II.3.3 Kassenführung und Abrechnung von Verfügungsgeld. Dokument: Ziel und Zweck

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1 Dokument: II.3.3 Kassenführung und Abrechnung von Ziel und Zweck Ziel und Zweck des Prozesses ist, die Kassen gemäß den Kassenführungsrichtlinien sachlich und rechnerisch richtig zu führen. Weiterhin regelt der Prozess die ordnungsgemäße Abrechnung von ern. Kennzahl: Kassen haben gültige Kassenführungsrichtlinien Kassen sind sachlich und rechnerisch richtig geführt jährliche Überprüfung der Kassen Geltungsbereich Unterbezirks Gelsenkirchen/Bottrop Verantwortlich Kassenführer und Verwalter von ern Durchführung In der Geschäftsstelle Gelsenkirchen Grenzstraße, im Stadtbüro Bottrop und auf Norderney wird jeweils eine Kasse geführt. Jede Kasse unterliegt der Kassenführungsrichtlinie in der jeweils gültigen Fassung, die u.a. den verantwortlichen Kassenführer, den Bargeldhöchstbestand und die ordnungsgemäße Belegführung benennt und regelt. Von den Kassen Geschäftsstelle Gelsenkirchen und Stadtbüro Bottrop erhalten die Arbeitsbereiche und Einrichtungen monatlich ein. Die Bereichsleiter benennen die Verwalter und die monatliche Höhe des s der jeweiligen Arbeitsbereiche und Einrichtungen. Die des s sind nach Ablauf eines Monats von den verantwortlichen Mitarbeitern unter Verwendung des Formblatts Abrechnung von (II.3.3/1 FB-UB) mit der zuständigen Kasse bis zum 9. des Folgemonats abzurechnen. Die Abrechnung erfolgt unter Beachtung der Hinweise auf dem Formblatt und wird von dem Verwalter des s und dem prüfenden Mitarbeiter abgezeichnet. Die Eintragungen in das Formblatt erfolgen am Rechner. Es darf nichts überklebt werden. Fehlerhafte Eintragungen sind durchzustreichen in der Form, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt. Die Zeilen des Formblattes sind lückenlos zu nutzen. Einnahmen der Arbeitsbereiche und Einrichtungen werden mit der monatlichen Abrechnung des es in die zuständige Kasse eingezahlt. Übersteigt der Barbestand, bestehend aus und Einnahmen, den monatlichen Verfügungsrahmen, so ist der überschüssige Betrag unmittelbar in der zuständigen Kasse/ Bank einzuzahlen. Bearbeitung Version Seite PV 4. 1 von 2

2 Dokument: II.3.3 Kassenführung und Abrechnung von Alle Kassen und Bestände von werden in unregelmäßigen Abständen, mindestens einmal jährlich, unangemeldet durch Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung direkt vor Ort geprüft. Der Zeitpunkt und das Ergebnis der Prüfung sind schriftlich zu dokumentieren (siehe Vor-Ort Prüfprotokoll II.3.3/2 FB-UB). Mitgeltende Dokumente Abrechnung von Vor Ort Prüfprotokoll II.3.3/1 FB-UB II.3.3/2 FB-UB Bearbeitung Version Seite PV 4. 2 von 2

3 Monatliche Abrechnung von Blatt: 1 Einrichtung: Jahr: 215 Konto: : Gesamt,,,,,,,, 1. Angaben zu Einrichtung u. Monat auf jedem Blatt erfassen. :, Datum: 2. Mehrere Blätter je Monat sind fortlaufend zu nummerieren. Summe der :, sachlich u. 3. Alle Barbelege sind unmittelbar einzutragen. Saldo:, rechnerisch richtig II.3.3/1FB-UB Version

4 Monatliche Abrechnung von Blatt: 2 Einrichtung: Jahr: 215 Konto: ÜBERTRAG Seite 1:,,,,,,,, Gesamt,,,,,,,, 1. Angaben zu Einrichtung u. Monat auf jedem Blatt erfassen. :, Datum: 2. Mehrere Blätter je Monat sind fortlaufend zu nummerieren. Summe der :, sachlich u. 3. Alle Barbelege sind unmittelbar einzutragen. Saldo:, rechnerisch richtig II.3.3/1FB-UB Version

5 Monatliche Abrechnung von Blatt: 3 Einrichtung: Jahr: 215 Konto: ÜBERTRAG Seite 2:,,,,,,,, Gesamt,,,,,,,, 1. Angaben zu Einrichtung u. Monat auf jedem Blatt erfassen. :, Datum: 2. Mehrere Blätter je Monat sind fortlaufend zu nummerieren. Summe der :, sachlich u. 3. Alle Barbelege sind unmittelbar einzutragen. Saldo:, rechnerisch richtig II.3.3/1FB-UB Version

6 Monatliche Abrechnung von Blatt: 4 Einrichtung: Jahr: 215 Konto: ÜBERTRAG Seite 3:,,,,,,,, Gesamt,,,,,,,, 1. Angaben zu Einrichtung u. Monat auf jedem Blatt erfassen. :, Datum: 2. Mehrere Blätter je Monat sind fortlaufend zu nummerieren. Summe der :, sachlich u. 3. Alle Barbelege sind unmittelbar einzutragen. Saldo:, rechnerisch richtig II.3.3/1FB-UB Version

7 Dokument: II.3.3/2 FB-UB Vor Ort Prüfprotokoll 1. Überprüfung des Barbestandes Bestand laut Buchungsjournal: nicht verbuchte Belege: Barbestand nach Belegführung: Tatsächlicher Barbestand: Bemerkungen: 2. Überprüfung der Portokasse Bestand nach Belegführung: Tatsächlicher Bestand: Bemerkungen: 3. Belegwesen einschließlich Aufbewahrung Bemerkungen: Ort / Datum Unterschrift des prüfenden Mitarbeiters Ort / Datum Unterschrift des geprüften Mitarbeiters Bearbeitung Version Seite PV 2. 1 von 1