Die IuK-Strategie auf Basis ITILv3

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1 1 5. FIT-ÖV V am 9.2. in Bochum Die IuK-Strategie auf Basis ITILv3 Brigitte Riedl Bayerisches Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen (StMAS) Winzererstraße 9 D München Jürgen Breithaupt Steria Mummert Consulting AG Domagkstraße 34, D München

2 Gliederung Das StMAS und seine Aufgaben Ausgangsituation IT-Strategie und egovernment in Bayern IuK im Ressort StMAS Das Projekt IuK-Strategie Vorgehensmodell zur IT-Strategieentwicklung Erfolgsfaktoren

3 Gliederung Das StMAS und seine Aufgaben Ausgangsituation IT-Strategie und egovernment in Bayern IuK im Ressort StMAS Das Projekt IuK-Strategie Vorgehensmodell zur IT-Strategieentwicklung Erfolgsfaktoren

4 Das StMAS und seine Aufgaben Bayerisches Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen (StMAS) von der Hilfe für werdende Mütter bis zur menschenwürdigen Versorgung Pflegebedürftiger von der Kinderbetreuung bis zur Produktsicherheit von der Arbeitsmarktpolitik bis zur Gleichstellung von Frauen und Männern von der Familienpolitik bis zur Förderung von Menschen mit Behinderung von der Politik für Senioren bis zur Unterbringung von Asylsuchenden von Fragen des Arbeitsschutzes bis zur Sozialhilfe, der Jugendhilfe, der Integration von Aussiedlern usw

5 Das StMAS und seine Aufgaben Behörden & Gerichte im Geschäftsbereich des StMAS Arbeitsgerichtsbarkeit Haus des Deutschen Ostens Landesbeauftragter Sozialgerichtsbarkeit Staatsinstitute Verwaltungsschule Zentrum Bayern Familie und Soziales Beispiel: Arbeitsgerichtsbarkeit in Bayern

6 Gliederung Das StMAS und seine Aufgaben Ausgangsituation IT-Strategie und egovernment in Bayern IuK im Ressort StMAS Das Projekt IuK-Strategie Vorgehensmodell zur IT-Strategieentwicklung Erfolgsfaktoren

7 CIO-Stabstelle Franz Josef Pschierer Quelle:

8 Organisationsmodell zur strategischen Steuerung der IuK im Freistaat Bayern

9 Gliederung Das StMAS und seine Aufgaben Ausgangsituation IT-Strategie und egovernment in Bayern IuK im Ressort StMAS Das Projekt IuK-Strategie Vorgehensmodell zur IT-Strategieentwicklung Erfolgsfaktoren

10 IuK im Ressort StMAS Geschäftsbereich StMAS Beschäftigte an verschiedenen Standorte IT-Organisation Ministerium Zentrum Bayern Familie und Soziales Arbeits- und Sozialberichtsbarkeit Verwaltungsschule der Sozialverwaltung Haus des Ostens Staatsinstitut für Frühpädagogik Staatsinstitut für Familienvorschung IT-Betrieb: Dezentrale IT-Betriebsorganisation mit regional verteilten Betriebsstätten Typ I Service Provider*: Intern Business Function ZBFS-IVZ: Softwareentwicklung, Bereitstellung der Host-Verfahren, Datenbankverwaltung und Benutzerservice Typ II Service Provider*: Intern Shared Service Unit AKDB: Großrechnerbasierte Verfahren (z.b. Förderwesen, Personaldatei, Registratur StMAS etc.) RZ-Nord: Fachverfahren (z.b. ESF Bayern, imvs, CARIB, ELDORA ZBFS etc.) RZ-Süd: Fachverfahren (z.b. Erziehungsgeld Online Antrag, ServiceLogin, ELDORA StMAS etc.) Typ III Service Provider*: Extern External Service Provider Standardanwendungen und 66 Fachanwendungen * entsprechend ITIL v3

11 Gliederung Das StMAS und seine Aufgaben Ausgangsituation IT-Strategie und egovernment in Bayern IuK im Ressort StMAS Das Projekt IuK-Strategie Vorgehensmodell zur IT-Strategieentwicklung Erfolgsfaktoren

12 Aufgabenstellung an das Projekt: IuK-Strategie Projekt: Konzeption einer künftigen IuK-Strategie im Ressort StMAS Analyse der derzeitigen Situation im Geschäftsbereich. Festlegung künftiger Anforderungen und Leistungsniveaus einschließlich Bewertung der derzeitigen Situation. Neukonzeption der IuK-Strategie. Erstellung von Umsetzungsvorschlägen der Neukonzeption

13 Projektorganisation AG Auftraggeber CIO Org. Bayern IuK- Strategie Board LA PL Lenkungsausschuss Projektleitung Hauptpersonalrat Hauptrichterräte Datenschutzbeauftragter IT-Sicherheitsbeauftragter Projektbüro KTE KTI KAT VV SPT Steria Mummert Consulting Steria Mummert Consulting StMAS IT-Kunden/ Anwenderteam IT-Service Provider Team Kernteam Extern Kernteam Intern Kunden und Anwender Team Verfahrens Service Provider Team Verantwortliche

14 Gliederung Das StMAS und seine Aufgaben Ausgangsituation IT-Strategie und egovernment in Bayern IuK im Ressort StMAS Das Projekt IuK-Strategie Vorgehensmodell zur IT-Strategieentwicklung Erfolgsfaktoren

15 Steria Mummert Consulting AG Steria Mummert Steria international Berlin Düsseldorf Frankfurt Hamburg Köln Leipzig München Münster Wien 242 Mio. Umsatz in Mitarbeiter in 2008 Top-10 IT Dienstleister in Europa Mitarbeiter ,76 Mrd. Umsatz 2008 Complementary Industries Teleo Banking 6% Utilities 7% 9% 19% 44% Public Services 15% 244 Insurance

16 Themenfelder IT-Strategie Themenfelder Organisation Service Management Architektur Beschaffung Monitoring/ Reporting Sicherheit Softwareengineering Personalwesen Aufbau-/Ablauf- Organisation Strukturen/ Kompetenzen/ Zuständigkeiten Schnittstellen, Bereiche und Prozesse Standorte Unternehmenskommunikation (intern / extern) Compliance & Risk Controlling PM SM-Prozesse Rollen / Funktionen/ Verantwortlichkeiten Business Services IT Services SLA s/ola s/uc s Supplier Management Facharchitektur - Prozesse - Datenmodell - Objektmodell Anwendungs - architektur - Individual -SW - Standard-SW - Daten SW-Architektur Systemarchitektur - Systemmgnt. -Systemservices - Middleware - Kommunikation -Betriebssystem - Infrastruktur Make or Buy Fertigungstiefe Personal Prozesse Software Hardware Dienstleistungen - Callcenter -RZ - Betriebssupport - Entwicklung - Wartung - Help Desk -etc. Sammlung, Auswertung, Darstellung von Daten Business Intelligence: Analyse, Scorecarding, Reporting Planung und - Prognose Konsolidierung Performance Management (KPI s, Scorecards) Balanced Scorecarding Datenschutz - Verfügbarkeit - Integrität - Authentizität Datensicherheit -Ausfall -Verlust -Backup gesetzliche Aspekte Entwicklungs - umgebungen Entwicklungs - methoden Entwicklungs - werkzeuge Vorgehensmodell für die AE Testverfahren Anforderungsmanagement Personalentwicklung Personalrecruiting Mitarbeiterbindung Skill-Management Wechselwirkungen

17 Fünf-Phasen-Modell der IuK-Strategieentwicklung. 1. Ausrichtung (strategischer Rahmen) 2. Ist-Analyse 3. Zieldefinition 4. Neukonzeption 5. Umsetzung Arbeitspakete: Arbeitspakete: Arbeitspakete: Arbeitspakete: Arbeitspakete: AP 01 Projektinitialisierung AP 02 IT strategische Grundlagen AP 03 Standortbestimmung StMAS AP 04 IT-Vision & IT-Leitlinien AP 05 Aufgaben IT-Betrieb / IT-Services AP 06 Leistungsumfang / -niveau Services AP 07 Betriebsprozesse AP 08 Schnittstellen Rechenzentrum (RZ) AP 09 Anforderungen IT-Betrieb AP 10 Zielsystem AP 11 Ist/Soll-Vergleich AP 12 Künftige Aufgaben IT-Betrieb / IT-Services AP 13 Künftige Betriebsprozesse AP 14 Künftige Schnittstellen RZ AP 15 Anforderungen RZ bzgl. Migration AP 16 Bewertung Neukonzeption AP 17 Erstellung der Umsetzungskonzepte Konzeptionsprozess IuK-Strategie

18 Projektplan Juni Juli August September Oktober November Dezember Januar Phase 1 Strateg. Rahmen Phase 2 Ist-Analysen Phase 3 Zieldefinition Phase 4 Konzeption IuK-Strategie Kontinuierliche Kommunikation und Statusberichte Phase 5 Umsetzungskonzept 17 Lenkungsausschüsse Projektsitzungen Arbeitspakete Projektphase

19 Service Asset basierte Ist-Analyse Capabilities (Fähigkeiten) Resources (Ressourcen) A1 A2 A3 Management - IT-Verantwortung verteilt sich auf mehrere Bereiche - Organisation - verteilt über das Ressort, eigenständige IT-Bereiche - Prozesse - Geringer Reifegrad der ITSM-Prozesse - Haushaltsmittel - Freigabe durch Landes CIO, Kosteneinsparung - Infrastruktur - Migration zu den RZs Anwendungen - Vielzahl von Fachanw. teilweise selbstentwickelt - A6 A7 A8 A4 Fachwissen - Abnehmend / Verlagerung an die zentralen RZs - Mitarbeiter - Mitarbeiter mit ITSM und Prozess Know How fehlen - A5 Information - in den Köpfen der MA - Mitarbeiter - Stellenabbau und Stellenabgabe an die RZs - A9 A = Service Asset

20 Projektauszüge Ist-Analyse Prozessreifegrade auf Basis ITIL v3 Reifegrade auf Prozessgruppen (1-5) Service Strategy Service Design Service Transition Service Operation Service Improvement 1,17 0,71 1,05 0,75 1,00 Service Übersicht Service Improvement Service Strategy 5,00 4,50 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 Service Design Service Operation Service Transition

21 Strategieentwicklung Bausteine IT-Strategieentwicklung IT-Vision Ergebnis IT-Strategieentwicklung (IT Maßnahmenkatalog / IT Roadmap) Unternehmensziele Organisation der IT Informationsmanagement Themenfelder Sicherheit Architektur Software Engineering Human Resources Sourcing Vorgehensmodell IT-Leitlinien Perspectives (Perspektiven). Positions (Positionen) Patterns (Muster). IuK-Strategie des StMAS Plans (Pläne)

22 IuK-Vision Perspectives Perspectives (Perspektiven). Positions (Positionen) IuK-Strategie des StMAS Patterns (Muster). Plans (Pläne) Wir entwickeln uns zu einem führenden egovernment Ressort in Bayern. Die IuK-Strategie richtet sich an den Geschäftszielen des Ressorts aus und orientiert sich an der IuK-Landesstrategie. Qualität und Nutzen für Kunden und Anwender stehen im Focus. Die IT-Verantwortung, insb. auch für die Dienstleistungserbringung gegenüber den Kunden und Anwendern verbleibt im Ressort StMAS. Die IT unterstützt die Optimierung bestehender und die Einführung neuer Geschäftsprozesse. Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit werden berücksichtigt. Unsere Anwender werden in ihrer Aufgabenerledigung bestmöglich durch IT-Dienstleistungen unterstützt. Die IuK-Strategie wird neue Aufgaben und Anforderungen im IuK-Bereich schaffen, die unseren Mitarbeitern neue Chancen und Perspektiven eröffnen

23 Service und Prozess orientierte Auf- und Ablauforganisation Perspectives (Perspektiven). Patterns (Muster). IuK-Strategie des StMAS Positions (Positionen)Positions Plans (Pläne) CIO-Bayern Kunden Aufbau Ablauf CIO Ressort StMAS Service Strategie Continual Service Improvement Service Design Zentraler IuK-Dienstleister Service Transition Service Operation Ressort StMAS Externe IuK-Dienstleister (Lieferanten)

24 Strategische Handlungsfelder Perspectives (Perspektiven). Positions (Positionen) IuK-Strategie des StMAS Patterns (Muster). Plans (Pläne) Plans 1 Verfahren und Organisation 3 IT-Betrieb und Personal Betriebsstellenkonsolidierung Portfoliomanagement Betriebskennzahlen Positionierung eines zentralen IT- Dienstleisters Qualifizierung für neue Aufgaben Rollenmodell Anforderungsgerechte Ausrichtung der IT-Services Vereinbarungen über die Service erbringung Servicekatalog Etablierung einer Prozessorganisation ITIL v3 Prozesse Weitere unterstützende Prozesse Prozesskennzahlen 2 Services Prozesse

25 Perspectives (Perspektiven). Positions Umsetzung der IuK-Strategie Patterns Patterns (Muster). IuK-Strategie des StMAS (Positionen) Plans (Pläne) Projektmanagement Veränderungs- /Akzeptanzmanagement Vergabe Organisationsanalyse Umsetzung Zentraler IT-DL Pilot (Elterngeld/EUREKA) Konzeption SLM Prozesseinführung SLM Konzeption Service Desk / Incident Mgt Pilotierung Service Desk Einführung Service Desk Konsolidierung Betriebsstätten Konzeption SPM Einführung SPM Konzeption CHG / REL Einführung CHG / REL Konzeption CFG

26 Gliederung Das StMAS und seine Aufgaben Ausgangsituation IT-Strategie und egovernment in Bayern IuK im Ressort StMAS Das Projekt IuK-Strategie Vorgehensmodell zur IT-Strategieentwicklung Erfolgsfaktoren

27 Erfolgsfaktoren Projektbegleitende Einbindung der übergreifenden strategischen Einheiten (CIO-Bayern) Integration der relevanten Interessensvertreter in die Projektorganisation Einbindung der Führungsebene Projektbegleitende Information und Kommunikation Umgehen mit Ängsten und Bestandsschutzverhalten Pragmatischer Einsatz von ITIL v3 Gemeinsame Erarbeitung von zentralen Projektergebnissen Etablierung eines Veränderungsmanagements

28 Ihre Fragen

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