Effizientere Nutzung von Büroflächen im Bestand Erfahrungsbericht aus der Praxis
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- Chantal Arnold
- vor 8 Jahren
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1 Effizientere Nutzung von Büroflächen im Bestand Erfahrungsbericht aus der Praxis Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin / Stadtwerke Düsseldorf AG / Bombardier Transportation GmbH Michael Marchionini ReCoTech GmbH Friedrichstraße Berlin
2 Potenzial Fläche Möglichkeiten und Grenzen der Flächeneffizienz meist zweitgrößter Kostenblock im Haushalt 40% der gesamten CO 2 Emission Beitrag zur Energieeffizienz These: Aus der transparenten Gegenüberstellung von begründetem Flächenbedarf und gegebenem oder geplantem Flächenangebot wird in der Regel ein Einsparpotenzial zwischen 10 % und 30 % möglich.
3 Hürden der Realisierung Die größten Hemmnisse um diese Potenziale zu heben sind: Fehlende gesicherte Information zum Flächenbedarf Fehlende strukturierte Information zum Flächenangebot Fehlende Transparenz Fehlender Wille (pol. Ebene, fachl. Ebene) Entwicklung und Durchsetzung eines Flächenstandards Auseinandersetzung mit den Bedarfsträgern Auseinandersetzung mit Einzelraumansprüchen Fehlendes Anreizsystem und CO 2!
4 Hürden überwinden pol./fachl. Willen erzeugen können wir in der Regel nicht, aber Wir können mit der passenden IT-Unterstützung Transparenz erzeugen Mit Transparenz sind Begriffe verbunden, wie sachlich, objektiv, emotionslos, die bei Belegungsplanungen und der Auseinandersetzung mit den Betroffenen ausgesprochen hilfreich sind!
5 IT kann unterstützen Gegenüberstellung von digitalem Flächenangebot und digitaler Flächennachfrage: Ausweis von belegbaren Flächen Darstellung der Ist-Belegung mit Auswertung zum Belegungsgrad Berechnen möglicher optimierter Belegungen in verschiedenen Varianten, auch mit Vorbelegung Simulation von was wäre wenn Szenarien Kostenvergleich der Varianten (Fläche + Umzüge + Umbau)
6 Berechnen einer optimalen Belegung Dieser Button kennt keine Emotionen!
7 Ergebnis der Berechnung in Grafik und Reports
8 Best Practice / Kommunen Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin Ausgangssituation Anfang 2012: Bestätigung der gefühlten Unterbelegung mit konkreter Potenzialanalyse für Rathaus Wilmersdorf mit m² BGF und 589 Arbeitsplätzen Absehbare weitere Reduzierung der Mitarbeiter der Bezirksverwaltung in den Folgejahren Beschluss des Bezirksamtes zur Aufgabe des Gebäudes und des Umzugs der dortigen Mitarbeiter in die verbleibenden Dienstgebäude des Bezirkes bis Ende 2014 Das Rathaus Wilmersdorf am Fehrbelliner Platz wurde erbaut. Foto: Wikipedia - Bodo Kubrak / CC0 1.0
9 Best Practice / Kommunen Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin Umsetzung 2012 bis 2014 in enger Kooperation mit dem bezirklichen FM: Digitale Grundlage inkl. Flächenstandard schaffen mit Flächenangebot (CAD-Pläne) und Flächenbedarf der Abteilungen (Anzahl Büroarbeitsplätze, Besprechung, ) Potenzial aller Dienstgebäude prüfen, verbunden mit einer fachlichen und strategischen Entscheidung wer wohin alternative Planungen, Simulation von Auslagerungen Harte Auseinandersetzung mit Bedarfen insbesondere zu umfangreichen Einzelraumansprüchen Beispiel einer Planung für das Rathaus Charlottenburg
10 Best Practice / Kommunen Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin Umsetzung 2012 bis 2014 in enger Kooperation mit dem bezirklichen FM: Vorgabe von Flächenkontingenten für Abteilungen, berechnet nach Bedarf, visualisiert in grafischer Form Werkstattgespräche mit jeder Abteilung zur Umsetzung der Planung und Abstimmung von Umbauarbeiten Etappenweiser Umzug bis Ende 2014 Ergebnis: Einsparung von ca. 2 Mio. pro Jahr an Betriebskosten Sensibilisierung der MA zum Thema Ressource Bürofläche Das Rathaus Charlottenburg Foto: Wikipedia 01/2015
11 Best Practice / Energieversorger Stadtwerke Düsseldorf AG Aufgabenstellung 2014 Nutzung von Flächenreserven in der Hauptverwaltung Auflösung fragmentierter Leerstände Zuzug von Arbeitsplätzen aus anderen Objekten, Gewinnung von Flächen für Fremdvermietung Gewinnung einer freien Fläche für Pilot Neue Arbeitswelten Strategie/Randbedingungen Bild: Stadtwerke Düsseldorf AG - Unternehmenskommunikation Verdichten unter Beachtung der Ist-Belegung, möglichst wenig Umzüge Besprechungsräume werden generell zentral vorgegeben Ab 16 m² Zweierbelegung, ab 21 m² Dreierbelegung möglich
12 Best Practice / Energieversorger Stadtwerke Düsseldorf AG Belegungsplanung: Berücksichtigung der aktuellen Ist-Belegung inkl. Gegebenheiten, wie Doppelsekretariate Übernahme der Flächen aus dem CAFM- System der SWD Berücksichtigung der Platzansprüche je nach Funktion inkl. Einzelplatzerfordernis Möglichst wenig Umzüge in der Umsetzung Abteilungen bevorzugen die Nachbarschaft auf der Ebene, Vertikale vernachlässigen Planung in mehreren Varianten zur Entscheidungsfindung durch den Vorstand Bild: Beispiel einer Belegungsplanung
13 Best Practice / Energieversorger Stadtwerke Düsseldorf AG Ergebnisse: Gewinnung von ca qm freier Fläche für Vermietung Pilot Neue Arbeitswelten Möglicher Ertrag pro Jahr mit ca EUR kalkuliert Begleitende Maßnahmen: Bild: Stadtwerke Düsseldorf AG - Unternehmenskommunikation Platz schaffen für Schreibtische durch Reduzierung der Ablageflächen für Akten in den Büros selbst Durchsetzung von Clean Desk damit die B-Lagen nur bei kompletter Anwesenheit besetzt werden müssen
14 Fotos Bombardier Transportation GmbH / Fotograf: Daniel Stephan Best Practice / Industrie Bombardier Transportation GmbH Standort Hennigsdorf Aufgabenstellung 2014/2015 bessere Nutzung der Potenziale im Bestand Zusätzliche Unterbringung von ca. 250 Büroarbeitsplätzen mit dem Ziel der Abmietung einer externen Fläche und Aufgabe von zwei Bürocontainern Strategie/Randbedingungen Insgesamt ca Büroarbeitsplätze, geprägt durch Engineering für weltweite Projekte in komplizierten, sich permanent verändernden Projektstrukturen Bestätigter Flächenstandard in der Regel mit 8 m² pro Büroarbeitsplatz
15 Best Practice / Industrie Bombardier Transportation GmbH Standort Hennigsdorf Vorgehensweise Ermittlung des aktuellen und absehbaren zukünftigen Bedarfs per Interview mit den Heads of in dem Mix von: Festangestellten, Externen, Studenten, Hotdesks Prüfung der Potenziale aller Büroflächen (teils sehr kleinteilig) Zentrale Vorgabe von Flächenkontingenten für Bereiche und Projekte, Feinplanung durch Bereiche selbst Entwicklung von Umzugsketten, geprägt durch die Termine der Abmietung Bild: Beispiel einer Belegungsplanung
16 Fotos Bombardier Transportation GmbH / Fotograf: Daniel Stephan Best Practice / Industrie Bombardier Transportation GmbH Standort Hennigsdorf Geplante Ergebnisse (verbunden mit einem erfolgreichen Abschluss des Projektes zum ): Aufgabe externe Anmietung, Abbau von zwei angemieteten Bürocontainern verbunden mit einer Kosteneinsparung von ca EUR pro Jahr Umsetzung einer neu entwickelten Prozesskette zur Bedienung sich verändernder zukünftiger Flächenbedarfe der Bereiche Verbesserte Kommunikation durch gezielte Vermaschung einzelner Bereiche (z.b. Engineering/ Procurement, )
17 Nichtmonetärer Nutzen der IT-Unterstützung bei allen gleich, mit: Ein transparenter Flächenstandard, bestätigt durch das Management oder die Politik ist das A und O, die Diskussionen werden leichter und kürzer. Was-wäre-Wenn Simulationen können schnell und einfach erstellt werden. Der Gesamtprozess der Planung wird einfacher. Pfründe, Altbesitzstände und Fehlnutzungen interessieren den Rechner nicht und werden konsequent aufgezeigt! Optimierte, objektive Planung, weg von Emotionen führen zu einer Versachlichung der Diskussion. IT-gestützte Ergebnisse führen dazu, dass Management und Mitarbeitervertretung schnell und unkompliziert gesicherte Entscheidungen treffen können!
18 Aufgabenstellungen gleichen sich Weitere Aufgabenstellungen (auch kleinteilig) in mehreren Projekten: Simulation der Entwicklung des Flächenbedarfs bei angenommener Mitarbeiterentwicklung; strategische Entscheidungen zu Standorten Mögliche Belegungen in Bau- und Sanierungsplanungen hinein berechnen, mit der Ableitung von Entscheidungen zu temporären Flächenumnutzungen und der Vermeidung von Anmietungen Ergebnisse in fast allen Projekten: Großes Erstaunen, wie viel Luft noch drin ist, auch wenn man sich bereits als optimiert betrachtet Versachlichung der Diskussionen in der Feinplanung durch Transparenz in der Vorgabe und in der Ergebnisdarstellung
19 Die effizientere Nutzung von Büroflächen im Gebäudebestand ist in vielen Fällen ökonomisch wie ökologisch sinnvoller als Neubau. Flächeneffizienz ist ein wesentlicher Beitrag zur Energieeffizienz und Energiewende! Im Sinne von Green Building sichert keine andere Maßnahme eine schnellere und nachhaltigere Kostenreduktion und Verringerung der CO 2 Emission als die Optimierung in der Flächennutzung! Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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