I.O. BUSINESS. Checkliste. Mitarbeiter-Befragung. Leistungsbereich Beratung. Gemeinsam Handeln I.O. BUSINESS

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1 I.O. BUSINESS Checkliste Mitarbeiter-Befragung Gemeinsam Handeln I.O. BUSINESS

2 Checkliste Mitarbeiter-Befragung Die Gründe für die Erhebung von Daten bei den Mitarbeitern eines Unternehmens durch die Unternehmensleitung sind vielfältig. Sie können beispielsweise auf folgende Aspekte gerichtet sein: erforderliche Verbesserungen von Produkten und Dienstleistungen denkbare Innovationen und Forschungsgebiete erzielbare Verbesserung der Kundenorientierung mögliche Steigerung von Effizienz und Produktivität stärkere Bindung von Mitarbeitern realisierbare Senkung von Kosten Doch die Befragung von Mitarbeitern ist ein zweischneidiges Schwert. Leicht kann etwa der Eindruck von hieran interessierten Kräften aufgebracht und geschürt werden, das Top-Management wisse derzeit nicht, was es tun soll. Mit Mitarbeiterbefragungen kommt obendrein stets ein Stein ins Rollen. Die Mitarbeiter stecken Zeit und Gedanken in die Beantwortung der Fragen, Erwartungen kommen auf nichts enttäuscht sie mehr, als wenn sich hiernach nichts verändert. Die Unternehmensleitung muss sich bewusst sein, dass unverzüglich einige Veränderungen in Angriff genommen und entsprechend kommuniziert werden müssen. Die vorliegende Checkliste soll Ihnen dabei helfen, alle in Verbindung mit Mitarbeiterbefragungen zu bedenkenden Punkte zu berücksichtigen. Bei dieser Checkliste handelt es sich lediglich um Gedankenanstöße und hilfreiche Punkte für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen, die in jedem Einzelfall möglichst nach entsprechender Beratung angepasst werden müssen. Jedwede Verwendung dieses Textes geschieht auf eigenes Risiko und unter jeglichem Haftungsausschluss der I.O. BUSINESS. Bitte kontaktieren Sie uns umgehend, wenn Sie sich über Fragen im Bereich der Mitarbeiterbefragung mit einem unserer Consultants austauschen möchten. I.O. BUSINESS Leistungen: Unternehmensberatung und Training Analyse der vorhandenen Instrumente und Systeme Entwicklungs- und Implementierungsunterstützung Umsetzungs- und Anwendungsbegleitung I.O. BUSINESS Engelsstrasse 6 D Wuppertal +49 (0) Alle enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Kopieren oder Nachdruck verboten; Ausnahmen nur mit ausdrücklicher Genehmigung. Das Zitieren von Auszügen kann nur gestattet werden, wenn I.O. BUSINESS als Quelle genannt wird. I.O. BUSINESS Seite 2

3 Die vorliegende Checkliste soll Ihnen dabei helfen, alle in Verbindung mit Mitarbeiterbefragungen zu bedenkenden Punkte zu berücksichtigen. Bitte ergänzen Sie die Fragen um situations- und unternehmensspezifische Aspekte. Welche Ziele wollen wir mit der Mitarbeiterbefragung erreichen? Ziel Verbesserungen von Produkten und Dienstleistungen "trifft nicht zu" (0 Pkte.) bis "trifft voll zu" (10 Pkte) Erschließbare Märkte und Marktsegmente Denkbare Innovationen und Forschungsgebiete Verbesserung der Kundenorientierung Optimierung von Prozessen / Abläufen Steigerung von Effizienz und Produktivität Heben von Mitarbeiterpotenzialen Verbesserung des Führungsverhaltens Stärkere Bindung von Mitarbeitern Erhöhung von Qualität Senkung von Kosten Verbesserungen in der Unternehmenskommunikation Erheben von Einstellungen / Werten zur Leitbilderstellung Vorbereitung einer Veränderung: Art und Umfang? Weitere Ziele: Weitere Ziele: Weitere Ziele: Weitere Ziele: I.O. BUSINESS Seite 3

4 Welche Zielgruppen unter den Mitarbeitern sollen befragt werden? gesamte Belegschaft repräsentative Stichprobe nur bestimmte Gruppen, und zwar: Welche Fragestellungen wollen wir mit Hilfe der Mitarbeiterbefragung klären? Fragestellung I.O. BUSINESS Seite 4

5 Wer wird die Leitung des Projektes übernehmen? Weitere beteiligte Projektmitarbeiter: Name Abt. Aufgaben: Name Abt. Aufgaben: Name Abt. Aufgaben: Name Abt. Aufgaben: Name Abt. Aufgaben: Name Abt. Aufgaben: I.O. BUSINESS Seite 5

6 Werden Externe (Anteilseigner, Stakeholder, Berater, Meinungsforschungsinstitute oder andere Dienstleistende) beteiligt? nein ja, und zwar: 1. Name... Erstellung des Fragebogens / Leitfadens. Aufgaben: Vorstellung bei den Mitarbeitern. Aufgaben: Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Aufgaben: Analyse, Auswertung. Aufgaben: Umsetzung von Maßnahmen. Aufgaben: 2. Name... Erstellung des Fragebogens / Leitfadens. Aufgaben: Vorstellung bei den Mitarbeitern. Aufgaben: Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Aufgaben: Analyse, Auswertung. Aufgaben: Umsetzung von Maßnahmen. Aufgaben: I.O. BUSINESS Seite 6

7 Fortsetzung: Beteiligte Externe (Anteilseigner, Stakeholder, Berater, Meinungsforschungsinstitute oder andere Dienstleistende) 3. Name... Erstellung des Fragebogens / Leitfadens. Aufgaben: Vorstellung bei den Mitarbeitern. Aufgaben: Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Aufgaben: Analyse, Auswertung. Aufgaben: Umsetzung von Maßnahmen. Aufgaben: 4. Name... Erstellung des Fragebogens / Leitfadens. Aufgaben: Vorstellung bei den Mitarbeitern. Aufgaben: Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Aufgaben: Analyse, Auswertung. Aufgaben: Umsetzung von Maßnahmen. Aufgaben: I.O. BUSINESS Seite 7

8 Zu welchen Zeitpunkten wird die Unternehmensleitung beteiligt? möglichst geringe Beteiligung, nur bei: mittlerer Beteiligungsgrad, zu folgenden Milestones: weitestgehende Beteiligung von Projektbeginn an Zu welchem über das vorgeschriebene Maß hinaus sollen die Organe der Mitbestimmung beteiligt werden? geringstmögliche Beteiligung, nach Fragebogen- bzw. Leitfadenerstellung mittlerer Beteiligungsgrad, zu folgenden Zeitpunkten: weitestgehende Beteiligung von Projektbeginn an Zu welchem Zeitpunkt werden weitere Schlüsselpersonen beteiligt? möglichst geringe Beteiligung, nur bei: mittlerer Beteiligungsgrad, zu folgenden Milestones: weitestgehende Beteiligung von Projektbeginn an I.O. BUSINESS Seite 8

9 Welche Form der Befragung ist angezeigt? standardisierter Fragebogen Online Papier Gründe: teilstandardisierter Fragebogen Online Papier Gründe: strukturiertes Interview, Gründe: teilstrukturiertes Interview, Gründe: Anmerkungen zur Methodik : I.O. BUSINESS Seite 9

10 Werden wir Anonymität gewährleisten? Ja, Gründe: Wie werden wir Anonymität gewährleisten? Nein, Gründe: Werden wir Freiwilligkeit für die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung bzw. für Beantwortung einzelner Fragen einräumen? Ja, Gründe: Nein, Gründe: Mit Hilfe welcher Software wird die Auswertung erfolgen? I.O. BUSINESS Seite 10

11 Werden wir einzelne Teilnehmermeinungen erheben oder Gruppenarbeit bzw. Workshops ("Survey-Feedback") zur Datenerhebung einberufen? Einzeln, Gründe: Workshops, Gründe: In welcher Form werden die das Projekt begleitende Kommunikation (Unternehmenskommunikation, internes Marketing) und die der Ergebnisanalyse durchgeführt? Mehrfachantworten möglich. s, Details: Briefe, Details: Verbal, Details: Intranet, Details: Faltblatt, Details: Broschüre, Details: : : : I.O. BUSINESS Seite 11

12 Womit wird sichergestellt, dass Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung zur Umsetzung konkreter Maßnahmen führen? I.O. BUSINESS Seite 12

13 Projektaufgaben und Zwischenziele 1. Vorbereitung Projektaufgabe Verantwortlich Wann / bis wann? Erl. An dem Projekt "Mitarbeiterbefragung" beteiligte und zu beteiligende Personen bestimmen Sämtliche Ziele und Fragestellungen der Mitarbeiterbefragung mit Unternehmensleitung und zu beteiligenden Schlüsselpersonen abstimmen Projektaufgaben- und Zeitplanung für das Projekt "Mitarbeiterbefragung" erstellen Im Rahmen der Mitarbeiterbefragung zu befragende Mitarbeiter-Zielgruppen auswählen Festlegen der für die Auswertung zu verwendenden Software Meinungsbildung und Entscheidung über Anonymität und Freiwilligkeit Umfang der Mitarbeiterbefragung bestimmen (vom Mitarbeiter zu investierende Zeit, Anzahl der Fragen) Geeignete Methode (oder Methoden-Mix) für die Mitarbeiterbefragung bestimmen Formen und Inhalte der Informationen der Belegschaft über das Projekt festlegen Ausformulierung der zu stellenden Fragen Instruktionen und Hinweise für den Mitarbeiterfragebogen schreiben oder Schulung der Interviewer Ende der Vorbereitung I.O. BUSINESS Seite 13

14 Projektaufgaben und Zwischenziele 2. Durchführung Projektaufgabe Verantwortlich Wann / bis wann? Erl. Ausdrucken des Fragebogens für Pretest oder Online-Dateneingabemaske und Datenspeicherung für Pretest programmieren / erwerben Pretest: Eignung des Fragebogens / Leitfadens / Online-Tools in der Praxis testen Auswertung des Pretests und Verbesserung des Fragebogens / Interviewleitfadens Endgültige Freigabe des Fragebogens / Interviewleitfadens / Eingabemaske Ggf. Vervielfältigung des Fragebogens / Interviewleitfadens Belegschaft über die Hintergründe und die Ziele der Mitarbeiterbefragung informieren, Hinweise zur Teilnahme oder Einladung zu Workshops Roll Out: Fragebögen zusenden oder Link bzw. Intranetadresse und Zugangsdaten oder Interviews durchführen oder Workshops durchführen Ggf. Erinnerung an die Teilnehmer senden Der Belegschaft für die Teilnahme und die Beantwortung der Fragen danken Ende der Durchführung I.O. BUSINESS Seite 14

15 Projektaufgaben und Zwischenziele 3. Auswertung Projektaufgabe Verantwortlich Wann / bis wann? Erl. Ggf. Dateneingabe (sofern dies nicht online durch die Teilnehmer erfolgt ist) Auswertung und Analyse der Daten Ableitung von möglichen Konsequenzen und von Handlungsempfehlungen mit Alternativen Aufbereitung der Ergebnisse für die jeweiligen Adressatenkreise Präsentationen von Ergebnissen, möglichen Maßnahmen, Handlungsempfehlungen und Alternativen Die Belegschaft über die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung und nun folgende Umsetzungsschritte informieren Ende der Auswertung Folgeaufgabe, je nach Ergebnis und Entscheidung Folgeaufgabe, je nach Ergebnis und Entscheidung Folgeaufgabe, je nach Ergebnis und Entscheidung Folgeaufgabe, je nach Ergebnis und Entscheidung I.O. BUSINESS Seite 15

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