Best Sourcing für die IT

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1 Best Sourcing für die IT Nachhaltige Make- and/or Buy-Entscheidungen für Ihre IT. Von der Strategie bis zur Umsetzung. Helbling Management Consulting Achieving Business Excellence Together Technik Management Consulting Corporate Finance Beratung + Bauplanung IT-Solutions Aarau Bern Lausanne Wil SG Zürich Düsseldorf Eschborn-Frankfurt München Stuttgart Cambridge MA Schanghai

2 IT-Wertschöpfung und Sourcing IT-Wertschöpfung und Kosteneffizienz stehen im Mittelpunkt Der erfolgreiche Betrieb der IT wird als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt. Erwartet werden ausgeprägte Kundenorientierung, optimale Geschäftsprozessunterstützung, hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, und das alles zu geringen IT-Kosten. Die Messlatte für den Erfolg des IT- Managements ist ein aktiver und messbarer Beitrag zur Unternehmenswertschöpfung. Die nachhaltige Unterstützung der aktuellen und zukünftigen Geschäftsmodelle ist eine wesentliche Herausforderung. Um in einem dynamischen Umfeld einen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg leisten zu können, muss die IT eine hohe Beratungs- und Lösungskompetenz besitzen und schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren, um handlungsfähig zu bleiben. Das aktive Anforderungsmanagement ist hierbei von hoher Bedeutung. Die IT-Kunden erwarten die benötigten Leistungen in optimaler Qualität zum richtigen Zeitpunkt. Sichergestellt werden kann dies durch eine effektive IT-Governance. Best Sourcing Best Sourcing steht für konsequente Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen. Hierfür ist eine hinreichende Bewertung der IT-Wertschöpfung erforderlich. Helbling berät seine Kunden auf Basis des Sourcing Lifecycle. Dieser beschreibt den gesamten Zyklus des Sourcing von der Entwicklung der Sourcing-Strategie über die Sourcing-Entscheidung, von der Angebotsanalyse und den Vertragsverhandlungen über die Implementierung, das Provider Management bis hin zur neuerlichen Frage der bestmöglichen Sourcing- Option am Ende der Vertragslaufzeit. Ausgangspunkt ist die Bewertung der IT-Leistungen im Hinblick auf ihr Sourcing-Potenzial. Mehrheitlich ist dieses Potenzial in der IT-Supply zu finden. Outsourcing-geeignete Leistungen werden identifiziert, entsprechend den Oursourcing- Möglichkeiten als Paket neu strukturiert und definiert. Anschließend wird die benötigte Best Sourcing hat häufig ihren Fokus in der IT-Supply Erwartungen an die IT Servicequalität sowie Mess- und Vergleichbarkeit für eine Ausschreibung ermittelt. In jedem Fall sind Maßnahmen umzusetzen, um die Sourcingfähigkeit der IT-Leistung vor der Auslagerung sicherzustellen gemäß dem Leitsatz clean your house before inviting guests. Durch dieses bewährte Vorgehen wird im Sinne einer Sourcing-Strategie die IT ganzheitlich betrachtet. Ziele von Best Sourcing sind: ææ Transparenz der Leistungserbringung, ææ Planbarkeit, Stabilität und Flexibilisierung der Kosten sowie ææ eine adäquate Leistungsqualität, ææ etablierte Governance- und Demand-Prozesse als Basis. Für eine leistungsfähige IT spielt es schlussendlich eine untergeordnete Rolle, ob die Leistungen intern oder extern erbracht werden. Lösungsszenario «Effektivität «Wertschöpfung «Lösungskompetenz «Kosteneffizienz «Lösungsorientierung «Kundenorientierung «Proaktivität IT- Demand Governance Best Practice IT IT- Supply = Outsourcing

3 Chancen und Risiken beim Outsourcing Auslöser für Outsourcing Neben der Kostenbetrachtung gibt es strategische sowie organisatorische Aspekte, die das Thema IT-Outsourcing treiben. Doch nicht für alle Zielsetzungen ist Outsourcing die einzige richtige Antwort. Alternativen können das Reengineering von IT-Prozessen, die interne Optimierung von IT-Kosten und -Leistungen und die grundlegende Neuausrichtung der IT sein. Risiko Flexibilität Qualität Kosten Auslöser/Risiko æ Kostenexplosion æ Unklare Kostensituation æ Komplexität æ Veraltete, heterogene IT æ Qualitätsbeeinträchtigungen æ Ressourcenengpässe æ Verkrustete Strukturen æ Flexibilität für neue Geschäftsmodelle æ IT-Compliance-Anforderungen æ IT-Sicherheitsanforderungen Erwartung/Chance æ Kostentransparenz æ Stabile, planbare Kosten æ Kostenvariabilisierung æ Standardisierung æ Definierte Leistungen æ Beherrschbare Technik æ Abbau von Ressourcen-Engpässen æ Spezialistenwissen æ Skalierbarkeit æ Konzentration auf das Kerngeschäft æ Einhaltung der Anforderungen an Sicherheit und Compliance Häufige Probleme Nur die gründliche und professionelle Durchführung des Outsourcing- Prozesses sichert das Erreichen der damit verbundenen Ziele ab. Zahlreiche Outsourcing-Vorhaben enden aufgrund mangelnder Übersicht, Erfahrung und Berücksichtigung der Risiken mit einer unangenehmen Überraschung. Idee Euphorie Umsetzung Outsourcing in der Krise Verwunderung Ursachen für diesen negativen Verlauf sind meist ææ ungenügende Leistungsspezifikationen, ææ unklare Verantwortlichkeiten, ææ geringe Flexibilität in den Verträgen, ææ inadäquate Preismodelle und ææ mangelhaftes Providermanagement auf Kundenseite. Desillusion Einsicht Kosten Know-how & Transparenz Motivation Rollback Know-how- und Motivationsverlust sowie steigende Kosten sind die Folge. Zusätzlich werden schon zu Beginn des Prozesses wesentliche Fehler begangen: ææ Die unternehmerische Relevanz kommt in der Sourcing-Entscheidung häufig zu kurz. ææ Der Aufwand für den Evaluationsund Verhandlungsprozess wird häufig unterschätzt. ææ Das Provider- und Integrations- management wird vernachlässigt. ææ Der Ausstieg ist in den Verträgen oft nur unzureichend oder gar nicht geregelt. ææ Die eigene Verantwortung für einen effektiven und effizienten Sourcing- Prozess wird auf den Provider übertragen. Chancen und Risiken Zielsetzungen, Erwartungen und Erfolgswahrscheinlichkeiten müssen auf Grundlage der zu erwartenden Chancen und Risiken bewertet und überprüft werden. Die Hauptchancen liegen in der Konzentration auf das Kerngeschäft und der Senkung der Betriebsrisiken. Dem stehen Risiken durch erhöhte Abhängigkeit, ein potenzieller Kontrollverlust und eine oft unflexible Zusammenarbeit mit dem Provider entgegen. Chancen «Minimierung der Betriebsrisiken «Konzentration auf das Kerngeschäft «Entlastung des Managements «Erhöhung der Skalierbarkeit «Nutzung zusätzlicher Fähigkeiten und Fertigkeiten «Reduzierung und Variabilisierung der IT-Kosten «Erhöhung der Umsetzungsgeschwindigkeit Sourcing- Entscheidung Risiken «Erhöhung der Abhängigkeit von Lieferanten «Verringerung der Flexibilität «Kostensteigerung «Kontrollverluste «Hoher Steuerungsaufwand «Know-how-Verlust «Suboptimale/nicht bedarfsgerechte Leistungen «Schwierige Partnerbeziehung «Unzureichende Haftung des Dienstleisters

4 Erfolgreiches IT-Sourcing Outsourcing ist nicht gleich IT-Kostensenkung Rahmenvertrag Beim Outsourcing steht der Wunsch nach Kostensenkung meist an erster Stelle. In der Praxis halten viele Outsourcing- Vereinbarungen diesem Anspruch aber nicht stand. Am Ende des Tages steigen die IT-Kosten, während Qualität und Flexibilität der IT-Leistungen nicht den Erwartungen entsprechen. Erfolgreiches IT-Sourcing zeichnet sich da durch aus, dass die erbrachten IT-Leistungen ææ den Anforderungen des Kunden entsprechen, ææ zu marktgerechten Preisen erbracht werden, wobei diese regelmäßig überprüft und justiert werden, ææ bei Änderungen des Bedarfs auf Kundenseite flexibel angepasst werden können, ææ jederzeit an andere Dienstleister übertragen werden oder in den Eigenbetrieb überführt werden können, ææ durch das eigene Providermanagement beurteilbar bleiben. Dies alles gelingt nur dann, wenn der Rahmenvertrag die Interessen des Kunden festigt und die einzelnen Leistungen eindeutig in den Leistungsscheinen beschrieben sind. Wesentliche Elemente sind hierbei die Service-Level-Agreements, welche die zu erbringende Service-Qualität für jede Leistung festlegen. Rahmenvertrag Zwischen Inhalt 1 Definitionen Und 2 Vertragsgegenstand, gege Anlagen Stichtag 3 Erbringung von IT-Leistungen Anlage 1: Leistungsgrundlagen, Über den IT-Betrieb I. Erbringung der I. LeistungenMessung der Leist. 4 Leistungen Anlage 2: Leistungsempfänger 5 Beistellungen und Anlage Mitwirkungen 3: Eigentumsübergang 6 Betriebshandbuch 7 Weiterentwicklungen entwic n Reporting II. Überleitung des Betriebs III. Beendigung des Vertrags Applications / Server 1-N SAP Systems SLA-Category Production 1 Production 1 Test, Consolidation 3 Datawarehouse Production 2 Test, Consolidation 3 Other Applications SLA-Categories SAMBA Production Server 2 System 27 System 3 operation times SuperOffice 3 MFA Service 3 times (availability of support) PICS 3 Trading Systems Maintanance times 3 upon announcement Leistungsscheine Leistungsschein Für die Erbringung von IT-LeistungenLeistungsschein zwischen Für die Erbringung von IT-Leistungen Und zwischen Leistungsmodul No. 11 Rechenentrumsbetrieb Und Leistungsmodul No. 12 On-Site-Support Leistungsschein für die Erbringung von IT-Leistungen zwischen und Leistungsmodul No. 12 On-Site-Support Docuware 3 Service response time 15 min. 15 min. 15 min. 15 min. Other Servers Overall systems Citrix Server availability 1 p.m. Office Communication System response times (only SAP) / Exchange Servers 1 File Servers Backup 2 frequency Other Servers Max. number of system breakdown p.m. Max. System downtime p.m. SLA-Category 1 (Busines Critical) + Rufbereitschaft 7 Tage in Total max 2h p.m. max. 10h/quarter SLA-Category 2 (Standard Plus) + Rufbereitschaft 7 Tage in Total max 2h p.m. max. 10h/quarter SLA-Category 3 (Standard) in Total 2h p.m. max. 30h/quarter SLA-Category 4 (Economy) in Total 2h p.m. max. 30h/quarter 99,3% 99% 98% 97% 90% of all dialogtransactions online daily 1 x offline p.w 6 generations 80% of all dialogtransactions online daily 1 x offline p.w 6 generations 80% of all dialogtransactions online daily (incremental) 1 x offline p.m. (full) 80% of all dialogtransactions 2 x p.w h 4h 8h 24h

5 Unser Leistungsangebot Es reicht nicht, die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Outsourcing-Variante zu treffen, Angebote einzuholen und hierfür Preisverhandlungen zu führen. Es muss Ziel sein, IT-Leistungen zu attraktiven Kosten, benötigter Qualität, notwendiger Flexibilität hinsichtlich Skalierung und unterstützter Geschäftsmodelle mit beherrschbaren Risiken bereitzustellen. potenziale sowie Chancen und Risiken der verschiedenen Sourcing-Varianten. Eine fundierte Entscheidung für die optimale Sourcing-Variante ist damit sichergestellt. Unsere erfahrenen Berater begleiten Sie durch den gesamten Sourcing-Prozess, von der Strategiedefinition bis zur operativen Umsetzung. Mit unserer Erfahrung und Unabhängigkeit stellen wir sicher, dass Ihre Ziele und Interessen im Mittelpunkt dieses Prozesses stehen und ein schneller und nachhaltiger Erfolg erreicht wird. Unsere Beiträge zu Ihrem Projekterfolg sind: Sourcing-Strategie ææ Anforderungsermittlung und Sourcing- Strategie: Wir definieren mit Ihnen die benötigten Leistungen in der benötigten Qualität und die wirtschaftlich und strategisch sinnvollen Sourcing-Optionen werden von uns gegenübergestellt. ææ Sourcing-Entscheidung: Wir unterstützen Sie bei der Entscheidung Ihrer optimalen Sourcing-Option durch fundierte Entscheidungsgrundlagen. Provider Management Betrieb Transition Ausstieg Beendigung Angebotsanalyse Vertragsverhandlung Sourcing Lifecycle Die Berater von Helbling verschaffen Ihnen schnell Transparenz über Einspar- Sourcing- Analyse Sourcing-Strategie Sourcing- Entscheidung Ausschreibung Evaluierung und Verhandlung Evaluierung und Verhandlung ææ Ausschreibung und Anbieterauswahl: Wir gestalten und steuern den gesamten Ausschreibungsprozess und senken Aufwand und Durchlaufzeit durch unsere erprobten Checklisten, Leistungs- und SLA-Kataloge. ææ Vertragsabschluss: Unsere Vorlagen sichern eine gute Verhandlungsposition und tragen wesentlich zum Verhandlungserfolg bei. Provider Management ææ Transition Management: Unsere Umset- zungserfahrungen aus vielen Projekten sichern die reibungsarme Überführung beim Outsourcing, beim Providerwechsel oder beim Insourcing. ææ Betrieb: Wir unterstützen Sie bei der aktiven Provider-Steuerung innerhalb der Betriebsphase. Netzwerk ææ Das Helbling-Netzwerk zu Unter- nehmen, Entscheidern und Workgroups in vielen Branchen ist eine Plattform für den Erfahrungs- und Informationsaustausch.

6 Ihr Partner für IT-Sourcing Helbling Management Consulting ist die Beratungsgesellschaft für maßgeschneiderte, zukunftssichernde Lösungen für mehr Profitabilität und höhere Wettbewerbsfähigkeit. Wir differenzieren uns durch die Integration von Management-, Technologie- und betriebswirtschaftlichem Know-how sowie durch eine hohe Umsetzungsorientierung. Mit unserem Dienstleistungsangebot erarbeiten wir innovative und nachhaltige Lösungen zur strategischen Unternehmensentwicklung, zur Ertrags- und Produktivitätssteigerung, zum Innovations- und Technologiemanagement, zur Operational Excellence sowie zu Business & IT. Unsere Kunden profitieren von den technologisch-betriebswirtschaftlichen Kompetenzen der gesamten Helbling Gruppe. Helbling Management Consulting GmbH Mergenthalerallee 77 D Eschborn Telefon Telefax Helbling Management Consulting GmbH Leonrodstraße 52 D München Telefon Telefax Helbling Management Consulting AG Hohlstrasse 614 CH-8048 Zürich Telefon Telefax