Wissenwertes zur Bedienung von Lexware mycenter

Transkript

1 Wissenwertes zur Bedienung von Lexware mycenter Bei Lexware mycenter handelt es sich um eine Intranet Anwendung mit Zugriff auf die Datenbank von Lexware fehlzeiten. Bitte beachten Sie, dass Sie Lexware mycenter zusätzlich zu Leware fehlzeiten installieren müssen. Hinweise zur Installation finden Sie im Handbuch und Schnelleinstieg. In Lexware mycenter kann jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus sein Urlaubskonto abrufen, Urlaubsanträge erstellen oder Krankmeldungen für Kollegen abgeben. Die so erfassten Daten stehen dann unmittelbar in Lexware fehlzeiten zur Verfügung. Gleichzeitig können zu informierende Personen per benachrichtigt werden. Lexware mycenter kann von jedem Arbeitsplatz im Firmennetz per Link mit allen gängigen Browsern aufgerufen werden. Bitte beachten Sie: Die Darstellung von Webseiten ist von Typ und Version des verwendeten Browsers abhängig und kann daher unterschiedlich sein. Dies gilt auch für die Darstellung von Lexware mycenter. Einrichtung Bevor Sie mit Lexware mycenter arbeiten können, müssen zunächst ein paar wenige Schritte für die Einrichtung ausgeführt werden. Da Sie mit mycenter einen direkten Zugriff auf die Datenbank haben, müssen Sie in Lexware Fehlzeiten alle Mitarbeiter, welche Lexware mycenter nutzen wollen, zunächst als Benutzer anlegen. Führen Sie dazu über das Menü Extras die neue Funktion Benutzer generieren durch. Für jeden Mitarbeiter wird ein Benutzer angelegt, der dann auch nur Rechte für diesen einen Mitarbeiter hat, also nur Zugriff auf seine eigene Daten hat. Es wird für jeden so angelegten Benutzer automatisch ein Kennwort generiert, welches er jedoch später in mycenter auch ändern kann. Nach dem Generieren der Benutzer haben Sie die Möglichkeit jedem Mitarbeiter eine mit seinem Benutzernamen, seinem Kennwort und den Link zum Aufrufen von Lexware mycenter zu senden. Diesen Link sollten sich die Mitarbeiter auf ihrem Rechner (z.b. unter Favoriten im Browser) speichern. Voraussetzung für das Versenden der s ist natürlich, dass bei Ihren Mitarbeitern in den Stammdaten eine gültige Adresse hinterlegt ist. Damit auch die Personalabteilung bereits bei Erfassen einer Krankmeldung per informiert wird, muss auch eine Adresse der Personalabteilung hinterlegt sein. Sie können diese im Firmenassistent auf der Seite Fehlzeiten überprüfen bzw. erfassen. Den Firmenassistent rufen Sie auf über Menü Bearbeiten Firma.

2 Über den Menüpunkt Extras Lexware mycenter haben Sie jederzeit die Möglichkeit zu prüfen, ob mycenter korrekt installiert und aktiviert ist. Hier wird Ihnen auch der Link für den Aufruf von mycenter angezeigt, den Sie ggfs. auch gleich per versenden können. Aufruf und Anmeldung Nachdem der Mitarbeiter den Link zu mycenter in seinem Browser eingegeben hat, erscheint zunächst die Anmeldeseite. Hier muss er seinen Benutzernamen und sein Kennwort eingeben. Auswahlseite Diese Seite wird nur angezeigt, wenn der angemeldete Benutzer Rechte für mehrere Mitarbeiter/firmen hat, also z.b. beim Supervisor. Hier muss der Benutzer dann den Mitarbeiter auswählen, den er bearbeiten möchte. Dies sollte jedoch nur in Ausnahmefällen (z.b. wenn es Probleme beim Anmelden des Mitarbeiters gibt Kennwort vergessen o.ä.) notwendig sein. Startseite Nach der erfolgreichen Anmeldung öffnet sich die Startseite (Bereich Zentrale). Hier wird dem Anwender angezeigt: 1. Die Navigationsleiste über welche die gewünschten Aktionen in mycenter aufgerufen werden 2. Die Symbolleiste 3. Die tabellarische Status-Übersicht der Vorgänge Navigation Um die einzelnen Seiten bzw. Aktionen in mycenter aufzurufen klicken Sie diese einfach in der Navigationsleiste am linken Rand doppelt. Symbolleiste Die Symbolleiste am oberen Rand von mycenter enthält die Funktionen Hilfe Aufruf der Web Hilfe für mycenter in einem separaten Browerfenster Aktualisieren alle angezeigten Daten werden aktualisiert Abmelden der aktuelle Benutzer wird von mycenter abgemeldet und befindet sich danach wieder auf der Anmeldeseite Status-Übersicht In dieser Tabelle werden alle Vorgänge und der ihr aktueller Status angezeigt. Sie dient in erster Linie als Übersicht der gestellten Abwesenheitsanträge, aber auch für den Mitarbeiter erstellte Krankmeldungen werden hier angezeigt. Der Status der Abwesenheitsanträge kann sein: beantragt wurde an Vorgesetzten/Personalabteilung übermittelt, aber noch nicht bearbeitet genehmigt die Genehmigung des Antrags liegt abgelehnt der Antrag wurde vom Vorgesetzten oder der Personalabteilung abgelehnt Storno beantragt für einen bereits genehmigten Antrag wurde die Stornierung beantragt

3 Storno genehmigt die Stornierung des Antrags wurde genehmigt genehmigt (Storno abgelehnt) - die Stornierung des Antrags wurde abgelehnt, so dass er wieder den Status genehmigt erhält Anträge mit dem Status genehmigt werden zunächst mit einem (*) dargestellt. Dies bedeutet, dass der Vorgesetzte den Antrag genehmigt hat, jedoch die Bestätigung der Personalabteilung noch aussteht. Diese Information wird dann in einer Fußzeile angezeigt. Jeder Vorgang wird immer in einer Zeile dargestellt. Sofern ein Antrag bearbeitet wurde, ändert sich in der Zeile lediglich der Status und das Datum wird aktualisiert. Eine Krankmeldung kann nur den Status erfasst haben. Angezeigt werden die Krankmeldungen jeweils für den aktuell angezeigten Mitarbeiter, unabhängig davon, wer diese Krankmeldung erfasst hat. So hat jeder Mitarbeiter nicht nur seine Urlaubs- und Gleitzeittage im Überblick, sondern auch seine Fehltage aufgrund von Krankheit. Spalte Auswahl Um alte oder abgelehnte Vorgänge aus der Übersicht zu entfernen können diese markiert und anschließend gelöscht werden. Sie können nur Anträge markieren, die in der Vergangenheit liegen und den Status genehmigt haben. Dies gilt auch für Storno genehmigt bzw. genehmigt (Storno abgelehnt) den Status abgelehnt haben Andernfalls sind diese Checkboxen inaktiv. Beim Versuch diese auszuwählen erscheint ein entsprechender Hinweis. Über die Schaltfläche Auswahl löschen werden alle zuvor markierten Vorgänge gelöscht Details Durch Anklicken einer Zeile in der Tabelle wird diese orange markiert und im unteren Teil der Seite alle Details zu diesem Vorgang angezeigt. Kennwort ändern Hier hat der Benutzer die Möglichkeit sein Kennwort zu ändern. Für die Erfassung des Kennworts gelten dieselben Regeln wie in Lexware fehlzeiten. Die Eingabe von Umlauten und Sonderzeichen ist nicht möglich. Ggfs. erscheint ein entsprechender Hinweis. Urlaubsübersicht Hier wird der Bericht Urlaubskarte als PDF angezeigt, mit den aktuellen Daten zum Urlaubskonto und den sonstigen für den Mitarbeiter erfassten Fehlzeiten.

4 Vorrausetzung für die Anzeige des Berichtes ist das ein Programm zur Anzeige von PDF-Dateien (Adobe Reader o.ä.) auf dem jeweiligen Rechner installiert ist. Andernfalls erscheint ein entsprechender Hinweis. Der angezeigte Bericht wird automatisch aktualisiert, wenn eine genehmigungspflichtige Abwesenheit (standardmäßig Urlaub oder Gleitzeit) in Lexware fehlzeiten genehmigt oder storniert wurde. Dadurch ist gewährleistet, dass das angezeigte Urlaubskonto immer auf dem aktuellen Stand ist. Zusätzlich wird oberhalb der Anzeige das Erstellungsdatum des angezeigten Berichts dokumentiert. Bitte beachten Sie: Die Darstellung des Berichtes ist von der verwendeten Software für die Anzeige von PDF-Dateien abhängig und kann deshalb variieren. Abwesenheitsantrag Hier erfassen Sie Ihre Anträge für genehmigungspflichtige Abwesenheiten. Grundsätzlich sind dies Urlaub- oder Gleitzeitanträge. Zur Auswahl stehen hier jedoch alle Abwesenheitsarten, welche in Lexware fehlzeiten in der Abwesenheitsartenverwaltung als genehmigungspflichtig gekennzeichnet sind. Sofern in Lexware fehlzeiten ein Standardvertreter und Vorgesetzter für diesen Mitarbeiter hinterlegt sind, werden diese hier automatisch vorbelegt, können hier jedoch auch geändert werden. ½ Tage Sofern nur ein halber Urlaubstag beantragt werden soll, markieren Sie diese Option und geben Sie an, ob der Vor- oder Nachmittag freigenommen werden soll. ½ tägige Anträge können jeweils nur für einen Kalendertag erfasst werden. Weitere Vertreter Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit mehrere Vertreter auszuwählen, falls z.b. der Standardvertreter nicht über den gesamten Zeitraum der geplanten Abwesenheit anwesend ist. In diesem Fall geben Sie für jeden Vertreter den Vertretungszeitraum ein. Es können max. 3 weitere Vertreter angegeben werden. Bemerkung Hier können Sie für den Vorgesetzten eine Mitteilung zu Ihrem Abwesenheitsantrag erfassen. Diese Bemerkung wird nur dem im Antrag angegebenen Vorgesetzten übermittelt und nicht an den/die Vertreter oder die Personalabteilung. Schaltflächen

5 Mit Senden wird der Antrag übermittelt und es erscheint ein Bestätigungshinweis. Bei Verwerfen werden alle erfassten Angaben auf dieser Seite rückgängig gemacht und nicht gesendet. Anträge stornieren Storniert werden können nur zukünftige Anträge, die den Status genehmigt haben. Beantragte, aber noch nicht genehmigte Anträge können einfach vom Vorgesetzten abgelehnt werden. Zum Stornieren markieren Sie in der Übersicht den gewünschten Antrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Stornieren. Es erscheint eine entsprechende Bestätigungsmeldung. Anträge bearbeiten Diese Seite dient der Bearbeitung von Anträgen für Vorgesetzte. Sie ist daher auch nur dann sichtbar, wenn an diesen Mitarbeiter zumindest 1 Abwesenheitsantrag zur Genehmigung gesendet wurde. Sofern neue Anträge zur Genehmigung vorliegen, wird die Anzahl der neuen Anträge in der Navigationsleiste durch eine Zahl in Klammern angezeigt, z.b. bedeutet Anträge bearbeiten (3) -> es liegen 3 neue Anträge zur Bearbeitung vor. Alle Anträge werden oben in einer Übersicht angezeigt. Mit der Option bearbeitete Anträge nicht anzeigen werden hier nur die neu eingegangen Anträge angezeigt. Markieren Sie zur Bearbeitung die gewünschte Zeile in der Übersicht und wählen Sie anschließend Genehmigen oder Ablehnen. Im Feld Antwort des Vorgesetzten können Sie ggfs. für den Antragsteller noch eine Mitteilung erfassen. Krankmeldung Erfassen Sie hier Krankmeldungen für erkrankte Kollegen. Die Krankmeldung wird direkt in Lexware fehlzeiten übertragen. Zusätzlich können Sie zu benachrichtigende Personen schnell per über die Krankmeldung verständigen. Hier sind der Vorgesetzte, der Standardvertreter und die Personalabteilung vorbelegt. Es können jedoch auch weitere Personen ausgewählt werden. Neben einer Erkrankung eines Mitarbeiters können Sie auch die eine Meldung für die Betreuung erkrankter Kinder erfassen. Im Feld Bemerkung haben Sie Möglichkeit zusätzliche Angaben zur Krankmeldung zu erfassen (z.b. zur voraussichtlichen Dauer der Krankheit). Diese wird an alle angegebenen Personen übermittelt. Nach Krankmeldung abschicken öffnet sich das Fenster des installierten Programms. Es ist bereits eine neue erstellt mit den Angaben zur Krankmeldung und allen ausgewählten Empfängern. Diese muss jetzt jedoch noch versendet werden.