AutiSta 8 und 9 SL FAV-Redaktionssitzung am 21. November 2009 KM 1 / 4. Zusammenfassung und Ergebnisse. 1. AutiSta 8.

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1 AutiSta 8 und 9 SL FAV-Redaktionssitzung am 21. November 2009 KM 1 / 4 Zusammenfassung und Ergebnisse 1. AutiSta Mit dem Hotfix 2 zu AutiSta 8.1 wurden Anpassungen an die neuen Vorschriften, zum Teil auch schon im Vorgriff auf die zu erwartenden Verwaltungsvorschriften, implementiert. Außerdem wurde die Ortsbuchanbindung aktualisiert. Die Einzelheiten finden sich in den IzA. 2. Die zukünftigen Versionen von AutiSta 2.1 AutiSta 9 AutiSta 9 ist die mandantenfähige Version von AutiSta. Sie stellt die Basistechnologie für die Weiterentwicklung zur Verfügung und ist Voraussetzung für die Übermittlung von Nachrichten nach XPersonenstand und die elektronische Registerführung. Für AutiSta 9 und den epr-server wird dieselbe Technologie verwendet. AutiSta 9 und der für diese Version erforderliche AutiSta-Server werden in der Regel im Rechenzentrum installiert, und zwar einmal und zeitgleich für alle Anwender des Rechenzentrums. Anlage Abbildung Architekturüberblick 2.2 AutiSta 8 Autista 8 erfüllt die technischen Voraussetzungen für die erforderlichen Weiterentwicklungen nicht; deshalb wird diese Version nach der Auslieferung von AutiSta 8.2 nicht mehr fortgeführt. 3. Auslieferungstermine Voraussetzungen und Zeitfenster 3.1 Updates Nach den Vorgaben von XPersonenstand sind Programmänderungen zum 1. Mai und 1. November eines Jahres auszuliefern, im gleichen Rhythmus also, in dem Änderungen an der Spezifikation von XPersonenstand produktiv genommen werden. Änderungen mit der epr-schnittstelle müssen entsprechend koordiniert werden. Das gilt auch für Änderungen, die aufgrund neuer Gesetze und Vorschriften erforderlich werden. Nach Abschluss der Programmierung sind mindestens vier Monate erforderlich, und zwar für den internen Test des Programms, den Test mit dem AutiSta Server und dem epr Server, den Test der XPersonenstandsnachrichten, die Installation bei den Rechenzentren und den Test der Rechenzentren in ihrer eigenen Umgebung. Erst danach kann ein Update produktiv gesetzt werden. 3.2 Hotfixe Hotfixe können zur kurzfristigen Behebung von schwerwiegenden Programmfehlern eingesetzt werden, wenn keine Änderungen an der Datenbank und an der epr- Schnittstelle erforderlich sind, oder zur Auslieferung von integrierten Zusatzanwendungen wie das Ortsbuch zum Beispiel.

2 AutiSta 8 und 9 SL FAV-Redaktionssitzung am 21. November 2009 KM 2 / 4 4. Inhalt von AutiSta 9.2 und PStG-VwV derzeitiger Zeitplan Mit der Veröffentlichung der PStG-VwV wird im Frühjahr des nächsten Jahres gerechnet. 4.2 zu erwartende Programmänderungen durch die VwV Jede Änderung, die ein Register betrifft, muss zuerst in der epr-schnittstelle der FH Gießen vorgenommen werden, denn gegen diese Schnittstelle läuft die Schemaprüfung der epr-server. Im Zusammenhang mit der PStG-VwV sind dort nur geringfügige Änderungen vorzunehmen. Sie sind mit der Version 1.2 der Spezifikation Mitte November bereits veröffentlicht worden. Im Übrigen sind eine Reihe größerer und kleinerer Änderungen und Anpassungen von AutiSta erforderlich, so dass das Update insgesamt ziemlich umfangreich wird. Die Einzelheiten werden rechtzeitig mit den IzA veröffentlicht. Durch die mit der PStG-VwV vorgesehenen Anpassungen der Leittexte an den Sachverhalt wird sich die Gesamtzahl an Urkunden möglicherweise weiter erhöhen. Derzeit werden schon über 200 Varianten vorgehalten. 4.3 Arbeitsabläufe Die Organisation der Arbeitsabläufe bei der Vorgangsbearbeitung muss sich heute schon an den Anforderungen orientieren, die mit dem Einsatz eines epr zwingend erforderlich sind. Dazu gehören die Kontrolle der Daten vor und das Drucken nach der Verfügung in das Register. Damit aber die Standesämter, besonders die großen, die Chance haben, ihre Organisation auf diese Abläufe einzustellen, werden sie nur schrittweise geändert. Bis zur Schlussverfügung unterscheidet sich das Programm für Standesämter, die noch Papierregister führen, von dem Programm für Standesämter, die elektronische Personenstandsregister einsetzen, technisch gesehen nur unwesentlich. Und in beiden Fällen wird mit der Verfügung in das Register sowohl ein XML-Datensatz erzeugt als auch ein PDF/A. Der Unterschied liegt im Wesentlichen in der Art der Signierung und der sich daraus ergebenden Rechtsgültigkeit. Die Daten, die ohne den Einsatz eines epr-servers gespeichert werden, haben die gleiche rechtliche Qualität wie die bisher verwendeten Buchdaten in den Versionen AutiSta 6 und 7. Allerdings mit einem entscheidenden Unterschied: Die mit AutiSta 8 erzeugten XML-Daten entsprechen, sofern Fortführungen nicht manuell bearbeitet wurden, dem für das elektronische Personenstandsregister erforderlichen XML-Datensatz (siehe auch Punkt 6). 4.4 Buchdaten der Altregister Die Buchdaten aus den Versionen 6 und 7 hatten eine spezielle Aufgabe für die Zeit bis zur Einführung des neuen PStG. Sie sollten helfen, den Datenbestand der in vielen Standesämtern gespeicherten Vorgangsdaten, insbesondere im Geburtenbuch, zu ordnen und zu minimieren. Von den XML-Daten der Version 8 unterscheiden sie sich in einem Punkt maßgeblich: Es gibt keine Übersicht

3 AutiSta 8 und 9 SL FAV-Redaktionssitzung am 21. November 2009 KM 3 / 4 darüber, für welchen Zeitraum und welche Bücher es Buchdaten gibt, und sie sind nicht auf Vollständigkeit überprüfbar. Nicht kontrollierbare Daten führen regelmäßig zu Fehlinterpretationen und zu Fehlern. Beschluss: Die Buchdaten werden für Altregister mit dem Update 8.2 abgeschaltet, aber noch nicht gelöscht. Damit können Standesämter, die umfangreiche Buchdaten angelegt hatten, zunächst prüfen, welche Auswirkungen das Nichtvorhandensein dieser Daten in der Praxis hat. Erst nach dieser Erfahrung wird die nächste Entscheidung getroffen. Das gilt nicht für die Namenverzeichnisse, die in die Suchverzeichnisse migriert wurden. 4.5 Jahresabschluss Es gibt sowohl für die Übergangsregister als auch für den epr-server einen Jahresabschluss. Der Jahresabschluss für den epr-server setzt die Version 9 voraus. 4.6 Grundsätze der Fachprogrammierung Als Antwort auf viele Meldungen an den Fachsupport führen wir im Folgenden die wichtigsten Richtlinien für die Fachprogrammierung auf: Transparenz Der Anwender sieht und versteht, welche Wirkungen seine Eingaben auf den Masken haben. Beispiel: In GA gibt es zwei verschiedene Mitteilungen an das Jugendamt, die bisher für den Anwender nicht verständlich aufgerufen werden. Mit AutiSta 8.2 wird die Verfügung transparent. Vorgangslogik mit Augenmaß Der Vorteil für den Anwender an fachlichem Mitdenken des Programms (Vorgangs- oder Geschäftslogik) steht in angemessenem Verhältnis zum Programmieraufwand. Das bedeutet, dass nur eindeutige Fallkonstellationen fehlerfrei programmierbar sind. Komfort mit Augenmaß Gleichübernahmen, Gleichcode, Datenübernahmen und Codetabellen sind wichtige Funktionen in AutiSta, die für die Anwender einen hohen Bedienungskomfort gewährleisten. Der weitere Ausbau dieses Komforts steht in einem angemessenen Verhältnis von Mehrwert für die Anwender und Programmieraufwand. Verhinderung von essentiellen Fehlern Zahlen und Datumsfelder für die Beurkundungen, bei denen es leicht zu falschen Angaben kommt, werden, wenn möglich, überprüft. Beispiel: Das Beurkundungsdatum muss jünger sein als das Geburtsdatum. 4.7 Mitteilungen an das Standesamt I in Berlin Die Standesämter schicken zwei verschiedene Typen von Mitteilungen mit ähnlichen Aufgaben an das Standesamt I in Berlin: Die Mitteilung über die Nachbeurkundung eines Personenstandsfalls im Ausland, und die Mitteilung der Beurkundung einer Namensänderung von Personen, für die kein Personenstandseintrag im Inland geführt wird. Die Verzeichnisse in Berlin haben die Aufgabe zu verhindern, dass ein Auslandsfall oder eine Namensänderung mehrfach und möglicherweise unterschiedlich beurkundet wird. Die Daten, die zu diesem Zweck zu speichern sind, sind in 26 PStV festgelegt. - Allerdings differenziert diese

4 AutiSta 8 und 9 SL FAV-Redaktionssitzung am 21. November 2009 KM 4 / 4 Aufzählung nicht zwischen den Registern und Namensänderungen, weshalb die Aufzählung, wenn man so will, Interpretationsspielraum lässt. Mit AutiSta wird 26 PStV enger ausgelegt als im Standesamt I in Berlin. Dort möchte man offenbar möglichst viele Daten in einer Datenbank speichern. Leider sind bis heute das Konzept und der Inhalt von ODiS (Online-Datenbank im Standesamt I) nicht veröffentlicht und nicht bekannt. Die Datenbank soll aber ab Januar im Standesamt I eingesetzt und mit Daten versehen werden. Der Verlag hat am 11. November vereinbart, dass wir die Mitteilung für das nächste Update den Wünschen des Standesamts I anpassen werden, soweit die rechtlichen Grundlagen dafür vorliegen. Für die Zeit bis zum nächsten Update werden die Anwender per FAQ im Namen des Standesamts I gebeten, der Mitteilung über die nachträgliche Bestimmung eines Ehenamens eine Kopie der Erklärung beizufügen. 4.8 Fragen des Verlags, Antworten und Beschlüsse Anlage 1 5. Einzelfragen vom Fachsupport, Antworten und Beschlüsse Anlage 2 6. Überführungsclient Mit Unterstützung des Überführungsclients des Verlags werden Übergangsregister in den epr-server übernommen. 7. Elektronische Sammelakte Der Prototyp des folgenden Workflows wurde vorgestellt: Elektronisch unterstützte schriftliche Sterbefallanzeige eines 2009 geborenen Kindes mit xsta-bestatter an das Standesamt Wuppertal, Übernahme der Daten aus dem Posteingang in die Vorgangsbearbeitung und Beurkundung des Sterbefalls; Mitteilung an das Geburtsstandesamt mit elektronischer Mitteilung nach XPersonenstand; dort Eintragung des Hinweises und Ergänzung der elektronischen Sammelakte. Zur Vorbereitung der elektronischen Sammelakten im Fachverfahren sind noch eine Reihe von Fragen zu klären. Vorgesehen ist die Integration der Verfügung in die Sammelakte in die Vorgangsbearbeitung.

5 FAV-Redaktionssitzung am 21. November Anlagen, Beschlüsse 1 / 2 1. Codetabelle Behörden Beschluss In die Codetabelle Behörden wird der Code fg für Familiengericht aufgenommen. 2. Lange Angaben auf Formularen Manche Familiennamen, Geburtsnamen und Vornamen sind in der Summe so lang, dass sie nicht in die standardisierten Formularfelder passen. Derzeit wird nichts ausgedruckt, wenn der Inhalt länger als das Formularfeld ist. Dieses Problem besteht nicht in Personenstandsregistern und in Urkunden im Format DIN A4. Beschluss Die Formulare werden schrittweise daraufhin überprüft, ob das Standardfeld vergrößert werden kann. Zunächst wird alles ausgedruckt, was in das jeweilige Feld hinein passt. Beim Ausdruck erscheint eine Fehlermeldung, die darauf hinweist, dass der Text nicht komplett ausgedruckt wird. 3. Mitteilungen an den Kirchenbuchführer Die PStV enthält keine Rechtsgrundlage für Mitteilungen an den Kirchenbuchführer. Die Kirchen leiten einen Anspruch auf solche Mitteilungen aber aus Art. 140 GG i.v.m. Art. 137 Abs. 5 WRV her. Beschluss Trotz fehlender Rechtsgrundlage in der PStV bleiben die Mitteilungen an den Kirchenbuchführer im Programm bis zur weiteren Abklärung mit den Ländern erhalten. 4. Scheidung mit Namensänderung kraft Gesetzes Die Namensänderung kraft Gesetzes muss in EM bearbeitet werden ( PStG-VwV-E). Beschluss Der Anlass der Beurkundung lautet nach Rücksprache mit dem BMI >Namensänderung kraft Gesetzes für die Frau / den Mann / Die Frau und den Mann>. 5. Kind mit ungeklärter Geschlechtszugehörigkeit Es gibt Kinder, deren Geschlechtszugehörigkeit sich bei der Geburt nicht eindeutig bestimmen lässt PStG-VwV-E verlangt die Eintragung als männlich oder weiblich. Beschluss Während der Vorgangsbearbeitung muss das Feld Geschlecht auch leer bleiben können. Für die Beurkundung ist jedoch nur männlich oder weiblich zugelassen. 6. *Auslandsadoption und Statistik Nachbeurkundungen werden der Statistik mitgeteilt. Bei Auslandsadoptionen mit Nachbeurkundung im Inland ist das Kind der Statistik in aller Regel aber bereits bekannt. Frau Schlüter vom Statistikamt Nord schlägt für diese Fälle eine Papiernachricht

6 FAV-Redaktionssitzung am 21. November Anlagen, Beschlüsse 2 / 2 mit der Aufschrift Adoption und den Namen des Kindes vor. Beschluss Eine Mitteilung nach dem Vorschlag von Frau Schlüter wird zunächst nicht aufgenommen. 7. Geburtsurkunde für die Sozialversicherung bei Lebenspartnern Es gibt für Zwecke der Sozialversicherung eine spezielle Geburtsurkunde. Beschluss Eine entsprechende Urkunde wird für Eltern, die Lebenspartner sind, nicht vorgesehen. 8. Dolmetscher auf mündlichen Anzeigen Wenn bei einer mündlichen Anzeige ein Dolmetscher beteiligt ist, werden die Angaben zu seiner Person derzeit nur mit Angabe des Vorgangs auf seiner Versicherung an Eides statt, Formular 16/431, festgehalten Nr. 2 PStG-VwV-E verlangt, in die Niederschrift über die mündliche Anzeige auch Namen und Wohnung des Dolmetschers aufzunehmen. Beschluss Die betroffenen Formulare, vor allem die Anzeigen von Geburten, werden entsprechend ergänzt. Anmerkung Für die Beurkundung von Sterbefällen ist kein Dolmetscher vorgesehen. 9. Datenübernahmen Die Datenübernahmen von einem Bereich in einen anderen werden schrittweise ergänzt. Beschluss siehe Anlage 10. *GA/GD, Streichung des Hinweises gem. 4 Abs. 3 StAG PStG-VwV-E sieht eine Mitteilung an die Eltern auch dann vor, wenn im Geburtenregister der Hinweis nach 4 Abs. 3 StAG gestrichen wird. Beschluss Dem als Anlage mit gesandten Vorschlag wird zugestimmt. 11. GK Verfügung Mitteilungen Die drei Ankreuzfelder Eintragung erwünscht GebReg / EheReg / LPartReg für die Mitteilungen an die Standesämter auf der Maske Verfügung werden derzeit nicht verwendet und sind nach der VwV auch überflüssig. Beschluss Die drei Ankreuzfelder entfallen.

7 FAV-Redaktionssitzung am 21. November Anlage 2, Beschlüsse 1 / 2 1. Mitteilungen gemäß 62 Abs. 1 Nr. 2 PStV Die Mitteilungspflichten des 62 Abs. 1 Nr. 2 PStV betreffen die Fälle, in denen das Standesamt einen Hinweis auf einen ausländischen Personenstandseintrag einträgt. Es hat dann die Mitteilungspflichten als ob es selbst das ausländische Ereignis beurkundet hätte. Beispiel: Beim Geburtenregister geht ein Hinweis über die Eheschließung des Kindes im Ausland ein. Dem Standesamt des Geburtenregisters obliegen nun die Mitteilungspflichten des Standesamts der Eheschließung. Die meisten dieser Mitteilungen werden praktischen Hindernissen begegnen. So kann in unserem Beispiel das Geburtenregister keine Mitteilung an die Meldebehörde der Ehegatten senden, wenn es nicht verlässliche Kenntnis vom aktuellen Wohnsitz der Ehegatten hat. Vorschlag der Teilnehmer Die Mitteilungen werden zunächst in den Formularserver aufgenommen. 2. Leittext Erklärungen bei Feststellungen kraft Gesetzes Das OLG München beanstandet im Beschluss vom 12. Mai 2009, Az. 31 Wx 033/09, zum Formular 16/643, Namenserteilung in BT, dass in der Spalte Erklärungen auch eine Feststellung kraft Gesetzes vermerkt wird. Wir schlagen vor, den Leittext Erklärungen zu ergänzen, er lautet dann Erklärungen/Feststellung. Vorschlag der Teilnehmer Der Leittext wird wie vorgesehen ergänzt. 3. BT/GE, Wortlaut der Rechtswahl bei Namensbestimmung für das Kind Gemäß Art. 10 Abs. 3 EGBGB kann der Familienname des Kindes nach verschiedenen Rechtsordnungen bestimmt werden. Im Formular zur Namenserteilung, BT 16/643, drucken wir dazu aus: Ich, die Mutter, bestimme für die Namenserteilung das deutsche Recht. Im Formular zur Namensbestimmung, GE 16/621, heißt es: Ich, die Mutter, bestimme für die Namensführung des Kindes das deutsche Recht. Es wird beanstandet, dass diese Formulierungen sich nicht deutlich genug auf den Familiennamen des Kindes beschränkten. Vorschlag der Teilnehmer Der Text soll überall lauten >.. bestimme für die Führung des Familiennamens des Kindes..<. oder A BT, Antrag auf Folgebeurkundung PStG-VwV-E sieht einen Antrag auf Folgebeurkundung vor für den Fall, dass vor dem 1. April 1994 der Ehename oder der

8 FAV-Redaktionssitzung am 21. November Anlage 2, Beschlüsse 2 / 2 Familienname eines Elternteils geändert wurde und auch das Kind den geänderten Namen führt. Vorschlag der Teilnehmer Ein entsprechender Antrag im Formularserver wäre wünschenswert. 5. EA, gemeinsame Kinder In EA können auf den Masken bis zu 9 gemeinsame Kinder eingegeben werden. Das Formular über die Anmeldung der Eheschließung, 11/101, bietet nur Platz für 4 Kinder. Dies hat sich in der Praxis als zu wenig erwiesen. Wir werden daher weitere Kinder ausdrucken. Als Anlage liegt die Seite 3 mit veränderter Platzaufteilung vor. Die Alternative wäre eine eigene Seite 3 nur für gemeinsame Kinder und eine Seite 4 für Vorehen, Vor-LPart und Gütergemeinschaftskinder. Vorschlag des Verlags Die Antworten der Teilnehmer zu diesem Punkt sind nicht einheitlich. Wir schlagen deshalb einen Kompromiss vor, nämlich zunächst die Änderung des Formulars wie vorgestellt, und eine Überprüfung nach etwa einem Jahr Erfahrung in der Praxis. Anlage 6. EE/BN, Angabe der Rückverweisung in Erklärungen In Erklärungen zur Namensführung in der Ehe, Formulare 16/603 und 16/604, ergibt sich das anzuwendende Recht gegebenenfalls durch Rückverweisung aus einem anderen Recht. Vorschlag der Teilnehmer Die Tatsache der Rückverweisung soll ausdrücklich erwähnt werden. Die Maske und die Formulare sind zu ergänzen. 7. EE, Bescheinigung über die Eheschließung, Rechtsgrundlage Gibt es eine Rechtsgrundlage für die Bescheinigung über die Eheschließung? Kein einheitlicher Vorschlag