ZA-ARC / Arbeitszeit - Archivierung Kapitel: V Sonderprogramme Bereich: X Strukturverwaltung Abschnitt: 40

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1 Programmstart und Menüaufbau Programmstart Nach der Installation von ZAıARC finden Sie die ZAARC_SV.exe im gewählten Programmverzeichnis. Das Programm kann direkt hier oder optional über eine Verknüpfung gestartet werden. Eine eventuelle Verknüpfung ist manuell für den Desktop des berechtigten Benutzers einzurichten. Der Durchführung des Programmstarts und der Programmfunktionen ist lizenzierungspflichtig. Die Lizenzierung erfolgt über eine entsprechende Freischaltung Siehe Lizenzierung. Nach dem Start des Programms erfolgt die Benutzeranmeldung analog zu der Anmeldung im ZAıARC. Berechtig für die Strukturverwaltung sind nur Benutzer, mit einer Berechtigung - Stufe >8999 und die explizit für die Strukturverwaltung definiert wurden. Siehe Einrichten Benutzer

2 Menüaufbau Nach dem Programmstart und der Benutzeranmeldung erfolgt die Anzeige des Programmmenüs. Datei: Menü mit den Funktionen für den Benutzer- und Mandantenwechsel analog zum ZAıARC Programm. Daten: In diesem Menü oder mit Symbol erhalten Sie die Funktionen für die Strukturbearbeitung Extras: siehe nächste Punkt 50.2 Extras (Voraussetzungen) Allgemein Die detaillierte Funktionsbeschreibung entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Punkten. Bei Beachtung von strukturellen und funktionellen Zusammenhängen ergibt sich folgender allgemeiner Ablauf der Strukturverwaltung. Organisatorische Vorbereitung (Voraussetzung) 1. Festlegung der Strukturverwalter in der Benutzerverwaltung, siehe Einrichten Benutzer 2. Festlegung der Anzahl und Bezeichnung der Strukturstufen 3. Festlegung von notwendigen Funktionalitäts- und Berechtigungsprofilen 4. Klassifizierung der notwendigen Benutzer im Bezug auf die Funktionalitäts- und Berechtigungsprofile In den ZAARC-SV - Einstellungen 1. Definition von Benutzergruppen für das Funktionalitäts- und Berechtigungsprofil 2. Zuweisung der Benutzer mit gleichen Funktionalitäts- und Berechtigungsanforderungen zu den betreffenden Gruppen 3. Festlegung der Bearbeitungsrechte in der Verwaltung Benutzergruppen 4. Definition der Anzahl und Bezeichnung der Strukturstufen in den Einstellungen und Aufbau der Struktur in der Strukturübersicht 5. Zuweisung von Benutzern, Fahrzeugen und Fahrern in der Strukturübersicht 6. Fertiggestellte Struktur über die Exportfunktion sichern 7. Prüfung und Freigabe der Festlegungen für ZAıARC mit der Aktivierung der Strukturverwaltung in den Einstellungen

3 Menü Extras Einstellungen (Strukturdefinition) In diesen Einstellungen werden grundsätzliche Vorgaben für die Strukturverwaltung vorgegeben. Änderungen und Löschungen von Bezeichnungen und die Änderung der Anzahl Strukturebenen sind hier möglich. Verringert sich die Anzahl der Strukturebenen, so sind die definierten Strukturen der nun nicht mehr notwendigen Stufe in der Strukturübersicht manuell zu löschen. Strukturbeispiel 1. Anzahl der Strukturebenen festlegen 2. Bezeichnung der Strukturebenen festlegen (Ebene 0 ist immer Mandantenbezeichnung) 3. Speichern der Änderungen Nach vollständiger Definition der Strukturverwaltung und Überprüfung kann mit für Strukturverwaltung/Benutzerberechtigungen aktivieren die Strukturverwaltung frei gegeben werden. Jeder nachfolgende Start des ZAıARC Programms berücksichtigt dann die getroffene Festlegung Menü Extras Benutzerverwaltung Benutzer Siehe Einrichten Benutzer

4 Benutzergruppen / Rechtezuweisung Anhand der festgelegten notwendigen Funktionalitäts- und Berechtigungsprofile werden Benutzergruppen definiert. Die Bezeichnung der Gruppen sollte den Eigenschaften der Gruppe Rechnung tragen. Anschließend erfolgen die Zuweisung der Benutzer zu den Gruppen und die Festlegung der gewünschten Funktionen zu der Benutzergruppe. Eigenschaften Anzeige und Änderung der Zuordnungen zur Benutzergruppe Neu Neuanlage einer Benutzergruppe Löschen einer Benutzergruppe (A) Funktion NEU Anlegen einer Benutzergruppe Mit dieser Funktion wird eine Gruppe definiert. Gruppe = Schlüssel; 8stellig numerisch Bezeichnung = 50stellig alphanumerisch Kurzbezeichnung Suchbegriff = 10stellig alphanumerisch (B) Funktion Eigenschaften Zuweisung von Zuweisung Rechte a) Benutzern b) (Funktions--)Rechten Zuweisung Benutzer < bewegt markierte nicht zulässige Rechte/nicht zugewiesene Benutzer in den Bereich zulässige Rechte/zugewiesene Benutzer <<< < bewegt alle nicht zulässigen Rechte/nicht zugewiesenen Benutzer in den Bereich zulässige Rechte/zugewiesene Benutzer > bewegt markierte zulässige Rechte/zugewiesene Benutzer in den Bereich nicht zulässige Rechte/nicht zugewiesener Benutzer

5 >>>> bewegt alle zulässigen Rechte/zugewiesene Benutzer in den Bereich nicht zulässiger Rechte/nicht zugewiesene Benutzer Die Markierung der zu verschiebenden Daten erfolgt wie unter WINDOWS allgemein üblich, mit der linken Maustaste. Mehrfachmarkierungen unter zusätzlicher Nutzung der STRG Taste bzw. Bereiche mit zusätzlicher (Umschalt) SHIFT Taste. Bitte beachten: 1. Benutzer können mehreren Benutzergruppen zugewiesen sein 2. Rechte können komplett, aber auch als Teilrechte z.b. Fahrzeug einfügen zugewiesen werden 3. Details zu den Rechten entnehmen Sie bitte der Beschreibung der entsprechenden ZAıARC bzw. ZAıARC SV Funktion aus dieser Dokumentation 4. Alle Änderungen werden erst nach in der Datenbank gesichert. Anlegen der Benutzergruppe Zuweisung der Benutzer Zuweisung der Rechte Übersicht zu Rechte in der Strukturverwaltung

6 Mandantenverwaltung Siehe Einrichten Mandanten Optionen Siehe Sprache 50.3 Daten - Struktur bearbeiten Formularaufbau Der Aufruf dieser Funktion erfolgt über den Menüeintrag oder den entsprechenden Button in der Funktionsleiste unterhalb des Menüs. Bezeichnung der Cursorposition in der Struktur, Erfassung bzw. Änderung der Bezeichnung jederzeit möglich. Bereichs - Register für die Stammdatenzuweisung innerhalb der Struktur. Der gewünschte Datenbereich ist zu wählen Anzeige Bereich der freien bzw. zugewiesenen Stammdaten Bereich für Strukturdefinition

7 Allgemeine Funktionen Strukturdefinition über Kontextmenü Über die Funktionen im Kontextmenü der rechten Maustaste in der linken Strukturübersicht kann die Struktur bearbeitet werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Neuer Eintrag : Strukturebene Einfg: Bezieht sich immer auf die nächste Strukturebene zur Cursorposition Strukturebene löschen Bezieht sich immer auf die aktuelle Strukturebene auf der Cursorposition. Das Löschen ist nur zulässig, wenn keine Unterstrukturen mehr vorhanden sind. Zugewiesene Stammdaten werden automatisch wieder frei und können anderen Ebenen zugewiesen werden. Struktur exportieren: Betrifft die Gesamtstruktur, geeignete Funktion zur Sicherung der Struktur für eventuellen Datenverlust (zusätzliche Datensicherung) Struktur importieren: Betrifft die Gesamtstruktur, Importiert eine zuvor exportierte Struktur, die vorhandene Definition wird ersetzt Stammdatenzuweisung Markierung und Bewegung (Zuweisung bzw. Aufhebung einer Markierung) der Daten: < bewegt markierte freie Benutzergruppen/Fahrer/Fahrzeuge in den Bereich zugewiesener Benutzergruppen/Fahrer/Fahrzeuge <<< < bewegt alle freien Benutzergruppen/Fahrer/Fahrzeuge in den Bereich zugewiesener Benutzergruppen/Fahrer/Fahrzeuge > bewegt markierte zugewiesene Benutzergruppen/Fahrer/Fahrzeuge in den Bereich freie Benutzergruppen/Fahrer/Fahrzeuge >>>> bewegt alle zugewiesenen Benutzergruppen/Fahrer/Fahrzeuge in den Bereich freie Benutzergruppen/Fahrer/Fahrzeuge Die Markierung der zu verschiebenden Daten erfolgt, wie unter WINDOWS allgemein üblich, mit der linken Maustaste. Mehrfachmarkierungen unter zusätzlicher Nutzung der STRG Taste bzw. Bereiche mit zusätzlicher (Umschalt) SHIFT Taste. Die Zuweisung von Stammdaten und Benutzern kann nur immer zu einer Strukturebene erfolgen. In der Regel erfolgt dies jeweils in der letzten Ebene eines Strukturzweiges. Aber auch in übergeordneten Ebenen kann eine Zuordnung erfolgen. Sollten Ihnen Stammdaten für eine Zuweisung nicht zur Verfügung stehen, dann prüfen Sie bitte in den ZAıARC Stammdaten die Erweiterte Gruppierung im Register Organisation. Die Zuweisung von Benutzergruppen zu einer übergeordneten Strukturebene gilt mit allen Rechten auch für die nachfolgenden Ebenen des Strukturzweiges.

8 Definition Struktur Positionieren Sie die Maus in die Strukturübersicht an die Stelle, an der ein neuer Eintrag hinzugefügt bzw. ein alter Eintrag gelöscht werden soll. Neue Einträge werden immer in der Struktur unterhalb markierter Strukturebenen angelegt. Gelöscht können nur markierte Struktureinträge werden, die keine Zuweisungen in der nächsten Ebene haben. Die Funktion wird dann nicht aktiv, wenn Zuweisungen vorhanden sind. Wählen Sie einen Neuen Eintrag, so sind dann die Details zu erfassen. Die Angabe eines Kürzels ist optional. Gleiche Funktionalität dient zur Änderung von vorhandenen Detailangaben. Änderungen sind mit zu quittieren. Alle Änderungen werden mit in der Datenbank gesichert Zuweisung Fahrzeug Wählen sie den Bereich aus dem Fahrzeuge verschoben werden sollen. Markieren Sie die gewünschten Fahrzeuge Wählen Sie die Funktion zum Bewegen der Daten. Die Änderungen werden mit in der Datenbank gesichert. Die Erweiterten Gruppierungen im Register Organisation werden gleichzeitig aktualisiert.

9 Zuweisung Fahrer Wählen sie den Bereich aus dem Fahrer verschoben werden sollen. Markieren Sie die gewünschten Fahrer Wählen Sie die Funktion zum Bewegen der Daten. Die Änderungen werden mit in der Datenbank gesichert. Die Erweiterten Gruppierungen im Register Organisation werden gleichzeitig aktualisiert Zuweisung Benutzer 1. Wählen sie den Bereich aus dem Benutzer verschoben werden sollen. 2. Markieren Sie die gewünschten Benutzer 3. Wählen Sie die Funktion zum Bewegen der Daten. Die Änderungen werden mit in der Datenbank gesichert Whitelist und Strukturverwaltung Bei aktiver Whitelist und Strukturverarbeitung sind folgende Verarbeitungsschritte zu beachten und in der täglichen Arbeit zu berücksichtigen. 1. Autoimport stellt nicht Mandanten zugewiesene Stammdaten (Fahrer- und Fahrzeuge) in die Whitelist zu Mandant 0 ein. 2. Die Whitelist Bearbeitung erfolgt durch den in der Strukturverwaltung berechtigten Benutzer. 3. In der Strukturverwaltung sind dann nach Speicherung der Stammdaten noch nicht zugewiesene Fahrer und Fahrzeuge in der Struktur zuzuweisen.

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