Rahmenvertrag: Übersetzungen von Normtexten vom Englischen ins Deutsche im Rahmen der CEN-Übersetzungsregelung

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1 Rahmenvertrag: Übersetzungen von Normtexten vom Englischen ins Deutsche im Rahmen der CEN-Übersetzungsregelung Ausschreibende Stelle: DIN Deutsches Institut für Normung e.v. Ausschreibungsort: Berlin Vertragsart: Dienstleistungsauftrag Vergabeverfahren: Öffentliche Ausschreibung Europäische Ausschreibung: Nein Abgabefrist: (24:00 h) 1. Auftraggeber: DIN Deutsches Institut für Normung e. V. Am DIN-Platz Burggrafenstr Berlin Tel.: Fax: Ansprechpartner: Frau Sabine Hertel Internet: Bearbeitungskennzeichnug: (bitte stets angeben) Rahmenvertrag Übersetzungen von Normtexten vom Englischen ins Deutsche im Rahmen der CEN-Übersetzungsregelung. 2. a) Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung nach 3 Abs. 1 S. 1 VOL/A b) Vertragsart: Dienstleistungsauftrag 3. a) Kategorie der Dienstleistung und Beschreibung: Dienstleistungskategorie 27 Thema: Rahmenvertrag über Übersetzungen von Normtexten vom Englischen ins Deutsche im Rahmen der Übersetzungsregelung der Europäischen Normungsorganisation CEN (CEN- Übersetzungsregelung) Kurzbeschreibung: Mit dieser Ausschreibung wird der Abschluss von bis zu drei Rahmenverträgen zwischen dem DIN Deutsches Institut für Normung e. V. (DIN e. V.) und mehreren Übersetzungsdienstleistern angestrebt. Die Rahmenverträge regeln die Bedingungen, zu denen Übersetzungsdienstleistungen beauftragt werden können. Das DIN e. V. vergibt im Rahmen des CEN-Übersetzungsverfahrens Aufträge an Übersetzungsbüros zur Übersetzung von englischen Referenzfassungen (in Ausnahmefällen französischen Referenzfassungen) zur Anfertigung der deutschen Sprachfassung im europäischen Normungsprozess. Diese kennen die für sie relevanten Tätigkeiten und Abläufe beim DIN e. V.

2 Für die Erstellung der Übersetzung sind die Gestaltungsregeln für Normen in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden. Diese sind in der Geschäftsordnung von CEN niedergelegt. Dokumente von bis zu 80 Seiten sind innerhalb von 4 Wochen zu übersetzen, Dokumente mit mehr als 80 Seiten sind innerhalb von 6 Wochen zu übersetzen. Für Dokumente von mehr als 120 Seiten ist die Übersetzungsfrist gesondert zu vereinbaren, sie darf aber nicht mehr als 10 Wochen betragen. Der Auftragnehmer übersetzt die zu übersetzende Datei und erstellt die deutsche Sprachfassung im jeweils aktuellen Standard-Template (STD-Template). Abgerechnet werden die Übersetzungen nach übersetzten Zeilen mit einem vertraglich festgelegten Zeilenpreis. Eine Verpflichtung zur Beauftragung aller Leistungen und Produkte seitens des Auftraggebers besteht nicht. Der Auftraggeber garantiert die Beauftragung bestimmter Mengen oder Auftragsvolumina nicht. b) CPV - Nr: : c) Unterteilung in Lose: (Neben Einzellosen können auch mehrere oder alle Lose angeboten werden) Ja: Drei Teillose (Los 1, Los 2 und Los 3). Ein Angebot hat sich explizit auf eines der ausgeschriebenen Lose zu beziehen. Das Los, auf das sich das Angebot bezieht, ist im Angebotsformular anzugeben. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Es steht jedem Bieter frei, auch auf mehrere Lose dieser Ausschreibung ein Angebot abzugeben. Dies ist im Angebotsformular entsprechend zu vermerken. Je Los soll nach Möglichkeit ein Rahmenvertrag mit zwei Anbietern geschlossen werden. Los 1: Übersetzung von bis zu 500 Dokumenten pro Jahr. Los 2: Übersetzung von bis zu 500 Dokumenten pro Jahr. Los 3: Übersetzung von bis zu 500 Dokumenten pro Jahr. d) Ausführungsort: Berlin e) Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Vorgesehene Laufzeit: ab Auftragserteilung (geplant ist der ) bis zum (Der Auftraggeber hat, ohne Verpflichtung zur Ausübung, die Option die Rahmenverträge 3 Monate vor Vertragsende um zwei Jahre zu verlängern.) 4. a) Anforderung der Unterlagen: Ausschreibungsunterlagen können unter dem folgenden Link heruntergeladen werden. Angebote sind unter Angabe der Bearbeitungskennzeichnung und des Loses auf das sie sich beziehen an die unter Pkt 1 genannte Adresse (z. H. Frau Sabine Hertel) in einem verschlossenen Umschlag ausschließlich auf dem Postweg einzureichen. b) Frist zur Abgabe der Angebote: , 24:00 Uhr c) Sprache: Deutsch (gilt auch für Rückfragen und Schriftverkehr)

3 5. Eignungsnachweise: Für den Zuschlag kommen nur Bieter in Frage, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) besitzen ( 6 Abs. 3, 16 Abs. 5 VOL/A). Die Prüfung der Bieter erfolgt anhand der nachstehend aufgeführten Nachweise. a) Angaben zum Unternehmen: Voller Name und Adresse; Angabe einer Kontaktperson (mit Telefon- und Telefax-Nummer und sonstigen Kommunikationsanschlüssen und -adressen); Angabe der Anzahl der Mitarbeiter (mind. 20, davon mindestens 10 angestellte Mitarbeiter); Nachweis über Betriebshaftpflichtversicherung (Vermögensschaden-Haftpflicht über je Schadenfall, Haftpflicht über je Schadenfall für Personenschäden und über je Schadenfall für Sachschäden) oder schriftliche Bestätigung des Versicherers, dass die Haftpflichtsummen im Fall der Bezuschlagung auf diese Summen erhöht werden; Handelsregisterauszug; Eigenerklärung, dass die in 6 Abs. 5, 16 Abs. 3 Buchstabe f VOL/A aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen. b) geeignete Nachweise über die technische Leistungsfähigkeit des Unternehmens: Probeübersetzung (kostenfrei) des beigefügten Normtexts unter Berücksichtigung der Gestaltungsregeln und in Anwendung des STD-Templates auf einer DVD oder einem anderen Datenträger; Angabe der vom Übersetzungsdienstleister abgedeckten Fachgebiete. Der Anbieter muss in der Lage sein, alle normungsrelevanten Fachgebiete von 70 Normenausschüssen des DIN abzudecken. Eine Auflistung der Normenausschüsse ist auf der Homepage des DIN unter dem folgenden Link zu finden: Mindestens 3 Referenzen über abgeschlossene oder laufende vergleichbare Aufträge (techn. Übersetzungen, möglichst von Normtexten) unter Angabe des Auftraggebers, des Ausführungszeitraums, des Umfangs der erbrachten Übersetzungsleistung, des Gegenstands der Übersetzung und über Ansprechperson des Referenzauftraggebers (Name, Telefonnummer, Adresse); Registrierung bei DIN CERTCO als Übersetzungsdienstleister oder Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001: bzw. nach ISO 9001:2008; Nachweis über die Verwendung von DIN-TERM. c) zusätzliche Erfahrungen und Kenntnisse: Eigenerklärung über Kenntnis der Gestaltungsregeln in der jeweils gültigen Fassung (CEN/CENELEC Geschäftsordnung - Teil 3) durch Kurzbeschreibung. Die CEN/CENELEC Geschäftsordnung - Teil 3 kann unter dem folgenden Link erreicht werden: es/default.aspx; Eigenerklärung über die Kenntnis der Anwendung des aktuellen STD-Templates. Das aktuelle STD-Template mit den Begleitunterlagen ist unter dem folgenden Link zu erreichen: Eigenerklärung über sicheren Umgang mit Livelink.

4 Eine - formlose - Eigenerklärung (bei Bietergemeinschaften für jeden Bieter), dass die in 6 Abs. 5, 16 Abs. 3 Buchstabe f VOL/A aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen. Die Eigenerklärungen zu den vorstehenden Punkten sind mit den Unterlagen des Teilnahmeantrages auf dem Postweg einzureichen. 6. Weitere einzureichende Unterlagen (Berücksichtigung bei Zuschlagsprüfung): Mit Antragstellung ist ein Ausführungskonzept einzureichen. Das Ausführungskonzept muss die Umsetzung der Anforderungen des Auftraggebers nachvollziehbar erläutern. Es hat daher folgende Angaben zu enthalten: Angaben zur Sicherstellung der personellen Verfügbarkeit (Umgang mit Personalausfall, Sicherstellung der Ausführungszeiten bei Personalausfall); Angaben zur geplanten Kommunikation mit dem Auftraggeber; Angaben, wie im konkreten Projekt eine qualitativ hochwertige Übersetzung sichergestellt wird. Das Konzept sollte nicht mehr als drei Seiten umfassen. Die Erreichbarkeit eines kompetenten Ansprechpartners und qualitativ hochwertige Übersetzungen sind dem Auftraggeber besonders wichtig. 7. Zuschlagsfrist/Bindefrist: Spätestens bis Falls bis zum Ablauf dieser Frist kein Auftrag erteilt ist, können die Bieter davon ausgehen, dass ihr Angebot nicht berücksichtigt wurde. Eine Benachrichtigung erfolgt nur auf schriftlichen Antrag. 8. Sonstige Angaben: a) Bei Angebotsabgabe sind die folgenden Unterlagen abzugeben: Ausgefüllter und unterschriebener Rahmenvertrag (Anlage 2); Ausgefüllter und unterschriebener Anhang A zum Rahmenvertrag (Preisliste) (Anlage 2). b) Bei Angebotsabgabe sind die folgenden Unterlagen anzuerkennen: die IT-Sicherheitsregeln für externe Dienstleister (Anlage 3); ein Muster eines Vertrags für die Nutzung der Virtuellen Bibliothek, der bei Auftragsvergabe zu unterzeichnen ist (Anlage 4); die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B). (Allgemeine) Geschäftsbedingungen oder sonstige einseitige Bedingungen des Auftragnehmers werden ausgeschlossen und führen zum Ausschluss vom Vergabeverfahren. Für die Angebotsabgabe ist das beigefügte Antragsformular (Anlage 5) zu verwenden. c) Das Angebot zu dem unter Pkt. 3. a) genannten Thema kann ausschließlich auf dem Postweg an die unter Pkt. 1 genannte Adresse in einem mit der entsprechenden Bearbeitungsnummer gekennzeichneten, verschlossenen Umschlag eingereicht werden; es muss - komplett mit allen Bestandteilen - spätestens am bis 24:00 Uhr (siehe auch Pkt 4. b) eingegangen sein. Das Angebot muss daher so frühzeitig eingereicht sein, dass es spätestens zu dem o. g. Termin eingegangen ist. Später oder an eine andere als die o. g. Stelle eingereichte Anträge gelten als nicht eingegangen und werden nicht berücksichtigt

5 d) Abkürzungen: CEN: Comité Européen de Normalisation, Europäisches Komitee für Normung CENELEC: DIN CERTCO: DIN-TERM: STD-Template: Comité Européen de Normalisation Electrotechnique, Europäisches Komitee für Elektrotechnische Normung DIN CERTCO Gesellschaft für Konformitätsbewertung mbh DIN-Terminologiedatenbank Dokumentvorlage in MS Word 97/2003/2010 zur Erstellung von Normen- Texten 9. Zahlungsbedingungen: Siehe Vergabeunterlagen 10. Zuschlagskriterien: Es gelangen nur diejenigen Angebote in die Wertung, welche die Voraussetzungen nach den vorstehenden Punkten erfüllen. Den Zuschlag erhalten die in Bezug auf die nachstehenden Kriterien wirtschaftlich günstigsten Angebote: 1. Qualität (Bewertung des Ausführungskonzepts), Gewichtung: 70 % 2. Preis, Gewichtung: 30% Angebote, die eines der Ausschlusskriterien des 16 Abs. 3 VOL/A erfüllen, werden nicht gewertet. Mit der Abgabe des Angebots unterliegt der Bieter den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote ( 19 VOL/A). Es gilt deutsches Recht. 11. Mechanismen für die Vergabe von Aufträgen Für jedes Los soll nach Möglichkeit mit jedem der drei Bieter, die bei der Bewertung der Angebote das beste Ergebnis erzielt haben, ein gesonderter Rahmenvertrag geschlossen werden. Die gesonderten Rahmenverträge für jedes Los sind inhaltlich identisch, so dass im Bedarfsfall ein Auftrag gemäß den festgelegten Bedingungen von verschiedenen Auftragnehmern ausgeführt werden kann. Lehnt der erstplatzierte Auftragnehmer den Auftrag ab oder wurde die mangelhafte Ausführung eines vorhergehenden Auftrags oder Einzelvertrags festgestellt, so wird die Auftragsanfrage automatisch an den zweiten Auftragnehmer auf der Liste ( Kaskadensystem ) gerichtet. Wenn nötig, findet das gleiche Verfahren dann auch beim nachfolgenden Auftragnehmer Anwendung.

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