Die Versandhaus Walz GmbH ist ein führender Spezialversender in Europa

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1 Nie wieder Copy & Paste Versandhaus Walz GmbH beschleunigt seine Katalogproduktion mit vollautomatisiertem Quark Dynamic Publishing Die Versandhaus Walz GmbH ist ein führender Spezialversender in Europa und produziert pro Jahr über Layoutseiten. Katalogproduktion war bei Walz ein komplexer und zeitraubender manueller Prozess, bis das Unternehmen den Systemintegrator Softbricks beauftragte, eine auf QuarkXPress Server basierende Dynamic-Publishing-Lösung zu entwickeln. Seither konnte das Unternehmen seine Produktionsprozesse signifikant verkürzen. Bilder, Texte und Produktdaten fließen mit Hilfe dieser Lösung automatisiert in Layouts ein. Interne und externe Mitarbeiter greifen jederzeit auf dieselben, stets aktuellen Inhaltskomponenten zu. So spart Walz nicht nur Kosten, sondern garantiert auch einen einheitlichen Markenauftritt. Das Versandhaus Walz ist der derzeit größte Spezial versender der Primondo Specialty Group. Das Unternehmen beschäftigt rund 1800 Mitarbeiter und unterhält über 70 Fachgeschäfte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Sechs Marken beheimatet die Gruppe heute. Die älteste und bekannteste ist baby-walz, die 1952 gegründet wurde. Hinzu kamen Die moderne Hausfrau und die vergleichsweise jungen Marken walzkidzz, sunnywalz, creawalz und Nuggihuus. Fast ein Drittel des Umsatzes des Versandhaus Walz wird im Ausland generiert. Die Kataloge des Unternehmens erscheinen in Deutschland, Österreich, der Schweiz, den Niederlanden, Belgien und Frankreich. Unabdingbare Voraussetzung für den Unternehmenserfolg sind eine hohe Prozesseffizienz und niedrige Kosten. Weg von Copy & Paste, hin zu Dynamic Publishing Katalogproduktion bei Walz war bis vor einiger Zeit eine komplexe Angelegenheit. Es war nicht gerade einfach, die Mitarbeiter zahlreicher interner und externer Abteilungen, wie Repro-Firmen, Agenturen, Übersetzungsbüros und jede Menge Fotografen für die gemeinsame Arbeit an Katalogprojekten miteinander zu vernetzen und mit den jeweils aktuellen Daten zu versorgen. Die fünf verschiedenen Katalogbereiche wurden dezentral gemanagt, Texte und Bilder lagen verteilt bei Fotografen, Agenturen und Reprostudios, die Bild- und Textsicherung erfolgte nicht standardisiert, nach SUCCESS STORY

2 keinem einheitlichen Schema. Die Archivierung geschah nicht konsequent, es wurden Dokumente unterschiedlich angelegt und unterschiedlich benamt. Auch die Bilddaten erfüllten oft nicht die jeweils erforderlichen Kriterien. Wenn die Inhalte der Kataloge feststanden, wurden die finalen Texte manuell per Copy & Paste aus den Katalogen in eine Mediadatenbank eingepflegt, damit man sie für weitere Projekte nutzen konnte eine zeitraubende und nicht gerade abwechslungsreiche Tätigkeit! Oft mussten bei Neuerstellung eines Kataloges Bilder und Texte aus diversen alten Werbemitteln gesammelt und manuell neu zusammengestellt werden. Je mehr Walz sein Kataloggeschäft ausweitete, desto deutlicher wurde, dass eine Lösung her musste, mit der die Kosten optimiert und schnellere Produktionszyklen erreicht werden können. Voraussetzung hierfür das war klar - war eine zentrale Steuerung der Abläufe. Die Hoheit über die Daten musste bei Walz und nicht bei externen Partnern liegen, Walz sollte die Entscheidungsgewalt bezüglich der Zugänge und Freischaltung von den je weiligen Portalen, wo sich Assets befinden, haben. Quark Technologien liefern die Lösung Bei der Wettbewerbsanalyse stand für Walz schnell fest, dass man sich bei der Umsetzung einer Dynamic-Publishing-Lösung für Quark Technologien entscheiden würde. Die Kerntechnologie für die neue Dynamic-Publishing-Lösung heißt QuarkXPress Server. Diese Basistechnologie aus dem Hause Quark verbindet die hochwertige Typografie und Grafikunter - stützung von QuarkXPress mit serverbasierter Performance für automatisierte Abläufe. Systemintegratoren, Entwickler und Kunden verfügen mit QuarkXPress Server über eine flexible Softwarelösung, mit der sie die kreativen Potenziale von QuarkXPress zur Erstellung automatisierter Publishing- Anwendungen und Lösungen in folgenden Bereichen besser nutzen können: Web-to-Print, Publishing mit variablen Daten, Anzeigenautomatisierung, Erstellung von PDF-Dokumenten on demand, Personalisierung und One-to-One-Marketing. Viele andere Systeme wurden in Betracht gezogen, aber QuarkXPress Server überzeugte Walz mehr: Bei anderen Systemen hätte es nur eine sehr teure, globale Gesamtlösung gegeben, bei denen die hausinternen Prozesse hätten angepasst werden müssen. Bei QuarkXPress Server konnte hingegen die Software an die bereits vorhandenen Prozesse angeglichen werden, berichtet Christian Rast, der als Abteilungsleiter der Werbung bei Walz tätig ist. Früher haben wir auch mit InDesign gearbeitet, jetzt nur noch mit QuarkXPress, erzählt Christian Rast. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass man mit QuarkXPress bei Layoutprozessen noch mehr in die Tiefe gehen kann. Mit jeder Version hat QuarkXPress neue, intuitive Werkzeuge eingeführt, die es uns ermöglichen, noch effizienter zu arbeiten. Dies hat uns davon überzeugt, dass es die richtige Entscheidung ist, uns jetzt und in Zukunft auf diese Software zu verlassen. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter unserer Repro- Firmen im Laufe der Jahre ein enormes Know-how mit QuarkXPress angesammelt. Ebenso die Agenturen, die schon sehr lange für VERSANDHAUS WALZ GMBH Deutschland, Österreich, Schweiz, Niederlande, Belgien, Frankreich SOFTBRICKS München, Deutschland HERAUSFORDERUNGEN Produktionszeiten von Katalogen und anderen Kommunikationsmitteln verkürzen und Publikationsprozesse wirtschaftlicher gestalten Europaweit zeitgleich Werbemittel in verschiedenen Sprachen zur Verfügung stellen und dabei Markenkonsistenz bewahren QUARK LÖSUNGEN QuarkXPress Server als Basistechnologie für die Plattform MediaDB von Softbricks Die Designpower von QuarkXPress in Verbindung mit serverbasierter Performance RESULTAT Über Katalogseiten pro Jahr Markenkonsistenz Enorme Zeit- und Kostenersparnis All rights reserved

3 unser Haus tätig sind. Dieses Know-how wollten wir nutzen. Auch die produktionstechni schen Abläufe und Settings unserer Agenturen sind mit QuarkXPress einfach ausgereifter. Manche Agenturen mussten sich natürlich von InDesign lösen und neue Wege gehen. Durch die hervorragende Unterstützung von Quark in Sachen Schulung und Weiterbildung war das aber kein Problem. Mit der Firma Softbricks, einem innovativen Unternehmen, das sich auf Software-Entwicklung für Anwendungen in der Medien- Industrie konzentriert, fand Walz einen geeigneten Partner, der sich nach einer ausführlichen Anforderungsanalyse daran machte, basierend auf QuarkXPress Server eine ständig verfügbare zentrale Plattform für alle Produktdaten und -Assets zu entwickeln, auf der die Daten einer Logik folgend abgelegt werden. Stefan Sporrer von Softbricks erklärt: Die Performance und Stabilität von QuarkXPress Server sind beeindruckend. Da die Entwicklungsumgebungen auf Industriestandards wie Java, JSP, ASP/.NET, PHP, Visual Basic und Protokollen wie HTTP und SOAP basieren, kann QuarkXPress Server flexibel mit vorhandenen IT-Umgebungen integriert werden. Daher handelt es sich bei unserer Lösung nicht um ein starres Gesamtsystem, sondern um frei konfigurierbare Komponenten. Genau die Module, die gebraucht werden, haben wir in der Gesamtlösung zusammengefasst. Ändern sich die Anforderungen, so kann schnell durch einfaches Andocken an das System neue Funktionalität ergänzt werden. MediaDB die Inhaltsquelle für alle Publishing-Prozesse Die von Softbricks entwickelte Plattform heißt MediaDB und ist die zentrale Inhaltsquelle für sämtliche Publikationsvorgänge bei Walz. MediaDB wurde an das Warenwirtschaftssystem gekoppelt, wo sich sämtliche Produktdaten befinden. In MediaDB fließen diese Daten mit Archivdaten von alten Werbemitteln zusammen sowie mit Produkttexten, und zwar strukturiert z.b. nach Produktname, Beschreibung, Preiszeile - inklusive der entsprechenden Stilvorlagen und Produktgeometrien. MediaDB ist auch angebunden an die Datenbank Xinet WebNative der Reprofirma Christ, dort laden alle beteiligten Fotografen bereits während des Fotoshootings ihre Bilder über gesteuerte Zugriffsrechte auf eine konzipierte Bilddatenbank hoch. Sie ordnen ihre Bilder in der Datenbank gleich der richtigen Katalogseite zu. Ein Bildauswahltool für die Bewertung von den erstellten Bilddaten der Fotografen ermöglicht Mitarbeitern der Werbeabteilungen eine geeignete Vorsortierung und Kategorisierung. Die Xinet WebNative Datenbank umfasst zurzeit ca. 20 Terrabyte Datenvolumen. Das sind ca. 1,1 Millionen Dateien, davon ca Bilddateien. Sobald ein neues Werbekonzept steht, werden Bilddaten über QuarkXPress Server und MediaDB von der Bilddatenbank in das Layout importiert. Mit Hilfe von MediaDB ist eine echte Vorproduktion eines QuarkXPress Dokumentes bei der Erstellung eines neuen Kataloglayoutes effizienter und einfacher geworden, denn mit Hilfe der Texte, Bilder, Produktdaten und der Produktgeometrien aus vorigen Katalogen wird jetzt vollautomatisiert und strukturiert das gesamte Kataloglayout vorproduziert - innerhalb von Minuten. Auch die Auslandsübersetzungen werden über QuarkXPress Server und MediaDB abgewickelt, die übersetzten Texte fließen automatisiert in das Layout ein All rights reserved

4 Eine einzige Inhaltsquelle für viele Ausgabeformate Der Datenfluss ist in beide Richtungen möglich: Neben dem Einspeisen der Daten aus dem Warenwirtschaftssystem und der Bilddatenbank über MediaDB in die Layouts erfolgt umgekehrt auch die Rückpflege von Daten aus den Katalogen in MediaDB automatisiert: Bei jeder Katalogerstellung werden die finalen Texte inklusive Stilvorlagen vom QuarkXPress Server aus den Katalogseiten ausgelesen und XML basiert strukturiert - d.h. getrennt z.b. nach Headline, Subheadline, Preiszeile, Produktbeschreibung usw. (auch der Pfad auf dem Xinet System für die verwendeten Bilder) - in MediaDB importiert, sodass auf der Plattform immer die aktuellen Texte inklusive Stilvorlagen liegen. Updates in Katalogen können jederzeit in MediaDB rückgespeist werden. Im Rahmen dieser neuen Dynamic-Publishing-Lösung wird nun echtes automatisiertes Multi-Channel-Publishing möglich: Basierend auf einer einzigen Inhaltsquelle MediaDB - werden Kataloge vorproduziert, und e-commerce und andere Werbemittel werden unter Nutzung derselben Inhaltsquelle produziert. Verlage, Partner- und Subunternehmen, Agenturen, Reprounternehmen, interne und externe Serviceabteilungen, wie z.b. der Kundenservice oder auch Übersetzungsbüros, greifen auf diese Inhaltsquelle zurück. So können sich beispielsweise Mitarbeiter der Werbeabteilung je derzeit die benötigten Bildformate für bestimmte Anforderungen von MediaDB herunterladen; Kollegen, die den Web-Shop von Walz mit Inhalten füllen, nutzen die Bild- und Textexportmöglichkeiten, usw. Auf diese Weise arbeiten alle Beteiligten stets mit denselben Inhalten und kommunizieren eine einheitliche Botschaft. Die medienunabhängige Markenkonsistenz ist jederzeit gewährleistet. Zeit- und Kostenersparnis bei verbesserter Qualität Das Einspeisen der finalen Daten per Copy & Paste aus den Katalogen in unsere Mediendatenbank dauerte bei großen Projekten teilweise über eine Woche - jetzt durch die Automatisierung nur noch wenige Minuten, berichtet Christian Rast. Da stellt sich die Frage der Amortisierung erst gar nicht. Die Kosten für die neue Software sind schon nach wenigen Katalog produktionen wieder eingefahren, dadurch, dass wir so enorm viel Zeit und Aufwand sparen. Gleichzeitig bietet die Dynamic-Publishing-Lösung alle individuellen Ausgestalt ungs - möglichkeiten im Layout mit QuarkXPress, da sämtliche kreativen Funktionen von QuarkXPress genutzt werden können. Somit werden hochqualitative Layouts erstellt, die den hohen Marktan - sprüchen mehr als gerecht werden und somit auch die Wettberwerbsfähigkeit langfristig garantieren. Der Vorteil des Dynamic-Publishing-Prozesses liegt ganz klar auch in der Standardisierung der Abläufe: Wir arbeiten jetzt mit noch mehr System, freut sich Christian Rast. Die Abläufe sind noch klarer strukturiert, ebenso die Zuständigkeit. Es kann genau festgelegt werden, für wen welche Rechte gelten. Die Mitarbeiter haben sich schnell an den neuen Workflow gewöhnt: Unsere Arbeitsabläufe sind disziplinierter, nachvollziehbarer, leichter zurückzuverfolgen und zu kontrollieren, und unsere Datenbestände All rights reserved

5 sind viel aufgeräumter als früher. Die Inhalte der MediaDB sind ständig aktuell, sodass eine zeitnahe Wiederverwertung von Inhalten für alle jederzeit möglich ist. Hat man bei Walz vor, diese Dynamic-Publishing-Lösung noch mehr auszuweiten? Christian Rast hat bereits neue Pläne im Kopf: Ja, wir denken darüber nach, zusätzlich Quark Publishing System (QPS ) zu implementieren, um auch Übersetzungsprozesse und Korrekturprozesse webbasiert zu organisieren, indem wir sie über den Web Hub von QPS abwickeln. Außerdem wird darüber nachgedacht, diesen automatisierten Workflow durch eine browserbasierte Katalogseitenplanung zu erweitern, deren Ergebnis ein vorproduziertes QuarkXPress Dokument für das finale Layout ist. Das funktioniert folgendermaßen: Ein Produktmanager, Vorlayouter oder Mitarbeiter der Werbung legt über einen Webbrowser Groblayouts an, indem er Voransichten der Produkte auf Seiten platziert. QuarkXPress Server erstellt daraus automatisiert ein QuarkXPress Dokument für die Produktion. Die bidirektionale Transformation zwischen QuarkXPress-Dokument und XML macht s möglich. So sieht das dynamische Publizieren der Zukunft aus! Falls Sie mehr über eine bestimmte Erfolgsgeschichte erfahren möchten oder darüber, wie Ihr Unternehmen von Quarks Produkten und Lösungen profitieren kann, besuchen Sie euro.quark.com/de oder kontaktieren Sie uns per oder Telefon. Kontaktinformationen finden Sie unten. Wenn Sie Interesse daran haben, Ihre eigene Erfolgsgeschichte von Quark veröffentlichen zu lassen, nehmen Sie bitte unter pr@quark.com Kontakt zum PR-Team von Quark auf. Das Einspeisen der finalen Daten per Copy & Paste aus den Katalogen in unsere Mediendatenbank dauerte bei großen Projekten teilweise über eine Woche - jetzt durch die Automatisierung nur noch wenige Minuten. Christian Rast, Abteilungsleiter Werbung, Versandhaus Walz About Über Quark Die Software von Quark ermöglicht es Unternehmen aller Größenordnungen, die Nachfrage der Kunden nach attraktiver und relevanter Kommunikation zum exakten Zeitpunkt, am richtigen Ort und auf die gewünschte Art zu bedienen. Durch das Kombinieren der Stärken von XML mit flexiblem Layout und Design automatisieren unsere Lösungen die Ausgabe von Kundenkommunikation von Print über Web bis zu interaktiven Erlebnissen auf den neuesten digitalen Geräten. Finanzdienstleister, Fertigungs - unternehmen und Regierungsbehörden auf der ganzen Welt vertrauen auf Quark Lösungen, um die Marktein - führungszeiten zu verkürzen und die Kosten zu senken. Nordamerika th Street Suite 1200 Denver, CO solutions@quark.com Europa Holländischer Brook 1 D Hamburg Deutschland solutionsde@quark.com Phn: Fax: Asien A 45 Industrial Area Phase VIII B Mohali Punjab, India solutions@quark.com Japan Wind Ebisu bldg Ebisu-nishi Shibuya-ku, Tokyo Japan SolutionsJapan@quark.com japan.quark.com Alle rechte vorbehalten. ungenehmigte reproduktionen verletzen geltendes recht. Quark, QuarkXPress, und das Quark Logo sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von und der Tochtergesellschaften in den usa und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber CS_DE