötige Bewegung Doppelarbeiten Unzureichende IT-Unterstützung

20 Standards am Arbeitsplatz Arbeitsplatz z.b. Alle Ordner sind beschriftet Ein Platz für jedes Material / jedes Material an seinen Platz Schreibtische sind bei Abwesenheit möglichst leer Daten- und Steckdosen sind beschriftet Nur die zur Arbeit notwendigen Materialien sind im Büro Fensterbänke sind keine Ablage Privatschubladen sind mit Privat beschriftet Post- und Ablagekörbe sind beschriftet, wichtige Infos in Klarsicht Mülltrennung wird eingehalten Kabel sind stolperfrei und ohne Quetschungen / Knicke verlegt Büromaterial wird im Büro zentral verwaltet Nur notwendige Materialien sind am Arbeitsplatz PC-Dateiennamen sind konsequent / Verzeichnisse klar Kaffeeküche hat einen Verantwortlichen

21 Was hat dieses Bild mit einem PC-Desktop oder einem -Konto gemeinsam? Standards auf dem PC / Fileserver Was hat diese Bild mit einem PC-Desktop gemeinsam?

22 Standards in Besprechungen Einladung immer mit einer Agenda und definierten Zielen Besprechung in 60 Minuten Blöcken aufteilen Klare Moderation und fairer Umgang miteinander Sofort-Protokoll online nach Standardvorlage Protokoll in zentralem Verzeichnis Aufbau mit festem Schema Pünktlicher Beginn und pünktliches Ende Keine Handys benutzen / Keine mobile bearbeitung Ergänzungen der Besprechungen mit weiteren Konzeptionen, z.b. Steh-Ecken bzw. Steh-Besprechungen, feste Zeitraster

23 Zeitraster einer 60 min. Besprechung

24 Sonstige Standards Service-Agreement mit Mitarbeiter z.b. Erreichbarkeitszeit ist definiert (8:00 bis 17:00) Angebote gehen am gleichen Tag zum Kunden Telefon nur 2x klingeln Anrufe / s am selben Tag beantworten Vertreterregelung Einhaltung Magischer Zahlen z.b. Suchzeiten < 1 Minute Besprechungen < 1 Std. Entscheidungen < 1 Tag Berichte < 1 Seite Doppelarbeiten < 1 Prozent Fehler < 1 Mail

25 Prozessmapping R. Kugel, Das kleine Buch von Office Excellence, S. 75

26 Prozessmapping Prozess und Unterprozesse

27 Optimierungsansätze für Prozesse

28 Kernaussagen Operational Excellence (OPE) bedeutet eine Kultur- /Einstellungsveränderung Das Toyota-Produktionssystem als Vorbild für OPE Reifegrade machen die Optimierung erfahrbar Die Methoden der Optimierung sind je nach Reifegrad unterschiedlich Prozessoptimierung beginnt am Arbeitsplatz Die mitarbeiterzentrierte Vorgehensweise garantiert den Erfolg und die Nachhaltigkeit der Optimierung Die Methode des PCDA-Zyklus garantiert einen kontinuierlichen Optimierungsfortschritt TOP-DOWN Projekte ergänzen als Sprungverbesserung die BUTTOM-UP Optimierung

29 Kleine Literaturauswahl Richard Kugel; Das kleine Buch von Office Excellence, 2010 Sabine Leikep, Klaus Bieber; Der Weg; 2006 Jürgen Kurz; Für immer aufgeräumt; 2009 Hermann Schmelzer, Wolfgang Sesselmann; Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, 2004

30 Kontakt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Prof. Dr. Peter Hohmann Telefon

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