Kompetenz im IT-Management

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1 Kompetenz im IT-Management Unternehmensdokumentation Copyright LEXTA GmbH 2010 Dieser Bericht ist ausschließlich für Mitarbeiter des Klienten bestimmt. Die Verteilung, Zitierung und Vervielfältigung auch auszugsweise zum Zwecke der Weitergabe an Dritte ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der LEXTA GmbH gestattet. Die hier zusammengefassten Texte und Grafiken wurden von der LEXTA GmbH im Rahmen einer Präsentation eingesetzt; sie stellen keine vollständige Dokumentation der Veranstaltung dar.

2 INHALT Unternehmensdokumentation Kurzübersicht LEXTA Kompetenz im IT-Management IT-Benchmarking IT-Kostenoptimierung IT-Sourcing IT-Strategie IT-Sicherheit Projekterfahrung und Referenzen Schaubild 1

3 LEXTA zählt zu den führenden Beratungshäusern mit Fokus auf die Wettbewerbsfähigkeit von IT-Services ÜBERBLICK LEXTA CONSULTANTS GROUP Zahlen und Fakten Gründung Berater in Deutschland, Österreich und der Schweiz Weltweite Präsenz durch Mitgliedschaft im Global Benchmarking Network (GBN) Kombination aus fachlicher Expertise im IT-Management und Hintergrund aus der Topmanagement-Beratung Weltweit führende Klienten aus Energieversorgung, Industrie, Transport / Logistik und Telekommunikation (u. a. 10 DAX- 30-Unternehmen und weitere 6 MDAX-, SDAX- und TecDAX- Unternehmen) Aktuelle Stammdaten zum IT- Benchmarking von laufend ca. 100 Unternehmen, d. h. ca Einzelverträge und ca Preise / Kostensätze (Stand: 06 / 2010) IT-Services Profilierung am Markt IT-Managementberatung mit klarer Fokussierung Branchenübergreifender Erfahrungsaustausch unter IT- Managern Bestes Ergebnis CIO IT Excellence Benchmark 2009 Partnerschaft mit TÜV Rheinland zur Zertifizierung Green IT Innovationspreis 2007 ITK der initiative mittelstand für das Online-Benchmarking-Tool Konstruktivste Unternehmenskultur laut Organisational- Culture-Inventory-Studie (OCI) 2006 Schaubild 2

4 Im IT-Management deckt LEXTA neben Benchmarking, Kostenoptimierung, Sourcing und Strategie auch Sicherheit ab LEXTA-LEISTUNGSSPEKTRUM IT-MANAGEMENT IT-Benchmarking IT-Sicherheit IT-Kostenoptimierung IT-Strategie IT-Sourcing Schaubild 3

5 LEXTA differenziert sich vom Wettbewerb vor allem auf der Produktebene DIFFERENZIERUNGSMERKMALE Produkt IT-Benchmarking IT-Kostenoptimierung IT-Sourcing IT-Strategie IT-Sicherheit Differenzierungsmerkmale Transparentes Vorgehen in allen Phasen Keine Analysten, sondern Macher, d. h. Umsetzung konkreter Maßnahmen aus dem Benchmarking Durchführung von Wiederholungs-Benchmarkings auf Onlineplattform mit deutlich reduziertem Aufwand Minimalinvasive Eingriffe statt Rasenmäher-Methodik durch Nutzung von Benchmarks Identifizierung von nachweisbarer Verschwendung, kein reiner Fokus auf Personalreduzierung Green-IT-Kompetenz, strategische Partnerschaft mit TÜV Rheinland zur Vorbereitung Zertifizierung Beteiligung am unternehmerischen Risiko bei der Umsetzung durch erfolgsabhängiges Honorar Verfügbarkeit umfangreicher Best-Practice-Beispiele An der spezifischen Kundensituation orientierte Ergebnisse ( Rightsourcing" statt Outsourcing) Ad-hoc-Nutzung von Benchmarks Beraterteam mit Branchenexpertise aus Energiewirtschaft, Telekommunikation und Industrie LEXTA ist vollständig unabhängig: keine externen Gesellschafter, keine Partnerschaften mit IT-Industrie Pragmatisches, verständliches und umsetzungsorientiertes Vorgehen Einsatz eines spezifischen Sicherheits-Benchmarks anstelle von allgemeingültigen Standards Berater ISO/IEC qualifiziert Umsetzung der Maßnahmen mit bestem Kosten-Nutzen-Verhältnis Schaubild 4

6 INHALT Unternehmensdokumentation Kurzübersicht LEXTA Kompetenz im IT-Management IT-Benchmarking IT-Kostenoptimierung IT-Sourcing IT-Strategie IT-Sicherheit Projekterfahrung und Referenzen Schaubild 5

7 Standardisierung ist der Schlüssel im IT-Management - und zu allen Standardleistungen liegen Benchmarks vor WERTSCHÖPFUNGSSTUFEN DER IT Plan Build Operate Support Individuelle Applikationen Standardapplikationen (z. B. SAP ERP) Datenbanken (z. B. Oracle) Betriebssysteme (z. B. UNIX, Windows) Hardware (Rechner, Speicher, Netz) RZ-Facilities (Gebäude, Klima etc.) = Standard-IT-Benchmarking = LEXTA-spezifische Kostenschätzung (ProBIT) = LEXTA-spezifischer Applikationsbenchmark Schaubild 6

8 IT-Benchmarkings laufen typischerweise in klar abgegrenzten Kategorien ab. Seit 2003 hat LEXTA mehr als 370 Benchmarkings durchgeführt TYPISCHE BENCHMARKING-KATEGORIEN Client-PC Desktop LAN Client-PC Laptop Data-Center-LAN Server Archiv, Back-up und Restore Bürokommunikation PDAs Standardsoftware Drucker Kommunikation (z. B. ) Basisdienste (z. B. ADS) Softwareverteilung / Antivirus File- / Print-Dienste Datenbanken Netzwerk WLAN Netzdienste (z. B. DNS, DHCP) Internetzugang (inkl. Firewall) VPN (RAS) Telefonie Output-Management Server Virtuelle Server Mainframe Service-Desk / UHD Storage Webdienste / Portale Standardapplikationen Applikationsbetrieb Applikationsentwicklung Sonstige Peripherie WAN Gemeinkosten Schaubild 7

9 Für das technisch orientierte Benchmarking kann LEXTA auf Daten aus ca Einzelverträgen mit ca Preisen und Kostensätzen zurückgreifen METHODIK IT-BENCHMARKING Daten von ca. 100 Unternehmen: maximal Monate alt Benchmarking-Ansatz Vorgehen Ergebnisse Businessorientiertes Benchmarking Abgrenzung der tatsächlichen IT-Kosten (Kostenarten- und Kostenträgerrechnung) Ermittlung "Golfplatz"-Kennzahlen, z. B.: IT-Kosten zu Umsatz IT-Kosten je User / Mitarbeiter IT-Kosten je Subscriber etc. Tendenzaussage zu den IT-Kosten im brancheninternen Vergleich Indikator für Angemessenheit der Anwenderanforderungen Beschränkte Berücksichtigung von Qualitätsstandards, Funktionsumfang und unternehmensspezifischen Besonderheiten Benchmarking der IT-Kosten Technisch orientiertes Benchmarking Analyse des gesamten IT-Leistungsspektrums und Abgrenzung standardisierbarer Leistungen Ermittlung der tatsächlichen IT- Kosten und Projektion auf alle standardisierbaren IT-Leistungen Vergleich zu aktuellen Daten von ca. 100 Unternehmen Daten wurden von LEXTA-Beratern aus erster Hand gesammelt und sind qualitätsgesichert Position in der Rangliste Nachvollziehbare Aussage zum Abstand zu den IT-Dienstleistern mit sehr guter Kosten-Leistungs-Position (Lessons learned) Belastbare Identifikation von Stellhebeln zur Kostenoptimierung mit Potenzialabschätzung Schaubild 8

10 LEXTA stehen Benchmarking-Daten sowohl für Europa als auch für Nordamerika zur Verfügung LÄNDERABDECKUNG IT-BENCHMARKING CDN FIN N S USA DK IRL GB F NL D B CH CZ A SK H I P E Schaubild 9

11 Das IT-Benchmarking wird in sechs Phasen durchgeführt ABLAUF IT-BENCHMARKING Phasen: 1. Vorbereitung 2. Aufnahme Ist- Situation 3. Normalisierung 4. Auswahl Vergleichsgruppe 5. Durchführung Benchmarking 6. Identifikation Stellhebel Inhalte: Kick-off Definition Ansprechpartner Abgrenzung Leistungsmodule Terminplanungen Erfassung Leistungsumfang, Mengengerüste, Service-Levels, Verträge, Kosten & Preise Analyse Gemeinkosten Aufnahme unternehmensspezifischer Rahmenbedingungen Gewährleistung der Vergleichbarkeit von IT-Leistungen Berücksichtigung von SLA- Kriterien Skalierung der Ist-Situation des Klienten auf die Parameter des Referenzsystems Festlegung Auswahlkriterien Bildung & Abstimmung Vergleichsgruppe Schaffung Transparenz zu Vergleichbarkeit & Einschränkungen Vergleich der Kosten je IT- Leistung Identifikation der Position im Vergleich zum Wettbewerb Aussage zu Preisen im Vergleich zum Wettbewerb Identifikation der Ursachen von Differenzen zum Wettbewerb Prüfung Gemeinkosten Identifikation von Stellhebeln Ergebnisse: Startfähigkeit Abnahme Ist-Situation Abnahme Korrekturfaktoren Definierte Vergleichsgruppe Benchmarking- Ergebnisse Optimierungspotenzial Übersicht Stellhebel Schaubild 10

12 Die umfangreichen Benchmarking-Standards der BITKOM ABDECKUNG BITKOM-BENCHMARKING-STANDARDS (1 VON 2) Methodenkompetenz Standardisierte Vorgehensweise bei der Datenerfassung und -auswertung Identifizierung und Quantifizierung von Kostentreibern Validierung der Daten, Verfahren zum Erkennen von Inkonsistenzen und Lücken Erfahrung Methodenkompetenz bei Datensammlung, Messung und Vergleich Seniorität, Erfahrung und zeitliche Verfügbarkeit des Benchmarkers Umfangreiche Referenzen aus Benchmarking-Projekten Prinzipien und Verhaltensregeln Offener und fairer Umgang Beachtung von Legalität und Vertraulichkeit beim Umgang mit den Daten Umfängliche und wahrheitsgemäße Datenaufnahme Einhaltung von Zeitplänen und Meilensteinen Gewährleistung der Kontinuität der Projektmitglieder Zielgerichtete Vorbereitung und Durchführung von Projektbesprechungen Bereitstellung einer umfangreichen und aktuellen Datenbasis Abdeckung der Leistungsbestandteile Abdeckung von Leistungsumfang und -qualität Aktualität der Daten (< 15 Monate) Granularität der Datenbank in Bezug auf Leistungstiefe Eigene Datenbank Sammlung der Daten aus erster Hand Qualitätssicherung der Daten Einheitliche, standardisierte Leistungen Regelmäßige Aktualisierung Geografische Abdeckung Europa und Nordamerika (in GBN global) Quelle: BITKOM: Benchmarking in IT-Outsourcing-Projekten, Erfahrungen, Standards und Empfehlungen Schaubild 11

13 werden von LEXTA nahezu vollständig abgedeckt ABDECKUNG BITKOM-BENCHMARKING-STANDARDS (2 VON 2) Datenaufnahme und -analyse Vollständige Erfassung aller preisrelevanten Parameter Zusammentragen von technischen Kennziffern Erfassung von Leistungsqualitäten, insbesondere in Bezug auf Kostentreiber Erfassung der individuellen Rahmenbedinungen Erfassung von Governance und Geschäftsprozessen Bildung von Vergleichsgruppen Bildung von Klassen anhand von SLAs und / oder Leistungen Bewertung von monetären Sondereffekten (z. B. durch Übergang von Assets und / oder Personal, Preisglättung, Risikoverteilung) Normalisierung der Daten durch Preisauf- und -abschläge Transparente Normalisierung Projektorganisation Verwendung eines dreistufigen Organisationsmodells (Lenkungsausschuss, Projektleitung und -team) Durchführung von Datenerhebungsworkshops und Coachings Realistische Projektplanung X Leistungsinhalte Qualität Komplexität Volumen / Menge Vertragslaufzeiten Besondere Regelungen Ergebnisdarstellung und -präsentation Abbildung von Marktkonformität bei den Ergebnissen Abbildung der best in class bei den Ergebnissen Ausführliche Präsentation der Ergebnisse Vergleich innerhalb des eigenen Industriezweiges Vergleich industrieübergreifend Größe der Peer Group (>= 6) Analyse von Kennzahlen Ableitung von Stellhebeln Eindeutige und greifbare Ergebnisse Vorweisen von Erfahrung durch Referenzen Quelle: BITKOM: Benchmarking in IT-Outsourcing-Projekten, Erfahrungen, Standards und Empfehlungen Schaubild 12

14 Der Schlüssel zu langfristigem Erfolg ist Überlegenheit, Benchmarking ein unverzichtbares Werkzeug dazu wenn es richtig gehandhabt wird BENCHMARKING LEITFADEN FÜR DEN VERGLEICH MIT DEN BESTEN FACHLITERATUR Überblick über theoretische Grundlagen des Benchmarkings Konkrete Fallbeispiele Einblick in die Anwendung von Benchmarking für KMU in der Produktion in der IT und deren Management zur Messung und Steigerung der Nachhaltigkeit für Existenzgründer Benchmarking identifiziert Stärken und Schwächen eines Unternehmens und führt es so zu Höchstleistungen Das Buch entstand unter Mitwirkung von: Matthias Seidl Partner mit Fliege LEXTA CONSULTANTS GROUP Beitrag über IT-Benchmarking Nutzen Methodik zur Durchführung Kritische Erfolgsfaktoren bei der Steuerung Schaubild 13

15 Ein Server-Benchmarking umfasst ca. 70 detaillierte Prüfpunkte PHASE 2: AUFNAHME DER IST-SITUATION BEI EINEM SERVER-BENCHMARKING Hardware-Bereitstellung Beschaffungsmanagement Finanzierung Kapitaldienst (kalkulatorischer Zins) Kapitaldienst (Abschreibung) Gewährleistung Lieferung und Zwischenlagerung Transport zum Aufbauort Aufbau am Aufbauort Anschluss an die Infrastruktur Ersteinweisung Test (POST) Inventarisierung Umzug: Abbau und Aufbau Umzug: Transport (inkl. Verpackung) Überwachung Reporting Austausch, Bereithaltung Austausch, Durchführung Wartung Abschaltung (Sundown) Abbau Lagerung Abtransport Entsorgung Hardware-Umzug Hardware-Wartung Hardware-Außerbetriebnahme Software-Bereitstellung Beschaffungsmanagement Kapitaldienst (kalkulatorischer Zins) Kapitaldienst (Abschreibung) Gewährleistung Lizenzmanagement Installation (automatisiert) Installation (manuell) Erstkonfiguration (Standard) Erstkonfiguration (individuell) Ersteinweisung Test Software-Wartung Neuinstallation Neukonfiguration Überwachung Inventarisierung Reporting Update (Patch) Update (Minor Release-Change) Update (Major Release-Change) Software-Außerbetriebnahme Außerbetriebnahme (Sundown) Deinstallation Bereitstellung: Strom Bereitstellung: Klima Bereitstellung: Gebäude Bereitstellung: Physische Sicherheit Bereitstellung: Netz-Infrastruktur Bereitstellung: Rack Betriebssystem-Dienst Peripherie-Dienst Netzwerk-Dienst Fax-Dienst Drucker-Dienst File-Service -Dienst Internet-Dienst RAS-Dienst Back-up-Dienst (falls Stand-alone-Benchmark) Restore-Dienst (falls Stand-alone-Benchmark) Recovery-Test (falls Stand-alone-Benchmark) Applikationsdienst Firewall-Dienst Security-Dienst Helpdesk Rechenzentrum-Infrastruktur Administration Anwenderunterstützung Dokumentation Pflege Betriebshandbuch Pflege Problemlösungsdatenbank Schaubild 14

16 Mit der Normalisierung werden sämtliche Teilnehmer des Benchmarkings auf ein Referenzmodell normalisiert PHASE 3: VORGEHEN NORMALISIERUNG 1. Normalisierung des zu vergleichenden Unternehmens auf das Referenzmodell 2. Preis- oder Kostenvergleich des zu vergleichenden Unternehmens mit ausgewählten normalisierten Unternehmen 3. Rückrechnung des prozentualen Unterschieds auf die Preis-Kosten- Position des zu vergleichenden Unternehmens Unternehmen 1 Referenzmodell Normalisierung Zu vergleichendes Unternehmen Unternehmen 2 Normalisierung Normalisierung Unternehmen n Normalisierung Nicht normalisierte und normalisierte Daten der Unternehmen in Benchmarking-Datenbank Schaubild 15

17 Die Major Release-Updates und der am Jahresende gewährte Rabatt führen zu einem Abschlag bei Laptop-PCs NORMALISIERUNG BÜROKOMMUNIKATION LAPTOP In pro Gerät * Monat PROJEKTBEISPIEL Organisationseinheit XY Ansprechpartner Herr / Frau Status Bestätigt am Normalisierungsbedarf Ansatz Korrekturfaktor (Auf- / Abschlag) Vertraglich vereinbart Prinzip Preis pro Stück Vor Normalisierung Nach Normalisierung Software-Update (Major Release-Change) enthalten Administrationsaufwand für Updates -1,8 % Ja Parallel 36,00 33,65 Back-up- und Restore- Dienste Client Kein Ansatz, da serverbasierte Profile 0,0 % Ja Kurzausleihe Standardgerät Preise für Poolgeräte, ein Gerät pro 50 Clients, Ansatz zu 50 %, da Kulanzregelung -1,1 % Nein Versicherung gegen Stromschlag und Diebstahl Versicherungsprämie -0,6 % Ja Jahresend-Rabatt Drei Prozent auf den Preis -3,0 % Nein Schaubild 16

18 Die Service-Levels des analysierten Klienten werden an den LEXTA-Referenzklassen hoch, mittel und niedrig gespiegelt PHASE 3: HERSTELLUNG VERGLEICHBARKEIT Analysierter Klient LEXTA-Referenzmodell Kriterium Service- Klasse Service-Level Kernzeit Randzeit Kriterium Service-Klasse Service-Level Verfügbarkeit ,5 % 97,5 % Verfügbarkeit Sehr hoch Hoch 99,5 % bis 99,999 % 97,5 % < x < 99,5 % 3 95,0 % Mittel 95,0 % < x < 97,5 % 4 95,0 % Niedrig < 95,0 % Reaktionszeit min 15 min 15 min 60 min 60 min 60 min Reaktionszeit Keine Berücksichtigung des Kriteriums Reaktionszeit, da i. d. R. kein Kostentreiber 4 60 min 240 min Maximale Ausfallzeiten h 4 h 4 h 8 h 2 h 5 h 5 h 10 h Maximale Ausfallzeiten Sehr hoch Hoch Mittel Niedrig 1 bis 2 h 4 h/fall; 15 h p. a. 4 bis 8 h; 24 h p. a. 8 bis 10 h; 48 h p. a. Schaubild 17

19 Das Benchmarking wird im Vergleich zu einer direkten und einer erweiterten Vergleichsgruppe vorgenommen PHASE 4: AUSWAHL VERGLEICHSGRUPPEN (1 VON 2) Direkte Vergleichsgruppe Erweiterte Vergleichsgruppe Vergleich eingeschränkt auf Unternehmen mit vergleichbaren Rahmenbedingungen für den IT-Betrieb Gleiche Branche Relevante Mengengerüste vergleichbar Komplexität der Anforderungen vergleichbar Service-Levels vergleichbar Tendenzaussage zur Wettbewerbsfähigkeit des Preis- Leistungs-Verhältnisses unter den gegebenen Rahmenbedingungen Identifikation best in class Direkt Erweitert Vergleich ausgeweitet auf Unternehmen mit teilweise nur eingeschränkt vergleichbaren Rahmenbedingungen für den IT-Betrieb Gleiche / vergleichbare Branche Relevante Mengengerüste vergleichbar Komplexität der Anforderungen unberücksichtigt Service-Levels unberücksichtigt Tendenzaussage zur Branchenüblichkeit der Anforderungen sowie der Service-Levels Identifikation best in practice Schaubild 18

20 Die Vergleichsgruppen werden auf Basis quantitativer und qualitativer Kriterien ausgewählt PHASE 4: AUSWAHL VERGLEICHSGRUPPEN (2 VON 2) Zusätzlich eingeflossene qualitative Kriterien: Struktur des Leistungsportfolios, SLAs, Verfügbarkeiten, Reaktionszeiten etc. ILLUSTRATIV Lfd. Nr. Vergleichsgruppe Unternehmen Umsatz in Mio. Anzahl Mitarbeiter Anzahl Arbeitsplatzsysteme Anzahl Kunden in Tausend Kunden-Konzern Direkt Unternehmen Unternehmen Unternehmen Unternehmen Unternehmen Unternehmen Unternehmen Unternehmen Unternehmen Erweitert Unternehmen Unternehmen > Unternehmen k. A. k. A. 13 Unternehmen Unternehmen k. A. 15 Unternehmen k. A. 16 Unternehmen Schaubild 19

21 LEXTA weist bei Benchmarkings in der Regel die Einzelwerte der Benchmarks sowie die Position zu marktüblichen statistischen Kennzahlen aus PHASE 5: BENCHMARKING-ERGEBNISSE STORAGE In pro GB und Monat ILLUSTRATIV Preise Preise Peer Group 4, % 4,00 3,70 3,78 2,98 3,05 2,75 2,83 0,23 2,67 2,42 Ø2,54 0,56 0,98 1,61 1,65 1,73 1,77 1. Quartil 1,65 Vor Normalisierung Korrekturfaktor Industrie, global Industrie, global Industrie, global Industrie, global Industrie, Europa Nach Normalisierung Energiewirtschaft global Industrie, global Industrie, global Industrie, Europa Industrie, global Industrie, Europa IT-Service- Provider, global IT-Service- Provider, global Industrie, Europa Schaubild 20

22 Einsparpotenziale ergeben sich insbesondere durch Standardisierung im Produktportfolio und durch Optimierung bestehender Prozesse ABGELEITETE STELLHEBEL PROJEKTBEISPIEL Nr Stellhebel Ergänzung der Verträge um bislang erbrachte Leistungen ohne vertragliche Grundlage und dezidierte Qualitäten anhand zu vereinbarender Service-Levels Standardisierung der Laptop-Clients auf ein oder zwei Modelle Verursachergerechte Umlage von Nicht-Standard-Leistungen Einführung von Thin Clients statt Fat Clients zur Senkung der Diebstahlquote und zur Vermeidung teurer Service-Erbringung an Kleinststandorten (mit max. drei Endgeräten) File-Service: Durchsetzung von Quotas Mail-Service: Durchsetzung von Quotas, ggf. zusammen mit einer Archivierungslösung Überprüfung des Produktportfolios und der Verträge Standardsoftware Optimierung der Bereitstellungs- und Serviceprozesse für die Clients durch stärkere Einbindung der Hardware-Hersteller Überprüfung Personaleinsatz und Prozesse auf Automatisierbarkeit und Effizienz, ggf. Vornahme notwendiger Anpassungen Voraussetzungen Umsetzung / Anmerkungen Zustimmung / Mitwirkung des Kunden Ca. 25 TEUR p. a. Ca. 100 TEUR p. a. Umsetzung Stellhebel 1 Ggf. Umsetzung Stellhebel 2 Zustimmung / Mitwirkung des Kunden Erweiterung Backend Ca. 70 TEUR p. a. Zustimmung / Mitwirkung des Kunden Akzeptanz durch die Benutzer Ca. 20 TEUR p. a. Zustimmung / Mitwirkung des Kunden Akzeptanz durch die Benutzer Ca. 15 TEUR p. a. Zustimmung / Mitwirkung des Kunden Ca. 15 TEUR p. a. Ca. 40 TEUR p. a. Detailanalyse / Kostenanalyse Ca. 25 TEUR p. a. Schaubild 21

23 LEXTA verfügt über belastbare Kennzahlen zu Anteilen an Service- und Support- Kosten in ITIL -Prozessen BENCHMARKING ZU AUSGEWÄHLTEN ITIL -PROZESSEN APPLIKATIONSBETRIEB Analyse der Ticket-Daten Applikationsbetrieb für Non-Standard-Applikationen Komplexität Aufwand Häufigkeit Relevanz Betroffene Configuration-Items Typische Verteilungsmuster Kennzahlen Incident- Management Problem- Management Change- Management Configurationund Release- Management Plausibilitätsvergleich zum Personalaufwand für ITIL -Prozesse Schaubild 22

24 ist ein Online-Tool zum kontinuierlichen Vergleich des IT-Betriebs KURZBESCHREIBUNG UND AUFBAU Was ist ist ein innovatives, hoch professionelles Analyse-Tool zum Online-Benchmarking der IT-Bereiche großer und mittelständischer Unternehmen Aufbau von Der modulare und tief strukturierte Aufbau von erleichtert Klienten den gezielten und weitgehend selbstständigen Vergleich einzelner Bereiche Nutzen von Der Klient kann den größten Teil des Benchmarkings selbst durchführen Erheblich geringerer finanzieller und zeitlicher Aufwand bei Wiederholungs- Benchmarkings (max. 2 Wochen) Wählbare Module: Service-Desk SAP-Betrieb Personal Bürokommunikation Druck und Kuvertierung Rechenzentrums- und Plattformbetrieb Schaubild 23

25 Schrittweise führt den Nutzer durch die Datenerhebung ARBEITSSCHRITTE Bereiche festlegen Kategorien festlegen Dienstleister eingeben Schlüsselgrößen eingeben Leistungen definieren Service- Level definieren Preise eingeben Unternehmensdaten eingeben Benchmarking abschließen Schrittweise führt das Tool den Nutzer durch die Datenaufnahmephase Aufnahme aller notwendigen Daten in neun Arbeitsschritten Alle Dimensionen einer Leistung werden erfasst Alle eingegebenen Daten können bis zum Abschluss des Benchmarks jederzeit bearbeitet, ergänzt oder gelöscht werden Ein LEXTA-Berater steht während der Eingabe per Hotline zur Seite Es folgt Qualitätssicherung durch die Spezialisten der LEXTA, die aussagekräftige Ergebnisse garantiert Vergleichbarkeit der Daten sicherstellt Alle Daten werden von LEXTA streng vertraulich behandelt und nur anonymisiert zu Vergleichen herangezogen Schaubild 24

26 Nach der Freischaltung gelangt man automatisch in den Account STARTSEITE NACH DER ERSTEN ANMELDUNG Fortschrittsanzeige Arbeitsschritte Verfügbare Arbeitsschritte Schaubild 25

27 Im Rheingauer Kreis diskutieren IT-Manager unternehmensübergreifend aktuelle Herausforderungen ihrer IT ZIELE, THEMEN UND RAHMENBEDINGUNGEN DES RHEINGAUER KREISES Ziele und Themen Erfahrungsaustausch über aktuelle IT-Themen der Teilnehmer: Erhöhung des Unternehmensnutzens durch vermehrten IT- Einsatz Verbesserung der IT- Steuerung und des IT- Controllings Benchmarking von Leistungen, SLAs, Kosten und Preisen Diskussion von aktuellen Einzelthemen der Teilnehmer Rahmenbedingungen Der Teilnehmerkreis (ca. 40 Personen) wird gemeinsam definiert und agiert als geschlossener Kreis Die Entscheidungen zur Vorgehensweise werden gemeinsam getroffen und getragen Mischung aus Workshop und Informationsveranstaltung (themenabhängig) Erfahrungsaustausch am Abend und Workshop am Folgetag Vier Treffen pro Jahr Kosten je Workshop-Teilnahme: Anwender Anwender Referent 750, IT-Dienstleister Schaubild 26

28 Die Teilnehmer bilden sich ihre Meinung und kommen gerne wieder BEISPIELE TEILNEHMERKREIS UND EINDRÜCKE Teilnehmer (Auszug) und ihre Meinungen Zwei weltweit führende Versicherungskonzerne Weltweit führender Konsumgüterkonzern Weltweit führendes Verlagshaus und Mediengruppe Führender globaler IT-Dienstleister Weltweit führender Halbleiterproduzent Weltweit agierender Technologiekonzern DAX 30 Weltweit agierendes Technologieunternehmen Weltweit führender Kranhersteller Zwei weltweit agierende Automobilhersteller Weltweit agierender Werkzeughersteller Global agierendes Industrieunternehmen IT-Dienstleister für einen führenden europäischen Energieversorger Europaweit führender Finanzdienstleister Europaweit führende Immobiliengesellschaft Deutschlandweit führender Energiedienstleister Deutschlandweit führender Baukonzern Deutschlandweit führendes Industrieunternehmen Drei regionale Energieversorger Öffentlicher Dienstleister Wir konnten die Beratererfahrung abstrahieren und unsere Erfahrungsberichte passten gut zusammen. Geschäftsbereichsleiter eines IT-Dienstleisters Es waren viele Informationen, fast zu viele. In jedem Fall wurden meine Erwartungen voll und ganz erfüllt, spannende Themen behandelt sowie konkrete Hilfestellungen für das Tagesgeschäft zu Hause gegeben. Hinter den informativen Vorträgen mit Tiefgang ist die sorgfältige, maßgeschneiderte Vorbereitung deutlich spürbar. Leiter IT, Unternehmen der Hochtechnologie Leiter IT-Benchmarking-Office, Hervorragendes Networking DAX-Unternehmen konnte sich entwickeln und das liegt einmal an der Gruppengröße und zum anderen an dem elitären Teilnehmerkreis und natürlich an der sehr guten Themenauswahl. Konzeptionell gut gefällt mir Leiter IT, DAX-30-Unternehmen der Beginn am Vorabend mit der praxisnahen Einstimmung auf den kommenden Seminartag. Im Dezember besichtigten wir zum Beispiel ein Rechenzentrum. Abteilungsleiter IT-Dienstleistungen, internationales Versicherungsunternehmen Schaubild 27

29 INHALT Unternehmensdokumentation Kurzübersicht LEXTA Kompetenz im IT-Management IT-Benchmarking IT-Kostenoptimierung IT-Sourcing IT-Strategie IT-Sicherheit Projekterfahrung und Referenzen Schaubild 28

30 Stellhebel zur Kostenoptimierung ergeben sich aus fünf Stoßrichtungen ÜBERSICHT STELLHEBEL 5 1 Stellhebel Green IT Stellhebel Plattformbetrieb 4 Stellhebel Applikationsbetrieb Nachhaltige Einsparungen in der IT Stellhebel Applikationsentwicklung 2 Stellhebel Standard- Bürokommunikation 3 Schaubild 29

31 Stellhebel zur Kostenoptimierung ergeben sich auf der Nachfrage- und der Angebotsseite BEISPIELE STELLHEBEL PLATTFORMBETRIEB (1 VON 2) Nr. Stellhebel Relevante Indikatoren Standardisierung des IT-Betriebs Wettbewerbsfähige Preise für den IT- Betrieb Zentralisierung Serverhosting Bedarfsgerechte Service-Levels Optimale Nutzungsdauer eingesetzter Hardware Optimiertes Capacity-Management der Serversysteme Standardisierung von Leistungsspektrum, Service-Levels, Reporting und Preismodell innerhalb des Unternehmens und bezogen auf den Markt Definition eines benchmarkfähigen Preismodells Prüfung auf Wettbewerbsfähigkeit anhand von Benchmarks Zentralisierungsgrad Serverstandorte Konsolidierung Rechenzentren Differenzierung nach Gefahrenpotenzial Orientierung an branchenüblichen Benchmarks Optimierung in Bezug auf MTBF*, Wartungsaufwand sowie Preisverfall Ausbaugrad der Serversysteme Auslastung der großen Serversysteme Einsatz moderner Technologien zur Auslastungsoptimierung * Mean Time Between Failures Schaubild 30

32 Stellhebel zur Kostenoptimierung ergeben sich auf der Nachfrage- und der Angebotsseite BEISPIELE STELLHEBEL PLATTFORMBETRIEB (2 VON 2) Nr. Stellhebel Relevante Indikatoren Optimierte Operationen der Speicherperipherie Intelligente Architektur der Speicherperipherie Servervirtualisierung Auslastungsgrad auf Tablespace-, Filesystem- und Nettospeicher-Ebene Anpassung RAID-Levels an Anforderungen Verhältnis von Online-Speichervolumen zu Back-up-Speichervolumen Durchdringungsgrad SAN und NAS Konsolidierungspotenzial für DAS-Systeme Virtualisierbare Applikationen durch Nutzung einer gemeinsamen Plattform Verbesserung von Bereitstellungszeiten und Verfügbarkeit Automatisierte Provisionierung und De-Provisionierung von Servern bei Lastspitzen und Ruhezeiten Schaubild 31

33 Stellhebel zur Kostenoptimierung ergeben sich auf der Nachfrage- und der Angebotsseite BEISPIELE STELLHEBEL APPLIKATIONSENTWICKLUNG Nr. Stellhebel Relevante Indikatoren 1 Ausnutzung Multiprojektmanagement Ausrichtung Projektportfoliomanagement an der IT-Strategie Standardisierte Tools für Projektmanagement, -controlling und -reporting 2 Reifegrad Projektorganisation Stufe im Capability-Maturity-Model Reifegrad nach PMMM 3 Transparenz zum Kosten-Nutzen- Verhältnis von Projekten Anteil Projekte mit Budget- / Terminüberschreitungen / Abweichungen von der Spezifikation Transparenz zu Betriebsfolgekosten der Projekte Quantifizierung des Nutzens von Projekten ex ante 4 Know-how-Transfer von Entwicklung zu Betrieb Betriebliche Teilprojektleitung Verankerung der Schnittstelle von Entwicklung zu Produktionssteuerung Feedback-Schleife Betrieb zu Entwicklung Job-Enrichment Schaubild 32

34 Stellhebel zur Kostenoptimierung ergeben sich auf der Nachfrage- und der Angebotsseite BEISPIELE STELLHEBEL BÜROKOMMUNIKATION Nr. Stellhebel Relevante Indikatoren Bedarfsgerechte Mengengerüste für Desktop- und Notebook-PCs Bedarfsgerechte Mengengerüste für Drucker Bedarfsgerechte Service-Levels Optimierte Nutzungsdauer für Endgeräte Client- und Applikations-Virtualisierung LAN und allgemeine Dienste (File-, Mail-, Printserver etc.) Lizenzmanagement Belastbares Asset-Management für gesamte Ausstattung Abrechnung des externen Dienstleisters mit "Menge x Preis"-Relation Wettbewerbsfähiger Ausstattungsgrad Belastbares Asset-Management für gesamte Ausstattung Abrechnung des externen Dienstleisters mit "Menge x Preis"-Relation Ausnutzung von Multifunktionsdruckern (MFP) Differenzierte und harmonisierte Service-Levels Orientierung an branchenüblichen Benchmarks Transparenz zu Leistungen für VIP-User Differenzierung nach User-Klassen Möglichkeit zur "verlängerten" Nutzungsdauer Endgeräte-Pools Einsatz limitierter Desktop-Infrastruktur (Thin Clients) Nutzung von Terminalserver-Technologien Einsatz zentralisierter und Client-unabhängiger Applikationen Konsolidierung der allgemeinen Dienste Branchenübliche Service-Levels Wettbewerbsfähige Kostenposition für Dienste Definierter Lizenzmanagement-Prozess Transparenz zu vorhandenen Lizenzen Schaubild 33

35 Stellhebel zur Kostenoptimierung ergeben sich auf der Nachfrage- und der Angebotsseite BEISPIELE STELLHEBEL APPLIKATIONSBETRIEB Nr. Stellhebel Relevante Indikatoren Transparentes Verrechnungsmodell für applikationsspezifische Leistungen Anreizstrukturen der Produktionssteuerung zur Optimierung der Infrastruktur- Auslastung Sicherstellung des Know-how zu kritischen Applikationen im Unternehmen Abrechnungskriterien mit "Menge x Preis"-Relation (Unit-Pricing) Orientierung an Benchmarks für Standardapplikationen Anreizstruktur zur betriebsoptimalen Entwicklung Scorecards als Zielvereinbarung Business-orientierte Preismodelle mit Dienstleistern Know-how-Transfer von Applikationsentwicklung zu -betreuung Betriebliche Teilprojektleitung 4 Optimiertes Environment-Management Auslastung von Produktions-, K-Fall-, Test- und Entwicklungsumgebungen 5 Optimierung Sourcing Gesonderte Auslagerung von Diensten mit spezifischen Anforderungen Schaubild 34

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