Archive sind Vertrauenssache. Und Vertrauen muss sich auszahlen. SAGA GmbH Innovative Archivlogistik

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1 Archive sind Vertrauenssache. Und Vertrauen muss sich auszahlen. SAGA GmbH Innovative Archivlogistik

2 Archive müssen sein. Aber müssen sie wirklich teuer und langsam sein? Umfangreiche Archive kosten viel Zeit und Geld. Wie viel Geld, das hat die Freie Universität Berlin in einer Langzeitstudie ermittelt: für das Ablegen eines Dokumentes im Archiv werden einschließlich der Sachmittelkosten im Schnitt pro Blatt ca. 0,37 Euro aufgewendet, während für das Wiederfinden Kosten von ca. 1,87 Euro entstehen. Ebenfalls pro Blatt, versteht sich. Dabei ist die Lösung ganz einfach. Wenn Sie Ihr Archiv in ein digitales Archiv umwandeln, können Sie bis zu 80 % der Archivkosten einsparen. Und zwar ohne allzu hohe Anfangsinvestitionen. Wir wissen wie. Und wir stellen Ihnen unsere Erfahrung gerne zur Verfügung. Planungsansicht des neuen gemeinsamen Firmensitzes von SAGA GmbH und AL Archiv- und Lagerlogistik Wir machen Ihr Archiv schneller. Und sicherer. Und günstiger. Die SAGA GmbH bietet Ihnen umfassenden Full-Service rund ums digitale Archiv ausgereifte, aufeinander abgestimmte Dienstleistungen, die wesentlich mehr einsparen, als sie kosten. Von der Analyse über die Beratung und Planung bis zur täglich zuverlässigen Umsetzung der gewünschten Serviceleistungen. Von der Hard- und Softwareberatung über die System-Konfiguration bis zur Schulung Ihrer Mitarbeiter. Innovative Archivlogistik ist mehr als nur digitale Archivierung. Über unsere Tochtergesellschaft AL-Archiv- und Lagerlogistik bieten wir Ihnen die sichere und kostengünstige Lagerung Ihrer Originale wie Papierdokumente, Mikrofilme, Zeichnungen, Pläne und Datenträger in unserem neuen Sicherheits-Hochregallager. Auf Wunsch im Sicherheitsbunker mit Tresoranlage oder in einem Lagerbereich, zu dem nur Sie Zutritt haben.

3 Umfassende Leistungen für bessere Archive: Der SAGA Full-Service. Wir scannen Ihre Dokumente mit modernsten Hochleistungs- Systemen Für die reibungslose Übernahme Ihrer Spool-Daten: SAGA ed-cold. Im Rahmen des COLD-Prozesses übernehmen wir für Sie die komplette Verarbeitung und Archivierung von Spool-Dateien. Dadurch entfällt der aufwändige Umweg über den Papierausdruck und das nachträgliche Scannen für die elektronische Archivierung. Wie kommen die Belege ins digitale Archiv? Der SAGA Scan-Service. In welcher Form Ihre Dokumente auch vorliegen um sie für ein digitales Archiv nutzbar zu machen, müssen sie zuerst digitalisiert werden. Diese Aufgabe übernimmt der SAGA Scan-Service. Von Papierbelegen, die oft zunächst entheftet und sortiert werden müssen, über die verschiedenen Mikrofilmformate bis hin zu Büchern und großformatigen Zeichnungen und Plänen. Zur Auswertung von Fragebögen, Formularen, Werbeantworten und Ähnlichem bietet der SAGA Scan-Service außerdem eine zuverlässige Formularerkennung. Die digitalisierten Daten werden im gewünschten Format und auf dem gewünschten Übertragungsweg passend für Ihr Archivsystem zur Verfügung gestellt. Damit ist der SAGA Scan-Service systemunabhängig und kann auch als separate Dienstleistung genutzt werden. Der SAGA Scan-Service: Manuelle Aufbereitung von gehefteten Dokumenten Tagesaktuelle Belegerfassung durch Scannen und Indexieren Scannen von großformatigen Plänen, Zeichnungen etc. Besonders schonendes Scannen von Büchern Scannen von 16 und 35 mm Mikrofilmen, Mikrofiche und Mikrofilmkarten inkl. Übernahme der Indexdaten Formularerkennung für Fragebögen, Formulare etc. Kostengünstig und zu Festpreisen Großformatige Pläne und Zeichnungen scannen wir bis DIN-A0. Auch in Überlängen Unsere leistungsstarken Mikrofilmscanner verarbeiten alle gängigen Formate inkl. Indexscan Bereits vor oder während Sie ein elektronisches Archivsystem installieren, kann der SAGA Scan-Service Ihre Archivbestände digitalisieren. Das erspart Ihnen die Anschaffung teurer Erfassungsplätze für diesen zeitlich begrenzten Einsatz und vermeidet personelle Engpässe ebenso wie Schulungsund Einarbeitungsaufwand. Für die Erfassung der aktuellen Belege kann es hingegen durchaus sinnvoll sein, einen entsprechenden, dann aber relativ kostengünstigen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen einzurichten. Die Kosten für den SAGA Scan-Service refinanzieren sich bei konsequenter Nutzung des elektronischen Archivs durch sofortige Einsparungen insbesondere die teure Rücksortierung entfällt, da zur Recherche nichts aus dem Archiv entnommen wird. Wird das Original-Archiv aufgelöst oder ausgelagert, können die Kosten nochmals drastisch gesenkt werden: dann entfallen zum Beispiel auch die Raum- und Raumnebenkosten, sowie die Kosten für Regale, Hefter, Ordner und mehr. Mit Sicherheit der richtige Weg: Der SAGA Hol- und Bringservice. Der normale Postversand eignet sich nur begrenzt, um sensible und schwer ersetzbare Originalbelege schnell zu befördern und bei größeren Mengen spielen auch die Kosten eine Rolle. Deshalb transportieren wir auf Wunsch Ihre Belege und Datenträger mit eigenen Fahrzeugen und Transportbehältern. Günstig und auf Wunsch täglich. Die in Ihrem Unternehmen aufgestellten, speziellen Transportbehälter können unseren Fahrern verschlossen übergeben werden und lassen sich erst in unseren Räumen mit einem zweiten Schüssel öffnen. So gelangen Ihre Originale zuverlässig und sicher ans Ziel. Und wieder zu Ihnen zurück. Ideal für die reine Recherche: Das SAGA CD-Archiv. Für Datenbestände, in denen ausschließlich recherchiert wird und an denen keine Änderungen vorgenommen werden müssen, bieten wir eine besonders kostengünstige und effiziente Lösung: Das SAGA CD-Archiv, eine Windows-Software, die mit dem jeweils aktuellen Datenbestand auf eine CD-ROM gebrannt wird und auf jedem Windows-PC mit CD-ROM-Laufwerk direkt von der CD aus gestartet werden kann. Die Software ist sehr einfach zu bedienen und erfordert keinerlei zusätzliche Hardware. Jedes gefundene Dokument kann ausgedruckt, gefaxt oder zum Beispiel über die Windows- Zwischenablage in andere Anwendungen übernommen werden. Da die Daten auf der CD in Standardformaten wie TIFF und ASCII vorliegen, lassen sie sich in nahezu allen Anwendungen problemlos weiterverarbeiten.

4 Jetzt umstellen. Sofort sparen. Und zwar schon bei den Umstellungskosten. SAGA Scan-on-demand: Volle Zeit- und Kostenersparnis bei geringsten Umstellungskosten. Bei umfangreichen Archiven können die Kosten für die komplette Digitalisierung und Neuarchivierung schnell eine Größenordnung von mehreren Hunderttausend Euro erreichen eine Summe, die niemand gerne in Altlasten investiert. Aber: die Umstellung auf ein digitales Archiv kann die Archivkosten um bis zu 80% senken. Und darauf verzichtet sicher kein Unternehmen gern. Insbesondere dann nicht, wenn praktisch jeder Mitarbeiter ein gesuchtes Dokument innerhalb von Sekunden an seinem Computerarbeitsplatz angezeigt bekommen kann. Deshalb haben wir für Sie eine Dienstleistung entwickelt, die Ihnen die volle Zeit- und Kostenersparnis des digitalen Archivsystems bringt, die aber in der Umstellung nur einen Bruchteil davon kostet: SAGA Scan-on-demand. Unsere Idee ist ganz einfach: Wir lagern Ihren gesamten Dokumentenbestand günstig für Sie ein und scannen zunächst nur die Dokumente aus dem Zeitraum, für den erfahrungsgemäß viele Recherchen erfolgen - bei Buchhaltungsbelegen zum Beispiel sind das in der Regel die letzten 2 Jahre. Bei älteren Belegen ist die Recherchehäufigkeit meist so gering, dass wir diese erst auf eine konkrete Anforderung hin digitalisieren und Ihrem elektronischen Archiv zur Verfügung stellen. Damit ist SAGA Scan-on-demand eine der wirtschaftlichsten Lösungen, die überhaupt denkbar sind. SAGA Scan-on-demand: Geringstmögliche Umstellungskosten Tagesaktuelle Belegerfassung Volle Zeit- und Kostenersparnis für aktuelle Belege, in denen häufig recherchiert wird Geringe Zeitverzögerung und geringe Gesamtkosten bei der Recherche in älteren Belegen Sichere Lagerung. Schneller Zugriff. Geringe Kosten. Unser Sicherheits-Hochregallager. Über unsere Tochtergesellschaft AL-Archiv- und Lagerlogistik bieten wir Ihnen die sichere und kostengünstige Lagerung Ihrer Papierdokumente, Mikrofilme, Zeichnungen und Pläne, Datenträger und anderen Originale in unserem neuen Sicherheits-Hochregallager. Das Gebäude verfügt über eine elektronische Zugangskontrolle, ist komplett umzäunt und wird sowohl außen als auch innen permanent per Video überwacht. Das Sicherheitsunternehmen kann sich rund um die Uhr in die Videoüberwachung einschalten und eine Sprechverbindung in das Gebäude aufbauen. Die Brandmeldeeinrichtungen sind direkt zur benachbarten Feuerwehr durchgeschaltet. Außerdem leitet die Sicherheitstechnik bei Feueralarm sofort entsprechende Gegenmaßnahmen ein. Aus massivem Porenbeton gebaut, bietet das Gebäude Schutz gegen Feuer, Wasser und Vandalismus. Für besonders sensible oder wertvolle Archivstücke steht darüber hinaus ein Sicherheitsbunker mit Tresoranlage zur Verfügung. Der Informationsaustausch mit Ihnen kann online und auch offline erfolgen und ist durch eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen rechtsverbindlich, vertraulich und sicher. In Verbindung mit SAGA Scan-on-demand bieten wir Ihnen eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Original-Archiv kostengünstig auszulagern und die Kosten für den Umstieg auf ein digitales Archiv auf ein Minimum zu senken. Als innovative Archivlogistik bietet die SAGA GmbH einen umfassenden Full-Service, der über reine Lagerung oder Digitalisierung weit hinaus geht und sämtliche Aspekte der Archivierung kompetent berücksichtigt. Wir beraten Sie gerne. Rufen Sie uns einfach an. Diese Informationen wurden Ihnen überreicht durch:

5 Archivkosten senken. Zugriffszeiten verkürzen. Wissen verfügbar halten. Die SAGA GmbH wurde 1986 gegründet und hat sich seit 1990 als Full- Service-Dienstleister auf elektronische Archivsysteme und die datengerechte Aufbereitung existierender Archive spezialisiert. Für Banken, Versicherungen, Behörden und Industrie. Vom Hol- und Bringservice über die Digitalisierung der Originalbelege bis hin zu deren Einlagerung oder Entsorgung. Zuverlässig, sicher und kostengünstig. Außerdem: Archive bedeuten Wissen. Aber nur durch schnelle Verfügbarkeit und sichere Indexierung ist gewährleistet, dass dieses Wissen nicht immer wieder neu erarbeitet, das Rad nicht täglich neu erfunden werden muss. Ein reibungslos funktionierendes Archiv spart Ressourcen und kann erheblich zur Kostensenkung beitragen. Denn was heute in Abteilung B unter großem Aufwand erdacht wird, hat Abteilung A möglicherweise bereits vor Jahren zu einer perfekten Lösung entwickelt. SAGA GmbH Elektronische Archivsysteme Lantzallee Düsseldorf Telefon Telefax info@saga-gmbh.de voice of of information Verband Organisations- und und Informationssysteme e.v. e.v.