Veranstalter. 09. April Skriptum Christina Kössner. Mailprogramme herunterladen... 2 Windows Live Mail... 2 Thunderbird... 2 IncrediMail...

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1 Veranstalter Grundkurs Mailen Teil April 2014 Skriptum Christina Kössner Inhalt Mailen... 2 Mailprogramme herunterladen... 2 Windows Live Mail Thunderbird... 2 IncrediMail... 2 Mailadresse anlegen... 3 Mozilla Thunderbird... 5 Mailadresse anlegen... 5 Einstellungen... 6 Allgemein... 7 Ansicht... 7 Verfassen... 7 Sicherheit!... 8 Anhänge... 8 Erweitert... 8 Posteingang!... 9 Anhang im Mail! Geöffnetes Mail schließen oder Löschen: Beantworten eines Mails! Mailanhang einfügen! Bild im Mail einfügen Adressbuch Kontakte! Gespeicherte Kontakt einfügen Löschen der Mails! vorstand@flocom.at Seite 1

2 Mailen Beim Mailen sollte man beachten, das es wie früher ein Brief, einen Betreff, eine Anrede und auch einen Gruß enthalten sollte. Wichtig! Keine Mails von unbekannten aufmachen und nicht auf Mails antworten, die z.b. Bankdaten haben wollen. Sinnvoll ist es ein Mailprogramm zu verwenden, da man mit diesem verschiedene Mailadressen sehr einfach öffnen kann. Egal, ob sie jetzt von GMX, Google, Chello oder anderen Anbietern sind. Hier im Kurs arbeiten wir mit Mozilla Thunderbird. Zu Hause kann natürlich jeder mit dem Programm arbeiten, das ihm am Liebsten ist. Die Programme arbeiten alle ähnlich und es ändern sich nur die Orte, wo man die Einstellungen tätigen kann. Mailprogramme herunterladen Eine Übersicht und Download über die Bekanntesten Programme. Windows Live Mail. Download Windows Live Mail AT/windows live/essentials home Hier wird dieses Programm ausführlich erklärt: Thunderbird Mit diesem Mailprogramm arbeiten wir beim Kurs! Erklärung dazu mail.de/wiki/dokumentation Thunderbird Portable: zum Mitnehmen auch auf USB Stick Portable_ html IncrediMail Das Programm hat etwas Spielerisches an sich und kann Hintergründe und Smilys einfügen. Bedenkt jedoch, daß dies alles Datenvolumen belastet _ html Postkastl (wie beim letzten Mal besprochen) immer leeren, indem ihr das Mailprogramm öffnet und jetzt kommen langsam sie Mails herein. Je größer der Anhang ist, desto langsamer ist der Download natürlich. Außerdem hat man bei jedem Betreiber nur ein gewisses Datenvolumen, daß man auf einmal schicken kann. Seite 2

3 Mailadresse anlegen Mailadressen kann man sich selbst anlegen. Dazu braucht man eine Internet Seite. Meistens hat der Provider der Lieferant des Internets (UPC, A1 Drei, usw.) schon eine Mailadresse vorgegeben. Bei GMX, Google Mail, Yahoo usw. sowie bei dem eigenen Betreiber A1, UPC kann man sich Mailadressen anlegen. Zu einer Mailadresse gehört der Klammeraffe genannt Die Mailadresse darf keinen Zwischenraum und keine Sonderzeichen (? oder Ä oder Ü) enthalten! Bei gewissen Porvidern ist dies zwar schon möglich, aber wenn man es vermeiden kann, sollte man dies tun. Es dürfen nur Punkte, Bindestriche, Unterstriche, Buchstaben und Ziffern benutzt werden! IMMER GROSS UND KLEINSCHREIBUNG BEACHTEN!!! Wir legen nun gemeinsam eine Google Adresse an. Dazu rufen wir Google auf. Oben rechts gibt es einen Punkt zum Klicken Gmail Darauf klicken wir. Nun legen wir gemeinsam eine neue Mailadresse an. Schreibe dir die Mailadresse auf und auch das Passwort, das du eingegeben hast. Google Konto erstellen. Ausfüllen und Mailadresse bestätigen. Man kann auch auf der Google Seite die Mails abfragen. Hat man nun eine angelegte Mailadresse, kann man jetzt in dem Mailprogramm mit dem man arbeitet, wie dem Mozilla Thunderbird oder Windows Mail usw., die Mailadresse anlegen. Dazu ist es nötig den Mail Ausgangsserver und den Eingangsserver zu kennen. Man kann hier mehrere Mailadressen unterschiedlicher Art anlegen und sie alle im Mailprogramm abfragen. Man gibt nur 1x alles ein und muss nicht (wie z.b. bei GMX) immer das Passwort eingeben Öffne das Mailprogramm und suche bei dir die Funktion: E Mail Konten. Diese Funktion anklicken, und die vorher erstellte Mailadresse eingeben. Name: Dieser Name zeigt dem Empfänger an, wer du bist. Hast du vielleicht einen häufigen Vorname ist es sinnvoll auch den 2. Namen dazu zu schreiben oder ein anderes Erkennungszeichen. Der Benutzername ist die Mailadresse, das Kennwort welches angelegt wurde eingeben. AUF JEDEN FALL AUFSCHREIBEN!! Bei Server POP 3 belassen POP 3 IMAP POP 3 ist normal üblich. IMAP sorgt dafür, daß die Mails am Server belassen werden. Dies kann man aber auch bei POP 3 einstellen. (wird erklärt) Eingangs und Ausgangsserver (bei automatischer Speicherung kontrollieren) eingeben. Bei dem Posteingangsserver muß man nun den Server eingeben, der bei den Zugangsdaten mitgeliefert wurde oder, der bei den angelegten Internetadressen angegeben wird. Danach ist der Postausgangsserver einzugeben. vorstand@flocom.at Seite 3

4 Hier eine kleine Übersicht, über die bekanntesten Eingangs und Ausgangsserver: Konto Posteingangsserver Postausgangsserver Aon mailbox.aon.at .aon.at Chello pop.chello.at mgate.chello.at A1 pop.a1.net smtp.a1.net Inode e mail.inode.at smpt.inode.at Tele 2 pop.tele2.at smtp.tele2.at DREI pop3.drei.at smtp.drei.at Live Mail pop3.live.com smtp.live.com Yahoo pop.mail.yahoo.com (de) smtp.mail.yahoo.com (de) GMX pop.gmx.net mail.gmx.net Google Mail pop.gmail.com imap.gmail.com smtp.gmail.com SSL 995 SSL 993 SSL 465 / 587 Man kann auch im Internet so eine Liste abfragen frank.eu/mailserver.php Bei manchen Adressen ist auch ein Hackerl bei Server erfordert Authentifizierung zu machen. Bei Erweitert, kann man auch noch einstellen, das man die Nachrichten auf dem Server belassen soll und nach einigen Tagen vom Server löschen läßt. Dies hat den Sinn, wenn man mal von einem Webmail zugreifen möchte und die Mail vorher schon abgefragt hat, daß sie nicht am Server (Postkastl) weg ist. vorstand@flocom.at Seite 4

5 Mozilla Thunderbird Hat man Programm installiert, und das Fenster erscheint: kann man sich entschließen, ob man Thunderbird als Standardprogramm festlegen möchte (wenn man mit mehreren Programmen arbeiten möchte. Mailadresse anlegen Danach auf Überspringen und meine existierende E Mail Adresse verwenden klicken Jetzt gibt man die Daten (aufgeschrieben?) ein. Zuerst der Name, der angezeigt werden soll, wenn ihr ein Mail schickt. Bei häufigen Vornamen nicht nur den Vornamen, zur besseren Erkennung. die Mailadresse Groß und Kleinschreibung, sowie Punkte und Unterstriche usw. beachten!!!!! Das "Kennwort, oder Passwort" eingeben, danach auf WEITER klicken Was bei diesem Mailprogramm sensationell ist, das man den Eingangs und Ausgangsserver nicht mehr eingeben muss, sondern das Programm die se selbstständig findet. Hier sollte auf jeden Fall ein Hackerl sein! Man kann sich aussuchen, ob man ein IMAP oder POP Konto erstellen möchte. Natürlich kann man die Eingang und Ausgangserver auch selbst eingeben, indem man auf: Manuell bearbeiten klickt. Dies ist jedoch für Anfänger nicht zu empfehlen. Nach der Kontrolle, einfach auf Fertig klicken. vorstand@flocom.at Seite 5

6 Einstellungen Nach allen Eingaben hat man auf der linken Seite die Auswahl der Mailadressen, wenn man mehrere Adressen angelegt hat ist dies übersichtlich. Man kann diese mit dem kleinen Dreieck neben der Mailadresse öffnen (wie bei dem Ordnerpfad) Ganz oben mit der rechten Maustaste in die blaue Leiste klicken und ein Hackerl bei Menüleiste machen, indem man den Begriff anklickt. Nun wollen wir noch die Einstellungen überprüfen. Markiere das Konto, indem du einmal drauf klickst (Markieren) Klicke rechts auf: Konten Einstellungen bearbeiten Dies ist wichtig, damit man weiß, wie man bei einer Änderung vom Provider, etwas verändern kann. Die Einstellungen belassen, wenn alles funktioniert!!!!! Das Konto wieder löschen, kann man hier ganz unten links, wenn man die Untermenüs mit dem kleinen Dreieck öffnet. Wähle dann was du machen möchtest Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 6

7 Im Menüpunkt Extras >>> Einstellungen kann man nun noch verschiedenen Einstellungen machen. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Karteireitern die man mit einem Klick auswählen kann. Allgemein Hier würde ich alle Einstellungen belassen. Falls du etwas änderst, schreibe es auf, um es wieder rückgängig machen zu können. Ansicht Einstellen der Schrift, die bei allen Mails gleich sein sollte. Man kann natürlich individuell bei den einzelnen Mails die Schriftart für die verschiedenen Mails ändern. Diese Einstellung ist die Standard Einstellung! Schriftart, Schriftgröße und Farbe kann man bestimmen. Verfassen Auch hier gibt es wieder mehrere Reiter Bei Adressieren sollte ein Hackerl bei Adressen beim Senden automatisch hinzufügen sein Bei Rechtschreibung HIER ein Hackerl mit einem Klick darauf setzen und die Rechtschreibung überprüfen zu lassen. Hier kann man sich auch verschiedenen Sprachen herunter laden (Addons) Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 7

8 Sicherheit! Bei dieser Funktion würde ich nur ein Hackerl bei Antivirus Software ermöglichen, eingehende Nachrichten unter Quarantäne zu stellen setzen. Anhänge Hier kann man unten einstellen, wenn man Anhänge immer in den gleichen Ordner gespeichert haben möchte. Erweitert Einstellungen belassen Im Mailprogramm selbst kann man sich natürlich unter den diversen Menüpunkten die Einstellungen so gestalten, wie es einem gefällt. Ansicht Bei dem Menüpunkt Ansicht >>> Fensterlayout sollte das Hackerl bei Nachrichtenbereich weggenommen werden. Wenn die Vorschau aktiviert ist, hat man nicht so eine deutliche Übersicht. Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 8

9 Bei Ansicht sollte auch das Hackerl bei Anhänge eingebunden anzeigen eventuell weggenommen werden. Posteingang! Im Posteingang, links darauf klicken, kann man die Mails sehen, die eingetroffen sind. Hier kann man sich auch einteilen, wie die Mails sortiert angezeigt werden sollen. Mit einem Klick auf die Leiste oben legt man fest, ob die eingehenden Mails nach Betreff, Absender (VON) oder nach Datum sortiert sein sollen. Der kleine Pfeil daneben zeigt an, ob auf oder absteigend sortiert wird. Am logischsten ist es das das letzte Datum als erstes steht. Also auf das Datum klicken und das Pfeilchen nach unten zeigen lassen. Man kann sehen, ob das jeweilige Mail einen Anhang enthält (an der kleinen Büroklammer) Dieser Pfeil zeigt an, daß man dieses Mail bereits beantwortet hat. Wenn man die Zeile des Mails 2x anklickt, öffnet sich dieses Mail. Junk Mails oder Spam Mails sind meist "Massenmails" von Firmen, (die einem meist etwas anbieten wollen) Es kann aber auch passieren, wenn jemand ein Mail an Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 9

10 mehrere Personen schickt, das es irrtümlich in diesen Ordnern landet. Also schon kontrollieren, aber nicht öffnen! Sollte das mal passiert sein, klicke auf das Mail im Spamordner mit der rechten Maustaste und wähle Verschieben in Posteingang! WICHTIG!! Keine Anhänge von Unbekannten aufmachen!!!! Anhang im Mail! Wie öffne (sehe) ich einen Anhang (das sind mitgeschickte Dateien wie Bilder, Word Dateien usw.)? Zuerst öffnet man das Mail mit einem Doppelklick! Ganz unten kann man nun den Anhang ansehen und abspeichern! Mit einem Doppelklick auf den Anhang kann man ihn öffnen und ansehen. HIER kann man weiteres unternehmen. Auf s Dreieckerl klicken! Wie speichere ich mir einen Anhang auf meiner Festplatte (Eigenen Ordner)? Entweder klicke ich wenn der Anhang bereits geöffnet ist auf Datei speichern unter! Dies funktioniert allerdings nicht bei jedem Anhang. Habe ich (siehe oben) SPEICHERN gewählt, suche ich den Ordner, wohin ich speichern möchte und klicke auf Speichern Das komplette Mail kann man wenn das Mail geöffnet wurde auch unter Datei speichern" speichern, ist jedoch nur sinnvoll, wenn man das ganze Mail braucht. Sonst NUR den Anhang abspeichern. Geöffnetes Mail schließen oder Löschen: Ist ein Mail geöffnet und man hat es gelesen, den Anhang gespeichert usw. Kann man das Mail schließen oder auch gleich Löschen rechts Bei Mails, die man gar nicht öffnen will, kann man gleich die rechte Maustaste nützen und Löschen wählen! Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 10

11 Beantworten eines Mails! Möchte man dem Absender der geschickten Nachricht antworten, klickt man nur auf Antworten So hat man die Absenderadresse im Adressbuch abgespeichert. In der Zeile Betreff steht nun vor dem Text: Re: oder AW vor dem Betreff! Antwort im Textfeld schreiben und anschließend auf Senden klicken. Weiterleiten eines Mails! Möchte man ein empfangenes Mail wem Anderen weiterschicken, klickt man auf Weiterleiten Rechts sieht man, den mitgesendeten Anhang. Hier ist es gut, wenn man die Informationen, die mitgesendet werden und die Adresse, von der man das Mail bekommen hat entfernt, denn es ist nicht jedem recht, wenn seine Mailadresse die Runde macht. Man Unterlegt also markiert (mit der gehaltenen Maustaste über Alles) die Adressen und klickt die Taste ENTF (Entfernen) Es kann sein, daß man dies in kleinen, mehreren Schritten machen muß. Mit den Tasten Strg und gleichzeitig A kann man den gesamten Inhalt markieren. Dann gibt man die Adresse des Empfängers ein (unter AN: ) Meist genügen die ersten Buchstaben und die Adresse wird automatisch ergänzt!. Falls man sie bereits unter Kontakte gespeichert hat. Danach auf Senden klicken! Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 11

12 Ein neues Mail schreiben! Möchtest Du ein eigenes Mail neues Mail schreiben, klicke ich auf: Verfassen Es öffnet sich eine leere Mailseite Hier den Empfänger eingeben. Steht der Name in der AN: Zeile geht er an diese(n) Empfänger. Alle sehen es wer das Mail bekommt. Cc: bedeutet, der Empfänger in dieser Zeile bekommt eine Kopie des Mails. Der Hauptempfänger sieht dies auch. Bcc: Ist eine Blindkopie und niemand sieht an wen du dieses Mail geschickt hast. Das ist die beste Methode, wenn Du das Mail an mehrere Leute schickst. Es gehen dann fremde Mailadressen nicht an Andere weiter. Hat man mehrere Maikonten, kann man HIER festlegen, mit welcher Mailadresse man das Mail schicken will. Einen Betreff eingeben nicht vergessen, denn wenn der Betreff nicht eindeutig ist, machen viele das Mail aus Vorsicht nicht auf. Jetzt das Mail schreiben in den großen, dafür vorgesehenen Teil und anschließend links auf Senden klicken. Mailanhang einfügen! Die Büroklammer (Anhang) anklicken Es öffnet sich das Fenster, wo man in den Eigenen Ordners suchen kann, welche Datei man einfügen möchte. Auswählen, 2x anklicken oder 1x und Öffnen klicken. Die Datei ist als Anhang im Mail. Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 12

13 Bild im Mail einfügen. Foto direkt im Textteil hinzufügen. Der Cursor muß an der Stelle sein, wo das Bild eingefügt werden soll. Danach auf "Einfügen >>>> und Grafik " klicken, dann wählen, was man einfügen möchte einstellen!!! Alternativtext nicht verwenden >>> und dann das gewünschte Bild entweder 2x anklicken oder 1x und Öffnen OK klicken! Das Bild ist jetzt im Mail direkt eingefügt. Schreiben und auf Senden klicken!!! Adressbuch Kontakte! Das Adressbuch beinhaltet alle Mail Adressen, die schon mit Antworten gespeichert wurden. Man kann hier aber auch manuell Adressen eingeben, die man z. B. auf einer Visitkarte bekommen hat. Neuer Kontakt Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 13

14 In diesem Fenster gibt man den Namen und die Mailadresse genau ein. Auf die Schreibweise achten!!! Externe Inhalte erlauben anklicken! mit OK bestätigen Klickt man im Adressbuch auf Gesammelte Adressen bekommt man eine Liste aufgerufen, mit allen Mailadressen, die abgespeichert sind. Übung: Gib als Adresse ein: Adressen (Kontakte) sichern! Das Adressbuch sollte man genauso wie die Favoriten öfter abspeichern. Hat man das Adressbuch offen klickt man auf Extras >>> Exportieren klicken! abgespeichert wurde. Auswählen, wohin gespeichert werden soll und einen Dateinamen geben z.b. Adressen und das Datum, wann man es abspeichert, damit man nachvollziehen kann wann diese Datei Format wählen. Diese Sicherung hat die Endung.ldif stellt man es um auf mit Komma getrennt kann diese Endung mit Office Excel geöffnet werden und Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 14

15 auch andere Mailprogramme können das lesen. Die Datei hat die Dateiendung.csv Auf jeden Fall irgendwo aufschreiben, wohin und mit welcher Dateiendung man abgespeichert hat. Gespeicherte Kontakt einfügen Gespeicherten Adressen ins Adressbuch HOLEN kann man indem man nun auf Importieren! klickt. Man muß natürlich wissen, wo und wie die Adressen gespeichert sind. Adressbücher anklicken auf Weiter klicken. Das gespeicherte Format wählen. In unserem Fall HIER und wieder Weiter klicken Bei der Dateiendung.ldif ist es gleich geschehen und man kann mit Fertig stellen bestätigen. Bei der Dateiendung.csv muß man noch die Hackerl bei den gewünschten Einträgen hin oder wegklicken. Löschen der Mails! Gelesene Mail, Mails, deren Anhang bereits abgespeichert ist kann man natürlich löschen. 1x anklicken, dann ist das Mail unterlegt danach einfach auf Entfernen auf der Tastatur tippen oder mit der rechten Maustaste anklicken und Löschen wählen.die gesendeten Mails sind im Ordner: Gesendet zu finden und auch zu löschen. Möchte man mehrere Mails löschen, kann man sie unterlegen (gehaltene Strg Taste oder Shift (Großschreib ) Taste) und genauso löschen. Alle gelöschten Mails sind dann im Ordner Papierkorb, den man dann auch öfter ausräumen muss. Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 15

16 Dieses kann man, wenn man den Ordner mit der rechten Maustaste anklickt und dann auf "Papierkorb leeren" klickt Nicht vergessen: Keine Mails von Unbekannten öffnen!! Bei Mails IMMER einen Betreff angeben!!! Immer Anrede und auch Gruß verfassen!! Viel Spaß beim Mailen. Nun wird geübt!!! Veranstalter: FLOCOM Floridsdorfer Computerclub Seite 16