Leitfaden für Geschäftsjubiläen, Tag der offenen Tür und sonstige Feste

Transkript

1 Leitfaden für Geschäftsjubiläen, Tag der offenen Tür und sonstige Feste So wird Ihr Event ein voller Erfolg! Ein Fest oder eine Veranstaltung zu organisieren ist mit viel Arbeits- und Planungsaufwand verbunden, es bietet für Sie, als Betrieb, aber auch eine Vielzahl an Chancen und Möglichkeiten, Ihren Betrieb erfolgreich zu repräsentieren. Es schadet nicht, sich daher vorab Gedanken über Ihre möglichen Ziele zu machen. Diese könnten sein: Verbesserung des Images des Betriebs/Bekanntheitsgrad erhöhen Neue Kunden anwerben und bestehende Kundenbeziehungen verbessern und vertiefen Geeignete Fachkräfte und Auszubildende anwerben Steigerung der Mitarbeitermotivation und Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen Neue Produkte oder Änderungen im Unternehmensauftritt vorstellen Erfolgsrezept eine gute Organisation Das wichtigste ist eine gute und frühzeitige Organisation der Feier. Beginnen Sie daher mindestens ein halbes Jahr mit der Planung. Ihre Kunden und Gäste werden es merken, wenn Sie sich Gedanken gemacht haben. Sinnvoll ist es, für die Planung einen Zeitplan zu erstellen. In diesem können Sie auch die Aufgabenverteilung regeln. Es bietet sich an, Ihre Mitarbeiter mit in den Ablauf zu integrieren. Wie wäre es mit Begrüßungen und Beratungen durch Ihre hochmotivierten und kompetenten Mitarbeiter? Das würde sicherlich einen guten Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen und zudem auch die Motivation der Mitarbeiter stärken, wenn Sie sich als Teil des Ganzen fühlen. Warum denken Sie sich kein Motto für Ihre Feier aus? Dies ist eine gute Möglichkeit, um Ihre Feier noch lange in den Erinnerungen der Gäste zu verankern. Sie dürfen hier ruhig kreativ werden. Tipps für Ihre Kosten- und Budgetplanung Zu Beginn ist es wichtig, ein Budget festzulegen. Danach können Sie anfangen zu planen, für was Sie Geld ausgeben möchten und ob es Einsparungsmöglichkeiten gibt. Eine Kostenaufstellung ist ein hilfreiches Mittel, um Ihre Finanzen im Auge zu behalten und schützt Sie vor bösen Überraschungen. Berücksichtigen Sie auch Kosten für folgende Bereiche: Raummiete (falls die Feier nicht auf dem Betriebsgelände stattfindet) Verpflegung (Catering) Druckkosten (Broschüren, Flyer, Informationsmaterial, Anzeige in Zeitung) Sonstige Aktionen, Attraktionen und Events (musikalische Begleitung, Gastredner) Dekoration (Blumen, Tischdekoration) Veranstaltungstechnik Gastgeschenke Behördliche Genehmigungskosten und Gema-Gebühren Seite 1 von 5

2 Zur rechten Zeit am rechten Ort Terminfindung und Räumlichkeiten Bei der Terminfindung sollte darauf geachtet werden, dass es keine Überschneidung mit anderen wichtigen Terminen, großen Festen oder Ferienzeiten und Feiertagen gibt. Um auf Nummer sicher zu gehen, kann man den Termin im Voraus mit den Beteiligten abstimmen. Wenn ein Termin gefunden wurde, lässt sich nun die Frage nach dem Ort klären. Grundsätzlich ist es von Vorteil, wenn eine Feier auf dem Betriebsgelände stattfindet, da dies sehr werbewirksam ist und einen Bezug zum Betrieb schafft. Sollte der Platz aber nicht reichen, können Sie auch auf einen externen Veranstaltungsort zurückgreifen. Zu beachten ist hierbei, dass dies wieder mit vermehrten Kosten verbunden ist. Vorab sollten Sie sich über folgende Aspekte hinsichtlich des Veranstaltungsorts Gedanken machen: Gibt es ausreichend Parkplätze? Wie sieht die Parksituation aus? Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten in der Umgebung für Gäste von weiter her? Wer sorgt für das leibliche Wohl? (Catering) Sind die Räumlichkeiten passend? Gibt es Auslagemöglichkeiten für Infomaterial und Dekorationsspielräume? Welche Bestuhlung ist sinnvoll? Ist eine Sitzplatzreservierung für besondere Gäste erforderlich? Wer soll eingeladen werden? Die Einladung Eine ganz entscheidende Frage ist auch, welche Gäste Sie einladen möchten. Dies ist abhängig davon, wie groß Sie feiern möchten und wie hoch Ihr Budget ist. Laden Sie beispielsweise nur Ihre engsten Kunden und wichtige Geschäftspartner ein oder soll es eine große Feier sein, die in der Zeitung und im Internet beworben wird und zahlreiche Neukunden anlocken soll. Gibt es Ehrengäste wie zum Beispiel Bürgermeister, Politiker, Ober- und Kreishandwerksmeister? Hierbei sollten Sie auf eine rechtzeitige Terminabsprache achten. Die Einladungsschreiben können Sie etwa vier bis sechs Wochen verschicken. Natürlich können Sie auch gerne Ihre Handwerkskammer Wiesbaden zu den Feierlichkeiten einladen. Wir überreichen Ihnen gerne eine Urkunde ab dem 50-jährigen Geschäftsjubiläum und alle weiteren 25 Jahre. Weniger ist manchmal mehr! Programmgestaltung Bei der Programmgestaltung sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Legen Sie fest, wer für was zuständig ist und wann und wie lange die Ansprachen dauern. Schön ist es auch, wenn sich Ihr Motto wie ein roter Faden durch Ihr Programm zieht. Begeistern Sie doch Ihre Gäste mit besonderen Attraktionen, Events, Angeboten und Fachvorträgen? Wie wäre es mit Preisaktionen oder limitierten Jubiläumsprodukten? Denn begeisterte Gäste behalten diesen Tag und Ihren Betrieb in positiver Erinnerung und ergeben sich als potenzielle Kunden. In dem Programmablauf sollten Sie darauf achten, genügend Pausen für Ihre Gäste einzuplanen, damit Sie nicht überfordert oder gelangweilt werden von zu vielen und zu langen Vorträgen. Seite 2 von 5

3 Keine Angst vor der Rede so begeistern Sie Ihre Zuhörer Als Erstes stehen die Begrüßung der Gäste und die Einleitung der Feier an. Heben Sie dabei wichtige Ehrengäste hervor und heißen diese willkommen. Auch ein Gruß an die Presse ist empfehlenswert, da diese anschließend positiv über Ihren Betrieb und Ihre Feier berichten soll. Fassen Sie sich kurz und knapp. Lange Ansprachen findet niemand interessant. Gerne können Sie wichtige Eckdaten aus Ihrer Chronik erwähnen oder was Ihren Betrieb auszeichnet. Versuchen Sie, den Zauber Ihrer Begeisterung auf Ihre Zuhörer zu übertragen. Weitere hilfreiche Tipps: Machen Sie sich Stichworte, damit Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können Versuchen Sie, möglichst frei zu sprechen und halten Sie Blickkontakt mit Ihrem Publikum Üben Sie Ihre Rede, damit Sie an Sicherheit gewinnen Machen Sie ausreichend Atempausen beim Reden (somit reden Sie automatisch langsamer) Versuchen Sie, falls möglich, auf komplizierte Fachwörter zu verzichten Achten Sie auf Ihre Mimik und Gestik Machen Sie sich klar, wer Ihr Publikum ist und was von Ihnen erwartet oder gewünscht werden könnte? Im Anschluss an Ihre Ansprache können Sie das Wort an Ihre Ehrengäste übergeben. Sprechen Sie allerdings mit den Beteiligten, die ein kurzes Grußwort halten sollen. Pressearbeit Erfolgreich werben Sie haben vielfältige Möglichkeiten, Ihre Feier zu bewerben: Im Internet (auf Ihrer Homepage) in der Zeitung Anschreiben direkt an Kunden In Sozialen Medien Plakate oder Flugblätter Laden Sie einen Vertreter der lokalen Presse etwa eine Woche vor der Veranstaltung ein. Erstellen Sie dazu eine Pressemitteilung und sammeln Sie Informationen (Firmendaten, Namen, Fotos). Bedenken Sie, ein guter Artikel von Ihrer Veranstaltung ist zugleich auch immer eine gute Werbung für Ihren Betrieb. Lassen Sie ruhig Fotos von Ihrer Veranstaltung machen, diese geben einem Artikel meist den besonderen Feinschliff. Nachbereitung Um Ihre Feier erfolgreich abzuschließen, können Sie eine Danksagung an alle Helfer und Ehrengäste verschicken. Auch können Sie sich darüber Gedanken machen, was gut geklappt hat und wo es etwas gehapert hat. Fragen Sie auch ruhig bei Ihren Mitarbeitern nach Verbesserungsvorschlägen. Diese wertvollen Informationen können Sie für Ihre nächste größere Feier oder Veranstaltung nutzen. Ein Artikel auf Ihrer Homepage sowie eine Zusammenstellung der Presseartikel über diesen Tag tragen auch zu einer guten und werbeorientierten Nachbereitung bei. Seite 3 von 5

4 Checkliste für Veranstaltungen Zeit Was muss erledigt werden? Zuständig Erledigt Ziel- und Budgetplanung der Veranstaltung (Motto festlegen) Termin und Ort festlegen (Abstimmung mit Ehrengästen und Mitarbeitern) 6 bis 12 Monate Redner, Musiker und Künstler engagieren Ordnungsamt und Gema informieren Ausstattung und Eventzubehör bestellen (Zelte, Toiletten, Dekoration) Werbung starten: Zeitung, Internet Plakate, Flyer, Handzettel 2 bis 3 Monate Personalplan erstellen Bewirtung organisieren Gastgeschenke und Werbemittel aussuchen und bestellen Persönliche Einladung verschicken 1 Monat Ankündigung auf der Internetseite des Betriebs Kontaktaufnahme mit der Presse Programm vorbereiten: Führungen, Spiele, Tombola, 2 Wochen Pressemitteilung verschicken Details mit allen Beteiligten besprechen Beschilderung aufbauen 1 bis 2 Tage Parkmöglichkeiten schaffen Betriebsgelände und Werkstätten gründlich reinigen Aufbau und Veranstaltungstechnik testen Tag X Veranstaltung durchführen Dankeschön an Beteiligte übermitteln, evtl. ein Helferfest organisieren 1 bis 4 Wochen danach Reflexion: Was war gut? Verbesserungen für nächste Veranstaltung Endabrechnung vornehmen (Soll-Ist-Abgleich) Seite 4 von 5

5 Service Ihrer Handwerkskammer Gerne stellen wir Ihnen eine Urkunde zu Ihrem Geschäftsjubiläum aus. Dies ist ab einem 25-jährigen Jubiläum möglich und alle weiteren 25 Jahre. Eine Jubiläumsfeier ist auch immer ein guter Anlass, um Ihre Mitarbeiter zu ehren. Hierfür stellen wir Ihnen, auf Wunsch, gerne eine Urkunde zum Arbeitsjubiläum bei 25-, 40- und 50-jähriger, ununterbrochener Betriebszugehörigkeit aus. Weitere Informationen zu den Ehrungen sowie die jeweiligen Antragsformulare finden Sie auf unserer Internetseite unter Ihre Ansprechpartnerin Anna-Maria Zimmer Telefon Telefax Weitere Informationen zur Organisation und Durchführung einer Veranstaltung erhalten Sie bei der Stabsabteilung Kommunikation und Veranstaltungen. Ihr Ansprechpartner Stefan Wölfel Telefon Telefax oder Seite 5 von 5