Kick-off Meeting. FHplus in COIN Josef Ressel-Zentren. 24. Juli 2008

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1 Kick-off Meeting FHplus in COIN Josef Ressel-Zentren 24. Juli 2008

2 Agenda Begrüßung und Vorstellung der FFG Ergebnisse der Ausschreibung FHplus in COIN/Josef Ressel-Zentren Vorstellungsrunde Von der Jury zum Vertrag: Die wichtigsten Schritte bis zur Startrate Fragen Pause Berichtswesen Fragen Seite 2

3 FFG Struktur Revision Geschäftsführung Strategie Interne Services Agentur für Luftund Raumfahrt (ALR) (BP) Basisprogramme Strukturprogramme (SP) Thematische Programme (TP) Europäische und internationale Programme (EIP) Seite 3

4 Strukturprogramme Programmgruppen Wissenschaft Exzellenz und Kompetenz Kooperation und Innovation FFG Strukturprogramme Humanpotenzial Wirtschaft Seite 4

5 Ergebnisse FHplus in COIN 49 Projekte eingereicht Davon 29 Strukturaufbau-Vorhaben und 20 Kooperationsvorhaben Gesamtes Volumen der eingereichten Vorhaben: ~ 35 Mio. EUR Beantragte Bundesförderung: 22,7 Mio. EUR 17 Projekte zur Förderung genehmigt 7 Strukturaufbau-Vorhaben und 10 Kooperationsvorhaben Gesamtes Volumen der genehmigten Vorhaben: 11,3 Mio. EUR Genehmigte Bundesförderung: 6,8 Mio. EUR Seite 5

6 Ergebnisse Josef Ressel Zentren 6 Zentren eingereicht Gesamtes Volumen der eingereichten Zentren (Pilotphase) 9,08 Mio. Beantragte Bundesförderung (Pilotphase) 3,49 Mio. 3 Zentren zur Förderung genehmigt Gesamtes Volumen der genehmigten Zentren (Pilotphase) 2,10 Mio. Genehmigte Bundesförderung (Pilotphase) 0,79Mio. Seite 6

7 Vorstellungsrunde FHplus in COIN (1) Fachhochschulstudiengänge Burgenland Build2Zero: Ganzheitliche Konzepte für die Umsetzung von Null-Emissions-Gebäuden (KV) FH Oberösterreich Sub-µm-CT: 3D-Charakterisierung der Mikrostruktur von Verbund-, Faser- und Schaumwerkstoffen mittels Sub-µm Computertomografie (KV) IHExplorer: Analysewerkzeug zur Visualisierung und Optimierung der Systemintegration im Gesundheitswesen (KV) SteamExplo: Optimierung d. Bioethanolproduktion aus Lignocellulosen durch simultane Verzuckerung u. Vergärung (SV) MOmS: Multiphysikalische Optimierung mechatronischer Systeme (KV) Fachhochschule Salzburg AlternSLB: Zukunftsstrategien für eine alternsgerechte Arbeitswelt im Bundesland Salzburg (KV) Seite 7

8 Vorstellungsrunde FHplus in COIN (2) FH Kufstein Tirol LQG: Lebenszyklusorientierte Qualitätsoptimierung von Gebäuden (SV) FH JOANNEUM Chipdesign: Digital - und Mixed - Signal Chipdesign (KV) MRC: Management of Requirements in Collaborations : Vorgehensmodell zur Etablierung nachhaltiger Unternehmensnetzwerke (KV) op. Risiko: Erfassung operationeller Risiken im Versicherungsunternehmen und auf Finanzkonglomeratsebene (KV) Fachhochschule Vorarlberg MidAut: Middleware für verteilte Automatisierung (KV) KomStroMod: Kombinierte Strompreismodellierung für den Spot- und Terminmarkt mit Langfristvolatilitäten (KV) SmartRoom: Intelligente Räume - Ambient Technologies Research Vorarlberg (SV) Seite 8

9 Vorstellungsrunde FHplus in COIN (3) Fachhochschule Technikum Wien New Tissue: Neue Ansätze in Geweberegeneration und Tissue Engineering (SV) Healthy IO: Healthy Interoperability (SV) FHWien-Studiengänge der WKW Pub.Value: Die Zukunft des Qualitätsjournalismus zwischen öffentlich-rechtlichem Mehrwert-Gebot und wachsendem Wettbewerbsdruck (SV) FH Campus Wien Metorganic: Metabolic Engineering industrieller Mikroorganismen für die Weiße Biotechnologie (SV) Seite 9

10 Vorstellungsrunde Josef Ressel-Zentren Fachhochschule Vorarlberg OptimUns Optimierung unter Unsicherheit Fachhochschule Burgenland CFD-Centre Optimierung von gebäude-, energie- und umweltverfahrenstechnischen Prozessen mit Computational Fluid Dynamics Fachhochschule Oberösterreich Heureka! Heuristische Optimierung Seite 10

11 Von der Jury zum Vertrag: Die wichtigsten Schritte bis zur Startrate Förderungsempfehlung durch Jury Förderungsentscheidung durch zuständige Ministerien Förderungsanbot der FFG Annahme des Förderungsanbots durch FN Erarbeitung des Projektplans inkl. Auflagen/Empfehlungen durch FN Ggf.: Erstellung Kooperationsverträge/Konsortialvertrag durch FN Prüfung Projektplan und Kooperationsverträge/Konsortialvertrag durch FFG Unterzeichnung des Förderungsvertrags Startrate FN = FörderungsnehmerIn Seite 11

12 Förderungsanbot Offizielles Schreiben der FFG an FH-Geschäftsführung zur Bestätigung der Juryresultate: Resultate der Jury inkl. förderbare Kosten/max. Bundesförderung / Förderungsquote Auflagen/Empfehlungen Annahmefrist des Förderungsanbots: 1 Monat Seite 12

13 Projektplan - Prinzipien Basis ist immer der genehmigte Antrag Erstellung durch FörderungsnehmerIn Abweichungen können ausschließlich bedingt sein durch: Auflagen und/oder Empfehlungen der Jury Fehler / Inkonsistenzen im Antrag Detailliertere Darstellung der Arbeitspakete (inhaltlich und zeitlich) Besteht aus 2 Teilen Übernahme der wichtigsten Punkte aus dem Antrag Teil A: Darstellung Ziele / Arbeitspakete / Ergebnisse/Meilensteine und Zeitplan/Wirkungen grundsätzlich wie im Antrag Teil B: Tabellen grundsätzlich wie im Antrag Voraussetzung für Abschluss des Förderungsvertrags Genehmigung des Projektplans durch FFG Seite 13

14 Projektplan Struktur Teil A inhaltlicher Teil (word) Executive Summary Auflagen und Empfehlungen Ziele des Vorhabens Inhalt in Arbeitsschritten und paketen Organisation - Aufgaben und Kooperation Ergebnisse Meilensteine und Zeitplan Wirkungen Beitrag zu den Programmzielen Erläuterungen Kosten & Finanzierung Seite 14

15 Projektplan Anforderungen inhaltlicher Bericht (Teil A) Was ist bei der Erstellung des Projektplans Teil A zu beachten? Auflagen und Empfehlungen nachvollziehbare und überprüfbare Darstellung, wie die Auflagen erfüllt werden. Abhängig von der Art der Auflagen: Erfüllung der Auflagen bis Vertragsabschluss, oder Darstellung der Erfüllung während der Durchführung des Vorhabens, Definition der Art des Nachweises, Nachweis in den Berichten Ausführungen zu den Empfehlungen Ziele, Arbeitspakete, Ergebnisse, Meilensteine, Zeitplan, Wirkungen nachvollziehbar, übersichtlich, überprüfbar, wo möglich messbar die für FEI-Projekte nötige Flexibilität ist gegeben! Seite 15

16 Projektplan Struktur Teil B Tabellenteil zum Bericht Grundlegende FHplus in COIN-Vorhabens-Daten/Informationen Personaleinsatz, Personalkosten inkl. GK Sonstige Einzelkosten ÄNDERUNG gegenüber Antrag FEI-Infrastruktur Nutzung Reisekosten Sach- und Materialkosten Drittkosten Eigenmittel Partner Finanzierung Zusatzblatt: nur für Strukturaufbauvorhaben zu befüllen Seite 16

17 Projektplan Anforderungen Tabellenteil (Teil B) I Was ist bei der Erstellung des Projektplans Teil B zu beachten? Leitfaden zum Berichtswesen beachten! Kürzungen einarbeiten Falls Auflagen Auswirkungen auf die Tabellen haben bitte einarbeiten Prüfen! (Kosten = Finanzierung, Stundensätze, Abschreibung) Werte lt. genehmigtem Antrag Seite 17

18 Projektplan Anforderungen Tabellenteil (Teil B) II Was ist bei der Erstellung des Projektplans Teil B zu beachten? Excel-Dokument ist rollierend. Basis für Projektplan und Jahresberichte ÄNDERUNG im Teil B - Struktur der Kosten: Sonstige Einzelkosten FEI-Infrastruktur Nutzung Reisekosten Sach- und Materialkosten Drittkosten Bei Unklarheiten rechtzeitig nachfragen Seite 18

19 Projektplan Anforderungen Tabellenteil (Teil B) III Was ist bei der Erstellung des Projektplans Teil B zu beachten? Bitte farblich hinterlegte Zellen (enthalten Formeln) nicht überschreiben Falls Sie zusätzliche Zeilen benötigen, bitte die Formeln richtig kopieren! Diverse Kontrollen eingebaut Pünktliche Einreichung der Dokumente im ecall Seite 19

20 Kooperationsverträge / Konsortialvertrag FHplus in COIN: bilaterale Kooperationsverträge mit den einzelnen Partnern (auch Konsortialverträge möglich) Josef Ressel Zentren: ein gemeinsamer Konsortialvertrag für alle Partner Regeln die Zusammenarbeit aller Partner Erstellung durch FörderungsnehmerIn / Prüfung durch FFG Höhe des Finanzierungsbeitrags IPR: Verwendbarkeit der Ergebnisse für Lehre und weitere F&E-Projekte, auch im Auftrag von anderen Dritten Arbeitsbeschreibung Voraussetzung für Abschluss des Förderungsvertrags mindestens 50% der Partner haben unterzeichnet und mindestens 50% der Finanzierungsbeiträge gedeckt Seite 20

21 Förderungsvertrag Bestandteile Förderungsvertrags Förderungsantrag Förderungsanbot der FFG Projektplan Leitfaden zum Berichtswesen Voraussetzungen für Abschluss des Förderungsvertrags Kooperationsverträge / Konsortialvertrag (unterzeichnet von 50% der Partner über 50% der Finanzierung) Erfüllung der Auflagen Genehmigter Projektplan Der Förderungsvertrag wird durch die FFG erstellt und ist nicht verhandelbar Seite 21

22 Weiteres Vorgehen (I) Kurzfassung des Projekts für Öffentlichkeitsarbeit (FN) 1 A4-Seite, asap Erstellung des Projektplans Teil A und Teil B (FN) bis 28. November 2008 Erstellung Kooperationsverträge / Konsortialvertrag (FN) bis 28. November 2008 Prüfung Projektplan und Verträge (FFG) Erstellung des Förderungsvertrags (FFG) Genehmigter Projektplan Unterzeichnete Kooperationsverträge / Konsortialvertrag (FN) (50% der Partner, 50% der Finanzierung) Seite 22

23 Weiteres Vorgehen (II) Auszahlung der Startrate (FFG) Unterzeichneter und paraphierter Förderungsvertrag und Projektplan an FFG retourniert (FN) Start des Projekts gemäß Förderungsvertrag, am jeweils 1. des Monats Finalisierung Kooperationsverträge / Konsortialvertrag (FN) spätestens mit 1. Statusbericht zum Halbjahr (100% der Partner über 100% der Finanzierung) Seite 23

24 Berichtswesen FHplus in COIN Josef Ressel-Zentren 24. Juli 2008

25 Berichtswesen - Agenda Allgemeine Hinweise Zwischenevaluierung/Besuch der Förderungsgeberin Teil A: Inhaltlicher Bericht Teil B: Tabellenteil zum Bericht Seite 25

26 Berichtsstruktur Projektplan Laufende Berichte Statusberichte zum Halbjahr Jahresberichte (Teil A: inhaltlicher Bericht und Teil B: Tabellenteil) Zwischenberichte FHplus in COIN - Strukturaufbau-Vorhaben: Zwischenevaluierung (inhaltlicher Bericht) FHplus in COIN - Kooperationsvorhaben: Besuch der Förderungsgeberin (inhaltlicher Bericht) Josef Ressel-Zentren: Zwischenevaluierung eigenes Dokument außerhalb der Berichtsstruktur Seite 26

27 Vorlagen und Dokumente Vorlage für den inhaltlichen Bericht Teil A (word) wird über die gesamte Laufzeit verwendet ( rollierend ) Vorlage für den Tabellenteil Teil B (excel) wird über die gesamte Laufzeit verwendet ( rollierend ) Vorlage für Statusbericht zum Halbjahr Leitfaden zum Berichtswesen/Ausfüllhilfe Downloads: Seite 27

28 Fälligkeiten und Auszahlungen I Projektplan (Teil A und Teil B) fällig vor Vertragsunterzeichnung Auszahlung der Startrate nach Vertragsunterzeichnung Statusbericht zum Halbjahr fällig spätestens 1 Monat nach Ende des 1. Halbjahres des Förderungsjahres Keine Ratenauszahlung Jahresbericht (Teil A und Teil B) fällig spätestens 1 Monat nach Ende des Förderungsjahres Auszahlung der Jahresrate auf Basis des Projektplans; Kürzungen bei Rückstand vorbehalten 10% der max. genehmigten Förderung (= Endrate) werden zurückbehalten; Auszahlung der Endrate nach Genehmigung des letzten Jahresberichts und Entlastung durch die Revision Seite 28

29 Fälligkeiten und Auszahlungen II Zwischenbericht: FHplus Strukturaufbau-Vorhaben und Josef Ressel-Zentren (Teil A, kein Teil B) fällig spätestens 1 Monat (FHplus in COIN) bzw 2 Monate (JRZ) vor Evaluierung Keine Ratenauszahlung Zwischenbericht: FHplus Kooperationsvorhaben (Teil A, kein Teil B) fällig spätestens 2 Wochen vor Besuch der Förderungsgeberin Keine Ratenauszahlung Information über die Auszahlung Brief an die FH-Geschäftsführung Info an Projektleitung über ecall Seite 29

30 Zwischenevaluierung (SV)/Besuch der FFG (KV) Ziele FHplus in COIN Besseres Kennlernen des Projekts/der Partner Umfassende Bewertung des bisherigen Verlaufs und der geplanten Weiterführung Beitrag zu den Programmzielen Was läuft besonders gut? Wo gibt es Schwierigkeiten? Auflagen/Empfehlungen der Jury Prüfung der Kostennachweise Zusätzlich bei Zwischenevaluierung (nur SV): Umfassende Bewertung der Planung der Umsetzungsphase (Konkretisierung der Umsetzungsphase) Prüfung der Benchmark-Projekte Unterstützung durch FachexpertIn Seite 30

31 Zwischenevaluierung - Josef Ressel-Zentren Der Zwischenbericht ist ein eigenständiges Dokument! Die Übermittlung der Dokumentvorlage sowie weiterer Hinweise zur Zwischenevaluierung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Evaluiert werden Zentrum, Ziele, Aufbau- und Managementarbeit, Erfüllung der Auflagen, bisherige Ergebnisse und Forschungsplan für die Jahre 3 bis 5 anhand der Programmziele Kooperation / Umsetzung und Kompetenz bei der FH / Umsetzung und Fähigkeiten bei den Unternehmen entsprechend den im Programmdokument angeführten Indikatoren durch FFG und externe Experten Seite 31

32 Übermittlung der Berichte Rechtzeitig! Spätestens bis zum Fälligkeitstermin Rechtzeitige Erinnerung durch die FFG via ecall Nachricht Uploads des Projektplans und aller Berichte im ecall https://ecall.ffg.at - Übermittlung im Original, firmenmäßig gezeichnet Förderungsvertrag Projektplan (zusätzlich zum Upload) letzter Jahresbericht der Förderungsperiode (zusätzlich zum Upload) Seite 32

33 Projektplan / Berichte / Nachrichten via ecall Alle Nachrichten zum Projekt müssen via ecall an uns übermittelt werden. Status je nach Bearbeitungsstand: Projektplan erstellen + bearbeiten Projektplan Überarbeitung erforderlich Laufendes Projekt Zwischenbericht erstellen Konsortialpartner ändern Projektdaten ändern Endbericht erstellen (=letzter Jahresbericht) Seite 33

34 INFO: Status für FHplus in COIN wird am auf Projektplan erstellen und bearbeiten gestellt

35 Seite 35

36 INFO: Sollte eine Überarbeitung nötig sein, wird der Status von uns neu gesetzt

37 INFO: Sie erhalten eine Nachricht, was überarbeitet werden muss

38

39 INFO: Wenn der Projektplan von uns genehmigt wurde, setzen wir den Status auf Laufendes Projekt

40 Seite 40 INFO: Zwischenbericht erstellen gilt für Jahresberichte, Statusbericht zum Halbjahr und Zwischenbericht vor der Evaluierung / Besuch vor Ort

41 Abstimmung mit der FFG Ist notwendig bei: Ausfall von PartnerInnen Umschichtungen von über 10% innerhalb der Kostenkategorien (Personalkosten und sonstige Einzelkosten) bzw. innerhalb der sonstigen Einzelkosten Personalkosten sonstige Einzelkosten F&E-Infrastruktur Nutzung Reisekosten Sach- und Materialkosten Drittkosten Ist sinnvoll bei: Änderungen bei PartnerInnen Ausfall/Änderung von MitarbeiterInnen in der Forschungsgruppe Allfälligen anderen Fragestellungen Kontaktieren Sie uns rechtzeitig vor Fertigstellung und Fälligkeitstermin der Berichte! Seite 41

42 Inhaltlicher Bericht Teil A - Inhaltsverzeichnis Executive Summary Auflagen und Empfehlungen Ziele des Vorhabens Inhalt in Arbeitsschritten und -paketen Organisation Aufgaben und Kooperation Ergebnisse Meilensteine und Zeitplan Wirkungen - Beitrag zu den Programmzielen Erläuterungen Kosten & Finanzierung Darstellung der Benchmark-Projekte (nur bei Strukturaufbau-Vorhaben) Bitte beachten Sie den Leitfaden zum Berichtswesen/Ausfüllhilfe! Seite 42

43 Inhaltlicher Bericht Im Leitfaden ist bei jedem Punkt gekennzeichnet, für welchen Bericht der Punkt fällig ist 7. Meilensteine und Zeitplan [Projektplan]; [Jahresbericht]; [Zwischenbericht]; [Endbericht] 8. Wirkungen Beitrag zu den Programmzielen [Projektplan]; [Zwischenbericht]; [Endbericht] Seite 43

44 Inhaltlicher Bericht Teil A - Umfang Projektplan: max. 15 A4 Seiten Statusberichte zum Halbjahr: max. 2 A4 Seiten Jahresbericht: max. 10 A4 Seiten Zwischenberichte: Bei Strukturaufbau-Vorhaben max. 15 A4 Seiten Bei Kooperationsvorhaben max. 10 A4 Seiten Bei Josef Ressel Zentren: eigenes Dokument Seite 44

45 Inhaltlicher Bericht Teil A - Prinzipien Was ist bei der Erstellung der Jahres- und des Zwischenberichts zu beachten? Nachvollziehbar, übersichtlich, überprüfbar, nach Möglichkeit messbar Klarer Bezug zum Projektplan Darstellungsform des Projektplans beibehalten Was wurde im Vergleich zum Projektplan erreicht, was nicht? Klare Darstellung der Abweichungen zum Projektplan Warum? Konsequenzen? Muss die Planung geändert werden? Seite 45

46 Tabellenteil (Teil B) Prinzipien I Was ist bei der Erstellung des Tabellenteils zu beachten? Ist-Zahlen des vergangenen Förderungsjahres zum Stichtag (Zufluss- /Abfluss-Prinzip!) eintragen Abweichungen erläutern, allenfalls Auswirkungen auf Restlaufzeit angeben Achten Sie auf Übereinstimmung der Tabellen mit dem inhaltlichen Bericht (Teil A), gehen Sie auf allfällige Inkonsistenzen ein Seite 46

47 Tabellenteil (Teil B) Prinzipien II Was ist bei der Erstellung des Tabellenteils zu beachten? Bitte farblich hinterlegte Zellen (enthalten Formeln) nicht überschreiben Falls Sie zusätzliche Zeilen benötigen, bitte die Formeln richtig kopieren! Diverse Kontrollen eingebaut Pünktliche Abgabe der Dokumente über das ecall-system Seite 47

48 Tabellenteil (Teil B) Prinzipien III Was ist bei der Erstellung des Tabellenteils zu beachten? Umschichtungen der Kosten der einzelnen Kostenkategorien grundsätzlich möglich Umschichtungen von über 10% innerhalb der Kostenkategorien (Personalkosten und sonstige Einzelkosten) bzw. innerhalb der sonstigen Einzelkosten Personalkosten gem. Verordnung des Bundesministers für Finanzen betr. Richtlinien für die Ermittlung und Darstellung der finanziellen Auswirkungen neuer rechtssetzender Maßnahmen Abschreibungen: entsprechend dem jährlichen Wertverzehr Seite 48

49 Tabellenteil (Teil B) Prinzipien IV IST-Abrechnung Kosten und Finanzierung (Tabellenblatt 8) 1 Tabellenblatt pro Partner unterschrieben an ProjektleiterIn Stundenaufzeichnung unterschrieben vom jeweiligen ProjetkmitarbeiterIn und ProjektleiterIn Pro MitarbeiterIn Angabe der Stundenanzahl und des Stundensatzes inkl. GK pro Abrechnungszeitraum Einzelerfassung der sonstigen Einzelkosten pro Abrechnungszeitraum Kennzeichnung und eindeutige Zuordenbarkeit zum Projekt (eigener Kostenträger) Übereinstimmung der einzelnen Abrechnungssheets mit den angegebenen IST-Werten der Tabellen Prüfung durch Revision bei Partnern möglich! Seite 49

50 Tabellenteil (Teil B) Prinzipien V Endbericht = letzter Jahresbericht Prüfung des letzten Jahresbericht durch FFG-SP Zusätzlich jederzeit stichprobenartige Prüfungen durch die Revision Originale der Belege im Bedarfsfall vorzulegen bei der Prüfung vor Ort Entlastung durch die Revision ist Basis für die Endrate Seite 50

51 Tabellenteil (Teil B) - Struktur Beispiel in Excel Teil B FHplus in COIN und Josef Ressel Zentrum: Projektplan Jahresbericht Seite 51

52 Vorkehrungen für die ordnungsgemäße Erfassung des FHplus- Vorhabens (Kosten & Finanzierung) FHplus-Vorhaben Projektabrechnung = Einnahmen/Ausgabenrechnung nach Zufluss/Abflussprinzip Eigener Rechnungskreise bzw. Kostenträger, eigene Buchungskonten Belege Fakturen/Eingangsrechnungen mit Leistungsaufschlüsselung Führung von Stundenliste aller FHplus-MitarbeiterInnen (FH und Koop.partner) Abzeichnung aller Belege durch die Projektverantwortlichen Seite 52

53 Kontakt - Programmanagement FHplus in COIN Mag. Barbara Klimon 05/ Josef Ressel Zentren Barbara Kunz 05/ Seite 53

54 Kontakt - Wirtschaftliche ProgrammexpertInnen Mag. Martina Amon JRZ: OptimUns, CFD Centre FHplus in COIN: SmartRoom, AlternSLB Tel.: 05/ Mag. Martina Leopold FHplus in COIN: NewTissue, Healthy IO, MidAut, KomStroMod Tel.: 05/ Mag. Andreas Herrmann FHplus in COIN: LQG Tel.: 05/ Mag. Martina Daschl FHplus in COIN: MRC, op. Risiko, Chipdesign Tel.: 05/ Romana Bohnenstingl FHplus in COIN: Metorganic, Pub.Value, Build2Zero Tel.: 05/ Mag. Christa Meyer JRZ: Heureka! FHplus in COIN: Sub-µm-CT, IHExplorer, SteamExplo, MOmS Tel.: 05/ Seite 54

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