DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagement mit Erfolgsgarantie?

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1 Einerseits versuchen Unternehmen Kundenerwartungen zu erfüllen oder sogar zu übertreffen, andererseits müssen Kosten dauerhaft reduziert werden. Ganz unabhängig von der Größe und Branche eines Unternehmens müssen sie diesen Spagat alle meistern. Mit Hilfe eines Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001 kann eine solche Gratwanderung gelingen. Demnach müssen Prozesse und deren Wechselwirkungen systematisch erfasst, um anschließend beherrscht zu werden. Es werden höchste Qualität gewährleistet und Kosten durch Fehlerprävention vermieden. DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagement mit Erfolgsgarantie? Über Unternehmen in Deutschland sind bereits nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert, davon rund 5000 in Baden-Württemberg. Mit mehr als einer Million Zertifizierungen weltweit gilt sie als führende Norm für Qualitätsmanagementsysteme sowie als Grundlage für den stetigen Verbesserungsprozess des unternehmensinternen Qualitätsmanagementsystems. Außerdem gilt sie als bedeutendste Norm der von der internationalen Normenorganisation (ISO) veröffentlichte Reihe DIN EN ISO 9000 ff. und dient als Grundlage für Betriebe der Lebensmittelbranche für ähnliche Ansätze wie beispielsweise in der ISO oder der EN 9100 in der Luft- und Raumfahrtindustrie. Die ISO 9001 setzt die Anforderungen für ein Qualitätsmanagementsystem fest, die von Unternehmen auszuführen sind, damit Kundenerwartungen sowie Anforderungen an die Produkt- bzw. Dienstleistungsqualität erfüllt werden. Das Qualitätsmanagement etabliert sich somit zu einem bedeutenden Instrument zur Optimierung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens. 1

2 Vor allem auf Kundenseite ist eine hohe Leistungsfähigkeit gefragt: Viele Kunden verlangen eben dies von ihren Lieferanten um das Risiko, ein minderwertiges Produkt oder eine minderwertige Dienstleistung zu erwerben, zu minimieren. Die Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001 verkörpert diesen Optimierungsdrang. Der Qualitätsgedanke ist dabei fest verankert. Das Unternehmen ist in der Lage Kundenanforderungen zu erfüllen oder zu übertreffen. Das schafft Vertrauen und steigert die Kundenzufriedenheit. Revision der DIN EN ISO 9001: Mehr als eine Änderung auf dem Papier Ende 2015 ist es soweit. Eine neue Version der Norm DIN EN ISO 9001 wird veröffentlicht. Nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifizierte Unternehmen haben nach der Veröffentlichung der Normrevision 3 Jahre Zeit um ihr Qualitätsmanagement der neuen Norm anzupassen. Im Wege der neuen Revision 2015 werden die Normen der DIN EN ISO 9001:2015 und ISO in die sogenannte High Level Structure überführt. Dies sorgt für formale Einheitlichkeit. Die strukturellen Änderungen umfassen dabei beispielsweise die Festlegung einer einheitlichen Formalstruktur: Ersteller von Normen für Managementsysteme sollen in Zukunft eine einheitliche Kapitelstruktur, Gliederung, Textbausteine sowie Terminologie verwenden. Dies stellt sowohl eine erhöhte Kompatibilität für integrierte Managementsysteme als auch eine erleichterte Implementierung von neuen Normen sicher. Inhaltliche Änderungen von der Unternehmensstruktur bis zur Unternehmensführung Die neue Norm legt einen stärkeren Fokus auf den prozessorientierten Ansatz als ISO 9001:2008. Unternehmen müssen vor dem Hintergrund eines prozessorientierten Managementansatzes Prozesse sowie deren Reihenfolge und Wechselwirkungen klarer definieren und neben Inputs, Outputs, Wechselwirkungen und Verantwortlichkeiten ergänzend Leistungskennzahlen festlegen. Des Weiteren liegt ein Schwerpunkt für die Unternehmen darin, das Unternehmensumfeld, insbesondere die Stakeholder und die Marktentwicklung, stärker im Blick haben. So sollten sich Unternehmen beispielsweise zukünftig die Frage stellen, welche Erwartungen relevante interessierte Parteien an das Unternehmen sowie an das Qualitätsmanagementsystem haben. Der neue Ansatz erfordert von den Unternehmen auch eine Bestimmung der Chancen und Risiken im Rahmen eines Risikomanagements. Die erfassten Risiken werden bewertet. Somit können entsprechende Handlungsempfehlungen im Umgang mit Risiken entwickelt werden. Durch ein Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 werden Risiken also nicht nur erfasst sondern beherrscht. Weitere Neuerungen wurden ferner beispielsweise in der Führung vorgenommen. Die neue Regelung legt Wert auf eine stärkere Verantwortung des Managements für das Qualitätsmanagement. Aber auch Bereiche wie die Ressourcen oder Informationsdokumentation sind von der Normänderung betroffen. 2

3 Zu teuer und bürokratisch? Warum ISO weit mehr als ein Siegel auf dem Papier ist Nicht unerwähnt bleiben sollte an dieser Stelle, dass der Erwerb eines ISO Gütesiegels mit teilweise hohen Kosten verbunden ist. Allerdings steht den dafür anfallenden Kosten ein erheblicher Nutzen gegenüber. Steigerung der Prozessleistung und Gewinne Kernprozesse des Unternehmens werden definiert und standardisiert. Dadurch wird beispielsweise neuen Mitarbeitern die Einarbeitung erheblich erleichtert. Eine permanente Dokumentation und Dokumentenlenkung in Verbindung mit hochwertigem Wissensmanagement senkt den Informationsverlust und die damit verbundene aufwändigere Einarbeitung in die Arbeitsabläufe von neuem Personal. Nicht zuletzt stellt die Weitergabe dieser Ressourcen einen erheblichen Vorteil bei einer hohen Fluktuationsrate dar. Menschen machen Fehler ISO verhindert sie Durch die Einführung von Systemen zur kontinuierlichen Verbesserung werden überflüssige Arbeitsschritte und Ressourcen eingespart. Aber auch Optimierungspotential wird fortlaufend identifiziert und Fehler vermieden. Durch die Einführung von Kennzahlen werden Potenziale und Verluste operationalisiert und transparent gemacht. Teuren Schäden wird durch die Ausrichtung auf eine hohe Produktqualität und damit auf die kontinuierliche Überprüfung von Systemen sowie einem zielgerichteten Risikomanagement vorgebeugt. High Performance durch Chancenverwertung Im Rahmen eines systematischen Chancenmanagements werden temporär auftretende Chancen erfasst und bearbeitet, wodurch große Möglichkeiten für das Unternehmen entstehen um die eigene Performance zu steigern. Zeigen was man hat Und ein Vorteil, der sofort ins Auge fällt: Das Qualitätssiegel als Symbol der Qualitäts- und Kundenorientierung kann die Reputation eines Unternehmens positiv beeinflussen und im Marketing hervorgehoben werden. Dies fördert eines der wichtigsten Ziele für das Unternehmen: Kundenvertrauen. Die Zertifizierung stellt demnach nicht nur ein formelles Gütesiegel dar, sondern hat einen nachhaltigen Einfluss auf die Erfolgschancen des Unternehmens. 3

4 Praxistipp: Wie können Sie Ihr Unternehmen zertifizieren lassen? Die Zertifizierung nach der ISO Norm erfordert eine umfangreiche Überprüfung durch einen Auditor. Eine eingehende Vorbereitung ist erforderlich um unnötige Kosten zu sparen. Daher ist die externe Unterstützung von Experten von Vorteil. Nach folgender Vorgehensweise wird dabei vorgegangen: Zunächst werden bestehende Prozesse durch eine Bestandsaufnahme der aktuellen Dokumentation transparent gemacht und mit der sogenannten GAP-Analyse, einer Analyse zwischen aktuellem System und normkonformem System, tiefgründig beleuchtet. Erfasste Nichtkonformitäten gilt es anschließend umzusetzen und Prozesse, Aufzeichnungen und Dokumente normkonform zu dokumentieren. Um eine langfristige Anpassung des Systems zu gewährleisten, müssen Mitarbeiter sowie die Führungsebene des Unternehmens geschult werden. Damit die langfristige Umsetzung der neuen Konformitäten sichergestellt ist, muss im Zeitraum zwischen dem vergangenen und dem kommenden Audit eigens ein internes Audit vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden. In einem Voraudit werden letzte zu behebende Diskrepanzen identifiziert, bevor das anstehende Zertifizierungsaudit durchgeführt wird, welches das Qualitätsmanagementsystem überprüft und die Pflege sicherstellt. Sie möchten die Qualität Ihres Produktes mit einem Audit rechtlich sicherstellen und interessieren sich tiefergehend für die Vorgehensweise? Das Junior Business Team veröffentlich noch dieses Jahr ein White Paper zur direkten Ausführung der notwendigen Prozesse anhand eines Beispiels zu unserer Beratungsleistung. Bleiben Sie informiert. Mehr über das JBT erfahren! Vertiefende Quellen htttp://www.tuv.com/media/germany/60_systeme/event/iso-9001-revision_neuerungen_tuv_rheinland.pdf Überblick über die Neuerungen der Revision ISO 9001:2015 4

5 Ihr Ansprechpartner zum Thema Margarita Martens Consultant Mobil: / Ihr Ansprechpartner zum JBT Andreas Hauschke JBT studentische Unternehmensberatung UG (haftungsbeschränkt) Steckfeldstr. 1, Stuttgart Tel.: +49 (0) 176 /

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