Best Practices im Compliance Management

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1 Best Practices im Compliance Management Marion Willems Vortrag bei Pöllath & Partner München, den

2 Agenda 1. Compliance Management zur Bekämpfung der Wirtschaftskriminalität 2. Definitionen Compliance Management (Programm) und Compliance Management System nach IDW PS Best Practices im Compliance Management 2

3 Compliance Management zur Bekämpfung der Wirtschaftskriminalität Aktuelle Herausforderungen Aufgrund der Eurokrise sehr aktuell Die zwei größten Risiken für Unternehmen sind: Finanz-Schocks, Regulatorische u. Compliance Risiken (E& Y Studie 2008) CFOs sind zunehmend damit beschäftigt, Risiken zu managen bzw. zu vermindern (IBM CFO Study 2010) Gesetzesflut (UK Bribery Act, Foreign Corrupt Practices Act; BilMoG; AktG, OWiG; MaRisk Herausforderungen für die Geschäftsführung im Kampf gegen Wirtschaftskriminalität Korruption Kartellrechtsverstöße Vermögensdelikte (Fraud) Geldwäsche Kick-Backs Stakeholder: gestiegene Anforderungen an Interne Kontrollsysteme und Risk- und Compliance Mgmt. Datenschutz IT-Sicherheit Know-How-Schutz Compliance Management zur Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität bzw. Non-Compliance und zur Vermeidung von REPUTATIONSSCHÄDEN!!!!! 3

4 Wirtschaftsskandale bei Unternehmen die Sensibilität für Compliance steigt Barclays 2012: 290 Mio Pfund Car Glass 2008: 1,38 Mrd Euro Bußgeld an die EU-Kommission 2011/2012: 95 Mio $ 2011/2012: 149 Mio Euro SIEMENS Gesamtschaden: 2, 5 Mrd Euro davon 857 Mio Euro für Berater im Rahmen der Aufklärung 2009 Kartellgeldbuße 1,06 Mrd Euro 2009: 150 Mio Euro Kartellrechtsbußen sind besonders hoch, siehe Intel und Car Glass 4

5 Die Facetten der Wirtschaftskriminalität sind bei Unternehmen vielfältig und komplex die häufigsten Delikte sind. Patent- u. Markenrechtverstoß Platz 5 Platz 7 Geldwäsche Vermögensdelikte Platz 2 Platz 3 Korruption u.bestechung Unternehmen Kartellabsprachen Platz 1 Platz 6 Falschbilanzierung Datendiebstahl Platz 4 Finanzielle und indirekte Schäden sind bei Kartellabsprachen u. Industrie- u. Wirtschaftsspionage am größten Industrie- u. Wirtschaftsspionage Platz 4 Quelle: in Anlehnung an PwC Wirtschaftskriminalität S ,23 5

6 Woher kommt der Druck, ein funktionsfähiges Compliance Management zu implementieren? Gesetzesflut (GwG, BilMoG, MaRiskE; FCPA, UK Bribery Act, US Sentencing Guidelines OWiG, AktG ) Stakeholder (Investoren, Banken, Aufsichtsräte, WPs etc) schauen genauer hin - Interne Kontrollsysteme, - Risikomanagement, - Prüfungsausschüsse Reputationsschäden bei Wirtschaftsdelikten (z.b. Korruptions u. Kartellrechtsverstöße, Geldwäsche), Schädigung der Marke; Kursschäden Sanktionen (Bußgelder, Ausschluss von Aufträgen, Ausschreibeverfahren etc.) Haftung der Unternehmen u. des Management bei Delikten (ggf. strafrechtl. Verfolgung) Gewinnabschöpfung bei Verstößen Due Diligence durch Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, third parties) Auftraggeber (Lieferbedingungen, AGB) und Investoren verlangen Compliance-Strukturen 6

7 Agenda 1. Compliance Management zur Bekämpfung der Wirtschaftskriminalität 2. Definitionen Compliance Management (Programm) und Compliance Management System nach IDW PS Best Practices im Compliance Management 7

8 Definition Compliance Management (Programm) und Compliance Management System nach IDW PS 980 Compliance Management = Einhaltung von gesetzlichen und unternehmensinternen Regeln Das Compliance Management Programm ist unternehmensindividuell zu definieren und befasst sich mit: präventiven aufdeckenden und reaktiven Maßnahmen gegen Fehlverhalten in Unternehmen Compliance Management System nach IDW PS 980 Compliance Kultur und Ziele Compliance Organisation Compliance Risiken Compliance Programm Compliance Kommunikation Compliance Überwachung und Verbesserung Bei der Implementierung eines Compliance Management Systems ist stets das wirtschaftliche Umfeld des Unternehmens zu beachten. Die Ausgestaltung eines CMS richtet sich nach Umfang, Art, Komplexität u. Internationalität des Geschäfts sowie nach den historischen Verstößen, dem Korruptionsindex der GP und dem Reifegrad des CMS. Es gilt der Grundsatz der Proportionalität. 8

9 Integriertes Compliance (Risk) Management Bestandteile (in Anlehnung an IDW PS 980) Compliance /Risk Ziele Ethikkodex Risikotoleranz Tone at the Top Überwachung Internal Audit Sind IKS CMS/RMS wirksam? Verbesserbar? Risikolandschaft Risikoidentifizierg Risikobeurteilung Risikobewertung Compliance & (Risk)-Manage ment Information Kommunikation Reporting Schulung Hinweisgeber Organisation Aufbau und Ablauforganisation Compliance Risk Management Programm vorbeugen aufdecken reagieren Compliance Management ist v.a. Antitrust-, Antifraud- u. Anticorruption Management Der Tone at the Top ist für ein funktionsfähiges, wirksames Compliance Management entscheidend. Compliance Risk Management zur Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität und Non-Compliance sowie zur Vermeidung von Reputationsschäden 9

10 Integriertes Compliance Risk Management - Unternehmensweite Schnittstellen Corporate Strategy Corporate Governance Regulatory Reporting Human Resources Finance Tax IT Integriertes Compliance & Risk Management + zugehöriges IKS Legal Vertragsmanagement Internal Audit kontrolliert Wirksamkeit des IKS Management u. External Reporting Stellen Sie dar, wie sich die Risiken u. Verstöße auf das Eigenkapital und das Ergebnis auswirken!!! Denken Sie in Szenarien!!! 10

11 Agenda 1. Compliance Management zur Bekämpfung der Wirtschaftskriminalität 2. Definitionen Compliance Management (Programm) und Compliance Management System nach IDW PS Best Practices im Compliance Management 11

12 Ausgestaltung eines funktionsfähigen Compliance Management Programms mit Best Practices (*) Vorbeugen Ethikkodex* Systematische Verfahren zur Risikoidentifikation, zur Risikoberichterstattung und zur Risikobegrenzung Verfahren zur Vermeidung von Verstößen interne Kontrollen, Richtlinien (präventive) Schulungsmaßnahmen Kommunikation und Beratung Hinweisgeber (Whistleblowing)* Due Diligence von Geschäftspartnern* Incentivierungssystem (HR) * Project Approval Tool* Führungskräfte-Schulung Collective Action * (Verbände, World Bank) Aufdecken interne Kontrollen (aufdeckende) Risk Assessment bottom-up und top-down Eskalationswege, Reporting Hinweisgeber auswerten (Whistleblowing) Forensische Untersuchungen bei Verdachtsfällen Vorfallsmanagement (aufdecken) Compliance-Audits* Compliance Health Checks* Case Tracking Tool* Reagieren Sanktionen bei Fehlverhalten Vorfallsmanagement (nachbereiten) Antifraud Management, Antitrust Management, Anticorruption Management Compliance Maßnahmen auf Unternehmens- und Prozessebenen implementieren* Compliance-Kontrollen Überwachung durch Internal Audit Verbesserung des Compliance Management 12

13 Ausgestaltung eines funktionsfähigen Compliance Management Programms mit Best Practices (*) Organisation eigenständige Compliance Abteilung* Funktionstrennung Compliance Handbuch Compliance Policies Verzahnung von Compliance mit Risk Management und IKS bzw. idealerweise Governance Risk Compliance GRC *** Kommunikation webbased trainings Spezialtrainings für Vertrieb, Einkauf und sonstige Abteilungen mit erhöhten Compliance-Risiken (z.b. bei Kontakt zu öffentlichen Stellen)* Compliance Help Desk * Ad hoc Reporting reguläres Reporting Reporting über Verstöße 13

14 Ein Best-Practice Compliance Management System ist dreidimensional!!!! Ein funktionsfähiges und wirksames Compliance Management ist simultan law driven process driven und value driven Ohne eine moralische Verpflichtung der Mitarbeiter zur Erfüllung der Regeln ist das Compliance Management nicht glaubwürdig. (Reputationsrisiko!!!!) Die Regeln müssen im Tagesgeschäft eingehalten werden. Taten und Werte müssen im Einklang stehen!!! 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!!! 15

16 Marion Charlotte Willems Unternehmensberaterin Diplom-Kauffrau Am Römischen Hof Bad Homburg Tel: Mail: Unternehmensberatung in den Kernbereichen Compliance Management Risk Management Internal Audit Prozessoptimierung Ferner Aufbau,Implementierung und Prüfung von Compliance Management Systemen Risk Management Systemen Internen Kontrollsystemen (IKS) und Internen Revisionssystemen Sowie Beratung bzgl. Sarbanes Oxley Act SOA 404 (inkl. Testing) Integrierter Systeme (Risk + Compliance) Schulungen, Mitarbeitereinarbeitung Ethik-Kodex-Schulung Schwachstellenbeseitigung 16

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