Protokoll der 2. Sitzung des ZKI-Arbeitskreises Verwaltungsdatenverarbeitung am 22. und 23. August 2005 im Schloss Rauisch-Holzhausen

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1 Protokoll der 2. Sitzung des ZKI-Arbeitskreises Verwaltungsdatenverarbeitung am 22. und 23. August 2005 im Schloss Rauisch-Holzhausen TOP 1: Begrüßung und Abstimmung der Agenda Herr Kost, JLU Gießen, begrüßt die Teilnehmer des Arbeitskreises und geht kurz auf die 1. Sitzung des Arbeitskreises am 12. Mai 1005 in Rauisch-Holzhausen ein, in der die Teilnehmer aus ihren Hochschulen berichteten. Dabei kamen unterschiedliche Kooperationsmodelle zwischen Rechenzentren einerseits und Verwaltungsdatenverarbeitung andererseits zum Vorschein. Diese Bestandsaufnahme ist fortzusetzen, wobei die unterschiedlichen Ansätze in den einzelnen Hochschulen auf Gemeinsamkeiten und Unterschiede hin zu untersuchen sind, darüber hinaus aber analysiert werden sollte, ob und inwieweit es geboten erscheint, beide Organisationseinheiten, welche die IT der Hochschulen maßgeblich gestalten, in einer Institution zusammenzufassen. Vor allem hinsichtlich dieser Fragestellung erscheint es interessant, eine Contra- Position einzunehmen; daher sollte in der heutigen Sitzung Herr Gerhard Groh, Leiter der Abteilung Verwaltungsdatenverarbeitung an der Philipps-Universität Marburg mit einem Vortrag Kooperationsmodelle aus der Sicht einer Verwaltungs-IT zu Wort kommen. Da Herr Groh seine Teilnahme auf Grund einer Terminschwierigkeit absagte, konnte der angekündigte Vortrag nicht stattfinden. Ähnlich verhielt es sich mit dem Vortrag Integration der VDV an der TU Hamburg-Harburg ; er musste ausfallen, weil Herr Kurt Wössner erkrankt war. Spontan erklärten sich die Herren Jürgen Radloff, ehemaliger Rechenzentrumsleiter an der Phillips-Universität Marburg und Herr Rudolf Emrich, Geschäftsführer des Regionalen Hochschulrechenzentrums Kaiserslautern (RHRK) an der Technischen Universität Kaiserslautern bereit, über die jeweiligen Kooperationsmodelle an ihrer Hochschule zu berichten. TOP 2: Vorstellung der Teilnehmer Die einzelnen Teilnehmer stellten sich vor, erläuterten ihre Motivation zur Mitwirkung in diesem Arbeitskreis und gaben einen kurzen Statusbericht zur IT-Situation an ihrer Hochschule. Herr Dr. Michael Kost Herr Dr. Stefan Glückert Herr Manfred Seedig Herr Prof. Dr. Horst Stenzel Herr Frank Klapper Herr Dr. Uwe Hübner Herr Bernhard Vogeler Herr Dr. Josef Hötte Herr Hartmut Hotzel Frau Iris Brückner Herr Peter Schnick Herr Dr. Rudolf Emrich Herr Eckhart Fellner Universität Gießen (Leitung des AK) Universität Frankfurt/Main Universität Kassel Fachhochschule Köln Universität Bielefeld HIS GmbH Fernuniversität Hagen EDV-Koordination für die Universitätsverwaltungen des Landes Baden-Württemberg Fachhochschule München IBM Deutschland, Frankfurt/Main HTWK Leipzig TU Kaiserslautern TU Berlin 1

2 Herr Joachim Brünner Frau Christine Sket Frau Cornelia Hartmann Frau Elisabeth Dregger-Cappel Herr Dr. Jürgen Radloff Frau Dr. Christa Radloff Siemens AG, Hamburg Fachhochschule Gießen-Friedberg FH Magdeburg Universität Düsseldorf Universität Marburg Universität Rostock Die Vorstellungsrunde zeigte erneut die Vielfalt an Kooperationsmodellen, die in den einzelnen Hochschulen existieren aber auch die unterschiedlichen Standpunkte im Hinblick auf eine potentielle Vereinigung der relevanten Organisationseinheiten. TOP 3: Berichte aus Hochschulen und zu Kooperationsmodellen Dr. Rudolf Emrich, TU Kaiserslautern An der im Jahre 1970 gegründeten TU Kaiserslautern sind Rechenzentrum und Verwaltungsdatenverarbeitung seit nahezu 30 Jahren organisatorisch getrennt. Es gibt nun seit 1991 eine Abteilung Verwaltungsdatenverarbeitung in der Zentralen Hochschulverwaltung (ZV), die jedoch von vornherein und unter maßgeblichem Einfluss des Rechenzentrums konstituiert wurde. Der Geschäftsführer des Rechenzentrums ist in Personalunion Leiter der Abteilung Verwaltungsdatenverarbeitung der ZV. Bei ihm laufen alle Grundsatzentscheidungen zusammen, soweit sie insbesondere konzeptionelle Fragen betreffen. Er ist der Ansprechpartner für die Hochschulleitung (Präsident, Vizepräsidenten, Kanzler) und die Fachbereiche. Diese Abteilung hat nur eine minimale Ausstattung mit Systemkompetenz, die sich im Wesentlichen auf das Trouble-Shooting im Tagesgeschäft beschränkt. Ansonsten wird die System-Administration im Server-Bereich durch das Rechenzentrum durchgeführt. Der überwiegende Teil der Mannschaft befasst sich mit Anwendungsbetreuung, vorwiegend handelt es sich dabei um HIS-Applikationen. Genau der Anwendungsaspekt ist nach Meinung von Herrn Emrich ausschlaggebend dafür, dass dieses Wissen in einer gesonderten Abteilung der Verwaltung angesiedelt sein soll, denn diese Anwendungsaspekte bestimmen letztlich das Konzept der Verwaltungs-IT. Dr. Jürgen Radloff, Philipps-Universität Marburg In Marburg sind derzeit Rechenzentrum und Verwaltungsdatenverarbeitung institutionell getrennt, es gibt eine klare Abgrenzung der Tätigkeitsbereiche, aber keine per Satzung verankerte Zusammenarbeit. Inzwischen ist in Marburg eine Diskussion darüber entbrannt, ob es nicht ggf. sinnvoll sein könnte, ein Zentrum für verschiedene, näher zu definierende IT-Dienste (bspw. Rechenzentrum, Verwaltungsdatenverarbeitung und Medien) zu konstituieren, darüber ein virtuelles Dach zu bauen und dafür eine Satzung zu erlassen. Derartige Satzungen gibt es für das Bibliothekswesen an einigen Hochschulen in Hessen. Die inzwischen in fast allen Bundesländern novellierten Hochschulgesetze bieten durchaus Möglichkeiten für neue Organisationsmodelle im IT-Bereich. Es stellt sich bspw. die Frage, ob die IT-Zuständigkeit nicht prinzipiell bei einem Rechenzentrum liegen sollte, dass es demzufolge keine eigenständige IT im Bereich von Bibliothek, Verwaltung etc. gibt, es sei denn, dies wird vom zuständigen Wissenschaftsministerium ausdrücklich gegenteilig geregelt. Wenn es aber schon eigenständige IT-Inseln gibt, so muss 2

3 zumindest eine Koordination und Kooperation der Aktivitäten per Satzung sichergestellt sein. So wäre ein Mindestmaß an Synergieeffekten erreichbar, wenn bspw. Serverbetrieb und Systempflege weitgehend beim Rechenzentrum abgewickelt würde. Ganz generell sollte die Verwaltungsdatenverarbeitung Bestandteil eines gesamtuniversitären IT-Konzepts sein und den Gremien gegenüber genauso rechenschaftspflichtig sein wie die Rechenzentren. Dr. Uwe Hübner, HIS GmbH Kooperationsmodelle von Verwaltungs-IT und Hochschulrechenzentren Zunächst wurden die traditionellen Aufgabenfelder der Hochschulverwaltungen skizziert und mit dem HIS-Produktspektrum konfrontiert; als neue, in der Entwicklung befindliche Felder wurden Verzeichnisse, Alumnibetreuung und eprocurement herausgestellt. In technischer Hinsicht werden die prinzipiell datenbankbasierten IT- Applikationen der Verwaltung über eigene (HIS)-GUIs oder über Web-GUIs (via Web-Server) kontaktiert. Darauf setzen Dienste-Beziehungen in den Bereichen Personal, Studenten und Finanzen auf, die allesamt in irgendeiner Weise Nutzerverwaltungen voraussetzen und damit einen Ansatzpunkt für ein umfassendes Identitätsmanagement zur Unterstützung personalisierter Dienste und Verzeichnisse bieten. Dieses Identity Management bedarf der Verankerung in der IT-Strategie der Hochschule, speziell jedoch auch in der Verwaltungs-IT-Strategie (VIT) und ist im Prinzip eine Herausforderung, die gemeinsam von Rechenzentrum und Verwaltungsdatenverarbeitung anzugehen ist und demzufolge Einflss auf die denkbaren Kopperationsmodelle hat, bei denen Herr Hübner folgende unterscheidet: Personelle und technische Trennung; Betreuung der technischen Infrastruktur der Verwaltungs-IT durch das Rechenzentrum; Integration beider Institutionen. Gerade im Falle einer Integration muss sich die erforderliche Koordinierung auf die gesamte Hochschul-IT ausdehnen, also auch die IT-Belange von Bibliothek, Medienzentren etc. bis hin zur dezentralen IT-Betreuung beinhalten. Im Anschluß an die beiden Statements der Herren Emrich und Radloff sowie an das Referat von Herrn Hübner entspannt sich eine lebhafte Diskussion üpber denkbare Kooperationsmodelle. Es zeichnet sich ab, dass es im Hinblick auf eine Auswahl nicht unbedingt eine einzige Antwort gibt (bspw. Fusion); es herrscht daher Einvernehmen, dass einstweilen die Diskussion darüber ergebnisoffen fortzusetzen ist. Die Anregung, dass im Arbeitskreis VDV auch Verantwortliche aus dem Bereich der Verwaltungsdatenverarbeitung mitarbeiten können, wird zustimmend zur Kenntnis genommen. 3

4 TOP 4: Offene Fragestellungen des AK Zuordnung zu thematischen Schwerpunkten Herr Kost stellt sein Themenpapier der offenen bzw. zu behandelnden Themen vor (Tischvorlage). In der Diskussion ergibt sich Konsens, dass eine Aufteilung in Arbeitsgruppen zu den offenen Themen nicht sinnvoll erscheint, da es immer wieder Überlagerungen zu benachbarten Themenbereich geben wird. Deshalb wird beschlossen weiter im Plenum zu tagen. Gleichzeitig gibt es Übereinstimmung, dass der Themenbereich Politik/Strategie an Position eins und Fusion/Konsequenzen an Position drei gesetzt werden. Herr Hötte stellt in einer Präsentation ein 7-Ebenen-Modell Verwaltung/HRZ vor (Anlage). Im folgenden entfaltet sich eine breite Diskussion ( quer Beet ) über ein breites Spektrum an Themen (Accouting, ing, Stellung der Hochschulbibliotheken im VDV-Umfeld). Weitere zum Teil kontrovers geführte Themen waren z.b. die Stellung von HIS bei ID-Managementsystemen, für die von HIS-Systemen die Möglichkeiten geboten werden, jedoch nicht zwingend der Kern sein müssen sowie eine Diskussion zur Einrichtung und Abbildung von Organisationsstrukturen und das Zusammenspiel von vielen parallel existierenden Datenbanken. Auch wird festgestellt, das die diskutierten Probleme in gleicher Weise eigentlich auch für die Bibliotheken gelten. Herr Stenzel stellt sein Ebenenmodell (Anlage) vor und erläutert es (Organisation, Verantwortung, Entscheidung, Kooperation). Es folgt eine angeregte Diskussion mit Ergänzungen zum vorgestellten Modell. Herr Hötte präsentiert anstehende IUK-Themen in der Verwaltung (Anlage) und spricht eine Menge anstehender strukturübergreifender Probleme an: Landes-Daten/Verwaltungsnetze derzeitige und zukünftige HIS-Systeme und deren Aufgaben Sicherheit und Datenschutz (ZENDAS) benötigte Technik und Infrastrukturen in der Verwaltung Sicherheitsaspekte bei z.b. Evaluation-Online Führungsinformationssysteme (SUPERX) Schriftgutverwaltung und Signaturen Die darauf folgende Diskussion richtete sich vor allem auf die Sicherheitsproblematiken für die Verwaltung wer erarbeitet Konzepte, wo wird die Hardware angesiedelt, wer betreut Hard-/ Software, wer verantwortet was, etc 4

5 Abschlussdiskussion Als Themen für das nächste Zusammentreffen wurden aufgelistet: Mannheimer Konzept Dienste, Services, Sicherheit (mail, file, BackUp,...) Workflow-Systeme Überblick: was kommt auf die VDV bzw. die HS in den nächsten Jahren zu allgemeine Sicherheits-Policy s der Verwaltung Das Sicherheitssystem der FU Berlin Als Termin des nächsten Treffens wird der 07./ in Gießen vorgeschlagen. Interne Unterlagen des Arbeitskreises werden auf dem ZKI-Server abgelegt. Login: ak-vwdv Passwd: 2811vw 5